Dacă sunteți ca o persoană obișnuită, probabil că aveți mai multe spoturi „neoficiale” pentru diferitele fișiere, documente și documente care își fac drum în viața ta.
biroul dvs. este un candidat probabil, la fel ca și masa dvs. din bucătărie – și, desigur, există chiar partea de jos a rucsacului dvs., unde hârtiile merg să moară și să nu fie recuperate niciodată.ei bine, pregătește-te să – ți săruți media – și toate mizeria din aceste locuri-la revedere.,prin canalizarea energiei spirituale combinate a lui Marie Kondo și Leslie Knope, am creat acest ghid care vă va arăta cum să vă organizați cu ușurință toate fișierele, documentele și documentele.
vom începe prin a afla care dintre fișierele dvs. ar trebui să fie de fapt pe hârtie (mai degrabă decât pe computer). Apoi, vom vorbi despre cum să organizăm și să procesăm aceste fișiere folosind sistemul cu trei locații. În cele din urmă, vom analiza modul în care puteți începe să vă digitalizați fișierele.
Să începem.
fizic vs. Digital: cum ar trebui să stocați fișierele?
uite, este 2019., Nu mai scriem numerele de telefon ale prietenilor noștri pe Rolodexuri, iar când compania de telefonie lasă o carte de telefon pe pragul ușii noastre astăzi, îi trimitem furios pe ei pentru distrugerea mediului.deci … ar trebui să vorbim despre cum să organizăm fișierele fizice? Nu ar trebui să mergem toți fără hârtie?ei bine, dacă sunteți ceva ca mine, răspunsul este „în mare parte da”., ori de câte ori primesc o bucată de hârtie, primul meu instinct este să fie:
- reciclați-o (acest lucru se întâmplă cu majoritatea corespondenței pe care o primesc)
- digitalizați-o… și apoi reciclați (sau rupeți)
nu-mi place să păstrez o mulțime de hârtie în viața mea. Aș prefera să stochez toate fișierele mele în cloud, unde nu ocupă spațiu și pot fi accesate pe toate dispozitivele mele.cu toate acestea, există anumite lucruri care trebuie doar să fie păstrate în formă fizică.,
Păstrați toate aceste documente în fizică de fișiere de sistem:
- documente de IDENTITATE și pașapoarte
- certificat de Naștere
- carduri de securitate Socială
- licențe de Afaceri (dacă aveți o afacere)
- certificat de Căsătorie (dacă ești căsătorit)
- Vehicul titluri, împrumut de documente, și documentele de înregistrare
- Casa de fapte și ipotecare documente
- Testamente și testamentele
Dacă sunteți un student, poate nu ai multe dintre aceste tipuri de documente, chiar acum; cu toate acestea, vă sunt susceptibile de a dobândi unele dintre ele, în viitor, și veți dori un loc sigur pentru a le menține.,în plus, s – ar putea dori să păstreze în jurul valorii de anumite documente sentimentale-decupaje de articole de ziar au fost menționate în sau a scris – te, extra-speciale carduri de ziua de nastere, desene creion de la fratele tău mai mic-acest tip de lucruri.orice ar fi, utilizați următorul sistem pentru organizarea și stocarea acestuia.,
Cele Trei-locul de Amplasare Sistem de Organizare a Fișierelor
atunci Când vine vorba de organizarea fizică a fișierelor, eu folosesc un sistem simplu care constă din trei locații:
- Principalele caseta de fișier
- Primite
- Portabile dosar
Există o serie de alte opționale locații puteți adăuga pe sistem (pe care o voi acoperi mai târziu), dar aceste trei va acoperi majoritatea nevoilor dumneavoastră.
caseta principală de fișiere
caseta principală de fișiere este locul în care majoritatea fișierelor dvs. fizice ar trebui să ajungă în cele din urmă (dacă nu le veți digitaliza).,dacă aveți o mulțime de lucrări pe care trebuie să le stocați, puteți cumpăra un dulap de depozitare cu mai multe sertare în acest scop; cu toate acestea, mi se pare că o singură cutie de fișiere este mai mult decât suficientă pentru mine.această casetă de fișiere este construită pentru a stoca foldere agățate, fiecare dintre ele primind o etichetă. Cele mai multe dosare suspendate vin cu etichete incluse.
acum, când vă creați structura aici, este o idee bună să încercați să aderați la structura „arbore” pe care ați folosit-o pentru fișierele dvs. digitale.
utilizați fiecare dosar agățat ca un dosar de nivel superior., Acest lucru ar putea fi tot ce ai nevoie; daca esti ca mine, nu va avea o tona de fișiere fizice și nu va trebui să meargă mai adânc.
dacă trebuie să mergeți mai adânc, totuși, aveți câteva opțiuni. Primul este de a pune pur și simplu mai multe foldere regulate în folderele suspendate.de fapt, am un exemplu pentru acest lucru; proprietarul meu a lăsat o întreagă casetă de fișiere cu casa pe care o închiriez pentru că este extrem de organizată (sincer, ar trebui să scrie acest articol în locul meu).,
fiecare folder agățat este doar o literă a alfabetului; în fiecare este un folder pentru fiecare bucată a casei – ușa garajului, sistemul de securitate, frigiderul etc.o altă metodă este să folosiți bucăți de hârtie de imprimantă ca separatoare și apoi să atașați steaguri lipicioase la marginile fiecăruia pentru a crea etichete care se lipesc de restul hârtiei.de asemenea, puteți utiliza hârtie de construcție mai groasă dacă doriți ca aceste divizoare să se simtă mai substanțiale decât hârtiile dvs. normale.,
Această metodă nu este la fel de frumos ca folosind foldere în foldere, ca metodă vă permite să ia un anumit folder, atunci când aveți nevoie pentru a lucra cu ea. Cu toate acestea, este mai ieftin – și ocupă mai puțin spațiu.,
Inbox
fii sincer cu mine aici: când primești o bucată de e-mail care trebuie să intre în caseta de fișiere, cât de des deschizi imediat acea casetă de fișiere și o pui în locul corect?
aș paria că nu este 100% din timp și că masa dvs. de bucătărie este adesea folosită ca un loc convenabil pentru a arunca lucruri care vor fi „tratate mai târziu.”
Iată lucru: acest lucru este bine. Probabil că nu ar trebui să deschideți caseta de fișiere și să găsiți folderul exact pentru fiecare fișier pe care îl obțineți în momentul exact în care îl obțineți., Este mult mai eficient de a avea un anumit timp blocat pentru procesarea toate fișierele neorganizate, e-mail, mesaje criptice scrise în scrisori de reviste cut-out și bătut în cuie la ușa ta, etc.cu toate acestea, masa dvs. de bucătărie nu merită să fie un teren de dumping pentru toate aceste lucruri între timp. Asta e o treabă pentru mesajele primite.
un inbox este o tavă simplă (sau un teanc de tăvi dacă doriți să obțineți fantezie) care se află pe birou. Ori de câte ori primiți ceva care trebuie procesat mai târziu, îl puneți în căsuța de e-mail. Acolo va aștepta procesarea.,cel puțin o dată pe săptămână, parcurgeți totul în căsuța de e – mail și decideți ce trebuie făcut cu fiecare piesă-rezolvați-o (dacă reprezintă o sarcină, precum o factură de apă), digitalizați-o, reciclați-o sau puneți-o în sistemul principal de fișiere.
folder de fișiere portabil
piesa finală a puzzle-ului dvs. de organizare a fișierelor fizice este cea care călătorește cu dvs.
atunci Când sunteți afară din casă și din caseta de fișier și inbox, ai nevoie de încă un mod de a magazin cu acte ai la locul de muncă, de clasă, sau de tipul de afară cafenea local exploatației sale „Sfârșitul este Aproape” semn.,acum, în funcție de tipul de muncă pe care îl faceți și de clasele la care participați, folderul dvs. de fișiere portabile poate funcționa fie ca un inbox portabil (pe care îl ștergeți în mod regulat), fie ca o casetă de fișiere mini care deține de fapt documente pentru o perioadă semnificativă de timp.
dacă sunteți ceva ca mine, nu aveți nicio hârtie fizică pe care trebuie să o purtați cu dvs. S-ar putea să purtați un notebook fizic (poate că sunteți un utilizator al Jurnalului bullet) sau un roman, dar nu purtați de fapt foi de lucru și alte lucrări.,
dacă este cazul, atunci vă recomand să păstrați un singur folder în geantă și să îl utilizați ca inbox portabil. Acest lucru vă oferă un loc sigur pentru a stoca temporar orice documente pe care le obțineți în timp ce sunteți afară și despre, și nu ocupă mult spațiu.
Când te întorci acasă în fiecare zi, puteți muta orice documente și end-of-the-lumea pamflete ai primit la dosar principal cutie, inbox, sau recycle bin.
dar ce se întâmplă dacă sunteți un student care are nevoie pentru a transporta în jurul sarcini și fișe?,
sau ce se întâmplă dacă sunteți o persoană de afaceri de mare putere, cu părul neted, care trebuie să poarte, știți, documente de afaceri?
dacă acesta este cazul, atunci probabil că un singur dosar nu va tăia muștarul. (De fapt, marginea unui folder este mai mult decât capabilă să taie muștarul – dar mă abat)
în schimb, uitați-vă la obținerea unui folder de acordeon portabil (îl recomand pe acesta de la cinci stele). Acestea vin în tone de modele diferite, de la cele care au doar o clapă apropiată până la cele care se închid și au file încorporate pentru etichete.,
Toate acestea au un lucru în comun: Ei vă dau mai multe foldere într-un singur slim, pachet compact, ceea ce înseamnă că acționează ca un portabil caseta fișier care puteți lucra.puteți separa și organiza cu ușurință toate lucrările diferite pentru clasele dvs. sau oferte de afaceri foarte importante și, spre deosebire de lianții de școală veche cu o coloană vertebrală tare, se extind sau se contractă în funcție de cât de mult transportați.,
locații opționale de fișiere
sistemul cu trei locații va fi cel mai probabil tot ce aveți nevoie pentru marea majoritate a fișierelor dvs., mai ales dacă decideți să începeți să digitalizați majoritatea acestora. Cu toate acestea, există câteva excepții potențiale. Aici am de gând să acopere un cuplu care poate doriți să ia în considerare.
cutie manuale
un tip de „fișier” fizic pe care aproape niciodată nu îl digitalizez sunt manuale de produse. Am manuale pentru masina mea de tuns iarba, pian digital, aparat de fotografiat, și diverse alte lucruri pe care le-am cumpărat., Acestea sunt adesea destul de groase, așa că ar ocupa mult spațiu în caseta mea principală de fișiere dacă aș încerca să le păstrez acolo.
De aceea am și o „cutie de manuale”. În cazul meu, este doar o cutie de carton în subsolul meu unde depozitez manualele pentru lucrurile pe care le cumpăr. Nu e foarte organizat. Ori de câte ori cumpăr ceva și cred că ar trebui să păstrez manualul, îl arunc în cutie.desigur, puteți fi organizat cu cutia de manuale – de fapt, caseta de fișiere a proprietarului meu este, într-adevăr, o cutie de manuale hiper-organizată., Când în cele din urmă am propria mea casă, voi fi construirea unei cutii manuale organizate în mod similar.pentru moment ,însă, numărul de manuale pe care le dețin este suficient de mic încât o singură cutie – fără foldere – funcționează foarte bine.amintiți-vă, uneori supra-optimizarea unei mici părți din viața dvs. necesită atât de mult timp încât viața dvs., în general, devine mai puțin optimizată.
cutie de valori
pentru documentele foarte sensibile, omule. Seifurile pot fi închiriate la majoritatea băncilor pentru o taxă anuală, care poate varia de la bancă la bancă și locație la locație.,există, de asemenea, companii care se concentrează doar pe cutii de valori și s-ar putea să le considerați mai ieftine. Unul pe care l-am găsit aici în Denver închiriază cutii mici pentru 125 de dolari pe an.
personal, nu folosesc o cutie de valori. Pentru documente importante, am scanări de rezervă. Cu toate acestea, locuiesc și într-o casă în care simt că documentele mele sunt destul de sigure.cu toate acestea, în alte momente din viața mea, am locuit în camere de cămin cu colegi de cameră care adesea lăsau ușa descuiată – sau larg deschisă. Dacă sunteți o situație de viață la fel de nesigură, o cutie de valori ar putea fi o investiție înțeleaptă.,pentru a completa acest ghid, vreau să vorbesc despre ceva care este chiar mai bun decât stocarea și organizarea corectă a fișierelor de hârtie; și anume, digitizarea lor și apoi eliminarea versiunilor fizice din viața ta.
așa este: Este timpul să adoptați stilul de viață (mai ales) fără hârtie.digitizarea este procesul de scanare a fișierelor fizice și de transformare a acestora în imagini electronice sau PDF-uri., De acolo, le puteți introduce cu ușurință în sistemul dvs. de foldere de calculator frumos construit, unde:
- nu mai ocupă niciun spațiu în casă sau rucsac
- pot fi salvate și redate invulnerabile la incendii, bătăuși sau gorile zoo evadate
- pot fi căutate (dacă le salvați ca PDF-uri sau…bine, citiți mai departe.)
personal, încerc să digitalizez aproape fiecare hârtie pe care o primesc. Dacă nu am de-a face cu un manual de produs gros (și nu pot găsi un PDF online pentru a-l înlocui), este nevoie de foarte puțin timp pentru a digitaliza o hârtie.,acest lucru este valabil mai ales acum că aproape toată lumea are o cameră ultra-înaltă rezoluție încorporată în telefon. În trecut, singurele modalități ușoare de digitizare a documentelor erau fie să cumpărați un scaner, fie să mergeți la un Kinko sau capse și să scanați documente acolo.acum, Puteți utiliza doar telefonul – ceea ce înseamnă că puteți digitaliza fișele, chitanțele și alte documente oriunde v-ați afla.în plus, dacă utilizați aplicația potrivită, puteți trimite automat scanările în sistemul de fișiere.
Iată cum îmi digitalizez fișierele., În primul rând, voi observa că, în cea mai mare parte, prefer să trimit toate scanările mele în Contul meu Evernote, mai degrabă decât în sistemul meu de fișiere real. Dacă ați luat cursul meu de sisteme de productivitate (care este gratuit folosind acel link), s-ar putea să știți că folosesc Evernote ca al doilea creier.
Toate din articolul meu de cercetare, cartea de note, rețete, intrări jurnal, și alte idei în Evernote., (Rețineți că există și alte opțiuni – consultați cele mai bune 10 aplicații de luare de Note din lista 2020 pentru a le vedea pe cele mai bune.deoarece UI Evernote îmi permite să văd conținutul unei note individuale chiar lângă toate notele și notebook-urile mele (în loc să mă forțeze să deschid lucrurile într-un program separat), mi se pare că este un loc mult mai eficient pentru a stoca idei. De aceea am ales să trimit scanări și acolo.
există totuși un alt motiv – Evernote face scanările dvs. să poată fi căutate, chiar dacă sunt imagini.,
am tendința de a încărca scanările mele ca PDF-uri, dar puteți adăuga, de asemenea, imagini în Evernote și algoritmul său de recunoaștere optică a caracterelor vă va permite să căutați orice text în ele (chiar dacă este scris de mână).cu toate acestea, de fapt, nu folosesc instrumentul de scanare încorporat Evernote pentru a digitaliza documentele pe care le primesc.
în schimb, folosesc o aplicație numită Scanbot (iOS | Android).
am descoperit că Scanbot este capacitatea de a detecta rapid marginile de o bucată de hârtie (sau o carte de vizită, sau confirmare de primire, sau un Magic: The Gathering card) este mult mai bună decât Evernote, și tu ești, de asemenea, posibilitatea de a scana mai multe pagini, la o dată – când ați terminat, aplicația poate unindu-le într-un singur PDF.
aceste caracteristici fac scanarea mult mai rapidă, dar există un alt motiv pentru care îmi place Scanbot atât de mult: funcția de încărcare automată.,
în setările aplicației, puteți alege o destinație la care toate scanările noi vor fi încărcate automat. Destinațiile includ:
- Evernote (cea pe care o folosesc)
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- loturi mai mult, inclusiv FTP și WebDAV
Mai mult, puteți alege un folder sau un notebook de încărcare specific pentru majoritatea destinațiilor. În Evernote, l-am setat pe al meu la un notebook numit !INBOX, care este, de asemenea, locul unde am crea cele mai noi note de text (l-am numit cu un „!,”deci se află în partea de sus a listei mele de notebook-uri).Scanbot are un dezavantaj semnificativ: versiunea Pro a devenit destul de scumpă în ultimele luni.drept urmare, intenționez să testez alte aplicații de scanare în viitorul apropiat și să actualizez acest ghid cu o nouă alegere recomandată. Între timp, consultați această listă pentru câteva alternative.Notă: Dacă utilizați o aplicație de scanare a documentelor care trimite scanări către Evernote, Google Drive, Dropbox sau o altă aplicație sincronizată în cloud, fișierele dvs. digitalizate vor fi salvate în mod rezonabil. Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că sunt., Dacă scanările dvs. există doar pe un singur hard disk al computerului, acestea ar putea fi pierdute într-o clipă dacă hard disk-ul nu reușește.
creați un Folder ” Inbox „pe Computer
vreau să fac o notă finală despre digitalizare: dacă alegeți să încărcați fișierele digitalizate în sistemul de foldere nativ al computerului, în loc de o aplicație precum Evernote, atunci ar putea fi o idee bună să creați un folder” Inbox ” pe computer.
Unii oameni folosesc un digital folder Inbox doar ca un fizic inbox, salvat toate fișierele noi și apoi mută-le mai târziu., Nu fac acest lucru din câteva motive:
- majoritatea folderelor mele frecvent accesate sunt fixate în bara laterală de acces rapid, astfel încât deschiderea lor nu durează mult timp.
- o mare parte din munca mea implică editare video, iar proiectele video sunt pline de imagini, imagini, muzică și alte documente. Schimbarea locațiilor fișierelor pentru acele active poate distruge un proiect.cu toate acestea, utilizarea unui folder Inbox pentru încărcările automate de scanare este o idee foarte bună, deoarece vă permite să scanați un document în câteva secunde și să vă continuați viața., Nu doriți să stați în magazin alimentar, săpând prin folderele din Google Drive pentru a găsi cea potrivită pentru chitanța pe care tocmai ați scanat-o.
în schimb, așezați-vă o dată pe săptămână și procesați folderul inbox, la fel cum ați face cu un inbox fizic. Acest lucru este exact ceea ce fac cu meu !INBOX notebook în Evernote, de asemenea.
atunci când lucrați în acest mod, vă lot eficient toate sarcinile de sortare, eliminând frecare cât mai mult posibil de mai multe ori în timpul săptămânii, atunci când s-ar putea alege pentru a scana un document.,
Shred documente sensibile
acum, odată ce ați digitizat un document, probabil că veți dori să scăpați de versiunea pe hârtie. Aveți mai multe opțiuni pentru a face acest lucru:
- reciclați – aceasta este cea mai bună opțiune pentru majoritatea lucrurilor.
- arunca – l-dacă doriți să dovedească faptul că” sfârșitul este aproape ” tip dreapta și rău planeta.
- Burn it-verificați legile locale de incendiu și interdicțiile curente,și nu arde lucruri lucioase – Iată un ghid dacă doriți cu adevărat să faceți acest lucru.
- mănâncă – dacă ești o capră, ai făcut deja asta.,cu toate acestea, ar trebui să știți că anumite personaje neplăcute au fost cunoscute pentru a săpa prin coșul de gunoi și a recicla coșurile, căutând hârtie care conține informații personale pe care le pot fura. Nu lăsați informațiile dvs. personale să cadă în mâinile acestor oportuniști lipsiți de scrupule.ori de câte ori digitalizați orice conține numere de cont, numărul dvs. de securitate socială, date financiare sau alte informații personale, faceți ca un ticălos Ninja Turtle și rupeți-l după aceea.,folosesc un tocător tăiat încrucișat, care este mai sigur decât un tocător tăiat cu bandă de bază, deoarece taie hârtia în bucăți mici în loc de benzi lungi care pot fi ușor lipite împreună (ambasada americană din Teheran a aflat acest lucru în anii 1970 și 80).
nu este prea scump și îl puteți păstra într-un fel de mod mereu pornit, astfel încât să înceapă imediat să se sfărâme atunci când alimentați o bucată de hârtie. Și este cu siguranță mai puțină muncă decât să te ocupi de furtul informațiilor tale!, Vorbind despre asta, s-ar putea să doriți să ascultați și episodul nostru de podcast despre practicile de securitate digitală.
organizarea este un proces pe termen lung
după cum probabil știți, pur și simplu configurarea unui sistem pentru organizarea fișierelor dvs. nu este suficientă: trebuie să o utilizați efectiv.după ce ați terminat de implementat totul din acest ghid, Asigurați-vă că vă acordați timp pentru a organiza corect documentele noi atunci când le obțineți. Puneți-le imediat în căsuța de e-mail sau în sistemul de fișiere portabil, apoi procesați-le în mod regulat.,în plus, poate fi util să aveți o sarcină de programare – o dată la 3-4 luni, să zicem – pentru a parcurge sistemul de fișiere și a vă asigura că funcționează. Dacă ceva este în afara locului, puneți-l înapoi la locul său.acest proces vă va ajuta să împiedicați „entropia” (sau haosul) să se strecoare în sistemul dvs. de fișiere – asigurându-vă că știți întotdeauna unde este totul.,dacă doriți să obțineți chiar mai organizat, consultați aceste articole:
- Cum de a crea un spațiu de studiu mare (cu exemple)
- cum să ia note mai bune: cele mai bune 6 Sisteme de luare a notelor
- cum să stați ușor organizat și productiv în colegiu
- cum Bullet Journal poate face un Student mai productiv
- vrei să fii mai organizat? Faceți aceste 9 lucruri