Jos olet kuin tavallinen ihminen, sinulla on todennäköisesti useita ”epävirallisia” paikkoja eri tiedostoille, papereille ja asiakirjoille, jotka tekevät tiensä elämääsi.
työpöytäsi on todennäköinen ehdokas, samoin keittiön pöytä – ja tietysti on aivan reppusi alaosa, jossa paperit menevät kuolemaan eikä niitä koskaan saada takaisin.
no, valmistaudu pussaamaan keskiarvosi-ness – ja kaikki näiden paikkojen sotkut – hyvästi.,
kanavoimalla Marie Kondon ja Leslie knopen yhdistetyn henkisen energian olen luonut tämän oppaan, joka näyttää, miten voit helposti järjestää kaikki tiedostosi, asiakirjasi ja paperisi.
aloitamme asiat selvittämällä, minkä tiedostoistasi pitäisi oikeasti olla paperilla (eikä tietokoneella). Sitten, puhumme siitä, miten järjestää ja käsitellä näitä tiedostoja käyttäen kolmen sijainnin järjestelmä. Lopuksi, me kaivaa miten voit alkaa digitoida tiedostoja.
aloitetaan.
Physical vs. Digital: How Should You Store Your Files?
Look, it ’ s 2019., Emme ole kirjallisesti alas meidän ystävien puhelinnumerot Rolodexes enää, ja kun puhelin yhtiö lehdet puhelinluettelo meidän kynnyksellemme tänään, me vihaisesti tweet ne tuhoavat ympäristöä.
So… pitäisikö meidän edes puhua siitä, miten fyysiset tiedostot järjestetään? Eikö meidän kaikkien pitäisi olla paperittomia?
no, jos olet jotain minun kaltaistani, vastaus on ”enimmäkseen Kyllä”.,
Aina kun saan paperille, ensimmäinen vaisto on joko:
- Kierrättää se (tämä tapahtuu, useimmat sähköposti-saan)
- Digitointi-ja sitten kierrättää (tai revi) se
en tykkää pitää paljon paperia elämässäni. Säilytän mieluummin kaikki tiedostoni pilvessä, jossa ne eivät vie tilaa ja niihin pääsee käsiksi kaikilla laitteillani.
on kuitenkin tiettyjä asioita, jotka pitää vain pitää fyysisessä muodossa.,
Pidä kaikki nämä asiakirjat fyysisessä tiedostojärjestelmässäsi:
- henkilötodistukset ja passit
- kauppaluvat (jos sinulla on yritys)
- avioliittolupa (jos olet naimisissa)
- Ajoneuvonimikkeet, lainapapaperit ja rekisteröintiasiakirjat
- House deeds and mortgage documents
syntymätodistus Sosiaaliturvakortit
Wills and living wills
Jos olet opiskelija, sinulla ei ehkä ole montaa tällaista asiakirjaa juuri nyt; olet kuitenkin todennäköisesti hankkia joitakin niistä tulevaisuudessa, ja haluat turvallisen paikan säilyttää ne.,
lisäksi kannattaa pitää yllä tiettyjä sentimentaalisia dokumentteja – lehtijuttuja, joissa itse mainittiin tai kirjoitettiin, erikoisia syntymäpäiväkortteja, pikkuveljesi värikynäpiirroksia-sellaisia juttuja.
Mitä se onkaan, käytä seuraavaa järjestelmää sen järjestämiseen ja säilyttämiseen.,
kolmen paikan järjestelmä tiedostojen järjestämiseen
fyysisten tiedostojen järjestämiseen käytän yksinkertaista järjestelmää, joka koostuu kolmesta paikasta:
- Main file box
- Portable file folder folder
on olemassa pari muuta valinnaista paikkaa, jotka voit lisätä järjestelmääsi (jonka peitän myöhemmin), mutta nämä kolme kattavat valtaosan tarpeistasi.
Main Tiedosto Box
tärkein tiedosto laatikko on paikka, jossa suurin osa fyysisen tiedostoja olisi lopulta päätyvät (jos et aio digitoida niitä).,
Jos sinulla on paljon asiakirjoja, sinun täytyy tallentaa, voit ostaa usean laatikon arkistokaappi tähän tarkoitukseen; kuitenkin, olen löytää, että yksi tiedosto laatikko on enemmän kuin tarpeeksi minulle.
tämä tiedostoruutu on rakennettu tallentamaan roikkuvia kansioita, joista jokainen saa etiketin. Useimmat roikkuu kansioita mukana tarroja.
nyt, kun olet luomassa rakennettasi täällä, kannattaa yrittää noudattaa ”puu” – rakennetta, jota käytit digitaalisissa tiedostoissasi.
käytä jokaista riippuvaa kansiota ylätason kansiona., Tämä voi olla kaikki mitä tarvitset; jos olet kuten minä, sinulla ei ole paljon fyysisiä tiedostoja ja ei tarvitse mennä syvemmälle.
Jos sinun täytyy mennä syvemmälle, sinulla on kuitenkin muutama vaihtoehto. Ensimmäinen on yksinkertaisesti laittaa useita säännöllisiä kansioita sisällä roikkuu kansioita.
– minulla on esimerkki tästä; minun vuokranantaja jätti koko tiedosto laatikko talo olen vuokrata, koska hän on äärimmäisen järjestetty (rehellisesti, hän olisi kirjallisesti tämän artikkelin sijaan minua).,
Jokainen roikkuu kansio on vain kirjain; jokainen on kansio jokaiselle pala talon – autotallin ovi -, turvallisuus-järjestelmä, jääkaappi, jne.
Toinen tapa on käyttää kappaletta tulostimen paperia, välilevyt, ja sitten liittää tahmea liput reunat jokaisessa yksi jotta voidaan luoda tarroja, jotka kiinni ylös loput paperit.
paksumpaa rakennepaperia voisi käyttää myös, jos haluaisi näiden välilevyjen tuntuvan normaaleja papereita tuntuvammilta.,
tämä menetelmä ei ole aivan yhtä mukava kuin kansioiden sisällä-kansioiden käyttäminen, sillä kyseisen menetelmän avulla voit ottaa esiin tietyn kansion, kun sinun täytyy työskennellä sen kanssa. Se on kuitenkin halvempaa – ja se vie vähemmän tilaa.,
Saapuneet
ole rehellinen minulle täällä: kun saat palasen postia, jonka täytyy mennä tiedostoruutuusi, kuinka usein avaat sen tiedostoruudun välittömästi ja laitat sen oikeaan kohtaan?
lyön vetoa arvata, että se ei ole 100% ajasta, ja tuo teidän keittiön pöydän, jos käytetään usein kätevä paikka nakata asioita, jotka saavat ”käsitellään myöhemmin.”
Here ’ s the thing: This is fine. Sinun ei luultavasti pitäisi avata tiedostoruutuasi ja löytää tarkka kansio jokaiselle tiedostolle, jonka saat juuri sillä hetkellä, kun saat sen., Se on paljon tehokkaampaa on tiettyyn aikaan tukossa käsittelyä varten kaikki järjestäytymätön tiedostoja, mail, kryptisiä viestejä kirjoitettu cut-out-lehden kirjaimia ja naulataan oven, jne.
keittiönpöytäsi ei kuitenkaan ansaitse olla kaikkien näiden asioiden kaatopaikka väliajalla. Se on työ postilaatikkoosi.
postilaatikko on pöydälläsi istuva yksinkertainen lokero (tai pino tarjottimia, jos haluat fancy). Kun saat jotain, joka on käsiteltävä myöhemmin, laitat sen postilaatikkoon. Siellä se odottaa käsittelyä.,
vähintään kerran viikossa, käydä läpi kaikki saapuneet ja päättää, mitä on tehtävä, jossa jokainen pala – käsitellä sitä (jos se on tehtävä, kuin vesi-bill), digitoida se, kierrättää sitä tai laittaa se tärkein tiedosto system.
Portable File Folder
fyysisen tiedostoorganisaation palapelin viimeinen pala on se, joka kulkee mukana.
kun olet poissa kotoa ja pois tiedostolaatikostasi ja postilaatikostasi, tarvitset vielä jonkin tavan tallentaa millä tahansa papereilla, joita saat töissä, luokassa tai siltä kaverilta, joka on paikallisen kahvilasi ulkopuolella pitelemässä ”the End is Nigh” – kylttiään.,
Nyt, riippuen millaista työtä teet ja luokat voit osallistua, teidän kannettava tiedosto kansio voi toimia joko kannettava postilaatikkoon (joka tyhjentää säännöllisesti) tai mini-laatikko, joka todella pitää paperit huomattavan määrän aikaa.
Jos olet mitään kuten minä, sinulla ei ole mitään fyysisiä papereita, että sinun täytyy kuljettaa mukana. Saatat kantaa fyysistä muistikirjaa (ehkä olet bullet journal-käyttäjä) tai romaania, mutta et itse asiassa kanna laskentataulukoita ja muita papereita.,
Jos näin on, suosittelen pitämään yhden kansion laukussasi ja käyttämään sitä kannettavana postilaatikkona. Tämä antaa sinulle turvallinen paikka väliaikaisesti tallentaa kaikki paperit saat, kun olet ulos ja noin, ja se ei vie paljon tilaa.
Kun tulet kotiin joka päivä, voit siirtää kaikki paperit ja end-of-the-maailma pamfletteja olet saanut teidän tärkein tiedosto box, postilaatikko, tai roskakoriin.
mutta entä jos olet opiskelija, jonka pitää kuljettaa tehtäviä ja almuja?,
tai entä jos on suuritehoinen, liukkaatukkainen bisnesihminen, jonka pitää kantaa bisnespapereita?
Jos näin on, niin yksittäinen kansio ei todennäköisesti leikkaa sinappia. (Itse asiassa, reuna-kansiossa on enemmän kuin pystyy leikkaamaan sinappi – mutta minä eksyä)
sen Sijaan, katsomaan saada kannettava harmonikka kansio (suosittelen tätä yksi Viiden Tähden). Nämä tulevat tonnia erilaisia malleja, niistä, jotka vain on läheinen läppä niitä, jotka zip ylös ja on sisäänrakennettu välilehdet etiketteihin.,
nämä Kaikki on yksi yhteinen asia: Ne antavat sinulle useita kansioita, yksi ohut, kompakti paketti, mikä tarkoittaa, että ne toimivat portable tiedosto box, että voit työskennellä pois.
voit helposti erottaa ja järjestää kaikki eri paperit luokillesi tai erittäin tärkeisiin Liikesopimuksiin, ja toisin kuin vanhan koulukunnan sideaineet, joilla on kova selkäranka, ne laajenevat tai supistuvat sen mukaan, kuinka paljon kannat.,
Valinnaiset Tiedostojen Sijainnit
Kolme-Sijainti Järjestelmä todennäköisesti olla kaikki mitä tarvitset valtaosa tiedostot, varsinkin jos päätät aloittaa digitointi useimmat niistä. Mahdollisia poikkeuksia on kuitenkin muutamia. Tässä aion kattaa pari, että saatat haluta harkita.
Manuals Box
one type of physical ”file” that I almost never digitize are product manuals. Minulla on käsikirjat ruohonleikkurilleni, digipianolleni, kameralleni ja monille muille ostamilleni asioille., Nämä ovat usein melko paksuja, joten ne vievät paljon tilaa päätiedostolaatikossani, jos yrittäisin tallentaa ne sinne.
siksi minulla on myös ”manuals box”. Minun tapauksessani se on vain pahvilaatikko kellarissani, jossa säilytän käsikirjoja ostamiani tavaroita varten. Se ei ole kovin järjestelmällistä. Aina kun ostan jotain ja ajattelen, että minun pitäisi pitää käsikirja, heitän sen laatikkoon.
tietenkin voit järjestää manuals – laatikkosi-itse asiassa vuokranantajani tiedostorasia On todellakin hyper-organisoitu manuals box., Kun lopulta omistan oman kotini, rakennan samalla tavalla järjestettyä manuals-laatikkoa.
nyt kuitenkin, määrä käsikirjat omistan on tarpeeksi pieni, että yksi laatikko – ilman kansioita – toimii hienosti.
muista, että joskus yhden pienen osan liika optimointi vie niin paljon aikaa, että elämäsi yleensä muuttuu vähemmän optimoiduksi.
Tallelokero
erittäin arkaluonteisille asiakirjoillesi. Tallelokeroita voi vuokrata useimmissa pankeissa vuosimaksua vastaan, mikä voi vaihdella pankista pankkiin ja paikasta toiseen.,
on myös yrityksiä, jotka keskittyvät vain tallelokeroihin, ja saatat huomata niiden olevan halvempia. Eräs, jonka löysin Denveristä, vuokraa pieniä laatikoita 125 dollarilla vuodessa.
henkilökohtaisesti en käytä tallelokeroa. Tärkeistä asiakirjoista minulla on varmuuskopiot. Asun kuitenkin myös talossa, jossa asiakirjani ovat mielestäni melko turvallisia.
muulloin elämäni aikana asuin kuitenkin asuntolassa huonetovereiden kanssa, jotka usein jättivät oven lukitsematta – tai leveästi auki. Jos olet yhtä epävarma elämäntilanne, tallelokero voi olla viisas sijoitus.,
Miten Mennä Paperiton: Digitoida Fyysisen Tiedostot
pyöristää tämän oppaan, haluan puhua asiasta, joka on jopa parempi kuin kunnolla tallentaa ja järjestää paperi-tiedostot, nimittäin, digitointi niitä ja sitten poistamalla fyysiset versiot elämässäsi.
se on oikein: on aika omaksua (enimmäkseen) paperiton elämäntapa.
digitointi on prosessi, jossa fyysiset tiedostot skannataan ja niistä tehdään sähköisiä kuvia tai PDF-tiedostoja., Sieltä ne voi helposti sijoittaa kauniisti rakennettuun tietokoneen kansiojärjestelmään, jossa ne:
- eivät enää vie tilaa kodissasi tai repussasi
- voi varmuuskopioida ja tehdä haavoittumattomiksi tulipaloille, kiusaajille tai karanneille eläintarhan gorilloille
- > ovat hakukelpoisia (jos säästät ne PDF-tiedostoina, tai…no, Lue eteenpäin.)
henkilökohtaisesti yritän digitoida lähes jokaisen paperini. Ellei kyseessä ole paksu Tuoteopas (ja ei löydä PDF verkossa korvata se), se vie hyvin vähän aikaa digitoida paperi.,
tämä pitää erityisesti paikkansa nyt, kun lähes jokaisella on puhelimeensa rakennettu erittäin korkean resoluution kamera. Aiemmin ainoat helpot keinot papereiden digitoimiseen olivat joko skannerin ostaminen tai Kinko-tai Nitomanipulointi ja dokumenttien Skannaaminen siellä.
nyt voit vain käyttää puhelintasi – eli voit digitoida almuja, kuitteja ja muita papereita missä tahansa oletkin.
Lisäksi, jos käytät oikeaa sovellusta, voit lähettää skannauksesi automaattisesti tiedostojärjestelmääsi.
Here ’ s how I digitize my files., Ensinnäkin, huomaan, että suurimmaksi osaksi haluan lähettää kaikki skannaukseni Evernote-tililleni eikä varsinaiseen tiedostojärjestelmääni. Jos olet ottanut tuottavuusjärjestelmäni kurssin (joka on ilmainen käyttämällä tätä linkkiä), saatat tietää, että käytän Evernotea toisena aivona.
Kaikki minun artikkeli tutkimus, kirja muistiinpanoja, reseptit, päiväkirjamerkintöjä, ja muita ideoita mennä Evernote., (Huomaa, että on olemassa muita vaihtoehtoja – tutustu Top 10 Note-ottaen Sovellukset 2020 luettelo nähdä parhaat niistä.)
koska Evernoten käyttöliittymä sallii minun nähdä jokaisen muistiinpanoni ja muistikirjojeni vieressä olevan yksittäisen muistiinpanon sisällön (sen sijaan, että pakottaisin minut avaamaan asiat erillisessä ohjelmassa), huomaan sen olevan paljon tehokkaampi paikka ideoiden tallentamiseen. Siksi valitsen lähettää skannauksia myös sinne.
on toinenkin syy, vaikka – Evernote tekee skannauksistasi hakukelpoisia, vaikka ne olisivat kuvia.,
minulla on tapana ladata minun skannaa Pdf-tiedostoja, mutta voit myös lisätä kuvia osaksi Evernote ja sen optinen merkki tunnustaminen algoritmi avulla voit etsiä minkä tahansa tekstin niihin (vaikka se käsialaa).
paras ilmainen Dokumenttiskannerisovellus
kaiken tämän sanottuani en itse asiassa käytä Evernoten sisäänrakennettua skannaustyökalua digitoidakseni papereita, joita saan.
sen sijaan käytän sovellusta nimeltä Scanbot (iOS / Android).
olen huomannut, että Scanbotin kyky havaita paperinpalan (tai käyntikortin tai kuitin tai taikakortin) reunat on paljon parempi kuin Evernoten, ja voit myös skannata useita sivuja kerralla – kun olet valmis, sovellus voi ommella ne yhdeksi PDF: ksi.
nämä ominaisuudet tekevät skannauksesta paljon nopeampaa, mutta on toinenkin syy, miksi pidän Scanbotista niin paljon: automaattinen latausominaisuus.,
sovelluksen asetuksissa voit valita kohteen, johon kaikki uudet skannaukset ladataan automaattisesti. Matkakohteisiin kuuluvat:
- Evernote (the one I use)
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- paljon muuta, mukaan lukien FTP ja WebDAV
lisäksi voit valita tietyn lähetyskansion tai muistikirjan useimpiin kohteisiin. Evernotessa laitoin omani vihkoon nimeltä !INBOX, joka on myös paikka, jossa luon eniten uusia tekstilappuja (olen nimennyt sen kanssa ”!,”symboli, joten se istuu alkuun minun notebook lista).
Scanbotilla on yksi merkittävä haittapuoli: Pro-versio on tullut melko kalliiksi viime kuukausina.
tämän seurauksena aion testata muita skannaussovelluksia lähitulevaisuudessa ja päivittää tämän oppaan uudella suositellulla valinnalla. Sillä välin, tutustu tähän luetteloon joitakin vaihtoehtoja.
Huomautus: Jos käytät dokumenttiskannerisovellusta, joka lähettää skannauksia Evernoteen, Google Driveen, Dropboxiin tai johonkin muuhun pilvisynkkaukseen, digitoidut tiedostot ovat kohtuullisesti varmuuskopioituja. Sinun pitäisi kuitenkin varmistaa, että ne ovat., Jos skannaukset ovat olemassa vain yhdellä tietokoneen kiintolevyllä, ne voivat kadota hetkessä, jos kiintolevy epäonnistuu.
Luo ”Saapuneet” – Kansioon Tietokoneeseen
haluan tehdä yksi viimeinen huomautus digitointi: Jos haluat ladata digitoituja tiedostoja tietokoneen kotoisin kansio järjestelmä, sen sijaan, että sovellus, kuten Evernote, niin se voisi olla hyvä idea luoda ”Saapuneet” – kansioon tietokoneessa.
jotkut ihmiset todella käyttävät digitaalista Saapuneet-kansiota aivan kuten fyysinen Saapuneet-kansio, joka tallentaa kaikki uudet tiedostot siihen ja siirtää ne myöhemmin., En tee tätä parista syystä:
- suurin osa usein käytetyistä kansioistani on kiinnitetty pika-apukansiooni, joten niiden avaaminen ei vie paljon aikaa.
- suuri osa työstäni liittyy videomuokkaukseen, ja videoprojektit ovat täynnä kuvamateriaalia, kuvia, musiikkia ja muita dokumentteja. Näiden varojen tiedostopaikkojen muuttaminen voi rikkoa projektin.
kuitenkin automaattiseen skannaukseen tarkoitetun Postilaatikkokansion käyttäminen on todella hyvä idea, sillä sen avulla voit skannata dokumentin sekunneissa ja jatkaa elämääsi., Et halua seisoa ruokakaupassa kaivelemassa kansioita Google Drivesta löytääksesi juuri skannaamasi kuitin oikean.
sen sijaan, istua alas kerran viikossa ja käsitellä Saapuneet kansio, aivan kuten tekisit fyysinen saapuneet. Tämä on juuri sitä, mitä teen omallani !INBOX kannettava Evernote samoin.
tällä tavalla työskennellessäsi erität tehokkaasti kaikki lajittelutehtäväsi ja poistat mahdollisimman paljon kitkaa niistä viikonvaihteesta, jolloin saatat valita skannauksen.,
silppua herkät dokumentit
nyt, kun olet digitoinut dokumentin, haluat todennäköisesti päästä eroon paperiversiosta. Tähän on useita vaihtoehtoja:
- Kierrätä se – tämä on paras vaihtoehto useimmille asioille.
- heitä se pois – jos haluat todistaa, että ”loppu on lähellä” guy right and harm the planet.
- Burn it-check your local fire laws and current bans, and don ’ t burn glossy stuff! Tässä on opas, jos todella haluat tehdä tämän.
- Eat it – if you ’re a goat, you’ ve already done this.,
kannattaa kuitenkin tietää, että tiettyjen vastenmielisten hahmojen tiedetään kaivelevan roskia ja kierrättäneen astioita etsien paperia, joka sisältää heidän varastamiaan henkilötietoja. Älä anna henkilökohtaisten tietojesi päätyä häikäilemättömien opportunistien käsiin.
aina, kun digitoi mitään tilinumeroita, sosiaaliturvatunnusta, taloudellisia tietoja tai muita henkilötietoja sisältävää, tekee kuin Ninja Turtle-konna ja silppua se jälkikäteen.,
käytän ristiin leikattua Silppuria, joka on turvallisempi kuin perus nauhaleikattu silppuri, koska se leikkaa paperin pieniksi paloiksi pitkien nauhojen sijaan, jotka voidaan helposti liittää takaisin yhteen (Yhdysvaltain Teheranin Suurlähetystö oppi tämän kantapään kautta 1970-ja 80-luvuilla).
se ei ole liian kallis, ja voit pitää sen eräänlaisessa aina päällä-tilassa niin, että se alkaa heti silppuuntua, kun syötät paperinpalalla. Ja se on ehdottomasti vähemmän työtä kuin käsitellä, että tiedot varastetaan!, Siitä puheen ollen, kannattaa kuunnella podcast-jaksoamme myös digitaalisista tietoturvakäytännöistä.
organisaatio on pitkäaikainen prosessi
kuten luultavasti tiedät, pelkkä järjestelmän luominen tiedostojen järjestämiseksi ei riitä: sinun on todella käytettävä sitä.
kun olet toteuttanut kaiken tästä oppaasta, varmista, että käytät aikaa uusien asiakirjojen asianmukaiseen järjestämiseen, kun saat ne. Laita ne postilaatikkoon tai kannettavaan tiedostojärjestelmään heti, sitten käsitellä niitä säännöllisesti.,
lisäksi, se voi olla hyödyllistä olla aikataulu tehtävä – kerran 3-4 kuukauden välein, sanoa – käydä läpi tiedostojärjestelmän ja varmista, että se toimii järjestyksessä. Jos jokin on pielessä, laita se takaisin paikalleen.
Tämä prosessi auttaa pitämään ”entropian” (tai kaaoksen) hiipimästä tiedostojärjestelmään – varmistaen, että tiedät aina missä kaikki on.,
Jos haluat saada vieläkin enemmän järjestetty, tarkistaa nämä artikkelit:
- Miten Luoda Hyvä Tutkimus Tila (Esimerkkejä)
- Miten Ottaa Paremmin Toteaa: 6 Parhaat Muistiinpano-Järjestelmät
- Miten Helposti Jäädä Järjestetty ja Tuottavia Yliopistossa
- Miten Luoti Lehti Voi Tehdä Sinusta Entistä Tuottavampia Opiskelija
- Haluavat Olla Enemmän Järjestetty? Tee nämä 9 asiaa