Pokud jste jako průměrný člověk, pravděpodobně máte několik „neoficiálních“ míst pro různé soubory, dokumenty a dokumenty, které se dostanou do vašeho života.
váš stůl je pravděpodobným kandidátem, stejně jako váš kuchyňský stůl-a samozřejmě je tu spodní část batohu, kde papíry umírají a nikdy se nevracejí.
no, připravte se políbit svůj průměr-ness-a všechny nepořádek v těchto místech-sbohem.,
nasměrováním kombinované duchovní energie Marie Kondo a Leslie Knope jsem vytvořil tuto příručku, která vám ukáže, jak snadno uspořádat všechny vaše soubory, dokumenty a dokumenty.
začneme věci tím, že zjistíme, který z vašich souborů by měl být ve skutečnosti na papíře (spíše než v počítači). Poté budeme hovořit o tom, jak tyto soubory organizovat a zpracovávat pomocí třímístného systému. Nakonec se podíváme na to, jak můžete začít digitalizovat soubory.
začněme.
fyzické vs. digitální: jak byste měli ukládat soubory?
podívejte se, je rok 2019., Na Rolodexes už nepíšeme telefonní čísla našich přátel, a když dnes telefonní společnost opustí telefonní seznam na našich prahu, rozzlobeně na ně tweetujeme za zničení životního prostředí.
takže … měli bychom dokonce mluvit o tom, jak organizovat fyzické soubory? Neměli bychom jít všichni bez papíru?
No, pokud jste něco jako já, odpověď je „většinou ano“.,
pokaždé, když jsem si kus papíru, můj první instinkt je buď:
- Recyklace (to se stává většině z e-mailu jsem dostal)
- Digitalizace… a pak recyklovat (nebo skartovat)
nemám rád, když spoustu papíru v mém životě. Raději bych ukládal všechny své soubory do cloudu, kde nezabírají místo a lze k nim přistupovat na všech mých zařízeních.
existují však určité věci,které je třeba udržovat ve fyzické podobě.,
Uchovávejte všechny tyto dokumenty ve svém fyzickém systému souborů:
- doklady a pasy
- rodný list
- karty sociálního zabezpečení
- obchodní licence (pokud máte firmu)
- názvy vozidel, úvěrové doklady a registrační dokumenty
- domácí listiny a hypoteční doklady
- Wills and living wills
manželský průkaz (pokud jste ženatý)
Pokud jste student, nemusí mít mnoho z těchto druhů dokumentů právě teď; nicméně, budete pravděpodobně získat některé z nich v budoucnu, a budete chtít bezpečné místo, aby jim.,
navíc byste mohli chtít mít kolem některých sentimentálních dokumentů-výstřižky novinových článků, které jste zmínili nebo napsali sami, extra-speciální přání k narozeninám, pastelové kresby od vašeho malého bratra – takové věci.
ať už je to cokoli, použijte následující systém pro jeho organizaci a ukládání.,
třímístný systém pro organizování souborů
pokud jde o organizování fyzických souborů, používám jednoduchý systém, který se skládá ze tří míst:
- hlavní souborové pole
- Doručená pošta
- přenosná složka souborů
do vašeho systému můžete přidat několik dalších volitelných míst (které budu pokrývat později), ale tyto tři pokryjí převážnou většinu vašich potřeb.
Hlavní soubor Box
hlavní soubor box je místo, kde by měla většina vašich fyzických souborů nakonec skončit (pokud je nebudete digitalizovat).,
Pokud máte spoustu papírů, které potřebujete uložit, můžete si pro tento účel koupit kartotéku s více zásuvkami; zjistil jsem však, že jediné pole pro soubory je pro mě víc než dost.
Tento soubor box je postaven pro ukládání závěsných složek, z nichž každý dostane štítek. Většina závěsných složek je součástí štítků.
Nyní, když zde vytváříte svou strukturu, je dobré pokusit se dodržovat strukturu „stromu“, kterou jste použili pro vaše digitální soubory.
použijte každou závěsnou složku jako složku nejvyšší úrovně., To může být vše, co potřebujete; pokud jste jako já, nebudete mít spoustu fyzických souborů a nebudete muset jít hlouběji.
Pokud však potřebujete jít hlouběji, máte několik možností. První je jednoduše umístit více běžných složek do závěsných složek.
mám pro to vlastně příklad; můj pronajímatel nechal celou schránku s domem, který si pronajímám, protože je svrchovaně organizovaná (upřímně řečeno, měla by psát tento článek místo mě).,
každá závěsná složka je jen písmeno abecedy; v každém z nich je složka pro každý kus domu-garážová vrata, bezpečnostní systém, lednička atd.
další metodou je použití kusů papíru tiskárny jako děliče a poté připevnění lepivých vlajek k okrajům každého z nich, aby se vytvořily štítky, které se drží od zbytku vašich papírů.
můžete také použít silnější stavební papír, pokud chcete, aby se tyto děliče cítily podstatnější než vaše běžné papíry.,
tato metoda není tak pěkná jako použití složek uvnitř složek, protože tato metoda vám umožňuje vyjmout konkrétní složku, když s ní potřebujete pracovat. Je však levnější-a zabírá méně místa.,
Doručená pošta
buďte ke mně upřímní zde: když dostanete kus pošty, který potřebuje jít do souboru, jak často okamžitě otevřete tento soubor a vložte jej na správné místo?
vsadil bych se hádat, že to není 100% času, a že vaše kuchyně stolu, pokud se často používá jako vhodné místo, aby vyhodit věci, že bude „řešena později.“
tady je věc: to je v pořádku. Pravděpodobně byste neměli otevírat souborové pole a najít přesnou složku pro každý soubor, který získáte v přesný okamžik, kdy jej získáte., Je to mnohem efektivnější, aby určitou dobu rezervován pro zpracování všech vašich neorganizované soubory, mail, záhadné zprávy napsané v cut-out magazine letters a přibil na dveře, atd.
váš kuchyňský stůl si však nezaslouží být pro všechny tyto věci v mezidobí skládkou. To je práce pro vaši doručenou poštu.
Doručená pošta je jednoduchý zásobník (nebo zásobník zásobníků, pokud chcete získat fantazie), který sedí na stole. Kdykoli dostanete něco, co je třeba zpracovat později, vložíte jej do doručené pošty. Tam bude čekat na zpracování.,
alespoň jednou týdně projděte vše v doručené poště a rozhodněte se, co je třeba udělat s každým kusem – vypořádejte se s ním (pokud představuje úkol, jako je účet za vodu), digitalizujte jej, recyklujte jej nebo jej vložte do hlavního souborového systému.
přenosná složka souborů
poslední část vaší fyzické organizace souborů puzzle je ta, která cestuje s vámi.
když jste mimo dům a daleko od vaší schránky a doručené pošty, stále potřebujete nějaký způsob, jak ukládat veškeré papíry, které získáte v práci, třídě nebo od toho chlapa mimo místní kavárnu, který drží svůj znak „konec je blízko“.,
nyní, v závislosti na typu práce, kterou děláte, a třídách, které navštěvujete, může vaše přenosná složka souborů fungovat buď jako přenosná Doručená pošta (kterou pravidelně odstraňujete), nebo mini souborová schránka, která ve skutečnosti drží papíry po značnou dobu.
Pokud jste něco jako já, nemáte žádné fyzické doklady, které musíte nosit s sebou. Můžete nosit fyzický notebook (možná jste uživatel Bullet journal) nebo román, ale ve skutečnosti nesete pracovní listy a další dokumenty.,
Pokud tomu tak je, doporučuji ponechat jednu složku v tašce a použít ji jako přenosnou doručenou poštu. To vám dává bezpečné místo pro dočasné uložení všech papírů, které dostanete, když jste venku, a nezabírá to mnoho místa.
když se každý den vrátíte domů, můžete přesunout všechny papíry a brožury na konci světa, které jste obdrželi, do hlavního pole souborů, do doručené pošty nebo do koše.
ale co když jste student, který potřebuje provádět úkoly a letáky?,
nebo co když jste vysoce výkonný, hladkosrstý podnikatel, který potřebuje nosit, víte, obchodní doklady?
Pokud tomu tak je, pak jedna složka pravděpodobně nebude řezat hořčici. (Ve skutečnosti je okraj složky více než schopný řezání hořčice-ale odbočím)
místo toho se podívejte na získání přenosné složky akordeon (doporučuji tuto z pěti hvězdiček). Ty přicházejí v tunách různých vzorů, od těch, které jen close-able klapka na ty, které zip a mají vestavěný-in karty pro štítky.,
Všechny z nich mají jednu věc společnou: Oni vám několik složek v jeden tenký, kompaktní balíček, což znamená, že působí jako přenosný box souborů, které můžete pracovat.
můžete snadno oddělit a uspořádat všechny různé dokumenty pro vaše třídy nebo velmi důležité obchodní nabídky a na rozdíl od starých školních pojiv s tvrdou páteří se rozšiřují nebo uzavírají na základě toho, kolik nesete.,
Volitelné Umístění Souboru
Three-Umístění Systému bude s největší pravděpodobností být vše, co potřebujete pro drtivou většinu souborů, zejména pokud se rozhodnete začít digitalizace většina z nich. Existuje však několik možných výjimek. Zde se chystám pokrýt pár, který budete chtít zvážit.
manuály Box
jeden typ fyzického „souboru“, který téměř nikdy digitalizuji, jsou produktové příručky. Mám manuály pro sekačku na trávu, digitální klavír, fotoaparát a různé další věci, které jsem si koupil., Ty jsou často docela silné, takže by zabíraly spoustu místa v mém hlavním poli souborů, kdybych se je tam pokusil uložit.
proto mám také“příručku“. V mém případě je to jen kartonová krabice v mém suterénu, kde ukládám příručky pro věci, které kupuji. Není to moc organizované. Kdykoli si něco koupím a myslím, že bych si měl nechat manuál, prostě to hodím do krabice.
samozřejmě, že mohou být organizovány s manuály a krabice – ve skutečnosti, můj pronajímatel je soubor box je opravdu hyper-organizované manuály, krabice., Až budu nakonec vlastnit svůj vlastní domov, budu stavět podobně organizovanou příručku.
prozatím je však počet manuálů, které vlastním, dostatečně malý, aby jedno pole – bez složek-fungovalo dobře.
pamatujte, že někdy nadměrná optimalizace jedné malé části vašeho života trvá tolik času, že váš život obecně se stává méně optimalizovaný.
Bezpečnostní schránka
pro vaše velmi citlivé dokumenty, člověče. Bezpečnostní schránky lze pronajmout u většiny bank za roční poplatek, který se může lišit od banky k bance a umístění na místo.,
existují také společnosti, které se zaměřují pouze na bezpečnostní schránky a můžete je považovat za levnější. Ten, který jsem našel tady v Denveru, pronajímá malé krabice za 125 dolarů ročně.
osobně nepoužívám bezpečnostní schránku. U důležitých dokumentů mám záložní skenování. Bydlím však také v domě, kde mám pocit, že mé dokumenty jsou poměrně bezpečné.
jindy během svého života jsem však žil v kolejích se spolubydlícími,kteří často nechávali dveře odemčené-nebo dokořán. Pokud jste podobně nejistá životní situace, Bezpečnostní schránka může být moudrou investicí.,
jak jít bez papíru: digitalizujte své fyzické soubory
Chcete-li tuto příručku zaokrouhlit, chci mluvit o něčem, co je ještě lepší než správné ukládání a organizování papírových souborů; jmenovitě jejich digitalizaci a následné odstranění fyzických verzí z vašeho života.
to je pravda: je čas přijmout (většinou) bezpapírový životní styl.
digitalizace je proces skenování fyzických souborů a jejich přeměna na elektronické obrázky nebo soubory PDF., Odtud je můžete snadno vložit do krásně vytvořeného systému počítačových složek, kde:
- již nezabírají žádné místo ve vašem domě nebo batohu
- lze zálohovat a učinit nezranitelnými pro požáry,tyrany nebo uprchlé gorily zoo
- jsou prohledávatelné (pokud je uložíte jako PDF, nebo … dobře, čtěte dál.)
osobně se snažím digitalizovat téměř každý papír, který dostanu. Pokud nemám co do činění s tlustou produktovou příručkou (a nemohu najít PDF online, který by ji nahradil), digitalizace papíru trvá velmi málo času.,
to platí zejména nyní, když téměř každý má do svého telefonu zabudovaný fotoaparát s vysokým rozlišením. V minulosti byly jedinými snadnými způsoby digitalizace papírů buď koupit skener, nebo jít dolů do Kinkových nebo sponek a skenovat tam dokumenty.
nyní stačí použít telefon-což znamená, že můžete digitalizovat letáky, příjmy a další dokumenty, ať jste kdekoli.
navíc, pokud používáte správnou aplikaci, můžete automaticky odesílat skenování do systému souborů.
zde je návod, jak digitalizovat své soubory., Nejprve si všimnu, že z větší části raději posílám všechny své skenování do svého účtu Evernote než do svého skutečného systému souborů. Pokud jste absolvovali kurz Moje systémy produktivity (který je zdarma pomocí tohoto odkazu), možná víte, že používám Evernote jako druhý mozek.
celý můj článek výzkum, poznámky k knihám, recepty, zápisy do časopisů a další nápady jdou do Evernote., (Všimněte si, že existují i jiné možnosti – podívejte se na naše top 10 Aplikace pro psaní poznámek v seznamu 2020 vidět ty nejlepší.)
Od Evernote je uživatelské ROZHRANÍ mi umožňuje vidět obsah individuálního vědomí, hned vedle všechny moje poznámky a notebooky (místo mě nutí otevřít věci v samostatném programu), zjistil jsem, že je mnohem efektivnější místo pro ukládání nápady. To je důvod, proč jsem se rozhodl poslat skenování tam stejně.
existuje však další důvod-Evernote umožňuje prohledávání skenů, i když se jedná o obrázky.,
mám tendenci nahrávat své skenování jako PDF, ale můžete také přidat obrázky do Evernote a jeho optický algoritmus rozpoznávání znaků vám umožní vyhledávat jakýkoli text v nich (i když je to rukopis).
nejlepší bezplatná aplikace pro skenery dokumentů
se vším, co bylo řečeno, ve skutečnosti nepoužívám vestavěný skenovací nástroj Evernote k digitalizaci dokumentů, které dostanu.
místo toho používám aplikaci s názvem Scanbot (iOS | Android).
zjistil jsem, že Scanbotova schopnost rychle detekovat okraje papíru (nebo vizitky, potvrzení nebo magie: sběrná karta) je mnohem lepší než Evernote, a také můžete skenovat více stránek najednou – až budete hotovi, aplikace je může sešít do jednoho PDF.
díky těmto funkcím je skenování mnohem rychlejší, ale je tu další důvod, proč se mi Scanbot tolik líbí: funkce automatického nahrávání.,
v nastavení aplikace si můžete vybrat cíl, do kterého budou všechny nové skenování automaticky nahrány. Destinace zahrnují:
- Evernote (ten, který používám)
- Disk Google
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- mnoho dalších, dokonce včetně FTP a WebDAV
navíc si můžete vybrat konkrétní složku pro nahrávání nebo notebook pro většinu destinací. V Evernote jsem nastavil svůj na notebook s názvem !Doručená pošta, což je také místo, kde vytvářím většinu nových textových poznámek (pojmenoval jsem je pomocí „!,“symbol tak to sedí v horní části mého seznamu notebooků).
Scanbot má jednu významnou nevýhodu: verze Pro se v posledních měsících stala poměrně drahou.
v důsledku toho plánuji v blízké budoucnosti testovat další skenovací aplikace a aktualizovat tuto příručku novým doporučeným výběrem. Mezitím se podívejte na tento seznam pro některé alternativy.
Poznámka: Pokud používáte aplikaci skeneru dokumentů, která odesílá skenování do Evernote, Disku Google, Dropboxu nebo jiné aplikace synchronizované s cloudem, budou vaše digitalizované soubory přiměřeně zálohovány. Měli byste se však ujistit, že jsou., Pokud vaše skenování existuje pouze na jednom pevném disku počítače, mohou být okamžitě ztraceny, pokud tento pevný disk selže.
vytvořte v počítači složku“ Doručená pošta „
chci si udělat poslední poznámku o digitalizaci: pokud se rozhodnete nahrát digitalizované soubory do nativního systému složek počítače, namísto aplikace jako Evernote, pak by pro vás mohlo být dobré vytvořit složku“ Doručená pošta “ v počítači.
Někteří lidé skutečně používat digitální složky Doručená pošta stejně jako fyzické schránky, uložení všech nových souborů k němu, a pak se přemístí je na později., Nedělám to z několika důvodů:
- většina mých často přístupných složek je připnuta na můj postranní panel rychlého přístupu, takže jejich otevření netrvá dlouho.
- hodně mé práce zahrnuje editaci videa a video projekty jsou plné záběrů, obrázků, hudby a dalších dokumentů. Změna umístění souborů pro tato aktiva může Projekt přerušit.
použití složky Doručená pošta pro automatické nahrávání skenování je však opravdu dobrý nápad, protože umožňuje skenovat dokument během několika sekund a pokračovat ve svém životě., Nechcete stát v obchodě s potravinami a kopat složky na Disku Google, abyste našli ten správný pro tento příjem, který jste právě naskenovali.
místo toho se jednou týdně posaďte a zpracujte složku Doručená pošta, stejně jako u fyzické doručené pošty. To je přesně to, co dělám s mým !INBOX notebook v Evernote stejně.
Když pracujete tímto způsobem, efektivně dávkujete všechny své třídicí úkoly a odstraňujete co nejvíce tření z více časů během týdne, kdy se můžete rozhodnout skenovat dokument.,
skartujte citlivé dokumenty
Nyní, jakmile dokument digitalizujete, pravděpodobně se budete chtít zbavit papírové verze. Máte několik možností, jak to udělat:
- recyklovat-to je nejlepší volba pro většinu věcí.
- Hoďte to pryč – pokud chcete dokázat, že“ konec je blízko “ chlap pravdu a poškodit planetu.
- Burn it-zkontrolujte místní požární zákony a současné zákazy, a nespalujte lesklé věci! Zde je průvodce, pokud to opravdu chcete udělat.
- Jezte – pokud jste koza, už jste to udělali.,
měli byste však vědět, že je známo, že některé nechutné znaky vykopávají odpadky a recyklují koše a hledají papír, který obsahuje osobní informace, které mohou ukrást. Nedovolte, aby vaše osobní údaje spadaly do rukou těchto bezohledných oportunistů.
kdykoli digitalizujete cokoli, co obsahuje čísla účtů, číslo sociálního zabezpečení, finanční údaje nebo jiné osobní údaje, udělejte jako ninja turtle villain a poté jej skartujte.,
používám křížový řezací drtič, který je bezpečnější než základní řezací drtič, protože řeže papír na malé kousky místo dlouhých proužků, které lze snadno vložit zpět dohromady (Americké velvyslanectví v Teheránu se to naučilo tvrdou cestou zpět v 70.a 80. letech).
není to příliš drahé a můžete jej udržovat v jakémsi režimu vždy zapnutém tak, aby okamžitě začal skartovat, když krmíte kus papíru. A je to rozhodně méně práce, než se vypořádat s tím, že vaše informace ukradené!, Když už o tom mluvíme, možná budete chtít poslouchat naši podcastovou epizodu o praktikách digitální bezpečnosti.
organizace je dlouhodobý proces
jak jste si pravděpodobně vědomi, jednoduše nastavení systému pro organizaci souborů nestačí: musíte jej skutečně použít.
jakmile dokončíte implementaci všeho z této příručky, ujistěte se, že si skutečně uděláte čas na správné uspořádání nových dokumentů, když je získáte. Okamžitě je vložte do doručené pošty nebo přenosného souborového systému a poté je pravidelně zpracovávejte.,
navíc může být užitečné mít úkol plánu-jednou za 3-4 měsíce, řekněme-projít souborovým systémem a ujistit se, že je v pořádku. Pokud je něco na místě, vložte jej zpět na své místo.
Tento proces vám pomůže udržet „entropie“ (či chaosu) z plíživé do vašeho systému souborů – zajistí, že budete vždy vědět, kde co je.,
Pokud chcete získat ještě více organizované, podívejte se na tyto články:
- Jak Vytvořit Skvělý Studijní Místa (S Příklady)
- Jak se Lépe Poznámky: 6 Nejlepších Poznámka-Přičemž Systémy
- Jak Snadno Zůstat Organizované a Produktivní ve Škole
- Jak Kulka Časopis Může Udělat Více Produktivní Student
- Chcete Být Více Organizované? Do těchto 9 věcí