Si eres como la persona promedio, probablemente tengas varios lugares «no oficiales» para los diversos archivos, papeles y documentos que se abren camino en tu vida.
su escritorio es un candidato probable, al igual que su mesa de la cocina, y, por supuesto, está la parte inferior de su mochila, donde los papeles van a morir y nunca se recuperan.
bueno, prepárese para besar su promedio-y todos los líos en estos lugares – adiós.,
canalizando la energía espiritual combinada de Marie Kondo y Leslie Knope, he creado esta guía que le mostrará cómo organizar fácilmente todos sus archivos, documentos y papeles.
comenzaremos las cosas averiguando cuáles de sus archivos deberían estar realmente en papel (en lugar de en su computadora). Luego, hablaremos sobre cómo organizar y procesar esos archivos utilizando el sistema de tres ubicaciones. Finalmente, profundizaremos en cómo puede comenzar a digitalizar sus archivos.
comencemos.
físico vs. Digital: ¿Cómo debe almacenar sus archivos?
mira, estamos en 2019., Ya no escribimos los números de teléfono de nuestros amigos en la agenda, y cuando la compañía telefónica deja una guía telefónica en nuestras puertas hoy, los tuiteamos enojados por destruir el medio ambiente.
entonces should ¿deberíamos siquiera hablar de cómo organizar archivos físicos? ¿No deberíamos ir todos sin papel?
bueno, si eres como yo, la respuesta es «mayormente sí».,
cada vez que tengo un pedazo de papel, mi primer instinto es:
- Reciclar (esto sucede a la mayoría de los mail que me get)
- Digitalizar… y luego reciclar (o destruir) es
no me gusta llevar un montón de papel en mi vida. Prefiero almacenar todos mis archivos en la nube, donde no ocupan espacio y se puede acceder a ellos en todos mis dispositivos.
sin embargo, hay ciertas cosas que solo necesitan mantenerse en forma física.,
guarde todos estos documentos en su sistema de archivos físico:
- documentos de identificación y pasaportes
- certificado de nacimiento
- tarjetas de Seguro Social
- licencias comerciales (si tiene un negocio)
- licencia de matrimonio (si está casado)
- títulos de vehículos, documentos de préstamos y documentos de registro
- Escrituras de Casa y documentos de hipoteca
- testamentos y Testamentos en vida
si usted es un estudiante, es posible que no tenga muchos de estos tipos de documentos en este momento; sin embargo, es probable que adquiera algunos de ellos en el futuro, y querrá un lugar seguro para guardarlos.,
Además, es posible que desee guardar alrededor de ciertos documentos sentimentales-recortes de artículos de periódicos que se mencionan en o escribió usted mismo, tarjetas de cumpleaños extra especiales, dibujos a lápiz de su hermano pequeño-ese tipo de cosas.
sea lo que sea, utilice el siguiente sistema para organizarlo y almacenarlo.,
el sistema de tres ubicaciones para organizar archivos
Cuando se trata de organizar archivos físicos, utilizo un sistema simple que consta de tres ubicaciones:
- Main file box
- Inbox
- Portable file folder
Hay un par de otras ubicaciones opcionales que puede agregar a su sistema (que cubriré más adelante), pero estas tres cubrirán la gran mayoría de sus necesidades.
Main File Box
El main file box es el lugar donde la mayoría de tus archivos físicos eventualmente terminarán (si no vas a digitalizarlos).,
Si tiene muchos papeles que necesita almacenar, puede comprar un archivador de múltiples cajones para este propósito; sin embargo, me parece que una sola caja de archivos es más que suficiente para mí.
Esta caja de archivos está construida para almacenar carpetas colgantes, cada una de las cuales recibe una etiqueta. La mayoría de las carpetas colgantes vienen con etiquetas incluidas.
ahora, cuando esté creando su estructura aquí, es una buena idea tratar de adherirse a la estructura de «árbol» que utilizó para sus archivos digitales.
utilice cada carpeta colgante como una carpeta de nivel superior., Esto podría ser todo lo que necesita; si usted es como yo, no tendrá un montón de archivos físicos y no tendrá que ir más profundo.
si necesitas profundizar, sin embargo, tienes algunas opciones. La primera es simplemente poner varias carpetas regulares dentro de sus carpetas colgantes.
en realidad tengo un ejemplo para esto; mi propietario dejó una caja de archivos completa con la casa que estoy alquilando porque ella es supremamente organizada (honestamente, ella debería estar escribiendo este artículo en lugar de mí).,
cada carpeta colgante es solo una letra del alfabeto; en cada una hay una carpeta para cada pieza de la casa: la puerta del garaje, el sistema de seguridad, el refrigerador, etc.
otro método es usar trozos de papel de impresora como divisores y luego colocar banderas adhesivas en los bordes de cada uno para crear etiquetas que se peguen al resto de sus papeles.
también podría usar papel de construcción más grueso si desea que estos divisores se sientan más sustanciales que sus papeles normales.,
Este método no es tan bueno como usar carpetas dentro de carpetas, ya que ese método le permite sacar una carpeta específica cuando necesita trabajar con ella. Sin embargo, es más barato y ocupa menos espacio.,
bandeja de entrada
Sé honesto conmigo aquí: cuando recibes un correo que necesita entrar en tu caja de archivos, ¿con qué frecuencia abres inmediatamente esa caja de archivos y la colocas en el lugar correcto?
apostaría una conjetura que no es el 100% de las veces, y que la mesa de la cocina se utiliza a menudo como un lugar conveniente para tirar cosas que se «tratan más tarde.»
Aquí está la cosa: Esto está bien. Probablemente no debería abrir su caja de archivos y encontrar la carpeta exacta para cada archivo que obtenga en el momento exacto en que lo obtenga., Es mucho más eficiente tener un tiempo específico bloqueado para procesar todos sus archivos no organizados, correo, mensajes crípticos escritos en cartas de revistas recortadas y clavados en su puerta, etc.
sin embargo, la mesa de su cocina no merece ser un vertedero para todas estas cosas mientras tanto. Ese es un trabajo para tu bandeja de entrada.
una bandeja de entrada es una bandeja simple (o pila de bandejas si quieres ponerte elegante) que se encuentra en tu escritorio. Cada vez que recibes algo que necesita ser procesado más tarde, lo pones en la bandeja de entrada. Allí esperará el procesamiento.,
al menos una vez a la semana, revisa todo en la bandeja de entrada y decide qué hay que hacer con cada pieza: lidiar con ella (si representa una tarea, como una factura de agua), digitalizarla, reciclarla o ponerla en tu sistema de archivos principal.
carpeta de archivos portátil
la pieza final de su rompecabezas de organización de archivos físicos es la que viaja con usted.
Cuando usted está fuera de la casa y lejos de su caja de archivos y bandeja de entrada, todavía necesita alguna manera de almacenar con cualquier papel que obtenga en el trabajo, clase, o de ese tipo fuera de su cafetería local con su cartel de «el fin está cerca».,
Ahora, dependiendo del tipo de trabajo que realice y las clases a las que asista, su carpeta de archivos portátil puede funcionar como una bandeja de entrada portátil (que borra regularmente) o como una mini caja de archivos que en realidad contiene documentos durante una cantidad significativa de tiempo.
Si eres como yo, no tienes ningún documento físico que necesites llevar contigo. Es posible que lleve un cuaderno físico (tal vez sea un usuario de bullet journal) o una novela, pero en realidad no lleva hojas de trabajo y otros documentos.,
si ese es el caso, entonces te recomiendo mantener una sola carpeta en tu bolsa y usarla como bandeja de entrada portátil. Esto le da un lugar seguro para almacenar temporalmente cualquier papel que obtenga mientras está fuera de casa, y no ocupa mucho espacio.
cuando llegue a casa todos los días, puede mover cualquier documento y panfletos del fin del mundo que haya recibido a su caja de archivos principal, a su bandeja de entrada o a la papelera de reciclaje.
pero, ¿qué pasa si eres un estudiante que necesita llevar tareas y folletos?,
¿O qué pasa si eres una persona de negocios de alto poder y cabello liso que necesita llevar, ya sabes, papeles de negocios?
si este es el caso, entonces una sola carpeta probablemente no va a cortar la mostaza. (En realidad, el borde de una carpeta es más que capaz de cortar mostaza, pero estoy divagando)
en su lugar, mira cómo obtener una carpeta de acordeón portátil (recomiendo esta de Five Star). Estos vienen en toneladas de diseños diferentes, desde los que solo tienen una solapa cercana a los que se cierran con cremallera y tienen pestañas incorporadas para las etiquetas.,
todos estos tienen una cosa en común: te dan varias carpetas en un paquete delgado y compacto, lo que significa que actúan como una caja de archivos portátil con la que puedes trabajar.
Puede separar y organizar fácilmente todos los diferentes documentos para sus clases o negocios muy importantes, y a diferencia de los carpetas de la vieja escuela con una columna vertebral dura, se expanden o contraen en función de la cantidad que lleva.,
ubicaciones de archivos opcionales
el sistema de tres ubicaciones probablemente será todo lo que necesita para la gran mayoría de sus archivos, especialmente si decide comenzar a digitalizar la mayoría de ellos. Sin embargo, hay algunas excepciones potenciales. Aquí voy a cubrir un par que usted puede querer considerar.
cuadro de Manuales
Un tipo de «archivo» físico que casi nunca digitalizo son manuales de productos. Tengo manuales para mi cortadora de césped, piano digital, cámara, y varias otras cosas que he comprado., Estos suelen ser bastante gruesos, por lo que ocuparían mucho espacio en mi caja de archivos principal si intentara almacenarlos allí.
Por eso también tengo una «caja de manuales». En mi caso, es solo una caja de cartón en mi sótano donde guardo los manuales de las cosas que compro. No es muy organizado. Cada vez que compro algo y creo que debería quedarme con el manual, lo tiro en la caja.
Por supuesto, puede organizarse con su caja de manuales – de hecho, la caja de archivos de mi propietario es, de hecho, una caja de manuales hiper-organizada., Cuando finalmente sea dueño de mi propia casa, estaré construyendo una caja de manuales organizada de manera similar.
por ahora, sin embargo, el número de manuales que poseo es lo suficientemente pequeño como para que una sola caja, sin carpetas, funcione bien.
recuerde, a veces sobre-optimizar una pequeña parte de su vida toma tanto tiempo que su vida en general se vuelve menos optimizada.
caja de seguridad
para sus documentos muy sensibles, hombre. Las cajas de seguridad se pueden alquilar en la mayoría de los bancos por una tarifa anual, que puede variar de un banco a otro y de un lugar a otro.,
también hay empresas que se centran solo en cajas de seguridad, y es posible que las encuentre más baratas. Una que encontré aquí en Denver alquila cajas pequeñas por 1 125 al año.
personalmente, no uso una caja de seguridad. Para documentos importantes, tengo escaneos de copia de seguridad. Sin embargo, también vivo en una casa donde siento que mis documentos son bastante seguros.
En otras ocasiones durante mi vida, sin embargo, viví en dormitorios con compañeros de cuarto que a menudo dejaban la puerta abierta – o bien abierta. Si usted es una situación de vida igualmente insegura, una caja de seguridad podría ser una inversión sabia.,
cómo pasar sin papel: digitalizar sus archivos físicos
para completar esta guía, quiero hablar de algo que es incluso mejor que almacenar y organizar adecuadamente sus archivos en papel; es decir, digitalizarlos y luego eliminar las versiones físicas de su vida.
así es: Es hora de adoptar el estilo de vida (en su mayoría) sin papel.
La digitalización es el proceso de escanear sus archivos físicos y convertirlos en imágenes electrónicas o PDF., A partir de ahí, puede insertarlos fácilmente en su sistema de carpetas de computadora bellamente construido, donde:
- ya no ocupan espacio en su casa o mochila
- Se pueden hacer copias de seguridad y se pueden hacer invulnerables a incendios, matones o gorilas de Zoológico escapados
- Se pueden buscar (si los guarda como PDF, o well bueno, siga leyendo.)
personalmente, trato de digitalizar casi todos los papeles que recibo. A menos que esté tratando con un manual de producto grueso (y no pueda encontrar un PDF en línea para reemplazarlo), lleva muy poco tiempo digitalizar un papel.,
esto es especialmente cierto ahora que casi todo el mundo tiene una cámara de ultra alta resolución incorporada en su teléfono. En el pasado, las únicas formas fáciles de digitalizar documentos eran comprar un escáner o ir a Kinko’s o Staples y escanear documentos allí.
ahora, solo puede usar su teléfono – lo que significa que puede digitalizar folletos, recibos y otros documentos donde quiera que esté.
Además, si está utilizando la aplicación correcta, puede enviar automáticamente sus escaneos a su sistema de archivos.
así es como digitalizo mis archivos., Primero, observaré que en su mayor parte prefiero enviar todos mis escaneos A Mi cuenta de Evernote en lugar de mi sistema de archivos Real. Si has tomado mi curso de sistemas de productividad (que es gratuito usando ese enlace), es posible que sepas que uso Evernote como un segundo cerebro.
toda mi investigación de artículos, notas de libros, recetas, entradas de diario y otras ideas van a Evernote., (Tenga en cuenta que hay otras opciones: consulte nuestra lista de las 10 mejores aplicaciones para tomar notas en 2020 para ver las mejores.)
dado que la interfaz de usuario de Evernote me permite ver el contenido de una nota individual justo al lado de todas mis notas y cuadernos (en lugar de obligarme a abrir cosas en un programa separado), me parece un lugar mucho más eficiente para almacenar ideas. Es por eso que elijo enviar escaneos allí también.
sin embargo, hay otra razón: Evernote hace que tus escaneos sean buscables, incluso si son imágenes.,
tiendo a cargar mis escaneos como archivos PDF, pero también puedes agregar imágenes a Evernote y su algoritmo de Reconocimiento óptico de caracteres te permitirá buscar cualquier texto en ellos (incluso si está escrito a mano).
la mejor aplicación gratuita de escáner de documentos
con todo lo dicho, en realidad no uso la herramienta de escaneo integrada de Evernote para digitalizar los documentos que obtengo.
en su lugar, USO Una aplicación llamada Scanbot (iOS / Android).
he descubierto que la capacidad de Scanbot para detectar rápidamente los bordes de un pedazo de papel (o tarjeta de visita, o recibo, o una tarjeta mágica: la recolección) es mucho mejor que la de Evernote, y también puedes escanear varias páginas a la vez: cuando hayas terminado, la aplicación puede coserlas en un solo PDF.
estas características hacen que el escaneo sea mucho más rápido, pero hay otra razón por la que me gusta tanto Scanbot: la función de carga automática.,
dentro de la configuración de la aplicación, puede elegir un destino al que se cargarán automáticamente todos los escaneos nuevos. Los destinos incluyen:
- Evernote (el que uso)
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- mucho más, incluso incluyendo FTP y WebDAV
Además, puede elegir una carpeta de carga específica o un cuaderno para la mayoría de los destinos. En Evernote, he puesto el mío en un cuaderno llamado !Bandeja de entrada, que también es el lugar donde creo la mayoría de las notas de texto nuevas (lo he nombrado con un «!,»símbolo por lo que se sienta en la parte superior de mi lista de libretas).
Scanbot tiene un inconveniente significativo: la versión Pro se ha vuelto bastante cara en los últimos meses.
como resultado, Estoy planeando probar otras aplicaciones de escaneo en un futuro cercano y actualizar esta guía con una nueva selección recomendada. Mientras tanto, echa un vistazo a esta lista para algunas alternativas.
Nota: Si utilizas una aplicación de escáner de documentos que envía escaneos a Evernote, Google Drive, Dropbox u otra aplicación sincronizada en la nube, se realizará una copia de seguridad razonable de tus archivos digitalizados. Sin embargo, debe asegurarse de que lo sean., Si sus escaneos solo existen en un solo disco duro de la computadora, podrían perderse en un instante si ese disco duro falla.
crea una carpeta de «bandeja de entrada» en tu computadora
quiero hacer una nota final sobre la digitalización: si eliges cargar tus archivos digitalizados en el sistema de carpetas nativo de tu computadora, en lugar de una aplicación como Evernote, entonces podría ser una buena idea que crees una carpeta de «bandeja de entrada» en tu computadora.
algunas personas realmente usan una carpeta de bandeja de entrada digital como una bandeja de entrada física, guardando todos los archivos nuevos y luego reubicándolos más adelante., No hago esto por un par de razones:
- La mayoría de mis carpetas de acceso frecuente están ancladas a mi barra lateral de acceso rápido, por lo que abrirlas no lleva mucho tiempo.
- gran parte de mi trabajo consiste en la edición de vídeo, y los proyectos de vídeo están llenos de material de archivo, imágenes, música y otros documentos. Cambiar las ubicaciones de los archivos de esos activos puede romper un proyecto.
sin embargo, el uso de una carpeta de bandeja de entrada para sus cargas de escaneo automático es una muy buena idea, ya que le permite escanear un documento en segundos y seguir adelante con su vida., Usted no quiere estar de pie en la tienda de comestibles, cavar a través de carpetas en Google Drive con el fin de encontrar el adecuado para ese recibo que acaba de escanear.
en su lugar, siéntese una vez a la semana y procese la carpeta Bandeja de entrada, tal como lo haría con una bandeja de entrada física. Esto es exactamente lo que hago con mi !INBOX notebook en Evernote también.
Cuando trabaja de esta manera, puede agrupar de manera eficiente todas sus tareas de clasificación, eliminando la mayor fricción posible de las múltiples veces durante la semana en las que puede optar por escanear un documento.,
triturar documentos sensibles
ahora, una vez que haya digitalizado un documento, probablemente querrá deshacerse de la versión en papel. Tienes varias opciones para hacer esto:
- reciclarlo-esta es la mejor opción para la mayoría de las cosas.
- tíralo a la basura-si quieres demostrar que» el fin está cerca » chico derecho y dañar el planeta.
- Burn it-compruebe sus leyes locales contra incendios y prohibiciones actuales, y no quemar cosas brillantes! Aquí hay una guía si realmente quieres hacer esto.
- cómelo-Si eres una cabra, ya lo has hecho.,
sin embargo, usted debe saber que ciertos personajes desagradables han sido conocidos para cavar a través de la basura y contenedores de reciclaje, en busca de papel que contiene información personal que pueden robar. No deje que su información personal caiga en manos de estos oportunistas sin escrúpulos.
cada vez que digitalice cualquier cosa que contenga números de cuenta, su número de Seguro social, datos financieros u otra información personal, haga como un villano de la tortuga Ninja y luego triture.,
uso una trituradora de corte transversal, que es más segura que una trituradora básica de corte en tiras, ya que corta papel en trozos pequeños en lugar de tiras largas que se pueden pegar fácilmente (la embajada estadounidense en Teherán aprendió esto de la manera difícil en los años 1970 y 80).
no es demasiado caro, y puede mantenerlo en una especie de modo siempre encendido para que comience a triturarse instantáneamente cuando se alimenta en un pedazo de papel. ¡Y definitivamente es menos trabajo que lidiar con el robo de su información!, Hablando de eso, es posible que desee escuchar nuestro episodio de podcast sobre prácticas de seguridad digital también.
la organización es un proceso a largo plazo
como probablemente sepa, simplemente configurar un sistema para organizar sus archivos no es suficiente: tiene que usarlo realmente.
una vez que haya terminado de implementar todo lo de esta guía, asegúrese de tomarse el tiempo para organizar adecuadamente los nuevos documentos cuando los Obtenga. Póngalos en su bandeja de entrada o sistema de archivos portátil de inmediato, luego procesarlos de forma regular.,
Además, puede ser útil tener una tarea programada, una vez cada 3-4 meses, por ejemplo, para revisar su sistema de archivos y asegurarse de que esté funcionando. Si algo está fuera de lugar, ponlo de nuevo en su lugar.
este proceso ayudará a evitar que la «entropía» (o caos) entre en su sistema de archivos, asegurando que siempre sepa dónde está todo.,
si quieres estar aún más organizado, echa un vistazo a estos artículos:
- Cómo crear un gran espacio de estudio (con Ejemplos)
- Cómo tomar mejores notas: los 6 Mejores Sistemas de toma de notas
- Cómo mantenerse fácilmente organizado y productivo en la Universidad
- Cómo el Bullet Journal puede hacerte un estudiante más productivo
- ¿quieres estar más organizado? Haz estas 9 cosas