Se sei come la persona media, probabilmente hai diversi punti “non ufficiali” per i vari file, documenti e documenti che si fanno strada nella tua vita.
La tua scrivania è un probabile candidato, così come il tuo tavolo da cucina – e, naturalmente, c’è il fondo del tuo zaino, dove i documenti vanno a morire e non vengono mai recuperati.
Bene, preparati a baciare la tua media-ness – e tutti i pasticci in questi luoghi – addio.,
Incanalando l’energia spirituale combinata di Marie Kondo e Leslie Knope, ho creato questa guida che ti mostrerà come organizzare facilmente tutti i tuoi file, documenti e documenti.
Inizieremo le cose cercando di capire quale dei tuoi file dovrebbe essere effettivamente su carta (piuttosto che sul tuo computer). Quindi, parleremo di come organizzare ed elaborare quei file utilizzando il sistema a tre posizioni. Infine, approfondiremo come puoi iniziare a digitalizzare i tuoi file.
Iniziamo.
Fisico vs digitale: come si dovrebbe memorizzare i file?
Guarda, è il 2019., Non stiamo scrivendo i numeri di telefono dei nostri amici su Rolodexes più, e quando la compagnia telefonica lascia un elenco telefonico sulla nostra porta di casa oggi, abbiamo con rabbia tweet contro di loro per distruggere l’ambiente.
Quindi should dovremmo anche parlare di come organizzare i file fisici? Non dovremmo essere tutti senza carta?
Beh, se sei come me, la risposta è “principalmente sì”.,
Ogni volta che ottengo un pezzo di carta, il mio primo istinto è quello di:
- Riciclarlo (questo accade alla maggior parte della posta che ricevo)
- Digitalizzarlo… e poi riciclarlo (o distruggerlo)
Non mi piace tenere un sacco di carta nella mia vita. Preferirei archiviare tutti i miei file nel cloud, dove non occupano spazio e sono accessibili su tutti i miei dispositivi.
Tuttavia, ci sono alcune cose che devono solo essere mantenute in forma fisica.,
Tenere tutti questi documenti nel file system fisico:
- documenti di identità e passaporti
- certificato di Nascita
- carte di sicurezza Sociale
- licenze Commerciali (se si dispone di un business)
- licenza di Matrimonio (se sei sposato)
- Veicoli titoli, documenti prestito, e documenti di registrazione
- Casa di atti e documenti di ipoteca
- Volontà e testamento biologico
Se sei uno studente, si potrebbe non avere molti di questi tipi di documenti in questo momento; tuttavia, è probabile che per acquisire alcuni di loro in futuro, e in un luogo sicuro per mantenere la loro.,
Inoltre, potresti voler mantenere alcuni documenti sentimentali – ritagli di articoli di giornale in cui sei stato menzionato o scritto da solo, biglietti d’auguri extra-speciali, disegni a pastello del tuo fratellino – quel genere di cose.
Qualunque cosa sia, usa il seguente sistema per organizzarlo e memorizzarlo.,
Tre-Sistema di Localizzazione per l’Organizzazione di File
Quando si tratta di organizzare i file fisici, io uso un sistema molto semplice, che consiste in tre posizioni:
- Main box dei file
- Posta
- Portatile cartella di file
Ci sono un paio di altri opzionale località che è possibile aggiungere al vostro sistema (di cui si parlerà più avanti), ma questi tre coprirà la maggior parte delle vostre esigenze.
Casella file principale
La casella file principale è il luogo in cui la maggior parte dei tuoi file fisici dovrebbe finire (se non hai intenzione di digitalizzarli).,
Se si dispone di un sacco di documenti è necessario memorizzare, si potrebbe acquistare un multi-cassetto schedario per questo scopo; tuttavia, trovo che una singola casella di file è più che sufficiente per me.
Questa casella di file è costruita per memorizzare le cartelle sospese, ognuna delle quali ottiene un’etichetta. La maggior parte delle cartelle appese sono dotate di etichette incluse.
Ora, quando stai creando la tua struttura qui, è una buona idea cercare di aderire alla struttura “ad albero” che hai usato per i tuoi file digitali.
Usa ogni cartella sospesa come cartella di primo livello., Questo potrebbe essere tutto ciò di cui hai bisogno; se sei come me, non avrai un sacco di file fisici e non avrai bisogno di approfondire.
Se hai bisogno di andare più a fondo, però, hai alcune opzioni. Il primo è quello di mettere semplicemente più cartelle regolari all’interno delle cartelle sospese.
In realtà ho un esempio per questo; il mio padrone di casa ha lasciato un’intera scatola di file con la casa che sto affittando perché è estremamente organizzata (onestamente, dovrebbe scrivere questo articolo invece di me).,
Ogni cartella appesa è solo una lettera dell’alfabeto; in ognuna c’è una cartella per ogni pezzo della casa: la porta del garage, il sistema di sicurezza, il frigorifero, ecc.
Un altro metodo consiste nell’utilizzare pezzi di carta per stampante come divisori e quindi attaccare bandiere appiccicose ai bordi di ciascuno per creare etichette che si attaccano al resto dei documenti.
Potresti anche usare carta da costruzione più spessa se volevi che questi divisori si sentissero più sostanziosi dei tuoi normali documenti.,
Questo metodo non è così bello come usare folders-within-folders, in quanto questo metodo consente di estrarre una cartella specifica quando è necessario lavorarci. È, tuttavia, più economico – e occupa meno spazio.,
Posta in arrivo
Sii onesto con me qui: quando ricevi un pezzo di posta che deve andare nella tua casella di file, quanto spesso apri immediatamente quella casella di file e la metti nel posto giusto?
Scommetterei che non è il 100% delle volte, e che il tuo tavolo da cucina se spesso usato come un posto conveniente per lanciare cose che verranno “trattate in seguito.”
Ecco la cosa: va bene. Probabilmente non dovresti aprire la tua casella di file e trovare la cartella esatta per ogni file che ottieni nel momento esatto in cui lo ottieni., È molto più efficiente avere un tempo specifico bloccato per l’elaborazione di tutti i file non organizzati, posta, messaggi criptici scritti in lettere di riviste ritagliate e inchiodati alla tua porta, ecc.
Tuttavia, il tuo tavolo da cucina non merita di essere una discarica per tutte queste cose nel frattempo. Questo è un lavoro per la tua casella di posta.
Una casella di posta è un semplice vassoio (o una pila di vassoi se si vuole ottenere fantasia) che si trova sulla scrivania. Ogni volta che ottieni qualcosa che deve essere elaborato in seguito, lo metti nella posta in arrivo. Lì aspetterà l’elaborazione.,
Almeno una volta alla settimana, passa attraverso tutto nella posta in arrivo e decidi cosa deve essere fatto con ogni pezzo – affrontalo (se rappresenta un compito, come una bolletta dell’acqua), digitalizzalo, riciclalo o inseriscilo nel tuo file system principale.
Cartella di file portatile
L’ultimo pezzo del tuo puzzle di organizzazione dei file fisici è quello che viaggia con te.
Quando sei fuori di casa e lontano dalla tua casella di file e dalla tua casella di posta, hai ancora bisogno di un modo per archiviare con tutti i documenti che ottieni al lavoro, in classe o da quel ragazzo fuori dalla tua caffetteria locale che tiene il suo segno “La fine è vicina”.,
Ora, a seconda del tipo di lavoro che fai e delle lezioni che frequenti, la tua cartella di file portatile può funzionare come una casella di posta portatile (che cancella regolarmente) o una mini scatola di file che in realtà contiene documenti per una quantità significativa di tempo.
Se sei come me, non hai documenti fisici che devi portare con te. Potresti portare un notebook fisico (forse sei un utente di bullet journal) o un romanzo, ma in realtà non stai portando fogli di lavoro e altri documenti.,
Se è così, ti consiglio di tenere una singola cartella nella tua borsa e usarla come casella di posta portatile. Questo ti dà un posto sicuro per conservare temporaneamente tutti i documenti che ottieni mentre sei in giro, e non occupa molto spazio.
Quando arrivi a casa ogni giorno, puoi spostare tutti i documenti e gli opuscoli della fine del mondo che hai ricevuto nella tua casella di file principale, nella tua casella di posta o nel cestino.
Ma cosa succede se sei uno studente che ha bisogno di portare in giro compiti e dispense?,
O se sei un uomo d’affari ad alta potenza e dai capelli lisci che ha bisogno di portare in giro, sai, documenti commerciali?
Se questo è il caso, probabilmente una singola cartella non taglierà la senape. (In realtà, il bordo di una cartella è più che in grado di tagliare la senape – ma sto divagando)
Invece, guarda come ottenere una cartella di fisarmonica portatile (consiglio questo da Five Star). Questi sono disponibili in tonnellate di disegni diversi, da quelli che hanno solo un lembo vicino a quelli che zip up e hanno schede integrate per le etichette.,
Tutti questi hanno una cosa in comune: ti danno diverse cartelle in un unico pacchetto sottile e compatto, il che significa che agiscono come una scatola di file portatile da cui puoi lavorare.
Puoi facilmente separare e organizzare tutti i diversi documenti per le tue classi o affari molto importanti e, a differenza dei leganti della vecchia scuola con una spina dorsale dura, si espandono o si contraggono in base a quanto stai trasportando.,
Posizioni dei file opzionali
Il sistema a tre posizioni sarà molto probabilmente tutto ciò di cui hai bisogno per la stragrande maggioranza dei tuoi file, specialmente se decidi di iniziare a digitalizzarne la maggior parte. Tuttavia, ci sono alcune potenziali eccezioni. Qui ho intenzione di coprire un paio che si può prendere in considerazione.
Manuals Box
Un tipo di “file” fisico che non digitalizzo quasi mai sono manuali di prodotto. Ho manuali per il mio tosaerba, pianoforte digitale, macchina fotografica, e varie altre cose che ho comprato., Questi sono spesso piuttosto spessi, quindi occuperebbero molto spazio nella mia casella di file principale se provassi a memorizzarli lì.
Ecco perché ho anche una “scatola dei manuali”. Nel mio caso, è solo una scatola di cartone nella mia cantina dove conservo i manuali per le cose che compro. Non è molto organizzato. Ogni volta che compro qualcosa e penso che dovrei tenere il manuale, lo butto nella scatola.
Naturalmente, puoi essere organizzato con la tua scatola dei manuali – in effetti, la scatola dei file del mio padrone di casa è, in effetti, una scatola dei manuali iper-organizzata., Quando alla fine possiedo la mia casa, costruirò una scatola di manuali organizzata in modo simile.
Per ora, però, il numero di manuali che possiedo è abbastanza piccolo che una singola scatola – senza cartelle – funziona bene.
Ricorda, a volte l’ottimizzazione eccessiva di una piccola parte della tua vita richiede così tanto tempo che la tua vita in generale diventa meno ottimizzata.
Cassetta di sicurezza
Per i tuoi documenti molto sensibili, amico. Le cassette di sicurezza possono essere affittate presso la maggior parte delle banche per un costo annuale, che può variare da banca a banca e da posizione a posizione.,
Ci sono anche aziende che si concentrano solo su cassette di sicurezza, e si potrebbe trovare loro di essere più conveniente. Uno che ho trovato qui a Denver affitta piccole scatole per $125 all’anno.
Personalmente, non uso una cassetta di sicurezza. Per i documenti importanti, ho scansioni di backup. Tuttavia, vivo anche in una casa dove sento che i miei documenti sono abbastanza sicuri.
Altre volte durante la mia vita, però, ho vissuto in dormitori con compagni di stanza che spesso lasciavano la porta aperta o spalancata. Se sei una situazione di vita simile insicuro, una cassetta di sicurezza potrebbe essere un investimento saggio.,
Come andare senza carta: Digitalizzare i file fisici
Per completare questa guida, voglio parlare di qualcosa che è anche meglio di memorizzare correttamente e organizzare i file cartacei; vale a dire, digitalizzarli e quindi rimuovere le versioni fisiche dalla tua vita.
Proprio così: è il momento di adottare lo stile di vita (per lo più) senza carta.
La digitalizzazione è il processo di scansione dei file fisici e trasformarli in immagini elettroniche o PDF., Da lì, puoi facilmente inserirli nel tuo sistema di cartelle del computer ben costruito, dove:
- Non occupano più spazio nella tua casa o nello zaino
- Può essere eseguito il backup e reso invulnerabile a incendi, bulli o gorilla dello zoo sfuggiti
- Sono ricercabili (se li salvi come PDF,o well beh, continua a leggere.)
Personalmente, cerco di digitalizzare quasi tutti i documenti che ottengo. A meno che non abbia a che fare con un manuale di prodotto spesso (e non riesca a trovare un PDF online per sostituirlo), ci vuole pochissimo tempo per digitalizzare un documento.,
Questo è particolarmente vero ora che quasi tutti hanno una fotocamera ad altissima risoluzione integrata nel loro telefono. In passato, gli unici modi semplici per digitalizzare i documenti erano di acquistare uno scanner o scendere a un Kinko o Staples e scansionare i documenti lì.
Ora, si può semplicemente utilizzare il telefono – il che significa che è possibile digitalizzare dispense, ricevute, e altri documenti ovunque ci si trovi.
Inoltre, se si sta utilizzando l’applicazione giusta, è possibile inviare automaticamente le scansioni nel file system.
Ecco come digitalizzo i miei file., Innanzitutto, noterò che per la maggior parte preferisco inviare tutte le mie scansioni nel mio account Evernote piuttosto che nel mio file system effettivo. Se hai preso il mio corso di sistemi di produttività (che è gratuito utilizzando quel link), si potrebbe sapere che io uso Evernote come un secondo cervello.
Tutte le mie ricerche di articoli, note di libri, ricette, voci di diario e altre idee vanno in Evernote., (Si noti che ci sono altre opzioni-Controlla la nostra Top 10 Prendere appunti Applicazioni nel 2020 lista per vedere i migliori.)
Poiché l’interfaccia utente di Evernote mi consente di vedere il contenuto di una singola nota accanto a tutti i miei appunti e quaderni (invece di costringermi ad aprire le cose in un programma separato), trovo che sia un posto molto più efficiente per memorizzare le idee. Ecco perché ho scelto di inviare scansioni anche lì.
C’è un altro motivo, però – Evernote rende le scansioni ricercabili, anche se sono immagini.,
Tendo a caricare le mie scansioni come PDF, ma è anche possibile aggiungere immagini in Evernote e il suo algoritmo di riconoscimento ottico dei caratteri vi permetterà di cercare qualsiasi testo in loro (anche se si tratta di scrittura a mano).
La migliore app gratuita per scanner di documenti
Detto questo, in realtà non uso lo strumento di scansione integrato di Evernote per digitalizzare i documenti che ottengo.
Invece, uso un’app chiamata Scanbot (iOS | Android).
ho trovato che Scanbot capacità di rilevare rapidamente i bordi di un pezzo di carta (o di carta di credito, o ricevuta, o Magic: The Gathering card) è molto meglio di Evernote, e sei anche in grado di eseguire la scansione di più pagine in una sola volta – quando hai fatto, l’applicazione può unire in un unico PDF.
Queste funzionalità rendono la scansione molto più veloce, ma c’è un altro motivo per cui mi piace Scanbot così tanto: la funzione di caricamento automatico.,
All’interno delle impostazioni dell’app, puoi scegliere una destinazione in cui verranno caricate automaticamente tutte le nuove scansioni. Le destinazioni includono:
- Evernote (quello che uso)
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- Molto altro ancora, anche tra cui FTP e WebDAV
Inoltre, è possibile scegliere una cartella di caricamento specifico o notebook per la maggior parte delle destinazioni. In Evernote, ho impostato il mio su un notebook chiamato !POSTA IN ARRIVO, che è anche il luogo in cui creo la maggior parte delle nuove note di testo (l’ho chiamato con un “!,”simbolo in modo che si trova in cima alla mia lista notebook).
Scanbot ha uno svantaggio significativo: la versione Pro è diventata piuttosto costosa negli ultimi mesi.
Di conseguenza, ho intenzione di testare altre app di scansione nel prossimo futuro e aggiornare questa guida con una nuova scelta consigliata. Nel frattempo, controlla questa lista per alcune alternative.
Nota: se stai utilizzando un’app per scanner di documenti che invia scansioni a Evernote, Google Drive, Dropbox o qualche altra app sincronizzata nel cloud, i tuoi file digitalizzati verranno ragionevolmente sottoposti a backup. Tuttavia, dovresti assicurarti che lo siano., Se le scansioni esistono solo su un singolo disco rigido del computer, potrebbero essere persi in un istante se il disco rigido non riesce.
Crea una cartella “Posta in arrivo” sul tuo computer
Voglio fare un’ultima nota sulla digitalizzazione: se scegli di caricare i tuoi file digitalizzati nel sistema di cartelle nativo del tuo computer, invece di un’app come Evernote, allora potrebbe essere una buona idea per te creare una cartella “Posta in arrivo” sul tuo computer.
Alcune persone in realtà usano una cartella di posta in arrivo digitale proprio come una casella di posta fisica, salvando tutti i nuovi file e poi trasferendoli in seguito., Non lo faccio per un paio di motivi:
- La maggior parte delle mie cartelle con accesso frequente sono bloccate nella mia barra laterale di accesso rapido, quindi aprirle non richiede molto tempo.
- Un sacco di mio lavoro coinvolge l’editing video, e progetti video sono pieni di filmati, immagini, musica e altri documenti. La modifica delle posizioni dei file per tali risorse può interrompere un progetto.
Tuttavia, utilizzando una cartella Posta in arrivo per i caricamenti di scansione automatica è davvero una buona idea, perché permette di eseguire la scansione di un documento in pochi secondi e andare avanti con la tua vita., Non vuoi stare in piedi nel negozio di alimentari, scavando tra le cartelle in Google Drive per trovare quella giusta per quella ricevuta appena scansionata.
Invece, sedersi una volta alla settimana ed elaborare la cartella posta in arrivo, proprio come si farebbe con una casella di posta fisica. Questo è esattamente quello che faccio con il mio !Posta IN ARRIVO notebook in Evernote pure.
Quando si lavora in questo modo, si esegue in modo efficiente il batch di tutte le attività di ordinamento, rimuovendo il maggior attrito possibile dalle più volte durante la settimana in cui è possibile scegliere di eseguire la scansione di un documento.,
Distruggi documenti sensibili
Ora, una volta digitalizzato un documento, probabilmente vorrai sbarazzarti della versione cartacea. Hai diverse opzioni per farlo:
- Riciclalo – questa è l’opzione migliore per la maggior parte delle cose.
- Buttalo via – se vuoi dimostrare che” La fine è vicina ” ragazzo giusto e danneggiare il pianeta.
- Burn it-controllare le leggi locali di fuoco e divieti attuali, e non bruciare roba lucida! Ecco una guida se si vuole veramente fare questo.
- Mangialo-se sei una capra, lo hai già fatto.,
Tuttavia, si dovrebbe sapere che alcuni personaggi sgradevoli sono stati conosciuti per scavare attraverso la spazzatura e riciclare bidoni, alla ricerca di carta che contiene informazioni personali che possono rubare. Non lasciate che le vostre informazioni personali cadere nelle mani di questi opportunisti senza scrupoli.
Ogni volta che digitalizzi qualsiasi cosa contenente numeri di conto, il tuo numero di previdenza sociale, dati finanziari o altre informazioni personali, fai come un cattivo Ninja Turtle e distruggilo in seguito.,
Io uso un trituratore cross-cut, che è più sicuro di un trituratore di base strip-cut dal momento che taglia la carta in piccoli pezzi invece di lunghe strisce che possono essere facilmente incollati di nuovo insieme (l’Ambasciata americana a Teheran imparato questo nel modo più duro nel 1970 e ‘ 80).
Non è troppo costoso, e si può tenere in una sorta di modalità always-on in modo che inizia immediatamente triturazione quando si alimenta in un pezzo di carta. Ed è sicuramente meno lavoro che occuparsi di avere le tue informazioni rubate!, A proposito, potresti voler ascoltare anche il nostro episodio podcast sulle pratiche di sicurezza digitale.
L’organizzazione è un processo a lungo termine
Come probabilmente saprai, semplicemente impostare un sistema per organizzare i tuoi file non è sufficiente: devi effettivamente usarlo.
Una volta che hai finito di implementare tutto da questa guida, assicurarsi che effettivamente prendere il tempo per organizzare correttamente i nuovi documenti quando li ottenete. Mettili nella tua casella di posta o nel file system portatile subito, quindi elaborali regolarmente.,
Inoltre, può essere utile avere un’attività di pianificazione – una volta ogni 3-4 mesi, ad esempio – per passare attraverso il file system e assicurarsi che funzioni correttamente. Se qualcosa è fuori posto, rimettilo al suo posto.
Questo processo aiuterà a mantenere “entropia” (o caos) di strisciare nel file system – assicurando che si sa sempre dove tutto è.,
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