Hvis du er som den gjennomsnittlige person, du har sikkert flere «uoffisielle» spots for de ulike filer, papirer og dokumenter som gjør sin vei inn i ditt liv.
skrivebordet er en sannsynlig kandidat, som er kjøkkenbordet – og, selvfølgelig, det er helt på bunnen av sekken, der papirer gå å dø og aldri kan gjenopprettes.
Vel, forberede seg til å kysse din gjennomsnitt-lig – og alt av søl på disse stedene – farvel.,
Ved å kanalisere den kombinerte åndelig energi av Marie Kondo og Leslie Knope, jeg har laget denne guiden som viser deg hvordan du enkelt organisere alle dine filer, dokumenter og papirer.
Vi vil starte ting av ved å finne ut hvilke av dine filer bør faktisk være på papir i stedet for på datamaskinen). Deretter vil vi snakke om hvordan du kan organisere og behandle disse filene ved hjelp av de Tre-Plassering-Systemet. Endelig, vi vil finne ut hvordan du kan begynne å digitalisere dine filer.
La oss komme i gang.
Fysisk vs. Digital: Hvordan Bør Du Lagre Filene Dine?
Ser, er det 2019., Vi er ikke skriver ned våre venners telefonnumre på Rolodexes lenger, og når telefonen selskapet etterlater en telefonboken på dørstokken vår i dag, vi sint tweet på dem for å ødelegge miljøet.
Så… skal vi snakke om hvordan du kan organisere fysisk filer? Burde vi ikke alle være å gå papirløst?
Vel, hvis du er noe som meg, er svaret: «det meste ja».,
Når får jeg et stykke papir, mitt første instinkt er å enten:
- Resirkulere det (dette skjer de fleste av e-post jeg får)
- Digitalisere det… og deretter resirkulere (eller makulerer) det
jeg liker ikke å holde en hel masse papir i mitt liv. Jeg vil mye heller lagre alle mine filer i nettskyen, der de ikke tar opp plass og kan være tilgjengelig på alle enhetene mine.
Men, det er visse ting som bare trenger å bli holdt rundt i fysisk form.,
Holde alle disse dokumentene i din fysiske file system:
- ID-dokumenter og pass
- fødselsattest
- trygdekort
- Business lisenser (hvis du har en bedrift)
- Ekteskap lisens (hvis du er gift)
- Kjøretøy titler, låne dokumenter, og for registrering av dokumenter
- Hus gjerninger og boliglån dokumenter
- Vil, og living wills
Hvis du er student, kan du ikke ha mange av disse typer dokumenter akkurat nå, men du kommer sannsynligvis til å kjøpe noen av dem i fremtiden, og du vil ha et trygt sted å oppbevare dem.,
i Tillegg vil du kanskje å holde rundt visse sentimental dokumenter – utklipp av avisartikler du var nevnt i eller skrev selv, ekstra spesiell bursdag kort, crayon tegninger fra din lille bror – den slags ting.
Uansett hva det er, kan du bruke følgende system for å organisere og lagre det.,
De Tre-Location System for å Organisere Filene
Når det kommer til organisering av fysisk-filer, bruker jeg et enkelt system som består av tre steder:
- Hoved-fil-boksen
- Innboks
- Flyttbare fil mappe
Det er et par andre alternative steder du kan legge til i systemet (som jeg vil dekke senere), men disse tre vil dekke de aller fleste av dine behov.
Hoved-Fil-Boksen
Den viktigste filen boksen er stedet hvor de fleste av dine fysiske filer som skal til slutt ende opp (hvis du ikke kommer til å digitalisere dem).,
Hvis du har en masse papirer du trenger å lagre, kan du kjøpe en multi-skuff arkivskap for dette formålet, men jeg finner at en enkelt fil-boksen er mer enn nok for meg.
Denne filen boksen er bygget for å lagre hengende mapper, som hver får en etikett. De fleste henger mapper komme med etiketter er inkludert.
Nå, når du lager en struktur her, er det en god idé å prøve å følge «treet» strukturen du har brukt til din digitale filer.
Bruk hver hengende mappen som en mappe på øverste nivå., Dette kan være alt du trenger, hvis du er som meg, du vil ikke ha massevis av fysiske filer og ikke trenger å gå dypere.
Hvis du trenger å gå dypere, skjønt, du har fått et par valg. Den første er å rett og slett sette flere vanlige mapper i din henger mapper.
faktisk jeg har et eksempel på dette; min utleier venstre en hel fil-boksen med huset jeg leier fordi hun er super organisert (ærlig talt, hun bør være å skrive denne artikkelen i stedet for meg).,
Hver hengende mappen er bare en bokstav i alfabetet, og i hver og en er en mappe for hver del av hus – garasje-dørs, sikkerhetssystem, kjøleskap, etc.
en Annen metode er å bruke biter av skriveren papir som skillevegger, og deretter til fest » gule flagg til kantene av hver og en for å lage etiketter som stiller opp fra resten av papirene.
Du kan også bruke tykkere konstruksjon papir hvis du ønsket disse skillevegger til å føle seg mer vesentlig enn vanlig papir.,
Denne metoden er ikke like bra som ved bruk av mapper-i-mapper, som at metoden gjør det mulig å ta ut en bestemt mappe når du trenger å jobbe med det. Det er, imidlertid, billigere – og den tar opp mindre plass.,
Innboks
Være ærlig med meg her: Når du kommer et stykke på e-post som du trenger for å gå inn på fil-boksen, hvor ofte gjør du umiddelbart åpne opp for at fil-boksen og sett den i riktig sted?
jeg vil satse antar at det ikke er 100% av tiden, og at kjøkkenbordet hvis ofte brukt som et praktisk sted å kaste ting som vil få «utdelt med senere.»
Her er tingen: Dette er greit. Du sannsynligvis ikke burde være å åpne opp din fil-boksen, og å finne den eksakte mappe for hver fil du får i det øyeblikket du får det., Det er en mye mer effektiv til å ha en bestemt tid blokkert ut for behandling av alle uorganiserte filer, e-post, kryptiske meldinger som er skrevet i cut-out magazine bokstaver og spikret fast til døren, etc.
Imidlertid kjøkkenbordet ikke fortjener å være en dumpingplass for alle disse ting i mellomtiden. Det er en jobb for din Innboks.
En innboks er en enkel skuff (eller en stabel av skuffer hvis du ønsker å få fancy) som sitter på pulten din. Når du får noe som trenger å bli behandlet senere, kan du sette den i innboksen. Det vil vente på behandling.,
minst en gang I uken, gå gjennom alt i innboksen, og avgjør hva som må gjøres med hver brikke – avtale med det (hvis det representerer en oppgave, som en vannregningen), digitalisere det, resirkulere den, eller sette den inn din viktigste file system.
Bærbar Fil Mappe
Den siste delen av den fysiske filen organisasjonen puslespill er en som reiser sammen med deg.
Når du er ute av huset og bort fra fil-boksen, og innboksen, du fortsatt trenger noen måte å lagre med noen papirer du komme på jobben, klassen, eller fra det fyr utenfor din lokale kaffebar holder sin «Enden er Nær» – skiltet.,
Nå, avhengig av type arbeid du gjør og kurs du går på, til din bærbare fil mappe kan fungere som en bærbar innboks (som du klar på et jevnlig basis) eller en mini-fil) som faktisk har papirer for en betydelig mengde tid.
Hvis du er noe som meg, trenger du ikke har noen fysiske papirer på at du må bære med deg. Du kan bære en fysisk bærbare (kanskje du er en kule journal bruker) eller en roman, men du er faktisk ikke bærer regneark og andre papirer.,
Hvis det er tilfelle, så jeg anbefaler å holde en enkelt mappe i sekken og bruker det som en bærbar innboks. Dette gir deg et trygt sted å midlertidig lagre alle papirer du får mens du er ute og om, og det tar ikke opp mye plass.
Når du kommer hjem hver dag, kan du flytte noen papirer og end-of-the-verden trykksaker du fikk til din viktigste fil-boksen, innboks, eller papirkurven.
Men hva hvis du er en student som trenger å bære rundt på oppdrag og brosjyrer?,
Eller hva hvis du er en high-powered, glatt-haired bedrift person som trenger å bære rundt, ya vet, forretnings-papirer?
Hvis dette er tilfelle, så en enkelt mappe sannsynligvis ikke kommer til å kutte sennep. (Faktisk, kanten av en mappe er mer enn i stand til å kutte sennep – men jeg digress)
i Stedet ser på å få en bærbar trekkspill mappe (jeg anbefaler dette fra Fem-Stjerners). Disse kommer i massevis av forskjellige utførelser, fra de som bare har en nær-stand klaffen til de som zip opp og har innebygde kategoriene for etiketter.,
Alle av disse har en ting til felles: De gir deg flere mapper i en slank, kompakt pakke, noe som betyr at de kan fungere som en bærbar fil) som du kan trene på.
Du kan enkelt separat og organisere alle de forskjellige papirer for klasser eller Svært Viktig for Virksomheten din, og i motsetning til old-school permer med en hard ryggraden, de utvide eller kontrakt basert på hvor mye du bærer.,
Valgfri plassering av filer
De Tre-Plassering System vil mest sannsynlig være alt du trenger for de aller fleste av dine filer, spesielt hvis du bestemmer deg for å begynne å digitalisere de fleste av dem. Det er imidlertid et par mulige unntak. Her kommer jeg til å dekke et par som du kanskje vil vurdere.
Håndbøker Safe
En type fysisk «fil» at jeg nesten aldri digitalisere er produktmanualer. Jeg har manualer for min gressklipper, digital piano, kamera og diverse andre ting jeg har kjøpt., Disse er ofte ganske tykk, så de ville ta opp mye plass i min main-fil) hvis jeg prøvde å lagre dem der.
Det er derfor jeg har også en «håndbøker boksen». I mitt tilfelle, det er bare en pappeske i min kjeller hvor jeg lagrer manualene for de tingene jeg kjøper. Det er ikke veldig organisert. Når jeg kjøper noe, og tror jeg skal holde håndboken, kan jeg bare kaste den i boksen.
selvfølgelig, du kan være organisert med manualer-safe – faktisk, min utleiers fil-boksen er, faktisk, en hyper-organisert håndbøker boksen., Når jeg til slutt egen mitt eget hjem, jeg vil bygge et tilsvarende organisert håndbøker boksen.
For nå, skjønt, antall håndbøker jeg eier er liten nok til at en enkelt boks – uten mapper – fungerer helt fint.
Husk, noen ganger over-optimaliserer en liten del av livet ditt tar så mye tid at livet generelt blir mindre optimalisert.
Safe
For svært sensitive dokumenter, mann. Safe kan leies på de fleste banker for en årlig avgift, som kan variere fra bank til bank og sted til sted.,
Det er også selskaper som kun fokuserer på sikkerhet innskudd bokser, og du kan finne dem for å være billigere. En som jeg fant her i Denver leier ut små bokser for $125 for et år.
Personlig, jeg bruker ikke en safe. For viktige dokumenter, har jeg backup-skanner. Men, jeg bor også i et hus hvor jeg føler mine dokumenter er ganske sikker.
andre ganger i løpet av mitt liv, selv om jeg bodde på dorm rom med romkamerater som oftest la døren ulåst – eller vidåpne. Hvis du er en like usikker livssituasjon, en safe, kan være en klok investering.,
Hvordan å Gå Papirløse: Digitalisere Din Fysiske Filer
for Å runde ut denne guiden, jeg ønsker å snakke om noe som er enda bedre enn på riktig måte å lagre og organisere din papir-filer; nemlig digitalisere dem og deretter fjerne den fysiske versjoner fra ditt liv.
Det er riktig: Det er på tide å ta i bruk (for det meste) papirløse livsstil.
Digitalisering er prosessen med å skanne din fysiske filer og konvertere dem til elektroniske bilder eller Pdf-filer., Her kan du enkelt spor dem inn vakkert konstruert datamaskin-mappen system, der de:
- Ikke lenger ta opp noe plass i ditt hjem eller ryggsekk
- Kan sikkerhetskopieres og gjengis usårbar til branner, mobbere, eller rømte zoo gorillaer
- Er søkbare (hvis du vil lagre dem som Pdf-filer, eller…vel, les videre.)
Personlig, jeg prøver å digitalisere nesten alle papir-jeg får. Med mindre jeg arbeider med en tykk produkt manual (og ikke kan finne en PDF-fil på nettet for å erstatte det), det tar veldig lite tid til å digitalisere et papir.,
Dette er spesielt nå som nesten alle har en ultra-high-resolution-kamera innebygd i telefonen sin. I det siste, den eneste enkle måter å digitalisere papirene var å enten kjøpe en skanner eller gå ned til en Kinko eller Stifter, og skanne dokumenter det.
Nå, du kan bare bruke telefonen – noe som betyr at du kan digitalisere brosjyrer, kvitteringer og andre papirer uansett hvor du er.
i Tillegg, hvis du bruker riktig program, kan du automatisk sende din skanner inn i filsystemet.
Her er hvordan jeg digitalisere mine filer., Først, vil jeg merke til at for det meste jeg foretrekker å sende alle mine skanner inn i min Evernote-konto snarere enn min faktiske file system. Hvis du har tatt min produktivitet systemer kurs (som er gratis å bruke denne linken), kjenner du kanskje at jeg bruker Evernote som et annet hjernen.
Alle av artikkelen min forskning, reserve notater, oppskrifter, loggoppføringer, og andre ideer gå inn i Evernote., (Merk at det finnes andre alternativer – Sjekk ut våre Topp 10 notater Apps i 2020 listen for å se de beste.)
Siden Evernote UI gir meg muligheten til å se innholdet i en individuell merk rett ved siden av alle mine notater og notatbøker (i stedet for å tvinge meg til å åpne opp ting i et separat program), finner jeg det til å bli en mye mer effektiv sted for å lagre ideer. Det er derfor jeg velger å sende skanner det så godt.
Det er en annen grunn, men – Evernote gjør din skanner søkbare, selv om de er bilder.,
jeg har en tendens til å laste opp min skanner som Pdf-filer, men du kan også legge til bilder i Evernote og dens optisk tegngjenkjenning algoritmen vil tillate deg å søke etter en tekst i dem (selv om det er håndskrift).
De Beste Gratis Dokument Scanner App
Med alt som blir sagt, jeg har faktisk ikke bruke Evernote er innebygd skanning verktøy for å digitalisere de papirene som jeg får.
i Stedet, jeg bruker en app som heter Scanbot (iOS | Android).
jeg har funnet ut at Scanbot evne til raskt å oppdage kantene på et stykke papir (eller visittkort, eller kvitteringen, eller en Magic: The Gathering-kort) er mye bedre enn Evernote er, og du er også i stand til å skanne flere sider på en gang – når du er ferdig, kan appen sy dem i en enkelt PDF-fil.
Disse funksjonene gjør skanning mye raskere, men det er en annen grunn til at jeg liker Scanbot så mye: automatisk opplasting funksjonen.,
I appens innstillinger, kan du velge en destinasjon som alle nye skanninger vil automatisk bli lastet opp. Destinasjoner omfatte:
- Evernote (den jeg bruker)
- Google Disk
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- Mye mer, selv inkludert FTP og WebDAV
Videre, du kan velge en bestemt last opp mappen eller bærbar pc for de fleste destinasjoner. I Evernote, jeg har satt meg en bærbar maskin kalt !INNBOKSEN, som er også stedet der jeg lage de fleste nye tekst notater (jeg har kalt det en «!,»symbol slik at det sitter på toppen av maskinen min liste).
Scanbot har en betydelig ulempe: Pro-versjonen har blitt ganske dyrt i de siste månedene.
Som et resultat, jeg planlegger på å teste ut andre skanning apps i nær fremtid, og å oppdatere denne guiden med en ny anbefales plukke. I mellomtiden, sjekk ut denne listen for noen alternativer.
Merk: Hvis du bruker et dokument scanner app som sender skanner til Evernote, Google Drive, Dropbox, eller noen andre cloud-synkronisert app, så de digitaliserte filene vil være rimelig sikkerhetskopiert. Imidlertid, du bør sørge for at de er., Hvis din skanner bare finnes på en enkelt datamaskin harddisk, kunne de bli borte på et øyeblikk hvis det harddisk svikter.
Opprette en «Innboks» – Mappen på Datamaskinen
jeg ønsker å gjøre en endelig notat på digitalisering: Hvis du velger å laste opp dine digitale filer til datamaskinen din opprinnelige mappen system, i stedet for en app som Evernote, så kan det være en god idé for deg å lage en «Innboks» – mappen på datamaskinen din.
Noen mennesker faktisk bruker en digital Innboks bare som en fysisk innboks, kan du lagre alle nye filer på den, og deretter flytte dem senere., Jeg kan ikke gjøre dette for et par grunner:
- de Fleste av mine vanlige-tilgang mapper er festet til min Rask Tilgang sidebar, så åpne dem tar ikke mye tid.
- mye av mitt arbeid som innebærer videoredigering og video prosjekter er full av opptakene, bilder, musikk og andre dokumenter. Endre filen steder for de eiendeler som kan bryte et prosjekt.
Imidlertid, ved hjelp av en Innboks-mappen for automatisk skanne uploads er en veldig god idé, fordi det lar deg skanne et dokument i løpet av sekunder og gå videre med livet ditt., Du ønsker ikke å bli stående rundt i butikken, graving gjennom mapper i Google Disk for å finne den rette for at kvitteringen din bare skannet.
i Stedet, sette seg ned en gang i uken og prosessen innboks-mappen, akkurat som du ville gjøre med en fysisk innboks. Dette er nøyaktig hva jeg gjør med min !INNBOKS bærbar pc i Evernote som godt.
Når du arbeider på denne måten, du effektivt batch alle dine sortering oppgaver, fjerne så mye friksjon som mulig fra den flere ganger i løpet av uken, når du kan velge å skanne et dokument.,
Makulerer Sensitive Dokumenter
Nå, når du har digitalisert et dokument, er du sannsynligvis kommer til å ønske å bli kvitt papir versjon. Du har flere alternativer for å gjøre dette:
- Resirkulere det – dette er det beste alternativet for de fleste ting.
- Kaste det bort – hvis du ønsker å bevise at «Enden er Nær» fyren rett og skade planeten.
- Brenne det – sjekk din lokale brann lover og gjeldende forbud, og ikke brenne glanset ting! Her er en guide hvis du virkelig ønsker å gjøre dette.
- Spise det – hvis du er en geit, du har allerede gjort dette.,
du bør Imidlertid vite at visse uønsket tegn har vært kjent for å grave gjennom søppel og papirkurver, på jakt etter papir som inneholder personlig informasjon som de kan stjele. Ikke la din personlige informasjon falle i hendene på disse skruppelløse opportunister.
Når du digitalisere alt som inneholder kontonummer, personnummer, finansielle data, eller annen personlig informasjon, kan du gjøre som en Ninja Turtle skurk og makulere det etterpå.,
jeg bruker en cross-cut shredder, som er sikrere enn en grunnleggende strip-cut shredder siden det skjærer papir i små biter i stedet for lange strimler som kan lett bli limt sammen igjen (den Amerikanske Ambassaden i Teheran har lært dette den harde veien tilbake i 1970-og 80-tallet).
Det er ikke altfor dyrt, og du kan holde den i en form for alltid-på-modus slik at det umiddelbart begynner å ture når du mater inn i et stykke papir. Og det er definitivt mindre arbeid enn å gjøre med at informasjonen din stjålet!, Vi snakker om det, du ønsker kanskje å lytt til vår podkast om digital sikkerhet, så vel.
Organisasjonen er en Langsiktig Prosess
Som du sikkert klar over, rett og slett å sette opp et system for å organisere filene dine er ikke nok: du har til å faktisk bruke den.
Når du er ferdig med å implementere alt fra denne guiden, sørg for at du faktisk tar deg tid til å organisere nye dokumenter når du får dem. Legg dem i din innboks eller bærbar file system med en gang, og deretter behandle dem på en jevnlig basis.,
i Tillegg kan det være nyttig å ha en oversikt oppgave – en gang hver 3-4 måneder, si – å gå gjennom filsystemet og sørg for at det er orden. Hvis noe er ute av stilling, og sett den tilbake på plass.
Denne prosessen vil bidra til å holde «entropi» (eller kaos) fra snikende inn på file system – sikrer at du alltid vet hvor alt er.,
Hvis du ønsker å få enda mer organisert, sjekk ut disse artiklene:
- Hvordan å Lage en Stor Studie Plass (Med Eksempler)
- Hvordan å Ta Bedre Notater: De 6 Beste Notat-for å Ta Systemer
- Hvordan du Enkelt kan Holde orden og Produktive i College
- Hvordan Kulen Journal Kan Gjøre Deg til en Mer Produktiv Student
- Ønsker å Være Mer Organisert? Disse 9 Ting