Se você é como a pessoa média, você provavelmente tem vários locais “não oficiais” para os vários arquivos, papéis e documentos que fazem o seu caminho em sua vida.
Sua mesa é um candidato provável, como é a sua mesa de cozinha-e, claro, há o fundo de sua mochila, onde os papéis vão para morrer e nunca ser recuperados.bem, prepara-te para dizer adeus à tua média – e a todas as confusões nestes lugares – adeus.,ao canalizar a energia espiritual combinada de Marie Kondo e Leslie Knope, criei este guia que lhe mostrará como organizar facilmente todos os seus arquivos, documentos e papéis.
vamos começar as coisas descobrindo quais de seus arquivos devem realmente estar no papel (em vez de no seu computador). Então, vamos falar sobre como organizar e processar esses arquivos usando o sistema de três locais. Finalmente, vamos investigar como pode começar a digitalizar os seus ficheiros.vamos começar.
físico vs. Digital: como deve armazenar os seus ficheiros?olha, estamos em 2019., Já não estamos a anotar os números de telefone dos nossos amigos nos Rolodexes, e quando a companhia de telefones deixa uma lista telefónica na nossa porta hoje, nós twittar furiosamente contra eles por destruírem o ambiente.então … devemos sequer falar sobre como organizar arquivos físicos? Não devíamos ir todos sem papel?bem, se você é como eu, a resposta é “principalmente sim”., sempre que recebo um pedaço de papel, o meu primeiro instinto é: reciclá-lo (isto acontece com a maior parte do correio que recebo) digitalizá-lo… e depois reciclá-lo (ou triturá-lo) não gosto de manter um monte de papel na minha vida. Prefiro guardar todos os meus ficheiros na nuvem, onde não ocupam espaço e podem ser acedidos em todos os meus dispositivos.
no entanto, existem certas coisas que apenas precisam ser mantidas em torno de forma física.,
Mantenha todos estes documentos no seu sistema de arquivo físico:
- documentos de identidade e passaportes
- certidão de Nascimento
- cartões de segurança Social
- licenças de Negócio (se você tem uma empresa)
- certidão de Casamento (se for casado)
- Veículo de títulos, documentos de empréstimo, e os documentos de registo
- Casa de atos e documentos hipotecários
- e Testamentos, testamentos em vida
Se você é um estudante, você pode não ter muitos desses tipos de documentos agora; no entanto, é provável que você adquirir alguns deles no futuro, e você vai querer ter um lugar seguro para mantê-los.,além disso, você pode querer manter em torno de certos documentos sentimentais – recortes de artigos de jornal que você foi mencionado ou escreveu em si mesmo, cartões de aniversário extra-especiais, desenhos de lápis de cera do seu irmão mais novo – esse tipo de coisas.
seja o que for, use o seguinte sistema para organizá-lo e armazená-lo.,
O Três Sistema de Localização para a Organização de Arquivos
Quando se trata de organização de arquivos físicos, eu uso um sistema simples que consiste em três locais:
- o Principal arquivo de caixa
- caixa de Entrada
- Portátil pasta de arquivo
Há um par de outras opcional locais que você pode adicionar para o seu sistema (que explicarei mais tarde), mas estes três irá cobrir a grande maioria das suas necessidades.
caixa de Ficheiros principal
a caixa de ficheiros principal é o local onde a maioria dos seus ficheiros físicos deverá acabar (se não os irá digitalizar).,
Se você tem um monte de papéis que você precisa armazenar, você poderia comprar um arquivo multi-gaveta para este propósito; no entanto, eu acho que uma caixa de arquivo único é mais do que suficiente para mim.
Esta caixa de ficheiros é construída para guardar as pastas Penduradas, cada uma das quais recebe uma legenda. A maioria das pastas Penduradas vêm com etiquetas incluídas.
Agora, quando você está criando sua estrutura aqui, é uma boa idéia tentar aderir à estrutura “árvore” que você usou para seus arquivos digitais.
Use cada pasta suspensa como uma pasta de topo., Isto pode ser tudo o que você precisa; se você é como eu, você não terá uma tonelada de arquivos físicos e não precisará ir mais fundo.
Se você precisa ir mais fundo, no entanto, você tem algumas opções. A primeira é simplesmente colocar várias pastas regulares dentro de suas pastas Penduradas.
eu realmente tenho um exemplo para isso; meu senhorio deixou uma caixa de arquivos inteira com a casa que eu estou alugando porque ela é extremamente organizada (Honestamente, ela deve estar escrevendo este artigo em vez de mim).,
Cada pendurado pasta é apenas uma letra do alfabeto; em cada uma há uma pasta para cada peça da casa, a porta da garagem, sistema de segurança, frigorífico, etc.
outro método é usar pedaços de papel de impressora como divisores, e, em seguida, para anexar bandeiras pegajosas às bordas de cada um, a fim de criar etiquetas que se encaixam a partir do resto de seus papéis.
também pode usar papel de construção mais espesso se quiser que estes divisores se sintam mais substanciais do que os seus papéis normais.,
este método não é tão bom como usar pastas-dentro-pastas, pois esse método permite-lhe tirar uma pasta específica quando precisa de trabalhar com ela. É, no entanto, mais barato – e ocupa menos espaço.,
caixa de entrada
seja honesto comigo aqui: quando você recebe um pedaço de E-mail que precisa ir para a sua caixa de arquivo, com que frequência você imediatamente abre essa caixa de arquivo e colocá-lo no local correto?eu apostaria um palpite de que não é 100% do tempo, e que a sua mesa de cozinha, se muitas vezes usada como um lugar conveniente para atirar coisas que serão “tratadas mais tarde.”
Aqui está a coisa: isto é bom. Provavelmente não deveria estar a abrir a sua caixa de ficheiros e a encontrar a pasta exacta para cada ficheiro que recebe no momento exacto em que o recebe., É muito mais eficiente ter um tempo específico bloqueado para processar todos os seus arquivos desorganizados, correio, mensagens crípticas escritas em letras de revistas recortadas e pregadas em sua porta, etc.no entanto, a sua mesa de cozinha não merece ser um local de despejo para todas estas coisas, entretanto. É um trabalho para a tua Caixa De Entrada.
uma caixa de entrada é uma bandeja simples (ou pilha de tabuleiros se você quiser ficar chique) que se senta em sua mesa. Sempre que você recebe algo que precisa ser processado mais tarde, você colocá-lo na caixa de entrada. Lá vai esperar pelo processamento.,
Pelo menos uma vez por semana, passar por tudo na pasta a receber e decidir o que precisa ser feito com cada peça – lidar com ele (se ele representa uma tarefa, como uma conta de água), digitalizar-lo, reciclá-lo ou colocá-lo em seu arquivo principal do sistema.
pasta de Ficheiros portátil
a peça final do seu puzzle de organização de ficheiros físicos é a que viaja consigo.quando você está fora de casa e longe de sua caixa de arquivos e caixa de entrada, você ainda precisa de alguma maneira de armazenar com quaisquer papéis que você começa no trabalho, classe, ou daquele cara fora do seu café local segurando o seu sinal “o fim está perto”.,
Agora, dependendo do tipo de trabalho que você faz e classes que você participar, o seu portátil pasta de arquivo pode funcionar como um portátil de entrada (que você limpar em uma base regular) ou um mini caixa de arquivo que, na verdade, contém documentos para uma quantidade significativa de tempo.se for como eu, não tem documentos físicos que precise de levar consigo. Você pode carregar um caderno físico (talvez você seja um usuário de diário de bala) ou um romance, mas você não está realmente carregando folhas de trabalho e outros papéis.,
Se for esse o caso, então eu recomendo manter uma única pasta em seu saco e usá-la como uma caixa de entrada portátil. Isto dá-lhe um lugar seguro para armazenar temporariamente todos os papéis que você recebe enquanto você está fora e por aí, e não ocupa muito espaço.
quando você chega em casa todos os dias, você pode mover quaisquer papéis e panfletos de fim do mundo que você recebeu para a sua caixa de arquivo principal, sua caixa de entrada, ou a caixa de reciclagem.mas e se você é um estudante que precisa de realizar tarefas e esmolas?,ou se for uma pessoa de negócios de alta potência e cabelo liso,que precisa de carregar documentos de negócios?
Se este for o caso, então uma única pasta provavelmente não vai cortar a mostarda. (Na verdade, a borda de uma pasta é mais do que capaz de cortar mostarda – mas eu digiro)
em vez disso, olhe para obter uma pasta de acordeão portátil (eu recomendo este de cinco estrelas). Estes vêm em toneladas de projetos diferentes, a partir de aqueles que apenas têm uma aba de perto-capaz para aqueles que zip Para cima e têm abas embutidas para etiquetas.,
todos estes têm uma coisa em comum: eles dão-lhe várias pastas em um pacote fino, compacto, o que significa que eles agem como uma caixa de arquivo portátil que você pode trabalhar fora.
Você pode facilmente separar e organizar todos os diferentes papéis para suas aulas ou negócios muito importantes, e ao contrário de arquivos da velha escola com uma espinha dura, eles se expandem ou contraem com base em quanto você está carregando.,
opcionais localizações de arquivos
o sistema de três localizações provavelmente será tudo o que você precisa para a grande maioria de seus arquivos, especialmente se você decidir começar a digitalizar a maioria deles. No entanto, existem algumas excepções potenciais. Aqui vou cobrir um casal que talvez queira considerar.
caixa de manuais
um tipo de “ficheiro” físico que quase nunca digitalizo são manuais de produtos. Tenho manuais para o cortador de relva, piano digital, câmara e várias outras coisas que comprei., Estas são muitas vezes bastante grossas, então elas ocupariam um monte de espaço na minha caixa de arquivos principal se eu tentasse armazená-las lá.é por isso que também tenho uma “caixa de manuais”. No meu caso, é apenas uma caixa de cartão na minha cave onde guardo os manuais para as coisas que compro. Não é muito organizado. Sempre que compro algo e penso que devo manter o manual, atiro-o para a caixa.
claro, você pode ser organizado com a sua caixa de manuais – na verdade, a caixa de arquivos do meu senhorio é, de fato, uma caixa de manuais hiper-organizada., Quando eu eventualmente possuir minha própria casa, eu estarei construindo uma caixa de manuais igualmente organizada.
Por enquanto, porém, o número de manuais que possuo é pequeno o suficiente para que uma única caixa – sem pastas – funcione perfeitamente.lembre-se, por vezes, otimizar demasiado uma pequena parte da sua vida leva tanto tempo que a sua vida em geral se torna menos otimizada.para os seus documentos muito sensíveis, homem. Os cofres de segurança podem ser alugados na maioria dos bancos por uma taxa anual, que pode variar de banco para Banco e local para local.,
existem também empresas que se concentram apenas em caixas de segurança, e você pode achar que eles são mais baratos. Um que encontrei aqui em Denver aluga caixas pequenas por 125 dólares por ano.pessoalmente, não uso um cofre. Para documentos importantes, tenho cópias de segurança. No entanto, também vivo numa casa onde sinto que os meus documentos estão bastante seguros.em outras ocasiões durante a minha vida, no entanto, eu vivia em dormitórios com colegas de quarto que muitas vezes deixavam a porta destrancada – ou bem aberta. Se você é uma situação de vida igualmente insegura, um cofre pode ser um investimento sábio.,
Como Ir sem Papel: Digitalizar Seus Arquivos Físicos
Para completar este guia, eu quero falar sobre algo que é ainda melhor do que propriamente armazenar e organizar seus arquivos em papel; ou seja, digita-los e, em seguida, remover o físico versões de sua vida.
isso mesmo: é hora de adotar o estilo de vida (principalmente) sem papel.
digitalização é o processo de digitalização de seus arquivos físicos e transformá-los em imagens eletrônicas ou PDFs., A partir daí, você pode facilmente slot-las para o seu bem construído pasta do computador do sistema, onde eles:
- Não ocupam qualquer espaço em sua casa ou na mochila
- Pode ser feito e tornado invulnerável a tiros, valentões, ou escapou do zoológico de gorilas
- São pesquisáveis (se você salvá-los como arquivos pdf, ou…bem, continue a ler.)
pessoalmente, eu tento digitalizar quase todos os papéis que recebo. A menos que eu esteja lidando com um manual de produto Grosso (e não pode encontrar um PDF on-line para substituí-lo), leva muito pouco tempo para digitalizar um papel.,isso é especialmente verdade Agora que quase todos têm uma câmera de alta resolução construída em seu telefone. No passado, a única maneira fácil de digitalizar papéis era comprar um scanner ou ir até um Kinko’s ou Staples e digitalizar documentos lá.
Agora, você pode apenas usar o seu telefone – o que significa que você pode digitalizar doações, recibos e outros papéis onde quer que você esteja.
adicionalmente, se estiver a utilizar a aplicação correcta, pode enviar automaticamente as suas digitalizações para o seu sistema de ficheiros.
Aqui está como eu digitalizo meus arquivos., Primeiro, eu vou notar que na maioria das vezes eu prefiro enviar todos os meus scans para a minha conta Evernote em vez do meu sistema de arquivos Real. Se você tomou meu curso de sistemas de produtividade (que é livre usando esse link), você pode saber que eu uso Evernote como um segundo cérebro.
All of my article research, book notes, recipes, journal entries, and other ideas go into Evernote., (Note que existem outras opções-confira os nossos 10 melhores aplicativos de anotação em 2020 para ver os melhores.)
Uma vez que a UI de Evernote me permite ver o conteúdo de uma nota individual bem ao lado de todas as minhas notas e Cadernos (em vez de me forçar a abrir coisas em um programa separado), eu acho que é um lugar muito mais eficiente para armazenar ideias. É por isso que eu escolho enviar scans para lá também.
Há outra razão – embora-Evernote torna seus exames pesquisáveis, mesmo que sejam imagens.,
eu tendem a carregar minhas varreduras como PDFs, mas você também pode adicionar imagens em Evernote e seu algoritmo de reconhecimento óptico de caracteres permitirá que você procure qualquer texto nelas (mesmo que seja escrita).
The Best Free Document Scanner App
With all that being said, I actually don’t use Evernot’s built-in scanning tool to digitize the papers that I get.
em vez disso, eu uso um aplicativo chamado Scanbot (iOS | Android).
descobri que Scanbot a capacidade de detectar rapidamente as bordas de uma folha de papel (ou cartão de visita, ou recebimento, ou um Magic: The Gathering cartão) é muito melhor que o Evernote, e você também é capaz de digitalizar várias páginas de uma vez só – quando você terminar, o aplicativo pode costurá-los em um único PDF.
estas características tornam a digitalização muito mais rápida, mas há outra razão pela qual eu gosto tanto de Scanbot: a funcionalidade de upload automática.,
dentro das configurações do aplicativo, você pode escolher um destino para o qual todas as novas varreduras serão enviadas automaticamente. Destinos incluem:
- Evernote (o que eu uso)
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- muito mais, inclusive, FTP e WebDAV
Além disso, você pode escolher o upload da pasta ou caderno para a maioria dos destinos. Em Evernote, programei o meu para um bloco de notas chamado !Caixa de entrada, que também é o lugar onde eu crio a maioria das notas de texto novas (eu nomeei-o com um “!,”símbolo por isso fica no topo da minha lista de notas).
Scanbot tem uma desvantagem significativa: a versão Pro tornou-se bastante cara nos últimos meses.como resultado, estou planejando testar outros aplicativos de digitalização em um futuro próximo e atualizar este guia com uma nova escolha recomendada. Entretanto, procura alternativas nesta lista.
Nota: Se estiver a utilizar uma aplicação de scanner de documentos que envia scans para Evernote, Google Drive, Dropbox, ou alguma outra aplicação sincronizada nas nuvens, então os seus ficheiros digitalizados serão razoavelmente suportados. No entanto, deve certificar-se de que estão., Se os seus scans só existem em um único disco rígido do computador, eles podem ser perdidos em um instante se o disco rígido falha.
crie uma pasta ” Inbox “no seu computador
quero fazer uma nota final sobre a digitalização: se optar por enviar os seus ficheiros digitalizados para o sistema de pastas nativo do seu computador, em vez de uma aplicação como o Evernote, então poderá ser uma boa ideia criar uma pasta” Inbox ” no seu computador.
algumas pessoas realmente usam uma pasta de caixa de entrada digital, assim como uma caixa de entrada física, guardando todos os arquivos novos para ele e, em seguida, realocando-os mais tarde., Eu não faço isso por um par de razões:
- A maioria das minhas pastas freqüentemente acessadas estão presos à minha barra lateral de acesso rápido, então abri-los não leva muito tempo.muito do meu trabalho envolve edição de vídeo, e os projectos de vídeo estão cheios de imagens, imagens, música e outros documentos. Mudar as localizações dos arquivos para esses ativos pode quebrar um projeto.
no entanto, usar uma pasta de entrada para os seus uploads de digitalização automática é uma boa ideia, pois permite-lhe digitalizar um documento em segundos e seguir em frente com a sua vida., Você não quer estar parado na mercearia, cavando em pastas no Google Drive, a fim de encontrar o certo para esse recibo que você acabou de digitalizar.
em vez disso, sente-se uma vez por semana e processe a pasta da caixa de entrada, tal como faria com uma caixa de entrada física. Isto é exactamente o que eu faço com o meu !Caderno de entrada em Evernote também.
Quando trabalha desta forma, agrupa eficientemente todas as suas tarefas de triagem, removendo o máximo de fricção possível das múltiplas vezes durante a semana em que poderá optar por digitalizar um documento.,
Shred Sensitive Documents
Now, once you’ve digitized a document, you’re probably gonna want to get rid of the paper version. Você tem várias opções para fazer isso:
- reciclá – lo-esta é a melhor opção para a maioria das coisas.deita-a fora – se quiseres provar que o tipo” fim está perto ” tem razão e magoa o planeta.queimem-na-verifiquem as vossas leis de incêndio locais e proibições actuais, e não queimem coisas brilhantes! Aqui está um guia se você realmente quer fazer isso. come – o-se fores uma cabra, já fizeste isto.,
No entanto, você deve saber que certos personagens desagradáveis têm sido conhecidos por escavar através do lixo e reciclar latas, à procura de papel que contém informações pessoais que eles podem roubar. Não deixes que as tuas informações pessoais caiam nas mãos destes oportunistas sem escrúpulos.sempre que digitaliza algo que contenha números de conta, o seu número de Segurança Social, dados financeiros ou outras informações pessoais, faça como uma tartaruga Ninja e destrua-o depois.,eu uso uma trituradora de corte transversal, que é mais segura do que uma trituradora de tiras básicas, uma vez que corta papel em pequenos pedaços em vez de longas tiras que podem ser facilmente coladas novamente juntas (a embaixada americana em Teerã aprendeu isso da maneira mais difícil nos anos 70 e 80).
não é muito caro, e você pode mantê-lo em uma espécie de modo sempre-on, de modo que ele instantaneamente começa a triturar quando você se alimenta em um pedaço de papel. E é definitivamente menos trabalho do que lidar com o roubo da tua informação!, Por falar nisso, talvez queiras ouvir o nosso episódio podcast sobre as práticas de segurança digital também.
organização é um processo de longo prazo
Como você provavelmente está ciente, simplesmente configurar um sistema para organizar seus arquivos não é suficiente: você tem que realmente usá-lo.
Depois de ter terminado de implementar tudo a partir deste guia, certifique-se de que realmente tem tempo para organizar adequadamente novos documentos quando os receber. Coloque – os em sua caixa de entrada ou sistema de arquivos portáteis imediatamente, em seguida, processá-los em uma base regular.,
Adicionalmente, pode ser útil ter uma tarefa de programação – uma vez a cada 3-4 meses, digamos-para passar pelo seu sistema de arquivos e se certificar de que está em ordem de funcionamento. Se alguma coisa estiver fora do lugar, coloque-a de volta no seu lugar.
Este processo ajudará a manter a “entropia” (ou caos) de se infiltrar no seu sistema de arquivos – garantindo que você sempre sabe onde tudo está.,
Se você deseja ficar ainda mais organizado, confira estes artigos:
- Como Criar uma Grande área de Estudo (Com Exemplos)
- Como Tirar Melhores Notas: As 6 Melhores Tomando Nota-Sistemas
- Como é fácil manter-se Organizado e Produtivo na Faculdade
- Como o Marcador do Diário Você Pode Fazer uma Mais Produtivo do Estudante
- Quero Ser Mais Organizada? Faça estas 9 coisas