Hvis du er som den gennemsnitlige person, har du sandsynligvis flere “uofficielle” pletter til de forskellige filer, papirer og dokumenter, der gør deres vej ind i dit liv.
dit skrivebord er en sandsynlig kandidat, ligesom dit køkkenbord-og selvfølgelig er der selve bunden af din rygsæk, hvor papirer går til at dø og aldrig blive genoprettet.
Nå, forberede sig på at kysse din gennemsnitlige-ness – og alle de messer i disse steder – farvel.,
Ved at kanalisere den kombinerede åndelige energi fra Marie Kondo og Leslie Knope har jeg oprettet denne guide, der viser dig, hvordan du nemt kan organisere alle dine filer, dokumenter og papirer.
Vi starter tingene ved at finde ud af, hvilke af dine filer der faktisk skal være på papir (snarere end på din computer). Derefter vil vi tale om, hvordan man organiserer og behandler disse filer ved hjælp af tre-Lokationssystemet. Endelig vil vi grave i, hvordan du kan begynde at digitalisere dine filer.
lad os komme i gang.
fysisk vs. Digital: hvordan skal du gemme dine filer?
se, det er 2019., Vi skriver ikke længere vores venners telefonnumre på Rolode .es, og når telefonselskabet efterlader en telefonbog på vores dørtrin i dag, t .eeter vi vredt på dem for at ødelægge miljøet.
så… skal vi endda tale om, hvordan man organiserer fysiske filer? Skal vi ikke alle gå papirløse?
Nå, hvis du er noget som mig, er svaret “for det meste ja”.,
Når jeg får et stykke papir, var min første indskydelse er at enten:
- Genbruge det (det sker for de fleste af de mails, jeg får)
- Digitalisere det… og så genbruge (eller skyggen) det
jeg kan ikke lide at holde en hel masse papir i mit liv. Jeg vil meget hellere gemme alle mine filer i skyen, hvor de ikke optager plads og kan fås adgang til alle mine enheder.
Der er dog visse ting, der bare skal holdes i fysisk form.,
Holde alle disse dokumenter i din fysiske fil system:
- ID-dokumenter og pas
- fødselsattest
- Social sikring kort
- Business-licenser (hvis du har en virksomhed)
- vielsesattest (hvis du er gift)
- Køretøjet titler, lånedokumenter, og registreringsdokumenter
- Hus gerninger og realkreditlån dokumenter
- Testamenter og livstestamenter
Hvis du er studerende, kan du ikke have mange af disse typer af dokumenter, der lige nu; men, du er sandsynligvis at erhverve nogle af dem i fremtiden, og du vil have et sikkert sted at opbevare dem.,
derudover vil du måske beholde visse sentimentale dokumenter – udklip af avisartikler, du blev nævnt i eller skrev dig selv, ekstra specielle fødselsdagskort, farveblyantegninger fra din lillebror-den slags ting.
uanset hvad det er, skal du bruge følgende system til at organisere og gemme det.,
Den Tre-Placering System til Organisering af Filer
Når det kommer til organisering af fysiske filer, jeg bruger et simpelt system, der består af tre steder:
- Main fil max
- Indbakke
- Bærbare fil mappe
Der er et par andre valgfri lokationer du kan føje til dit system (som jeg kommer ind på senere), men disse tre vil dække langt de fleste af dine behov.
Hovedfilboks
hovedfilboksen er det sted, hvor størstedelen af dine fysiske filer til sidst skal ende (hvis du ikke vil digitalisere dem).,
Hvis du har mange papirer, du skal gemme, kan du købe et arkivskab med flere skuffer til dette formål; jeg finder dog ud af, at en enkelt filboks er mere end nok for mig.
denne fil boks er bygget til at gemme hængende mapper, som hver får en etiket. De fleste hængende mapper leveres med etiketter inkluderet.
nu, når du opretter din struktur her, er det en god ide at forsøge at overholde den “træ” struktur, du brugte til dine digitale filer.
brug hver hængende mappe som en mappe på øverste niveau., Dette kan være alt hvad du har brug for; hvis du er som mig, har du ikke masser af fysiske filer og behøver ikke at gå dybere.
Hvis du har brug for at gå dybere, har du dog et par muligheder. Den første er blot at sætte flere almindelige mapper i dine hængende mapper.
Jeg har faktisk et eksempel på dette; min udlejer forlod en hel filboks med det Hus, jeg lejer, fordi hun er yderst organiseret (ærligt, hun skulle skrive denne artikel i stedet for mig).,
hver hængende mappe er kun et bogstav i alfabetet; i hver enkelt er en mappe til hvert stykke af huset – garageporten, sikkerhedssystemet, køleskabet osv.
en anden metode er at bruge stykker printerpapir som skillevægge og derefter vedhæfte klistrede flag til kanterne på hver enkelt for at oprette etiketter, der klæber op fra resten af dine papirer.
Du kan også bruge tykkere byggepapir, hvis du ønskede, at disse skillevægge skulle føle sig mere omfattende end dine normale papirer.,
denne metode er ikke helt så god som at bruge mapper-inden-mapper, da denne metode giver dig mulighed for at tegne en bestemt mappe, når du skal arbejde med den. Det er dog billigere-og det tager mindre plads.,
indbakke
Vær ærlig med mig her: når du får et stykke mail, der skal gå ind i din filboks, hvor ofte åbner du straks den filboks og sætter den på det rigtige sted?
Jeg vil satse et gæt, at det ikke er 100% af tiden, og at dit køkkenbord, hvis det ofte bruges som et praktisk sted at kaste ting, der vil blive “behandlet senere.”
Her er sagen: dette er fint. Du skal sandsynligvis ikke åbne din filboks og finde den nøjagtige mappe for hver fil, du får på det nøjagtige tidspunkt, du får den., Det er meget mere effektivt at have en bestemt tid blokeret for at behandle alle dine uorganiserede filer, mail, kryptiske meddelelser skrevet i udskårne magasinbreve og spikret til din dør osv.
dit køkkenbord fortjener dog ikke at være en losseplads for alle disse ting i mellemtiden. Det er et job til din indbakke.
en indbakke er en simpel bakke (eller stak bakker, hvis du vil have lyst), der sidder på dit skrivebord. Når du får noget, der skal behandles senere, sætter du det i indbakken. Der vil det vente på behandling.,
mindst en gang om ugen skal du gennemgå alt i indbakken og beslutte, hvad der skal gøres med hvert stykke – håndtere det (hvis det repræsenterer en opgave, som en vandregning), digitalisere det, genbruge det eller sætte det i dit hovedfilsystem.
bærbar filmappe
det sidste stykke i dit fysiske filorganisationspuslespil er det, der rejser med dig.
Når du er ude af huset og væk fra din filboks og indbakke, har du stadig brug for en eller anden måde at gemme med papirer, du får på arbejde, klasse eller fra den fyr uden for din lokale kaffebar, der holder hans “slutningen er nær” – skilt.,afhængigt af hvilken type arbejde du udfører og klasser, du deltager i, kan din bærbare filmappe fungere som enten en bærbar indbakke (som du rydder regelmæssigt) eller en mini-filboks, der faktisk indeholder papirer i en betydelig mængde tid.
Hvis du er noget som mig, har du ikke nogen fysiske papirer, som du skal bære med dig. Du kan bære en fysisk notesbog (måske er du en bullet journal-bruger) eller en roman, men du bærer faktisk ikke regneark og andre papirer.,
hvis det er tilfældet, anbefaler jeg at holde en enkelt mappe i din taske og bruge den som en bærbar indbakke. Dette giver dig et sikkert sted til midlertidigt at gemme alle papirer, du får, mens du er ude og omkring, og det tager ikke meget plads.
Når du kommer hjem hver dag, kan du flytte eventuelle papirer og end-of-the-verden pjecer, du har modtaget dine vigtigste filer boksen, din indbakke, eller papirkurven.
men hvad nu hvis du er en studerende, der har brug for at bære rundt på opgaver og uddelingskopier?,
eller hvad hvis du er en high-po ?ered, slick-haired business person, der har brug for at bære rundt, du ved, business papirer?
Hvis dette er tilfældet, vil en enkelt mappe sandsynligvis ikke skære sennep. (Faktisk, kanten af en mappe er mere end i stand til at skære sennep – men jeg sidespring)
i Stedet, se på at få en bærbar harmonika mappe (jeg anbefale denne fra Fem Stjerne). Disse kommer i tonsvis af forskellige designs, fra dem, der bare har en tæt stand klap til dem, der zipip op og har indbyggede faner til etiketter.,
Alle disse har én ting til fælles: De giver dig flere mapper i en slank, kompakt pakke, som betyder, at de fungere som en bærbar-fil, som du kan arbejde ud af.
Du kan nemt adskille og organisere alle de forskellige papirer til dine klasser eller meget vigtige forretningsaftaler, og i modsætning til Old-school bindemidler med en hård rygsøjle udvider de eller kontraherer baseret på hvor meget du bærer.,
valgfrie filplaceringer
tre-Lokationssystemet vil sandsynligvis være alt hvad du har brug for langt de fleste af dine filer, især hvis du beslutter dig for at begynde at digitalisere de fleste af dem. Der er dog nogle få potentielle undtagelser. Her vil jeg dække et par, som du måske vil overveje.
manualer boks
en type fysisk “fil”, som jeg næsten aldrig digitaliserer, er produktmanualer. Jeg har manualer til min plæneklipper, digitalklaver, kamera og forskellige andre ting, jeg har købt., Disse er ofte temmelig tykke, så de ville tage meget plads i min hovedfilboks, hvis jeg forsøgte at gemme dem der.
derfor har jeg også en “manuals bo.”. I mit tilfælde er det bare en papkasse i min kælder, hvor jeg gemmer manualerne til de ting, jeg køber. Det er ikke meget organiseret. Når jeg køber noget og synes, jeg skal beholde manualen, kaster jeg det bare i kassen.
selvfølgelig kan du organiseres med din manualboks – faktisk er min udlejers filboks faktisk en hyperorganiseret manualboks., Når jeg til sidst ejer mit eget hjem, bygger jeg en lignende organiseret manualboks.
for nu er antallet af manualer, jeg ejer, lille nok til, at en enkelt boks – uden mapper – fungerer fint.
Husk, at overoptimering af en lille del af dit liv tager så meget tid, at dit liv generelt bliver mindre optimeret.
pengeskab
til dine meget følsomme dokumenter, mand. Pengeskabe kan lejes hos de fleste banker mod et årligt gebyr, som kan variere fra bank til bank og placering til placering.,
Der er også virksomheder, der kun fokuserer på pengeskabe, og du kan finde dem til at være billigere. En, som jeg fandt her i Denver, lejer små kasser for $ 125 om året.
personligt bruger jeg ikke en pengeskab. For vigtige dokumenter har jeg backup scanninger. Men jeg bor også i et hus, hvor jeg føler, at mine dokumenter er ret sikre.
på andre tidspunkter i mit liv boede jeg dog i sovesale med værelseskammerater, der ofte ville lade døren være ulåst – eller åben. Hvis du er en lignende usikker livssituation, kan et pengeskab være en klog investering.,
Hvordan til at Gå Papirløse: Digitalisere Din Fysiske Filer
for At afrunde denne guide, vil jeg tale om noget, der er endnu bedre end korrekt at gemme og organisere dine sagsakter; nemlig at digitalisere dem, og derefter fjerne den fysiske versioner fra dit liv.
det er rigtigt: det er på tide at vedtage den (for det meste) papirløse livsstil.digitalisering er processen med at scanne dine fysiske filer og omdanne dem til elektroniske billeder eller PDF-filer., Herfra kan du nemt slot dem ind på din smukt konstrueret computer mappe-system, hvor de:
- Ikke længere at tage ethvert rum i dit hjem eller rygsæk
- Kan bakkes op og gjort usårlig til brande, bøller, eller flygtede zoo gorillaer
- Er søgbare (hvis du gemme dem som Pdf-filer, eller…ja, så læs videre.)
personligt forsøger jeg at digitalisere næsten hvert papir, jeg får. Medmindre jeg har at gøre med en tyk produktmanual (og ikke kan finde en PDF online til at erstatte den), tager det meget lidt tid at digitalisere et papir.,
dette gælder især nu, hvor næsten alle har et ultrahøj opløsningskamera indbygget i deres telefon. Tidligere var de eneste nemme måder at digitalisere papirer på enten at købe en scanner eller gå ned til en Kinko eller hæfteklammer og scanne dokumenter der.
nu Kan du bare bruge din telefon – hvilket betyder, at du kan digitalisere uddelingskopier, kvitteringer og andre papirer, uanset hvor du er.hvis du bruger den rigtige app, kan du desuden automatisk sende dine scanninger til dit filsystem.
sådan digitaliserer jeg mine filer., For det første vil jeg bemærke, at jeg for det meste foretrækker at sende alle mine scanninger til min Evernote-konto i stedet for mit faktiske filsystem. Hvis du har taget mit produktivitetssystemer kursus (som er gratis ved hjælp af dette link), kan du vide, at jeg bruger Evernote som en anden hjerne.
alle mine artikelundersøgelser, bognoter, opskrifter, journaloptegnelser og andre ideer går ind i Evernote., (Bemærk, at der er andre muligheder – tjek vores top 10 notatskrivning Apps i 2020 liste for at se de bedste af dem.)
Siden Evernote ‘ s UI giver mig mulighed for at se indholdet af en individuel bemærk lige ved siden til alle mine noter og notesbøger (i stedet for at tvinge mig til at åbne ting op i et separat program), synes jeg at det er et meget mere effektivt sted at gemme ideer. Derfor vælger jeg også at sende scanninger der.der er dog en anden grund-Evernote gør dine scanninger søgbare, selvom de er billeder.,
Jeg har en tendens til at uploade mine scanninger som PDF-filer, men du kan også tilføje billeder til Evernote, og dens optiske tegngenkendelsesalgoritme giver dig mulighed for at søge i enhver tekst i dem (selvom det er håndskrift).
den bedste gratis Dokumentscanner-App
med alt det der er sagt, bruger jeg faktisk ikke Evernote ‘ s indbyggede scanningsværktøj til at digitalisere de papirer, jeg får.
i stedet bruger jeg en app kaldet Scanbot (iOS / Android).
jeg har fundet, at Scanbot evne til hurtigt at opdage kanten af et stykke papir (eller visitkort, eller kvittering, eller en Magic: The Gathering kort) er meget bedre end Evernote ‘s, og du er også i stand til at scanne flere sider på en gang – når du er færdig, skal app’ en kan sy dem ind i en enkelt PDF-fil.
disse funktioner gør scanning meget hurtigere, men der er en anden grund til, at jeg kan lide Scanbot så meget: den automatiske uploadfunktion.,
i appens indstillinger kan du vælge en destination, hvor alle nye scanninger automatisk uploades. Destinationer kan nævnes:
- Evernote (den jeg bruger)
- Google Drev
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- meget mere, selv inklusive FTP og WebDAV
Desuden kan du vælge en bestemt upload-mappe eller notebook til de fleste destinationer. I Evernote har jeg sat min til en notesbog kaldet !INBO!, som også er det sted, hvor jeg opretter de fleste nye tekstnotater (jeg har navngivet det med en”!,”symbol, så det sidder øverst på min notebook-liste).Scanbot har en betydelig ulempe: Pro-versionen er blevet ret dyr i de seneste måneder.som et resultat planlægger jeg at teste andre scanningsapps i den nærmeste fremtid og opdatere denne vejledning med et nyt anbefalet valg. I mellemtiden skal du tjekke denne liste for nogle alternativer.Bemærk: Hvis du bruger en dokumentscannerapp, der sender scanninger til Evernote, Google Drive, Dropbo.eller en anden skysynkroniseret app, bliver dine digitaliserede filer med rimelighed sikkerhedskopieret. Du skal dog sørge for, at de er., Hvis dine scanninger kun findes på en enkelt computers harddisk, kan de gå tabt på et øjeblik, hvis harddisken fejler.
Opret en “Indbakke” – Mappen på Din Computer
jeg ønsker at gøre en sidste bemærkning om digitalisering: Hvis du vælger at uploade dine digitaliserede filer til din computer ‘ s oprindelige mappe-system, i stedet for en app som Evernote, så kan det være en god idé for dig at skabe en “Indbakke” – mappen på din computer.
Nogle mennesker bruger faktisk en digital Indbakkemappe ligesom en fysisk indbakke, gemmer alle nye filer til den og flytter dem derefter senere., Jeg gør det ikke af et par grunde:
- de fleste af mine ofte tilgængelige mapper er fastgjort til min hurtigadgangsside, så det tager ikke meget tid at åbne dem.meget af mit arbejde involverer videoredigering, og videoprojekter er fulde af optagelser, billeder, musik og andre dokumenter. Ændring af filplaceringer for disse aktiver kan bryde et projekt.brug af en Indbakke-mappe til dine automatiske scannings uploads er dog en rigtig god ide, fordi det giver dig mulighed for at scanne et dokument på få sekunder og gå videre med dit liv., Du ønsker ikke at stå rundt i købmanden, grave gennem mapper i Google Drev for at finde den rigtige til den kvittering, du lige har scannet.
i stedet skal du sætte dig ned en gang om ugen og behandle mappen Indbakke, ligesom du ville gøre med en fysisk indbakke. Dette er præcis, hvad jeg gør med min !Indbakke notebook i Evernote så godt.
Når du arbejder på denne måde, du effektivt batch alle dine sorteringsopgaver, fjerne så meget friktion som muligt fra flere gange i løbet af ugen, når du kan vælge at scanne et dokument.,
Shred følsomme dokumenter
nu, når du har digitaliseret et dokument, vil du sandsynligvis slippe af med papirversionen. Du har flere muligheder for at gøre dette:
- genbrug det – Dette er den bedste mulighed for de fleste ting.
- smide det væk – hvis du ønsker at bevise, at “ende er nær” fyr ret og skade planeten.
- Burn it-Tjek din lokale brand love og nuværende forbud, og ikke brænde blanke ting! Her er en guide, hvis du virkelig ønsker at gøre dette.
- spis det – hvis du er en ged, har du allerede gjort dette.,
Du skal dog vide, at visse usmagelige tegn har været kendt for at grave gennem papirkurven og genanvende skraldespande, på udkig efter papir, der indeholder personlige oplysninger, de kan stjæle. Lad ikke dine personlige oplysninger falde i hænderne på disse skrupelløse opportunister.
Når du digitaliserer noget, der indeholder kontonumre, dit CPR-nummer, økonomiske data eller andre personlige oplysninger, skal du gøre som en Ninja skildpadde skurk og makulere det bagefter.,
jeg bruger en cross-cut shredder, som er mere sikker end en grundlæggende strip-cut shredder, da det skærer papir i små stykker i stedet for lange strimler, der kan nemt være klistret sammen igen (den Amerikanske Ambassade i Teheran lært det på den hårde måde tilbage i 1970’erne og 80’erne).
det er ikke for dyrt, og du kan holde det i en slags altid-on-tilstand, så det straks begynder at makulere, når du fodrer i et stykke papir. Og det er bestemt mindre arbejde end at håndtere at få dine oplysninger stjålet!, Når du taler om det, vil du måske også lytte til vores podcast-episode om digital sikkerhedspraksis.
organisation er en langsigtet proces
som du sikkert ved, er det ikke nok at oprette et system til organisering af dine filer: du skal faktisk bruge det.
Når du er færdig med at implementere alt fra denne vejledning, skal du sørge for, at du faktisk tager dig tid til at organisere nye dokumenter korrekt, når du får dem. Sæt dem i din indbakke eller bærbare filsystem med det samme, derefter behandle dem på en regelmæssig basis.,
Derudover kan det være nyttigt at have en tidsplan opgave – en gang hver 3-4 måneder, siger – at gå gennem dit filsystem og sørg for, at det fungerer. Hvis noget er ude af sted, skal du sætte det tilbage på sin plads.
denne proces hjælper med at forhindre “entropi” (eller kaos) i at krybe ind i dit filsystem – så du altid ved, hvor alt er.,
Hvis du ønsker at få mere organiseret, check ud disse artikler:
- Hvordan Opretter jeg en Stor Undersøgelse Plads (Med Eksempler)
- Hvordan man kan Tage Bedre Bemærkninger: De 6 Bedste Note-Taking-Systemer
- Hvordan man kan Nemt blive Organiseret og Produktiv i College
- Hvordan Bullet-Tidende Kan Gøre Dig til en Mere Produktive Studerende
- Ønsker at Være Mere Organiseret? Gør disse 9 Ting