©
code6d
Sinta-se mais relaxado quando gerenciar o seu e-mail de forma eficaz.é Segunda-Feira de manhã. Enquanto Linda se senta em sua mesa, ela experimenta aquela sensação familiar de afundamento em seu estômago… Ela não tem medo do dia à frente dela – ela tem medo da caixa de entrada do E-mail!Linda está no comando de uma grande equipe, e ela recebe pelo menos 50 e-mails todos os dias., Ler e responder a todo este correio leva muito tempo, e a maioria de seu trabalho toma um assento traseiro a esta tarefa diária. Como resultado, ela está notoriamente atrasada nos projectos, e começou a ficar até tarde, só para pôr a conversa em dia.quando o usamos apropriadamente, o e-mail é uma ferramenta de comunicação extremamente útil. Mas, como Linda, muitos de nós se sentem oprimidos pela quantidade de correio que recebemos e precisamos responder.
no entanto, existem maneiras de gerenciar o seu e-mail para que você seja mais produtivo., Neste artigo, vamos explorar estratégias para fazer isso, para que você possa continuar com o trabalho real em mãos.
Nota:
tenha em mente que estas estratégias podem não funcionar para todos. Então use o seu próprio melhor julgamento quando você pensa sobre como gerenciar o seu email.
verificar e-mail
verificar o seu e-mail regularmente durante o dia pode ser uma forma eficaz de manter a sua caixa de entrada em níveis gerenciáveis.,
no entanto, a constante interrupção e distração que vem de multitarefas desta forma pode reduzir drasticamente a sua produtividade, e perturbar a sua capacidade de entrar em um estado de fluxo ao trabalhar em projetos de alto valor.
uma estratégia que você pode usar é verificar e-mail apenas em pontos definidos durante o dia. Por exemplo, você pode decidir que você só vai verificar o seu e-mail logo de manhã, antes do almoço, e no final do dia.
aqui, ele ajuda a definir o seu software de E-mail para “receber” mensagens apenas em certos momentos, de modo que você não está distraído com as mensagens recebidas., Se você não pode fazer isso, pelo menos certifique-se de desligar alertas audíveis e visuais.
Você também pode reservar tempo para ler e responder ao E-mail após um longo período de trabalho focado, ou no momento do dia em que sua energia e criatividade estão no seu mais baixo (isso significa que você pode fazer um trabalho de maior valor em outras ocasiões). O nosso artigo é uma tarefa matinal? vai ajudá-lo a identificar quando você está se sentindo menos energético, para que você possa agendar o tempo apropriadamente.,se estiver preocupado com o facto de os seus colegas, chefes ou clientes ficarem irritados ou confusos por não estar a responder rapidamente ao seu e-mail, explique que só verifica o e-mail em determinadas alturas e que podem ligar-lhe ou usar mensagens instantâneas se o assunto for realmente urgente.Nota:
Nota:
claramente, em alguns papéis, você terá que verificar e-mail regularmente, especialmente se a sua empresa usa e-mail como sua principal ferramenta de comunicação. Tal como acontece com todas estas estratégias, use o seu julgamento, com base nas suas circunstâncias.,
ler e-mail
quando ler e-mail, pode perder horas se não usar este tempo de forma inteligente.
primeiro, tente usar a “regra de dois minutos” (um conceito de David Allen, o autor de fazer as coisas ) quando você ler o seu e – mail-se o e-mail vai demorar menos de dois minutos para ler e responder, em seguida, cuidar dele agora mesmo, mesmo que não seja uma alta prioridade. A idéia por trás disso é que se leva menos de dois minutos para a ação, leva mais tempo para ler e, em seguida, armazenar a tarefa “para fazer mais tarde” do que seria apenas para cuidar da tarefa agora.,
para E-mails que levarão mais de dois minutos para ler ou responder, cronometrar o tempo em seu calendário, ou adicionar isso como uma ação em sua lista de itens por-fazer , para fazer mais tarde. A maioria dos programas de E-mail permitem que você realce, flag ou mensagens de estrelas que precisam de uma resposta, então utilize esta funcionalidade útil sempre que puder.
Tip:
muitos de nós também recebem muitas notificações internas. Estes são os e-mails” FYI “do escritório corporativo ou de membros da equipe que querem nos manter “informados”.”Se você vê o seu nome no campo “cc “em vez do campo” para”, é provável que seja um e-mail FYI., Considere arquivá-lo em uma pasta “para ler”, e abordá-lo quando você tiver tempo.
organizar e-mail
pode imaginar ter uma caixa de entrada sem nada nela? Quase parece bom demais para ser verdade!
embora uma caixa de entrada completamente vazia (também chamada de “inbox zero”) possa ser irrealista para muitos de nós, manter a nossa caixa de entrada principal limpa pode tornar-nos mais organizados, e ajudar a eliminar o stress.
primeiro, configure um sistema de arquivo simples para ajudar a gerenciar seu e-mail.se quatro categorias parecerem demasiado simplistas para as suas necessidades, pode criar um sistema mais detalhado., Por exemplo, você poderia criar uma pasta para cada projeto que você está trabalhando, ou ter um conjunto de pastas para cada um dos seus clientes ou representantes de vendas.
A vantagem quando você criar pastas específicas para o processamento de e-mail é que ele facilita a pesquisa para o ex-mail: em vez de vasculhar todo o seu sistema de e-mail, você pode simplesmente procurar na pasta específica.
usando as regras
a maioria dos programas de E-mail, tais como Outlook e Gmail, permite que você estabeleça “regras” que ordenam e-mail em uma pasta em particular assim que ele entra.,
Por exemplo, você pode receber vários e-mails por dia que notificá-lo de vendas que a sua empresa fez. Você quer receber isto, porque você quer ver o que está acontecendo, mas você não quer que eles atrapalhem sua caixa de entrada.
Aqui é onde você pode configurar uma regra no seu programa de E-mail que move e-mails com, digamos, “Notificação de venda:” na linha de assunto direto para a pasta “vendas feitas” assim que eles entram. Isso significa que você não precisa arquivar manualmente esses e-mails, e permite que você mantenha todos os e-mails de vendas em uma pasta.,este artigo é útil?
você pode aprender outras 63 habilidades de gestão de tempo, como este, juntando-se ao Clube de ferramentas mentais.Junte-se ao Clube de ferramentas mentais hoje!
Obter o Boletim de notícias Livre
Aprender novas habilidades profissionais, a cada semana, além de ganhar um bônus de Gestão de Tempo de trabalho, grátis!,
Leia nossa Política de Privacidade
Não-Essenciais e-Mail
Se você costuma receber e-mail, tais como newsletters, blogs e artigo feeds, você poderia re-encaminhar estes para outro endereço de email, ou use regras, de modo que eles são imediatamente entregues para uma pasta específica.
Isto irá ajudar a manter a sua caixa de entrada primária limpa, e eles estarão em um lugar, pronto para ler em um momento conveniente.
dica:
pode fazer um mundo de diferença para os seus colegas, chefe e clientes quando escreve e-mails eficazes ., Isso não só irá poupar-lhes stress e frustração, mas os e – mails sucintos e relevantes também podem poupar uma enorme quantidade de tempo-o seu e o deles.
bons hábitos de equipa
uma das melhores coisas que pode fazer, para limitar a quantidade de E-mail que precisa de processar, é encorajar as pessoas a enviar-lhe menos.por exemplo, se certos membros da equipa lhe enviarem e-mails longos e prolongados, avise-os. Diga-lhes gentilmente, mas firmemente, que por causa da demanda no seu tempo, você apreciaria e-mails não mais do que um parágrafo ou dois. Qualquer coisa mais longa do que isso deve justificar um telefonema., Alternativamente, eles podem passar pelo seu escritório para uma discussão.
também, promova boas estratégias de E – mail e comunicação em sua organização-encoraje as pessoas a usar as estratégias destacadas neste artigo e em nosso E-mail eficaz por escrito e usando artigos de mensagens instantâneas.
pontos chave
a maioria de nós se sente sobrecarregada pelo e-mail. Embora seja uma grande ferramenta de comunicação, as pessoas muitas vezes usam-na em excesso. Quando você geri-lo eficazmente, você pode aumentar significativamente a sua produtividade.,
para ganhar o controle de sua caixa de entrada, comece por verificar e processar e-mail apenas em certas horas durante o dia. Se você está preocupado com a resposta atrasada, deixe as pessoas saber que você não verificar o seu e-mail constantemente.
também, tente manter a sua caixa de entrada o mais clara possível. Organize e – mail usando pastas como “Action”, “Waiting” e “Archives”, e quando você verificar e-mail, use a regra de dois minutos-imediatamente lidar com qualquer e-mail que você pode ler e respondeu em dois minutos ou menos.,
Você também pode reduzir o seu correio de entrada, pedindo às pessoas para enviá-lo menos, e defendendo estratégias eficazes de E-mail e comunicação em sua organização.