©
code6d
Føler seg mer avslappet når du administrere e-posten din på en effektiv måte.
Det er mandag morgen. Som Linda setter seg ned på pulten hennes opplever hun som kjent synkende følelse i magen… Hun er ikke gruer den dag i forkant av henne – hun gruer hennes e-post innboks!
Linda har ledelsen i et stort team, og hun får minst 50 e-post hver dag., Lese og svare til alle i denne posten tar for lang tid, og de fleste av hennes arbeid tar en baksetet til dette daglig ork. Som et resultat, hun er notorisk bak på prosjekter, og hun startet bor sent, bare for å fange opp.
Når vi bruker det på riktig måte, e-post er et utrolig nyttig kommunikasjonsverktøy. Men, som Linda, mange av oss føler deg overveldet av mengden e-post vi mottar og trenger å svare på.
Men det finnes måter å administrere e-posten din, slik at du blir mer produktiv., I denne artikkelen vil vi utforske strategier for å gjøre dette, slik at du kan komme videre med det virkelige arbeidet for hånden.
Merk:
husk at disse strategiene kan ikke fungere for alle. Så bruk ditt eget beste skjønn når du tenker på hvordan å administrere e-posten din.
Sjekke E-post
for å Sjekke e-post regelmessig i løpet av dagen kan være en effektiv måte å holde innboksen på håndterlig nivå.,
Men den stadige avbrudd og forstyrrelser som kommer fra multitasking på denne måten kan dramatisk lavere produktivitet, og forstyrre din evne til å gå inn i en tilstand av flyt når du arbeider på høy verdi prosjekter.
En strategi som du kan bruke for å sjekke e-post kun på gitte tidspunkter i løpet av dagen. For eksempel kan du bestemme deg for at du bare sjekke din e-post først i morgen, før lunsj, og på slutten av dagen.
Her, det hjelper til å angi din e-programvare for å «motta» meldinger til bestemte tider, slik at du ikke forstyrret av innkommende meldinger., Hvis du ikke kan gjøre dette, i det minste sørge for at du slår av hørbare og visuelle varsler.
Du kan også reservere deg tid til å lese og svare på e-post etter en lang periode fokusert arbeid, eller på den tiden av dagen når energien og kreativiteten er på sitt laveste (dette betyr at du kan gjøre høyere verdi arbeid på andre tidspunkter). Vår artikkel, Er Dette en Morgen Oppgave? vil hjelpe deg å identifisere når du føler deg minst energisk, slik at du kan planlegge tid på riktig måte.,
Hvis du er bekymret for at dine kolleger, sjefen din, eller kunder vil bli irritert eller forvirret at du ikke svarer til deres e-post raskt, forklar at du bare sjekke e-post på visse tider, og at de kan ringe deg, eller bruke instant messaging hvis saken er virkelig haster.
Merk:
helt Klart, i noen roller, du er nødt til å sjekke e-post på en jevnlig basis, spesielt hvis bedriften bruker e-post som sin viktigste kommunikasjonsverktøy. Som med alle disse strategiene, bruk skjønn, basert på dine omstendigheter.,
å Lese E-post
Når du leser e-post, kan du kaste bort timer hvis du ikke bruker denne tiden på en intelligent måte.
Først, kan du prøve å bruke «To-Minutters-Regelen» (et begrep fra David Allen, forfatteren av å Få Ting Gjort ) når du vil lese e-post – hvis e-posten vil ta mindre enn to minutter til å lese og svare på, så ta vare på det akkurat nå, selv om det ikke er en høyt prioritert. Ideen bak dette er at hvis det tar mindre enn to minutter til handling, det tar lengre tid å lese, og deretter lagre oppgaven unna «å gjøre senere» enn det ville være å bare ta vare på oppgaven nå.,
For e-post som vil ta lengre tid enn to minutter til å lese eller svare på, sette av tid på kalenderen din, eller legge til dette som en handling på Å-Gjøre-Liste , å gjøre senere. De fleste e-postprogrammer kan du markere, flagg, eller stjerners meldinger som trenger et svar, så bruke denne praktiske funksjonen når du kan.
Tips:
Mange av oss får også massevis av interne meldinger. Disse er de «FYI» e-post fra bedriftens kontor eller fra team-medlemmer som ønsker å holde oss orientert.»Hvis du ser at ditt navn i «cc» – feltet i stedet for «Til» – feltet, sjansene er det er en FYI e-post., Vurdere å arkivere det i et «Å Lese» – mappen, og ta det når du har tid.
Organisere E-post
Kan du tenke deg å ha en innboks med noe i det? Det høres nesten for godt til å være sant!
Selv om en helt tom innboks (også kalt «innboks null») kan være urealistisk for mange av oss, å holde våre viktigste innboks fjernet kan gjøre oss mer organisert, og bidra til å eliminere stress.
Først sette opp en enkel filing system for å hjelpe til med å administrere e-post.
Hvis fire kategorier høres altfor forenklede for dine behov, kan du sette opp en mer detaljert system., For eksempel, du kan opprette en mappe for hvert prosjekt du jobber med, eller har en angitt mappe for hver av dine kunder eller selgere.
fordelen når du oppretter bestemte mapper for behandling av e-post er at det gjør det lettere å søke etter siste post: i stedet for å gjennomsøke hele e-post-system, kan du bare søke i den aktuelle mappen.
ved Hjelp av Regler
de Fleste e-postprogrammer, for eksempel Outlook og Gmail, får du mulighet til å etablere «Regler» som sortere e-post i en bestemt mappe så snart det kommer i.,
For eksempel, du kan ha flere e-poster per dag som melder du av salg at selskapet har gjort. Du ønsker å motta disse, fordi du ønsker å se hva som skjer, men du ikke vil at de skal rot i innboksen din.
Dette er hvor du kan sette opp en regel i ditt e-post program som flytter e-post med, si, «Salg Melding:» i emnefeltet rett til «Salg» – mappen så snart de kommer inn. Dette betyr at du ikke trenger å manuelt filen disse e-postene, og lar deg beholde alle salg e-postmeldinger i en mappe.,
Finne Denne Artikkelen Nyttig?
Du kan lære en annen 63 gang ledelse, som dette, ved å bli med i Tankene Verktøy Club.
Bli med i Tankene Verktøy Club i Dag!
– >
Få Gratis Nyhetsbrev
Lære nye karriere ferdigheter hver uke, i tillegg får du en bonus Tid Ledelse arbeidsbok, det er gratis!,
Les våre Retningslinjer for Personvern
Ikke-Essensielle E-post
Hvis du regelmessig motta e-post som nyhetsbrev, blogger og artikkel feeds, du kan re-rute disse til en annen e-postadresse, eller bruk regler, slik at de er kjapt levert til en bestemt mappe.
Dette vil bidra til å holde primære innboks klart, og de vil være på ett sted, klar til å lese på et passende tidspunkt.
Tips:
Du kan gjøre en verden av forskjell for dine kolleger, sjefen, og kunder når du skriver effektiv e-post ., Dette vil ikke bare lagre dem på stress og frustrasjon, men tydelige, relevante e-postmeldinger kan også spare en enorm mengde tid, din og deres.
Godt Lag Vaner
En av de beste tingene du kan gjøre for å begrense mengden av e-post som du trenger for å behandle, er å oppfordre folk til å sende deg mindre.
For eksempel, hvis enkelte team-medlemmer regelmessig sende deg lenge, trukket ut e-poster, la dem vite det. Fortell dem forsiktig, men bestemt at på grunn av belastningen på din tid, vil du sette pris på e-postene ikke lenger enn et avsnitt eller to. Noe lengre enn det burde garanterer en telefonsamtale., Alternativt, kan de stikke innom kontoret for en diskusjon.
Også, fremme god e-post-og kommunikasjonsstrategier i organisasjonen oppfordrer folk til å bruke strategier som er uthevet i denne artikkelen og i vår Skrive Effektive E-post og ved Hjelp av Direktemeldinger artikler.
– Tasten Poeng
de Fleste av oss føler deg overveldet av e-post. Selv om det er en god kommunikasjon verktøy, folk ofte overdrive det. Når du administrere den effektivt, du kan betydelig øke produktiviteten.,
for Å få kontroll over innboksen din, kan du begynne med å sjekke og behandle e-post bare til bestemte tider i løpet av dagen. Hvis du er bekymret for forsinket respons, la folk vet at du ikke sjekke din e-post hele tiden.
prøv Også å holde innboksen din så klart som mulig. Organisere e-post ved hjelp av mapper som «Handling,» «Venter» og «Arkiv» Og når du sjekker e-posten, kan du bruke de to minutters-regelen – umiddelbart håndtere noen e-post som du kan lese og svarte på i to minutter eller mindre.,
Du kan også redusere din innkommende e-post ved å spørre folk til å sende deg mindre, og med tatt til orde for effektiv e-post og kommunikasjon strategier i organisasjonen.