Gestionarea e-Mail în mod Eficient

©
code6d

Simt mult mai relaxat atunci când vă gestionați dvs. de e-mail în mod eficient.

este luni dimineață. În timp ce Linda se așează la biroul ei, ea simte acea senzație familiară de scufundare în stomac… Nu se teme de ziua din fața ei-se teme de căsuța de e-mail!Linda se ocupă de o echipă mare și primește cel puțin 50 de e-mailuri în fiecare zi., Citirea și răspunsul la toate aceste e-mailuri durează mult timp, iar cea mai mare parte a muncii ei ocupă un loc în spate pentru această corvoadă zilnică. Drept urmare, ea este notorie în spatele proiectelor și a început să stea târziu, doar pentru a prinde din urmă.

când îl folosim în mod corespunzător, e-mailul este un instrument de comunicare incredibil de util. Dar, la fel ca Linda, mulți dintre noi ne simțim copleșiți de cantitatea de poștă pe care o primim și trebuie să răspundem.cu toate acestea, există modalități de a vă gestiona e-mailul astfel încât să fiți mai productiv., În acest articol, vom explora strategii pentru a face acest lucru, astfel încât să puteți continua cu munca reală la îndemână.

notă:

rețineți că este posibil ca aceste strategii să nu funcționeze pentru toată lumea. Așadar, folosiți-vă cea mai bună judecată atunci când vă gândiți cum să vă gestionați e-mailul.

verificarea e-mailului

verificarea e-mailului în mod regulat în timpul zilei poate fi o modalitate eficientă de a vă menține inbox-ul la niveluri gestionabile.,cu toate acestea, întreruperea și distragerea constantă care rezultă din multitasking în acest mod vă pot reduce dramatic productivitatea și vă pot perturba capacitatea de a intra într-o stare de flux atunci când lucrați la proiecte cu valoare ridicată.o strategie pe care o puteți utiliza este să verificați e-mailul numai la punctele stabilite în timpul zilei. De exemplu, puteți decide că veți verifica e-mailul dvs. doar dimineața, înainte de prânz și la sfârșitul zilei. aici, vă ajută să setați software-ul dvs. de e-mail să „primească” mesaje numai în anumite momente, astfel încât să nu fiți distras de mesajele primite., Dacă nu puteți face acest lucru, asigurați-vă cel puțin că dezactivați alertele sonore și vizuale.de asemenea, puteți rezerva timp pentru a citi și a răspunde la e-mail după o perioadă lungă de muncă concentrată sau în momentul zilei când energia și creativitatea dvs. sunt la cel mai scăzut nivel (acest lucru înseamnă că puteți face o muncă de valoare mai mare în alte momente). Articolul nostru, este o sarcină de dimineață? vă va ajuta să identificați când vă simțiți cel mai puțin energic, astfel încât să puteți programa timpul în mod corespunzător.,dacă sunteți îngrijorat că colegii, șeful sau clienții dvs. vor fi deranjați sau confuzi că nu răspundeți rapid la e-mailul lor, explicați-le că verificați doar e-mailurile în anumite momente și că vă pot suna sau utiliza mesageria instant dacă problema este cu adevărat urgentă.în mod clar, în unele roluri, va trebui să verificați e-mailul în mod regulat, mai ales dacă afacerea dvs. utilizează e-mailul ca instrument principal de comunicare. Ca și în cazul tuturor acestor strategii, folosiți-vă judecata, pe baza circumstanțelor voastre.,

citirea e-mailului

când citiți e-mailul, puteți pierde ore întregi dacă nu utilizați acest timp în mod inteligent.în primul rând, încercați să utilizați „regula de două Minute” (un concept de la David Allen, autorul Getting Things Done ) atunci când citiți e – mailul-dacă e-mailul va dura mai puțin de două minute pentru a citi și a răspunde, atunci aveți grijă de el chiar acum, chiar dacă nu este o prioritate ridicată. Ideea din spatele acestui lucru este că, dacă durează mai puțin de două minute până la acțiune, este nevoie de mai mult timp pentru a citi și apoi a stoca sarcina „pentru a face mai târziu” decât pentru a avea grijă de sarcină acum.,

pentru e-mailuri care vor dura mai mult de două minute pentru a citi sau a răspunde, programați ora în calendar sau adăugați-o ca o acțiune în lista de activități, pentru a face mai târziu. Majoritatea programelor de e-mail vă permit să evidențiați, să semnalizați sau să afișați mesaje care au nevoie de un răspuns, deci utilizați această caracteristică utilă ori de câte ori puteți.

sfat:

mulți dintre noi primesc, de asemenea, o mulțime de notificări interne. Acestea sunt acele e-mailuri” FYI „de la biroul corporativ sau de la membrii echipei care doresc să ne țină” la curent.”Dacă vă vedeți numele în câmpul „cc” în loc de câmpul „Către”, este posibil să fie un e-mail FYI., Luați în considerare depunerea într-un dosar „de citit” și abordați-l când aveți timp.

organizarea e-mail

vă puteți imagina având un inbox cu nimic în ea? Aproape sună prea bine pentru a fi adevărat!deși un inbox complet gol (numit și „inbox zero”) ar putea fi nerealist pentru mulți dintre noi, păstrarea inbox-ului principal ne poate face mai organizați și poate ajuta la eliminarea stresului.mai întâi, configurați un sistem simplu de arhivare pentru a vă ajuta să vă gestionați e-mailul.dacă patru categorii sună prea simplist pentru nevoile dvs., puteți configura un sistem mai detaliat., De exemplu, ați putea crea un folder pentru fiecare proiect la care lucrezi, sau au un set folder pentru fiecare dintre clientii sau reprezentantii de vanzari.

avantaj atunci când creați foldere specifice pentru prelucrarea e-mail este că ea face mai ușor pentru a căuta trecutul e-mail: în loc de curățat întregul sistem de e-mail, puteți căuta pur și simplu în acel folder.

folosind reguli

majoritatea programelor de e-mail, cum ar fi Outlook și Gmail, vă permit să stabiliți „reguli” care sortează e-mailul într-un anumit folder imediat ce intră.,de exemplu, este posibil să primiți mai multe e-mailuri pe zi care vă anunță vânzările pe care compania dvs. le-a făcut. Doriți să le primiți, pentru că doriți să vedeți ce se întâmplă, dar nu doriți ca acestea să vă aglomereze inbox-ul.aici puteți configura o regulă în programul dvs. de e-mail care mută e-mailurile cu, de exemplu, „notificare de vânzare:” în linia de subiect direct în folderul „vânzări făcute” imediat ce intră. Aceasta înseamnă că nu trebuie să depuneți manual aceste e-mailuri și vă permite să păstrați toate e-mailurile de vânzări într-un singur folder.,

găsirea acestui articol util?

puteți învăța alte 63 de abilități de gestionare a timpului, astfel, alăturându-vă Clubului Mind Tools.

Alăturați-vă Mind Tools Club astăzi!

primești Gratuit Newsletter-ul

Invata noi competențelor profesionale în fiecare săptămână, plus obține un bonus de Timp de Gestionare registru de lucru, gratuit!,

Citiți Politica noastră de Confidențialitate

Non-Esențial e-Mail

Daca te primesc în mod regulat e-mail, cum ar fi buletine de știri, bloguri și articolul feed-uri, ai putea re-route aceste alta adresa de mail, sau de a folosi reguli, astfel încât acestea sunt livrate imediat, de la un anumit folder.

Acest lucru vă va ajuta să păstrați căsuța de e-mail principală clară și acestea vor fi într-un singur loc, gata de citit la un moment convenabil.

sfat:

puteți face o diferență pentru colegii, șeful și clienții dvs. atunci când scrieți e-mailuri eficiente ., Acest lucru nu numai că le va salva stresul și frustrarea, dar e – mailurile succinte și relevante pot economisi și o cantitate enormă de timp-a ta și a lor.unul dintre cele mai bune lucruri pe care le puteți face, pentru a limita cantitatea de e-mail pe care trebuie să o procesați, este să încurajați oamenii să vă trimită mai puțin.

de exemplu, dacă anumiți membri ai echipei vă trimit în mod regulat e-mailuri lungi, extrase, anunțați-i. Spune-le cu blândețe, dar ferm că, din cauza cererii din timpul tău, ai aprecia e-mailurile nu mai mult de un paragraf sau două. Orice mai mult de atât ar trebui să justifice un apel telefonic., Alternativ, acestea ar putea picătură de birou pentru o discuție.de asemenea, promovați strategii bune de e – mail și comunicare în organizația dvs.-încurajați oamenii să utilizeze strategiile evidențiate în acest articol și în scrierea noastră de e-mail eficient și folosind articole de mesagerie instantanee.

puncte cheie

cei mai mulți dintre noi se simt copleșiți de e-mail. Deși este un instrument de comunicare excelent, oamenii îl folosesc adesea. Când o gestionați eficient, vă puteți spori semnificativ productivitatea.,pentru a obține controlul asupra inbox-ului, începe prin a verifica și procesa e-mailurile doar la anumite ore din zi. Dacă sunteți îngrijorat de răspunsul întârziat, anunțați oamenii că nu vă verificați e-mailul în mod constant.de asemenea, încercați să păstrați inbox-ul cât mai clar posibil. Organizați e – mailul folosind foldere precum „acțiune”, „așteptare” și „arhive”, iar atunci când verificați e-mailul, utilizați regula de două minute-gestionați imediat orice e-mail la care puteți citi și răspunde în două minute sau mai puțin.,de asemenea, puteți reduce e-mailurile primite solicitând utilizatorilor să vă trimită mai puțin și susținând strategii eficiente de e-mail și comunicare în organizația dvs.

Leave a Comment