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Fühlen Sie sich entspannter, wenn Sie Ihre E-Mail effektiv verwalten.
Es ist Montagmorgen. Als Linda sich an ihren Schreibtisch setzt, erlebt sie dieses vertraute sinkende Gefühl in ihrem Bauch… Sie fürchtet sich nicht vor dem Tag vor ihr – sie fürchtet ihren E-Mail-Posteingang!
Linda ist verantwortlich für ein großes Team, und sie erhält jeden Tag mindestens 50 E-Mails., Das Lesen und Antworten auf all diese E-Mails dauert lange, und der größte Teil ihrer Arbeit nimmt in dieser täglichen Arbeit Platz. Infolgedessen ist sie bei Projekten notorisch zurückgeblieben, und sie hat angefangen, zu spät zu bleiben, nur um aufzuholen.
Wenn wir es angemessen verwenden, ist E-Mail ein unglaublich nützliches Kommunikationstool. Aber wie Linda fühlen sich viele von uns überwältigt von der Menge an Post, die wir erhalten und auf die wir antworten müssen.
Es gibt jedoch Möglichkeiten, Ihre E-Mails so zu verwalten, dass Sie produktiver sind., In diesem Artikel untersuchen wir Strategien dafür, damit Sie mit der eigentlichen Arbeit fortfahren können.
Hinweis:
Beachten Sie, dass diese Strategien möglicherweise nicht für alle funktionieren. Verwenden Sie also Ihr eigenes bestes Urteilsvermögen, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre E-Mail verwalten.
E-Mail überprüfen
Das regelmäßige Überprüfen Ihrer E-Mail während des Tages kann eine effektive Möglichkeit sein, Ihren Posteingang auf einem überschaubaren Niveau zu halten.,
Die ständige Unterbrechung und Ablenkung, die auf diese Weise durch Multitasking entsteht, kann jedoch Ihre Produktivität dramatisch senken und Ihre Fähigkeit, bei der Arbeit an hochwertigen Projekten in einen Flusszustand zu gelangen, beeinträchtigen.
Eine Strategie, mit der Sie E-Mails nur an festgelegten Punkten während des Tages überprüfen können. Sie können beispielsweise entscheiden, dass Sie Ihre E-Mail nur morgens, vor dem Mittagessen und am Ende des Tages überprüfen.
Hier hilft es, Ihre E-Mail-Software so einzustellen, dass Sie nur zu bestimmten Zeiten Nachrichten „empfangen“, damit Sie nicht von eingehenden Nachrichten abgelenkt werden., Wenn Sie dies nicht können, stellen Sie zumindest sicher, dass Sie akustische und visuelle Warnungen deaktivieren.
Sie können auch Zeit zum Lesen und Beantworten von E-Mails nach einer langen Zeit konzentrierter Arbeit oder zu der Tageszeit reservieren, zu der Ihre Energie und Kreativität am niedrigsten sind (dies bedeutet, dass Sie zu anderen Zeiten höherwertige Arbeiten ausführen können). Unser Artikel, Ist das eine Morgenaufgabe? wird Ihnen helfen, zu identifizieren, wenn Sie sich am wenigsten energisch fühlen, so dass Sie die Zeit angemessen planen können.,
Wenn Sie befürchten, dass Ihre Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden verärgert oder verwirrt sind, dass Sie nicht schnell auf ihre E-Mails antworten, erklären Sie, dass Sie E-Mails nur zu bestimmten Zeiten überprüfen und dass sie Sie anrufen oder Instant Messaging verwenden können, wenn die Angelegenheit wirklich dringend ist.
Hinweis:
Offensichtlich müssen Sie in einigen Rollen regelmäßig E-Mails überprüfen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen E-Mail als Hauptkommunikationstool verwendet. Verwenden Sie wie bei all diesen Strategien Ihr Urteilsvermögen basierend auf Ihren Umständen.,
E-Mail lesen
Wenn Sie E-Mails lesen, können Sie Stunden verschwenden, wenn Sie diese Zeit nicht intelligent nutzen.
Versuchen Sie zunächst, die „Zwei-Minuten – Regel“ (ein Konzept von David Allen, dem Autor von Getting Things Done ) zu verwenden, wenn Sie Ihre E-Mail lesen-wenn das Lesen und Antworten der E-Mail weniger als zwei Minuten dauert, kümmern Sie sich sofort darum, auch wenn dies keine hohe Priorität hat. Die Idee dahinter ist, dass das Lesen und Speichern der Aufgabe länger dauert, wenn die Aktion weniger als zwei Minuten dauert, als wenn Sie sich jetzt nur um die Aufgabe kümmern würde.,
Für E-Mails, deren Lesen oder Antworten länger als zwei Minuten dauert, planen Sie die Zeit in Ihrem Kalender oder fügen Sie diese als Aktion zu Ihrer Aufgabenliste hinzu , um dies später zu tun. Die meisten E-Mail-Programme können Sie markieren, Flagge oder Stern-Nachrichten, die eine Antwort benötigen, so nutzen Sie diese praktische Funktion, wann immer Sie können.
Tipp:
Viele von uns erhalten auch viele interne Benachrichtigungen. Dies sind diese “ FYI “ – E-Mails aus der Unternehmenszentrale oder von Teammitgliedern, die uns „auf dem Laufenden“ halten möchten.“Wenn Sie Ihren Namen im Feld „cc“ anstelle des Feldes „An“ sehen, handelt es sich wahrscheinlich um eine FYI-E-Mail., Erwägen Sie, es in einem Ordner „Zum Lesen“ abzulegen und es anzugehen, wenn Sie Zeit haben.
Organisieren von E-Mails
Können Sie sich vorstellen, einen Posteingang mit nichts darin zu haben? Es klingt fast zu gut, um wahr zu sein!
Obwohl ein vollständig leerer Posteingang (auch „Posteingang Null“ genannt) für viele von uns unrealistisch sein kann, kann es uns organisierter machen, unseren Haupteingang zu löschen und Stress abzubauen.
Richten Sie zunächst ein einfaches Ablagesystem ein, um Ihre E-Mails zu verwalten.
Wenn vier Kategorien für Ihre Bedürfnisse zu simpel klingen, können Sie ein detaillierteres System einrichten., Sie können beispielsweise für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, einen Ordner erstellen oder für jeden Ihrer Kunden oder Vertriebsmitarbeiter einen festgelegten Ordner haben.
Der Vorteil beim Erstellen bestimmter Ordner für die Verarbeitung von E-Mails besteht darin, dass die Suche nach früheren E-Mails einfacher ist: Anstatt Ihr gesamtes E-Mail-System zu durchsuchen, können Sie einfach in diesem bestimmten Ordner suchen.
Mit Regeln
Mit den meisten E-Mail-Programmen wie Outlook und Google Mail können Sie „Regeln“ festlegen, die E-Mails in einem bestimmten Ordner sortieren, sobald sie eingehen.,
Zum Beispiel können Sie mehrere E-Mails pro Tag erhalten, die Sie über Verkäufe informieren, die Ihr Unternehmen getätigt hat. Sie möchten diese erhalten, weil Sie sehen möchten, was passiert, aber Sie möchten nicht, dass sie Ihren Posteingang überladen.
Hier können Sie eine Regel in Ihrem E-Mail-Programm einrichten, die E-Mails mit beispielsweise „Verkaufsbenachrichtigung:“ in der Betreffzeile direkt in den Ordner „Verkäufe getätigt“ verschiebt, sobald sie eingehen. Dies bedeutet, dass Sie diese E-Mails nicht manuell ablegen müssen und dass Sie alle Verkaufs-E-Mails in einem Ordner aufbewahren können.,
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Nicht wesentliche E-Mail
Wenn Sie regelmäßig E-Mails wie Newsletter, Blogs und Artikel-Feeds erhalten, können Sie diese an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten oder Regeln verwenden, damit sie sofort in einen bestimmten Ordner geliefert werden.
Dies hilft, Ihren primären Posteingang klar zu halten, und sie werden an einem Ort sein, bereit, zu einem geeigneten Zeitpunkt zu lesen.
Tipp:
Sie können eine welt der unterschied für ihre kollegen, chef, und kunden, wenn sie schreiben effektive e-mails ., Dies erspart ihnen nicht nur Stress und Frustration, sondern prägnante, relevante E – Mails können auch enorm viel Zeit sparen-Ihre und ihre.
Gute Teamgewohnheiten
Eines der besten Dinge, die Sie tun können, um die Menge an E-Mails zu begrenzen, die Sie verarbeiten müssen, besteht darin, die Leute zu ermutigen, Ihnen weniger zu senden.
Wenn bestimmte Teammitglieder Ihnen beispielsweise regelmäßig lange, langwierige E-Mails senden, lassen Sie sie wissen. Sagen Sie ihnen sanft, aber fest, dass wegen der Nachfrage auf Ihre Zeit, würden Sie E-Mails schätzen nicht mehr als ein Absatz oder zwei. Alles, was länger dauert, sollte einen Anruf rechtfertigen., Alternativ könnten sie zu einer Diskussion in Ihr Büro kommen.
Fördern Sie auch gute E-Mail-und Kommunikationsstrategien in Ihrem Unternehmen-Ermutigen Sie die Menschen, die in diesem Artikel und in unserem Schreiben von effektiven E-Mails und Instant Messaging-Artikeln hervorgehobenen Strategien zu verwenden.
Wichtige Punkte
Die meisten von uns fühlen sich per E-Mail überfordert. Obwohl es ein großartiges Kommunikationstool ist, wird es oft überbeansprucht. Wenn Sie es effektiv verwalten, können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern.,
Um die Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen, überprüfen und verarbeiten Sie E-Mails zunächst nur zu bestimmten Tageszeiten. Wenn Sie über die verzögerte Antwort besorgt sind, lassen Sie die Leute wissen, dass Sie Ihre E-Mail nicht ständig überprüfen.
Versuchen Sie auch, Ihren Posteingang so klar wie möglich zu halten. Organisieren Sie E-Mails mit Ordnern wie „Aktion“, „Warten“ und „Archiven“, Und wenn Sie E – Mails überprüfen, verwenden Sie die Zwei-Minuten-Regel-behandeln Sie sofort alle E-Mails, die Sie in zwei Minuten oder weniger lesen und beantworten können.,
Sie können Ihre eingehenden E-Mails auch reduzieren, indem Sie Personen auffordern, Ihnen weniger zu senden, und indem Sie effektive E-Mail-und Kommunikationsstrategien in Ihrem Unternehmen befürworten.