©
code6d
nyugodtabbnak érzi magát, ha hatékonyan kezeli az e-mailt.
hétfő reggel van. Ahogy Linda leül az asztalához, megtapasztalja ezt az ismerős süllyedő érzést a gyomrában… Nem fél az előtte álló naptól-fél az e-mail postafiókjától!
Linda egy nagy csapat vezetője, és naponta legalább 50 e-mailt kap., Az e-mailek olvasása és megválaszolása hosszú időt vesz igénybe, és munkájának nagy része hátsó helyet foglal el a napi házimunkához. Ennek eredményeként híresen lemaradt a projektekről, és elkezdett késni, csak hogy felzárkózzon.
amikor megfelelően használjuk, az e-mail hihetetlenül hasznos kommunikációs eszköz. De, mint Linda, sokan úgy érzik, túlterheltek a levél mennyisége, hogy megkapjuk, és meg kell válaszolni.
azonban vannak módok az e-mail kezelésére, hogy produktívabb legyen., Ebben a cikkben megvizsgáljuk ennek stratégiáit, hogy továbbléphessünk a valódi munkával.
Megjegyzés:
ne feledje, hogy ezek a stratégiák nem mindenki számára működnek. Tehát használja a saját legjobb ítéletét, amikor arra gondol, hogyan kell kezelni az e-mailt.
e-mail ellenőrzése
az e-mail rendszeres ellenőrzése a nap folyamán hatékony módja lehet annak, hogy a beérkező levelek kezelhető szinten maradjanak.,
azonban az állandó megszakítás és figyelemelterelés, hogy jön a multitasking ily módon drámaian csökkenti a termelékenységet, és megzavarják a képességét, hogy adja meg az állam az áramlás, ha dolgozik nagy értékű projektek.
az egyik stratégia, amelyet használhat, az, hogy az e-maileket csak a nap folyamán beállított pontokon ellenőrizze. Például dönthet úgy, hogy csak reggel, ebéd előtt és a nap végén ellenőrzi az e-mail címét.
itt segít beállítani az e-mail szoftvert, hogy csak bizonyos időpontokban “fogadjon” üzeneteket, hogy ne zavarja a bejövő üzenetek., Ha ezt nem tudja megtenni, legalább győződjön meg róla, hogy kikapcsolja a hallható és a vizuális riasztásokat.
Azt is tartalék időt, hogy olvassa el, aztán válaszol e-mail után hosszú ideig tartó koncentrált munka, vagy a nap, amikor az energia, kreativitás, a legalacsonyabb (ez azt jelenti, hogy képes vagy magasabb értékű munka máskor). Cikkünk, ez egy reggeli feladat? segít azonosítani, ha úgy érzi, legkevésbé energikus, úgy, hogy a menetrend időben megfelelően.,
Ha aggódik, hogy a kollégák, főnök, vagy költségtérítést lesz ideges vagy, vagy zavart, hogy nem reagál az e-mail gyorsan, magyarázd el, hogy csak akkor ellenőrizze az e-mail egyes alkalommal, hogy tudnak hívni, vagy használd azonnali üzenetküldő, ha az ügy nagyon sürgős.
Megjegyzés:
bizonyos szerepekben rendszeresen ellenőriznie kell az e-maileket, különösen akkor, ha vállalkozása e-mailt használ fő kommunikációs eszközként. Mint minden ilyen stratégiák, használja az ítéletet, az Ön körülményei alapján.,
e-mail olvasása
e-mail olvasásakor órákat pazarolhat, ha ezt az időt nem használja intelligensen.
Első, próbálkozzon a “Két Perces Szabály” (a koncepció a David Allen, a szerző, Hogy a Dolgokat ), amikor olvastam a mail – ha az e-mail kevesebb, mint két perc olvasni a választ, akkor gondoskodom róla, hogy most, még ha nem is magas prioritást. Ennek az az ötlete, hogy ha kevesebb, mint két percet vesz igénybe a cselekvés, hosszabb időt vesz igénybe az olvasás, majd tárolja a feladatot “később”, mint azt, hogy most csak vigyázzon a feladatra.,
azoknál az e-maileknél, amelyek olvasása vagy megválaszolása két percnél hosszabb időt vesz igénybe, ütemezze a naptárban az időt , vagy adja hozzá ezt a teendők listájához, később. A legtöbb e-mail program lehetővé teszi, hogy kiemelje, zászló, vagy csillag üzeneteket kell a választ, így használja ezt a praktikus funkciót, amikor csak lehet.
tipp:
sokan sok belső értesítést is kapnak. Ezek azok a” FYI ” e-mailek a vállalati irodából vagy a csapat tagjaitól, akik meg akarnak tartani minket “a hurokban.”Ha a “Címzett” mező helyett a “cc” mezőben látja a nevét, valószínű, hogy ez egy FYI e-mail., Fontolja meg a “olvasni” mappában történő benyújtását, majd kezelje azt, ha van ideje.
e-mail szervezése
el tudod képzelni, hogy van egy beérkező levelek, amelyekben nincs semmi? Szinte túl jól hangzik, hogy igaz legyen!
bár egy teljesen üres postaládát (más néven “inbox zero”) lehet irreális sokunk számára, miközben a fő postaládájába törlődik teheti számunkra szervezett, és segít megszüntetni a stresszt.
először állítson be egy egyszerű nyilvántartási rendszert, amely segít a levelek kezelésében.
Ha négy kategória hangzik túl egyszerű az Ön igényeinek, akkor létrehozhat egy részletesebb rendszert., Például hozzon létre egy mappát minden projekt, amin dolgozol, vagy egy megadott mappa minden ügyfele vagy üzletkötők.
az Az előnye, amikor létrehoz bizonyos mappákat feldolgozásra e-mailben, hogy ez megkönnyíti a keresést elmúlt mail: ahelyett, hogy súroló a teljes e-mail rendszer, egyszerűen kereshet az adott mappába.
A szabályok használata
a legtöbb e-mail program, például az Outlook és a Gmail, lehetővé teszi, hogy “szabályokat” hozzon létre, amelyek az e-maileket egy adott mappába rendezik, amint bejön.,
például előfordulhat, hogy naponta több e-mailt kap, amelyek értesítik Önt a vállalat által végzett értékesítésekről. Ezeket szeretné megkapni, mert látni akarja, mi történik, de nem akarja, hogy rendetlenséget okozzanak a postaládájában.
Ez az, ahol beállíthat egy szabályt az e-mail programjában, amely az e-maileket mozgatja, mondjuk, “eladó értesítés:” a tárgysorban egyenesen az “értékesítés történt” mappába, amint belépnek. Ez azt jelenti, hogy nem kell manuálisan fájlba ezeket az e-maileket, valamint lehetővé teszi, hogy az összes értékesítési e-maileket egy mappába.,
hasznosnak találja ezt a cikket?
további 63 időgazdálkodási készséget tanulhat meg, mint ez, a Mind Tools klubhoz való csatlakozással.
csatlakozzon ma a Mind Tools Klubhoz!
Szerezd meg az ingyenes hírlevelet
ismerje meg az új karrier készségek minden héten, plusz kap egy bónusz idő menedzsment munkafüzet, ingyenes!,
olvassa el az Adatvédelmi irányelveinket
nem alapvető fontosságú e-mail
ha rendszeresen kap e-mailt, például hírleveleket, blogokat és cikkcsatornákat, akkor ezeket átirányíthatja egy másik e-mail címre, vagy használhatja a szabályokat, hogy azonnal eljuttassák egy adott mappába.
Ez segít megőrizni az elsődleges beérkező levelek világos, és lesznek egy helyen, készen áll, hogy olvassa el a megfelelő időben.
tipp:
tudod, hogy a világ a különbség a kollégák, főnök, és az ügyfelek, ha írsz hatékony e-maileket ., Ez nem csak menteni őket a stressz, a frusztráció, de tömör, releváns e – maileket is menteni egy hatalmas mennyiségű időt-a tiéd és az övék.
jó csapat szokások
az egyik legjobb dolog, amit tehetünk, hogy korlátozza az e-mail kell feldolgozni, hogy ösztönözze az embereket, hogy küldjön kevesebb.
például, ha bizonyos csapattagok rendszeresen hosszú, kihúzott e-maileket küldenek Önnek, tudassa velük. Mondd el nekik finoman, de határozottan, hogy az időd iránti igény miatt, értékelné az e-maileket legfeljebb egy-két bekezdésnél. Bármi hosszabb, mint ez indokolja a telefonhívást., Vagylagosan, akkor csepp az irodában egy beszélgetés.
továbbá, támogassák a jó e – mail és kommunikációs stratégiák a szervezet-ösztönözze az embereket, hogy használja a stratégiákat kiemelt ebben a cikkben és írásunkban hatékony e-mail segítségével azonnali üzenetküldő cikkek.
főbb pontok
a legtöbben úgy érzik, túlterheltek e-mail. Bár ez egy nagyszerű kommunikációs eszköz, az emberek gyakran túlhasználják. Ha hatékonyan kezeli, jelentősen növelheti termelékenységét.,
ahhoz, hogy átvegye az irányítást a postaládájába, kezdje ellenőrzésével és feldolgozásával e-mail csak bizonyos időpontokban a nap folyamán. Ha aggódik a késleltetett válasz miatt, tudassa az emberekkel, hogy nem ellenőrzi folyamatosan az e-mailjét.
is, próbálja tartani a postaládájába a lehető legtisztább. Szervezze mail mappák, mint a “Action”, “Waiting”, “Archives”, és amikor ellenőrzi mail, használja a két perces szabály – azonnal kezelni minden e-mailt, hogy lehet olvasni, és válaszolt két perc vagy kevesebb.,
csökkentheti a beérkező leveleket is, ha arra kéri az embereket, hogy kevesebbet küldjenek Önnek, valamint támogatja a hatékony e-mail-és kommunikációs stratégiákat a szervezetében.