©
code6d
Poczuj się bardziej zrelaksowany, gdy skutecznie zarządzasz pocztą e-mail.
jest poniedziałek rano. Kiedy Linda siada przy biurku, doświadcza tego znajomego uczucia tonącego w żołądku… Nie boi się dnia przed nią – boi się swojej skrzynki e-mail!
Linda kieruje dużym zespołem i codziennie otrzymuje co najmniej 50 e-maili., Czytanie i odpowiadanie na wszystkie te listy zajmuje dużo czasu, a większość jej pracy zajmuje tylne siedzenie w tym codziennym obowiązku. W rezultacie notorycznie spóźnia się na projekty i zaczęła zostawać do późna, żeby nadrobić zaległości.
gdy używamy go odpowiednio, email jest niezwykle użytecznym narzędziem komunikacji. Ale, podobnie jak Linda, wielu z nas czuje się przytłoczony ilością poczty, którą otrzymujemy i musimy odpowiedzieć.
istnieją jednak sposoby zarządzania pocztą e-mail, dzięki czemu jesteś bardziej produktywny., W tym artykule omówimy strategie tego działania, abyś mógł rozpocząć prawdziwą pracę.
Uwaga:
należy pamiętać, że te strategie mogą nie działać dla wszystkich. Więc użyj własnego najlepszego osądu, gdy myślisz o tym, jak zarządzać pocztą e-mail.
regularne sprawdzanie poczty e-mail w ciągu dnia może być skutecznym sposobem na utrzymanie skrzynki odbiorczej na łatwym do zarządzania poziomie.,
jednak ciągłe przerwy i rozproszenia wynikające z wielozadaniowości w ten sposób może znacznie obniżyć Produktywność i zakłócić zdolność do wejścia w stan przepływu podczas pracy nad projektami o wysokiej wartości.
jedną ze strategii, której możesz użyć, jest sprawdzanie poczty e-mail tylko w określonych punktach w ciągu dnia. Na przykład możesz zdecydować, że będziesz sprawdzać swój e-mail tylko z samego rana, przed lunchem i pod koniec dnia.
tutaj pomaga ustawić oprogramowanie poczty e-mail na „odbieranie” wiadomości tylko w określonych godzinach, aby nie rozpraszały Cię wiadomości przychodzące., Jeśli nie możesz tego zrobić, przynajmniej upewnij się, że wyłączyłeś alerty dźwiękowe i wizualne.
Możesz również zarezerwować czas na czytanie i odpowiadanie na e-maile po długim okresie skoncentrowanej pracy lub w porze dnia, gdy twoja energia i kreatywność są najniższe (oznacza to, że możesz wykonywać pracę o wyższej wartości w innych okresach). Nasz artykuł, Czy to poranne zadanie? pomoże Ci zidentyfikować, kiedy czujesz się najmniej energiczny, dzięki czemu można zaplanować czas odpowiednio.,
Jeśli obawiasz się, że twoi koledzy, szef lub klienci będą zirytowani lub zdezorientowani, że nie odpowiadasz szybko na ich e-maile, wyjaśnij, że sprawdzasz e-maile tylko w określonych godzinach i że mogą do ciebie dzwonić lub korzystać z komunikatorów, jeśli sprawa jest naprawdę pilna.
Uwaga:
oczywiście w niektórych rolach będziesz musiał regularnie sprawdzać pocztę e-mail, zwłaszcza jeśli Twoja firma używa poczty e-mail jako głównego narzędzia komunikacji. Podobnie jak w przypadku wszystkich tych strategii, użyj swojego osądu, w oparciu o okoliczności.,
czytanie wiadomości e-mail
Kiedy czytasz wiadomości e-mail, możesz marnować godziny, jeśli nie wykorzystasz tego czasu inteligentnie.
najpierw spróbuj użyć „zasady dwóch minut” (koncepcji Davida Allena, autora Getting Things Done), gdy czytasz swoją pocztę – jeśli E-Mail zajmie mniej niż dwie minuty, aby przeczytać i odpowiedzieć, a następnie zająć się nim teraz, nawet jeśli nie jest to wysoki priorytet. Ideą tego jest to, że jeśli trwa mniej niż dwie minuty do działania, trwa dłużej, aby przeczytać, a następnie zapisać zadanie z dala „zrobić później”, niż po prostu zająć się zadaniem teraz.,
w przypadku e-maili, na które czytanie lub odpowiadanie zajmie więcej niż dwie minuty, zaplanuj czas w kalendarzu lub dodaj to jako działanie na liście zadań , aby zrobić to później. Większość programów e-mail pozwala wyróżniać, flagować lub gwiazdkować wiadomości, które wymagają odpowiedzi, więc korzystaj z tej przydatnej funkcji, kiedy tylko możesz.
Wskazówka:
wielu z nas otrzymuje również wiele wewnętrznych powiadomień. Są to e-maile” FYI ” z biura firmy lub od członków zespołu, którzy chcą nas informować.”Jeśli widzisz swoje imię w polu” cc „zamiast w polu „To”, prawdopodobnie jest to wiadomość e-mail FYI., Rozważ złożenie go w folderze „do przeczytania” i zajmij się nim, gdy masz czas.
organizowanie poczty e-mail
czy wyobrażasz sobie mieć skrzynkę odbiorczą z niczym? To prawie brzmi zbyt dobrze, aby było prawdziwe!
chociaż całkowicie Pusta skrzynka odbiorcza (zwana również „skrzynką odbiorczą zero”) może być nierealistyczna dla wielu z nas, utrzymanie naszej głównej skrzynki odbiorczej może uczynić nas bardziej zorganizowanymi i pomóc wyeliminować stres.
najpierw skonfiguruj prosty system archiwizacji, aby pomóc w zarządzaniu pocztą.
Jeśli cztery kategorie wydają się zbyt uproszczone dla Twoich potrzeb, możesz skonfigurować bardziej szczegółowy system., Na przykład możesz utworzyć folder dla każdego projektu, nad którym pracujesz, lub mieć ustawiony folder dla każdego klienta lub przedstawiciela handlowego.
zaletą tworzenia określonych folderów do przetwarzania wiadomości e-mail jest to, że ułatwia wyszukiwanie przeszłej poczty: zamiast przeszukiwać cały system poczty e-mail, możesz po prostu wyszukiwać w tym konkretnym folderze.
Korzystanie z reguł
większość programów pocztowych, takich jak Outlook i Gmail, pozwala ustalić „reguły”, które sortują wiadomości e-mail do określonego folderu, gdy tylko pojawi się.,
na przykład możesz otrzymywać kilka e-maili dziennie, które informują Cię o sprzedaży dokonanej przez Twoją firmę. Chcesz je otrzymywać, ponieważ chcesz zobaczyć, co się dzieje, ale nie chcesz, aby zaśmiecały Twoją skrzynkę odbiorczą.
tutaj możesz ustawić regułę w swoim programie pocztowym, która przenosi wiadomości e-mail z, powiedzmy, „powiadomienie o sprzedaży:” w temacie bezpośrednio do folderu „sprzedaż wykonana”, gdy tylko pojawią się. Oznacza to, że nie musisz ręcznie zapisywać tych wiadomości e-mail i pozwala przechowywać wszystkie e-maile ze sprzedaży w jednym folderze.,
czy ten artykuł jest przydatny?
Możesz nauczyć się kolejnych 63 umiejętności zarządzania czasem, takich jak ta, dołączając do Mind Tools Club.
Dołącz do Mind Tools Club Już Dziś!
Pobierz bezpłatny Newsletter
ucz się nowych umiejętności zawodowych co tydzień, a także zdobądź skoroszyt do zarządzania czasem bonusowym za darmo!,
zapoznaj się z naszą Polityką Prywatności
e-mail nieistotny
Jeśli regularnie otrzymujesz e-maile, takie jak biuletyny, blogi i kanały artykułów, Możesz przekierować je na inny adres e-mail lub użyć zasad, aby natychmiast dostarczyć je do określonego folderu.
pomoże to utrzymać podstawową skrzynkę odbiorczą w czystości i będą one w jednym miejscu, gotowe do czytania w dogodnym czasie.
Wskazówka:
pisząc skuteczne e-maile, możesz zmienić świat dla swoich kolegów, szefa i klientów ., Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić im stresu i frustracji, ale zwięzłe, odpowiednie e-maile mogą również zaoszczędzić ogromną ilość czasu-Twojego i ich.
dobre nawyki zespołu
jedną z najlepszych rzeczy, które możesz zrobić, aby ograniczyć ilość wiadomości e-mail, którą musisz przetworzyć, jest zachęcenie ludzi do wysyłania Ci mniej.
na przykład, jeśli niektórzy członkowie zespołu regularnie wysyłają ci długie, wyciągnięte e-maile, daj im znać. Powiedz im delikatnie, ale stanowczo, że ze względu na zapotrzebowanie na twój czas, docenisz e-maile nie dłużej niż akapit lub dwa. Cokolwiek dłużej niż to powinno wymagać telefonu., Alternatywnie mogą wpaść do Twojego Biura na dyskusję.
Promuj również dobre strategie e-mailowe i komunikacyjne w swojej organizacji-zachęcaj ludzi do korzystania ze strategii opisanych w tym artykule oraz w naszym pisaniu skutecznych wiadomości e-mail i za pomocą komunikatorów.
najważniejsze punkty
większość z nas czuje się przytłoczona przez e-mail. Chociaż jest to świetne narzędzie komunikacji, ludzie często nadużywają go. Efektywnie zarządzając it, możesz znacznie zwiększyć swoją produktywność.,
aby uzyskać kontrolę nad skrzynką odbiorczą, zacznij od sprawdzania i przetwarzania wiadomości e-mail tylko o określonych porach w ciągu dnia. Jeśli obawiasz się opóźnionej odpowiedzi, poinformuj ludzi, że nie sprawdzasz stale wiadomości e-mail.
staraj się również, aby Twoja skrzynka odbiorcza była jak najbardziej przejrzysta. Organizuj pocztę za pomocą folderów takich jak „Akcja”, „oczekiwanie” i „archiwa”, a kiedy sprawdzasz pocztę, użyj zasady dwuminutowej – natychmiast obsłuż każdą wiadomość e-mail, na którą możesz przeczytać i odpowiedzieć w ciągu dwóch minut lub mniej.,
Możesz również zmniejszyć liczbę przychodzących wiadomości, prosząc ludzi, aby wysyłali ci mniej, a także wspierając skuteczne strategie poczty e-mail i Komunikacji w Twojej organizacji.