Jeśli jesteś jak przeciętny człowiek, prawdopodobnie masz kilka „nieoficjalnych” miejsc na różne pliki, dokumenty i dokumenty, które trafiają do twojego życia.
Twoje biurko jest prawdopodobnym kandydatem, podobnie jak Twój stół w kuchni – i, oczywiście, jest samo dno plecaka, gdzie papiery giną i nigdy nie zostaną odzyskane.
cóż, przygotuj się na pocałunek przeciętności-i wszystkich bałaganów w tych miejscach – na pożegnanie.,
przekazując połączoną energię duchową Marie Kondo i Leslie Knope, stworzyłem ten przewodnik, który pokaże Ci, jak łatwo uporządkować wszystkie swoje pliki, dokumenty i dokumenty.
zaczniemy od ustalenia, które z plików powinny być rzeczywiście na papierze (a nie na komputerze). Następnie porozmawiamy o tym, jak organizować i przetwarzać te pliki za pomocą systemu trzech lokalizacji. Na koniec zajmiemy się tym, jak możesz zacząć digitalizować swoje pliki.
zaczynajmy.
fizyczny vs. Cyfrowy: jak należy przechowywać pliki?
Spójrz, jest rok 2019., Nie zapisujemy już numerów telefonów naszych przyjaciół na kartach pocztowych, a kiedy firma telefoniczna zostawia dziś książkę telefoniczną na naszych progach, gniewnie tweetujemy na nich za niszczenie środowiska.
więc … powinniśmy w ogóle mówić o tym, jak organizować pliki fizyczne? Nie powinniśmy być bez papieru?
cóż, jeśli jesteś podobny do mnie, odpowiedź brzmi „głównie tak”.,
ilekroć dostaję kartkę papieru, moim pierwszym instynktem jest albo:
- Recykling (tak się dzieje w większości otrzymywanych wiadomości)
- Digitalizacja… a następnie recykling (lub rozdrobnienie)
nie lubię trzymać w życiu całego papieru. Wolałbym przechowywać wszystkie moje pliki w chmurze, gdzie nie zajmują miejsca i są dostępne na wszystkich moich urządzeniach.
są jednak pewne rzeczy, które po prostu trzeba trzymać w fizycznej formie.,
Przechowuj wszystkie te dokumenty w fizycznym systemie plików:
- dokumenty tożsamości i paszporty
- akt urodzenia
- Karty Ubezpieczenia Społecznego
- licencje biznesowe (Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą)
- Licencja małżeńska (jeśli prowadzisz działalność gospodarczą)
- tytuły pojazdów, dokumenty pożyczki i dokumenty rejestracyjne
- akty prawne dotyczące domu i dokumenty hipoteczne
- testamenty i testamenty mieszkalne
Jeśli jesteś studentem, możesz nie mieć wielu tego rodzaju dokumentów w tej chwili; jednak prawdopodobnie zdobędziesz niektóre z nich w przyszłości i będziesz chciał mieć bezpieczne miejsce do ich przechowywania.,
dodatkowo możesz chcieć zachować pewne sentymentalne dokumenty – wycinki artykułów prasowych, w których byłeś wymieniony lub sam napisałeś, specjalne kartki urodzinowe, rysunki kredkami od młodszego brata-tego typu rzeczy.
cokolwiek to jest, użyj poniższego systemu do organizowania i przechowywania go.,
System trzech lokalizacji do organizowania plików
jeśli chodzi o organizowanie plików fizycznych, używam prostego systemu, który składa się z trzech lokalizacji:
- Główna Skrzynka plików
- Skrzynka odbiorcza
- przenośny folder plików
istnieje kilka innych opcjonalnych lokalizacji, które możesz dodać do swojego systemu (które omówię później), ale te trzy będą obejmować zdecydowaną większość Twoich potrzeb.
Main File Box
main file box jest miejscem, w którym większość plików fizycznych powinna ostatecznie skończyć (jeśli nie zamierzasz ich digitalizować).,
Jeśli masz dużo papierów, które musisz przechować, możesz kupić do tego celu szafkę na dokumenty z wieloma szufladami; jednak uważam, że jedno pudełko na dokumenty jest dla mnie więcej niż wystarczające.
To pudełko z plikami jest zbudowane do przechowywania wiszących folderów, z których każdy otrzymuje Etykietę. Większość wiszących folderów zawiera etykiety.
teraz, kiedy tworzysz swoją strukturę tutaj, dobrze jest spróbować trzymać się struktury „drzewa”, której użyłeś dla swoich plików cyfrowych.
użyj każdego folderu wiszącego jako folderu najwyższego poziomu., To może być wszystko, czego potrzebujesz; jeśli jesteś taki jak ja, nie będziesz miał Tony fizycznych plików i nie będziesz musiał wchodzić głębiej.
Jeśli jednak musisz pójść głębiej, masz kilka opcji. Pierwszym z nich jest po prostu umieszczenie wielu zwykłych folderów w wiszących folderach.
mam na to przykład; właściciel zostawił całą skrzynkę na dokumenty z domem, który wynajmuję, ponieważ jest świetnie zorganizowana (szczerze mówiąc, powinna pisać ten artykuł zamiast mnie).,
każdy folder wiszący to tylko litera alfabetu; w każdym z nich znajduje się folder dla każdego elementu domu – bramy garażowej, systemu bezpieczeństwa, lodówki itp.
inną metodą jest użycie kawałków papieru do drukarki jako dzielników, a następnie przymocowanie lepkich FLAG do krawędzi każdej z nich, aby utworzyć etykiety, które przyklejają się do reszty papieru.
Możesz również użyć grubszego papieru budowlanego, jeśli chcesz, aby te dzielniki były bardziej znaczące niż zwykłe papiery.,
ta metoda nie jest tak przyjemna jak używanie folderów wewnątrz folderów, ponieważ ta metoda pozwala wyjąć określony folder, gdy trzeba z nim pracować. Jest jednak tańszy i zajmuje mniej miejsca.,
Skrzynka odbiorcza
bądź ze mną szczery: kiedy dostajesz kawałek poczty, który musi wejść do skrzynki z plikami, jak często od razu otwierasz tę skrzynkę z plikami i umieszczasz ją we właściwym miejscu?
założę się, że nie jest to 100% czasu, i że stół kuchenny, jeśli często używany jako wygodne miejsce do rzucania rzeczy, które zostaną „załatwione później.”
chodzi o to, że jest w porządku. Prawdopodobnie nie powinieneś otwierać swojego pola plików i znajdować dokładnego folderu dla każdego pliku, który otrzymasz w tym samym momencie, w którym go otrzymasz., O wiele bardziej wydajne jest zablokowanie określonego czasu na przetwarzanie wszystkich niezorganizowanych plików, poczty, tajemniczych wiadomości napisanych w wycinanych listach czasopism i przybitych do drzwi itp.
jednak twój stół w kuchni nie zasługuje na to, aby być wysypiskiem dla wszystkich tych rzeczy w międzyczasie. To zadanie dla Twojej skrzynki odbiorczej.
Skrzynka odbiorcza to prosta taca (lub stos Tac, jeśli chcesz uzyskać fantazję), która znajduje się na biurku. Za każdym razem, gdy otrzymujesz coś, co wymaga późniejszego przetworzenia, umieszczasz to w skrzynce odbiorczej. Tam będzie czekać na przetwarzanie.,
przynajmniej raz w tygodniu przeglądaj wszystko w skrzynce odbiorczej i zdecyduj, co należy zrobić z każdym kawałkiem-zajmij się nim (jeśli reprezentuje zadanie, np. rachunek za wodę), zdigitalizuj go, poddaj recyklingowi lub włóż do głównego systemu plików.
przenośny Folder Plików
ostatnim elementem układanki fizycznej organizacji plików jest ten, który podróżuje z Tobą.
Kiedy jesteś poza domem, z dala od skrzynki na dokumenty i skrzynki odbiorczej, nadal potrzebujesz sposobu na przechowywanie wszelkich dokumentów, które dostajesz w pracy, na zajęciach lub od tego faceta przed lokalną kawiarnią, trzymającego znak „koniec jest bliski”.,
teraz, w zależności od rodzaju wykonywanej pracy i uczęszczanych zajęć, przenośny folder plików może działać jako przenośna skrzynka odbiorcza (którą regularnie czyścisz) lub mini skrzynka na pliki, która faktycznie przechowuje dokumenty przez znaczną ilość czasu.
Jeśli jesteś podobny do mnie, nie masz żadnych dokumentów fizycznych, które musisz nosić ze sobą. Możesz nosić fizyczny zeszyt (może jesteś użytkownikiem bullet journal) lub powieść, ale w rzeczywistości nie nosisz arkuszy i innych dokumentów.,
Jeśli tak, to polecam trzymać pojedynczy folder w torbie i używać go jako przenośnej skrzynki odbiorczej. Zapewnia to bezpieczne miejsce do tymczasowego przechowywania wszelkich dokumentów, które otrzymasz, gdy jesteś poza domem, i nie zajmuje dużo miejsca.
Po powrocie do domu każdego dnia możesz przenieść wszystkie otrzymane papiery i broszury z końca świata do głównej skrzynki z plikami, skrzynki odbiorczej lub kosza.
ale co, jeśli jesteś studentem, który musi nosić przy sobie zadania i jałmużnę?,
a może jesteś osobą o wysokich umiejętnościach, zręczną biznesmenem, która musi nosić ze sobą, no wiesz, dokumenty biznesowe?
Jeśli tak jest, to pojedynczy folder prawdopodobnie nie przetnie musztardy. (Właściwie krawędź folderu jest bardziej niż zdolna do cięcia musztardy – ale dygresję)
zamiast tego spójrz na przenośny folder akordeonowy (polecam ten z Five Star). Są one dostępne w wielu różnych wzorach, od tych, które mają tylko zamykaną klapę, po te, które zapinają się i mają wbudowane Zakładki na etykiety.,
wszystkie z nich mają jedną wspólną cechę: dają kilka folderów w jednym smukłym, kompaktowym pakiecie, co oznacza, że działają jak przenośne pudełko na pliki, z którego możesz pracować.
możesz łatwo rozdzielić i uporządkować wszystkie różne papiery na swoje zajęcia lub bardzo ważne oferty biznesowe, a w przeciwieństwie do starych segregatorów z twardym kręgosłupem, rozszerzają się lub kontraktują w zależności od tego, ile nosisz.,
opcjonalne Lokalizacje plików
System trzech lokalizacji będzie najprawdopodobniej wszystkim, czego potrzebujesz dla zdecydowanej większości plików, zwłaszcza jeśli zdecydujesz się rozpocząć digitalizację większości z nich. Istnieje jednak kilka potencjalnych WYJĄTKÓW. Tutaj mam zamiar pokryć kilka, które możesz chcieć rozważyć.
podręczniki Box
jeden rodzaj fizycznego „Pliku”, że prawie nigdy nie digitalizacji są instrukcje produktu. Mam instrukcje do mojej Kosiarki, pianino cyfrowe, aparat fotograficzny i różne inne rzeczy, które kupiłem., Są one często dość grube, więc zajmowałyby dużo miejsca w moim głównym pudełku z plikami, gdybym próbował je tam przechowywać.
dlatego też mam „manual box”. W moim przypadku to tylko kartonowe pudełko w piwnicy, w którym przechowuję podręczniki do rzeczy, które kupuję. To nie jest zbyt zorganizowane. Ilekroć coś kupuję i myślę, że powinienem zachować instrukcję, po prostu wrzucam ją do pudełka.
oczywiście możesz być zorganizowany za pomocą swojego podręcznika – w rzeczywistości moje pudełko z plikami właściciela jest rzeczywiście hiper-zorganizowanym podręcznikiem., Kiedy w końcu będę właścicielem własnego domu, będę budować podobnie zorganizowane pudełko podręczników.
na razie jednak liczba podręczników, które posiadam, jest na tyle mała, że pojedyncze pudełko – bez folderów – działa dobrze.
pamiętaj, że czasami nadmierna optymalizacja jednej maleńkiej części twojego życia zajmuje tyle czasu, że Twoje życie w ogóle staje się mniej zoptymalizowane.
skrytka depozytowa
na Twoje bardzo wrażliwe dokumenty. Skrytki depozytowe można wypożyczyć w większości banków za roczną opłatą, która może się różnić w zależności od banku i lokalizacji.,
są też firmy, które skupiają się tylko na skrytkach depozytowych, i mogą okazać się tańsze. Jeden, który znalazłem w Denver, wynajmuje małe pudła za 125 dolarów rocznie.
osobiście nie używam skrytki depozytowej. W przypadku ważnych dokumentów mam skany kopii zapasowej. Jednak mieszkam również w domu, w którym czuję, że moje dokumenty są dość bezpieczne.
w innych chwilach mojego życia mieszkałem w akademikach ze współlokatorami, którzy często zostawiali drzwi otwarte – lub szeroko otwarte. Jeśli jesteś podobnie niepewną sytuacją życiową, Skrzynka depozytowa może być mądrą inwestycją.,
How To Go Paperless: Digitize Your Physical Files
aby dopełnić tego przewodnika, chcę porozmawiać o czymś, co jest nawet lepsze niż prawidłowe przechowywanie i porządkowanie plików papierowych; a mianowicie, digitalizacja ich, a następnie usunięcie fizycznych wersji z twojego życia.
To prawda: nadszedł czas na przyjęcie (głównie) papierowego stylu życia.
Digitalizacja to proces skanowania plików fizycznych i przekształcania ich w elektroniczne obrazy lub pliki PDF., Stamtąd możesz łatwo umieścić je w swoim pięknie skonstruowanym systemie folderów komputerowych, gdzie:
- nie zajmują już miejsca w domu lub plecaku
- mogą być archiwizowane i renderowane jako niezniszczalne dla pożarów, łobuzów lub uciekających goryli z zoo
- są przeszukiwalne (jeśli zapiszesz je jako pliki PDF lub…czytaj dalej.)
osobiście staram się zdigitalizować prawie każdą otrzymaną pracę. O ile nie mam do czynienia z grubym podręcznikiem produktu (i nie mogę znaleźć pliku PDF online, aby go zastąpić), digitalizacja papieru zajmuje bardzo mało czasu.,
jest to szczególnie ważne teraz, gdy prawie każdy ma wbudowaną kamerę o ultra wysokiej rozdzielczości w swoim telefonie. W przeszłości jedynymi łatwymi sposobami digitalizacji dokumentów były albo zakup skanera, albo zejście do Kinko lub zszywki i skanowanie dokumentów.
teraz możesz po prostu korzystać z telefonu – co oznacza, że możesz digitalizować ulotki, paragony i inne dokumenty, gdziekolwiek jesteś.
dodatkowo, Jeśli korzystasz z odpowiedniej aplikacji, możesz automatycznie wysyłać skany do systemu plików.
oto jak digitalizuję swoje pliki., Po pierwsze, zauważę, że w większości przypadków wolę wysyłać wszystkie moje skany na Moje konto Evernote, a nie mój rzeczywisty system plików. Jeśli wziąłeś mój kurs systemów produktywności (który jest bezpłatny za pomocą tego linku), możesz wiedzieć, że używam Evernote jako drugiego mózgu.
wszystkie moje badania artykułów, notatki z książek, przepisy, wpisy w dzienniku i inne pomysły trafiają do Evernote., (Pamiętaj, że są inne opcje-sprawdź naszą listę 10 najlepszych aplikacji do robienia notatek w 2020 roku, aby zobaczyć najlepsze.)
ponieważ interfejs użytkownika Evernote pozwala mi zobaczyć zawartość pojedynczej notatki tuż obok wszystkich moich notatek i notatników (zamiast zmuszać mnie do otwierania rzeczy w osobnym programie), uważam, że jest to znacznie bardziej wydajne miejsce do przechowywania pomysłów. Dlatego też wybieram wysyłanie tam skanów.
jest jednak inny powód – Evernote sprawia, że Twoje skany można przeszukiwać, nawet jeśli są to obrazy.,
zazwyczaj przesyłam swoje skany w formacie PDF, ale możesz również dodawać zdjęcia do Evernote, a jego algorytm optycznego rozpoznawania znaków pozwoli Ci przeszukać dowolny tekst w nich (nawet jeśli jest to pismo ręczne).
najlepsza darmowa aplikacja do skanowania dokumentów
z tym wszystkim, co się mówi, w rzeczywistości nie używam wbudowanego narzędzia do skanowania Evernote do digitalizacji dokumentów, które otrzymuję.
zamiast tego używam aplikacji o nazwie Scanbot (iOS | Android).
odkryłem, że zdolność Scanbota do szybkiego wykrywania krawędzi kawałka papieru (lub wizytówki, paragonu lub karty Magic: The Gathering) jest znacznie lepsza niż Evernote, a także możesz skanować wiele stron naraz – kiedy skończysz, aplikacja może zszywać je w jednym pliku PDF.
te funkcje sprawiają, że skanowanie jest znacznie szybsze, ale jest inny powód, dla którego tak bardzo lubię Scanbota: funkcja automatycznego przesyłania.,
w ustawieniach aplikacji możesz wybrać miejsce docelowe, do którego wszystkie nowe skany będą automatycznie przesyłane. Miejsca docelowe to:
- Evernote (ten, którego używam)
- dysk Google
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- wiele więcej, nawet w tym FTP i WebDAV
Ponadto możesz wybrać określony folder przesyłania lub notatnik dla większości miejsc docelowych. W Evernote ustawiłem swój do notatnika o nazwie !Skrzynka odbiorcza, która jest również miejscem, w którym tworzę większość nowych notatek tekstowych (nazwałem ją literą „!,”symbol więc siedzi na górze mojej listy notebooków).
Scanbot ma jedną znaczącą wadę: wersja Pro stała się dość droga w ostatnich miesiącach.
w związku z tym planuję przetestować inne aplikacje do skanowania w najbliższej przyszłości i zaktualizować ten przewodnik o nowy zalecany wybór. W międzyczasie sprawdź tę listę dla niektórych alternatyw.
Uwaga: Jeśli używasz aplikacji do skanowania dokumentów, która wysyła skany do Evernote, Dysku Google, Dropbox lub innej aplikacji zsynchronizowanej z chmurą, Twoje zdigitalizowane pliki zostaną odpowiednio zarchiwizowane. Należy jednak upewnić się, że są., Jeśli skany istnieją tylko na jednym dysku twardym komputera, mogą zostać utracone w jednej chwili, jeśli dysk twardy ulegnie awarii.
Utwórz Folder „Skrzynka odbiorcza” na swoim komputerze
chcę zrobić jedną ostatnią uwagę na temat digitalizacji: jeśli zdecydujesz się przesłać swoje zdigitalizowane pliki do natywnego systemu folderów komputera, zamiast aplikacji takiej jak Evernote, to może być dobry pomysł, aby utworzyć folder „Skrzynka odbiorcza” na komputerze.
niektórzy ludzie używają folderu cyfrowej skrzynki odbiorczej, podobnie jak fizycznej skrzynki odbiorczej, zapisując do niej wszystkie nowe pliki, a następnie przenosząc je później., Nie robię tego z kilku powodów:
- większość moich często dostępnych folderów jest przypięta do mojego paska bocznego szybkiego dostępu, więc ich otwieranie nie zajmuje dużo czasu.
- wiele z moich prac obejmuje montaż wideo, a projekty wideo są pełne materiałów filmowych, obrazów, muzyki i innych dokumentów. Zmiana lokalizacji plików dla tych zasobów może spowodować uszkodzenie projektu.
jednak korzystanie z folderu skrzynki odbiorczej do automatycznego przesyłania skanowania jest naprawdę dobrym pomysłem, ponieważ pozwala skanować dokument w kilka sekund i iść dalej ze swoim życiem., Nie chcesz stać w sklepie spożywczym, grzebać w folderach na Dysku Google, aby znaleźć odpowiedni dla tego paragonu, który właśnie zeskanowałeś.
zamiast tego siadaj raz w tygodniu i przetwarzaj folder skrzynki odbiorczej, tak jak w przypadku fizycznej skrzynki odbiorczej. To jest dokładnie to, co robię z moim!Notatnik skrzynki odbiorczej również w Evernote.
gdy pracujesz w ten sposób, wydajnie wsadujesz wszystkie zadania sortowania, usuwając jak najwięcej tarć z wielu razy w ciągu tygodnia, kiedy możesz wybrać skanowanie dokumentu.,
niszcz poufne dokumenty
teraz, gdy już zdigitalizujesz dokument, prawdopodobnie będziesz chciał pozbyć się wersji papierowej. Masz do tego kilka opcji:
- Recycle it – jest to najlepsza opcja dla większości rzeczy.
- wyrzuć to – jeśli chcesz udowodnić, że” koniec jest bliski ” facet ma rację i szkodzi planecie.
- Spal to-sprawdź lokalne przepisy przeciwpożarowe i aktualne zakazy, i nie spal tego! Oto przewodnik, jeśli naprawdę chcesz to zrobić.
- jedz – jeśli jesteś kozą, to już to zrobiłeś.,
jednak powinieneś wiedzieć, że niektóre podejrzane postacie były znane z przekopywania koszy i recyklingu, szukając papieru zawierającego dane osobowe, które mogą ukraść. Nie pozwól, aby Twoje dane osobowe wpadły w ręce tych pozbawionych skrupułów oportunistów.
za każdym razem, gdy cyfryzujesz coś, co zawiera numery kont, numer ubezpieczenia społecznego, dane finansowe lub inne dane osobowe, zrób jak złoczyńca żółwia Ninja i zmiażdż to później.,
używam Niszczarki poprzecznej, która jest bezpieczniejsza niż zwykła Niszczarka taśmowa, ponieważ tnie papier na małe kawałki zamiast długich pasków, które można łatwo wkleić z powrotem (ambasada amerykańska w Teheranie dowiedziała się o tym na własnej skórze w latach 70.i 80.).
nie jest zbyt drogi i można go trzymać w trybie zawsze włączonym, dzięki czemu natychmiast zaczyna się rozdrabniać, gdy karmisz się kartką papieru. I to zdecydowanie mniej pracy niż radzenie sobie z kradzieżą informacji!, Skoro o tym mowa, warto też posłuchać naszego odcinka podcastu poświęconego praktykom bezpieczeństwa cyfrowego.
organizacja jest procesem długotrwałym
jak zapewne wiesz, samo skonfigurowanie systemu do organizowania plików nie wystarczy: musisz go faktycznie używać.
Po zakończeniu wdrażania wszystkiego z tego przewodnika upewnij się, że rzeczywiście poświęcisz czas na prawidłowe uporządkowanie nowych dokumentów, gdy je otrzymasz. Umieść je w skrzynce odbiorczej lub przenośnym systemie plików, a następnie regularnie je przetwarzaj.,
dodatkowo pomocne może być zaplanowanie zadania-powiedzmy raz na 3-4 miesiące-aby przejść przez system plików i upewnić się, że działa. Jeśli coś jest nie na miejscu, włóż to z powrotem na swoje miejsce.
ten proces pomoże powstrzymać „entropię” (lub chaos) przed wkradaniem się do systemu plików – upewniając się, że zawsze wiesz, gdzie wszystko jest.,
Jeśli chcesz być jeszcze bardziej zorganizowany, sprawdź te artykuły:
- Jak stworzyć świetną przestrzeń do nauki (z przykładami)
- Jak robić lepsze notatki: 6 najlepszych systemów do robienia notatek
- Jak łatwo pozostać zorganizowanym i produktywnym w College ' u
- jak Bullet Journal może uczynić Cię bardziej produktywnym studentem
- chcesz być bardziej zorganizowany? Do These 9 Things