als u net als de gemiddelde persoon bent, hebt u waarschijnlijk meerdere “Onofficiële” plekken voor de verschillende bestanden, papers en documenten die hun weg naar uw leven vinden.
uw bureau is een waarschijnlijke kandidaat, net als uw keukentafel – en, natuurlijk, daar is de onderkant van uw rugzak, waar papieren gaan om te sterven en nooit worden teruggevonden.
nou, bereid je voor om je gemiddelde-heid – en alle rotzooi in deze plaatsen – vaarwel te kussen.,
door de gecombineerde spirituele energie van Marie Kondo en Leslie Knope te channelen, heb ik deze gids gemaakt die je zal laten zien hoe je eenvoudig al je bestanden, documenten en papers kunt organiseren.
we beginnen met het uitzoeken welke van uw bestanden eigenlijk op papier moeten staan (in plaats van op uw computer). Dan, we zullen praten over hoe te organiseren en te verwerken die bestanden met behulp van de drie-Locatie systeem. Tot slot, We zullen graven in hoe u kunt beginnen met het digitaliseren van uw bestanden.
laten we beginnen.
fysiek vs. digitaal: Hoe moet u uw bestanden opslaan?
kijk, het is 2019., We schrijven de telefoonnummers van onze vrienden niet meer op Rolodexen, en als de telefoonmaatschappij vandaag een telefoonboek achterlaat, twitteren we boos naar hen omdat ze het milieu vernietigen.
dus … moeten we eigenlijk praten over hoe fysieke bestanden te organiseren? Moeten we niet allemaal papierloos worden?
Nou, als je iets als ik, het antwoord is “meestal ja”.,
wanneer ik een stuk papier krijg, is mijn eerste instinct om het te recyclen (dit gebeurt met de meeste e-mail die ik krijg)
Ik hou er niet van om heel veel papier in mijn leven te houden. Ik zou veel liever al mijn bestanden op te slaan in de cloud, waar ze geen ruimte in beslag nemen en kan worden geopend op al mijn apparaten.
echter, er zijn bepaalde dingen die gewoon in fysieke vorm bewaard moeten worden.,
Bewaar al deze documenten in uw fysieke bestandssysteem:
- ID documenten en paspoorten
- Geboorte-certificaat
- Sociale zekerheid kaarten
- Zakelijke licenties (als je een bedrijf hebt)
- Huwelijk-licentie (als je getrouwd bent)
- Voertuig titels, lening documenten, en registratie van documenten
- Huis akten en hypotheekstukken
- het Testament en de levende testamenten
Als u student bent, kan je niet veel van dit soort documenten nu, echter, bent u waarschijnlijk om het verwerven van een aantal van hen in de toekomst, en je wilt een veilige plek om ze te bewaren.,
Daarnaast kunt u ook bepaalde sentimentele documenten bewaren – knipsels van krantenartikelen die u zelf hebt geschreven of genoemd, extra speciale verjaardagskaarten, krijttekeningen van uw broertje-dat soort dingen.
wat het ook is, gebruik het volgende systeem voor het organiseren en opslaan.,
het systeem met drie locaties voor het organiseren van bestanden
als het gaat om het organiseren van fysieke bestanden, gebruik ik een eenvoudig systeem dat bestaat uit drie locaties:
- hoofdbestand box
- inbox
- Portable file folder
Er zijn een paar andere optionele locaties die u aan uw systeem kunt toevoegen (die ik later zal behandelen), maar deze drie zullen het overgrote deel van uw behoeften dekken.
Main File Box
Het main file box is de plaats waar de meeste fysieke bestanden uiteindelijk terecht moeten komen (als je ze niet gaat digitaliseren).,
Als u veel papieren hebt die u moet opslaan, kunt u hiervoor een archiefkast met meerdere laden kopen; echter, Ik vind dat een enkele archiefbox meer dan genoeg is voor mij.
Dit bestandsvak is gebouwd om hangende mappen op te slaan, die elk een label krijgen. De meeste hangende mappen worden geleverd met labels inbegrepen.
wanneer u hier uw structuur aan het maken bent, is het een goed idee om te proberen zich te houden aan de “tree” structuur die u gebruikt voor uw digitale bestanden.
Gebruik elke hangende map als een map op het hoogste niveau., Dit is misschien alles wat je nodig hebt; als je net als Ik bent, heb je niet veel fysieke bestanden en hoef je niet dieper te gaan.
als je echter dieper moet gaan, heb je een paar opties. De eerste is om eenvoudig meerdere reguliere mappen binnen uw opknoping mappen.
Ik heb hier eigenlijk wel een voorbeeld van; mijn huisbaas heeft een hele archiefbox achtergelaten bij het huis dat ik huur omdat ze superieur georganiseerd is (eerlijk gezegd zou ze dit artikel moeten schrijven in plaats van mij).,
elke hangende map is slechts een letter van het alfabet; in elke map is een map voor elk stuk van het huis – de garagedeur, beveiligingssysteem, koelkast, enz.
een andere methode is om stukjes printerpapier te gebruiken als tussenschotten, en vervolgens plakvlaggen aan de randen van elk papier te bevestigen om labels te maken die van de rest van uw papier opplakken.
u kunt ook dikker constructiepapier gebruiken als u wilt dat deze verdelers steviger aanvoelen dan uw normale papier.,
Deze methode is niet zo mooi als het gebruik van mappen-binnen-mappen, aangezien deze methode u in staat stelt om een specifieke map te verwijderen wanneer u ermee moet werken. Het is echter goedkoper – en neemt minder ruimte in beslag.,
Postvak IN
wees hier eerlijk tegen mij: wanneer u een bericht ontvangt dat in uw bestandsvak moet gaan, hoe vaak opent u dat bestandsvak onmiddellijk en plaatst u het op de juiste plek?
Ik gok dat het niet 100% van de tijd is, en dat uw keukentafel vaak wordt gebruikt als een handige plek om dingen te gooien die later behandeld zullen worden.”
Het zit zo: dit is prima. Je moet waarschijnlijk niet het openen van uw bestand doos en het vinden van de exacte map voor elk bestand dat je krijgt op het exacte moment dat je het krijgt., Het is een stuk efficiënter om een specifieke tijd geblokkeerd voor het verwerken van al uw ongeorganiseerde bestanden, mail, cryptische berichten geschreven in cut-out tijdschrift brieven en genageld aan uw deur, enz.
uw keukentafel verdient het echter niet om ondertussen al deze dingen te dumpen. Dat is een taak voor je Inbox.
een inbox is een eenvoudige lade (of stapel trays als je wilt fancy) die zit op uw bureau. Wanneer je iets krijgt dat later moet worden verwerkt, stop je het in de inbox. Daar wacht het op verwerking.,
Neem minstens één keer per week alles in de inbox door en beslis wat er met elk stuk gedaan moet worden – handel ermee af (als het een taak vertegenwoordigt, zoals een waterrekening), digitaliseer het, recycleer het, of zet het in je hoofdbestandssysteem.
Portable File Folder
het laatste stukje van uw fysieke bestandsorganisatie puzzel is degene die met u reist.
wanneer u het huis uit bent en weg bent van uw archiefbox en inbox, moet u nog steeds een manier vinden om op te slaan met alle papieren die u krijgt op het werk, in de klas, of Van Die kerel buiten uw lokale coffeeshop met zijn “het einde is nabij” – teken.,
nu, afhankelijk van het type werk dat je doet en de lessen die je bijwoont, kan je portable file folder functioneren als een portable inbox (die je regelmatig opruimt) of als een mini file box die papers voor een aanzienlijke tijd bevat.
als je op mij lijkt, heb je geen fysieke papieren die je nodig hebt om mee te nemen. Je zou een fysieke notebook (misschien ben je een bullet journal gebruiker) of een roman te dragen, maar je bent niet echt het dragen van werkbladen en andere papers.,
als dat het geval is, dan raad ik aan om een enkele map in je tas te bewaren en deze te gebruiken als een draagbare inbox. Dit geeft je een veilige plek om tijdelijk alle papieren die je krijgt op te slaan terwijl je op reis bent, en het neemt niet veel ruimte in beslag.
wanneer u elke dag thuis komt, kunt u alle documenten en pamfletten uit het einde van de wereld die u hebt ontvangen, verplaatsen naar uw hoofdvak, uw postvak IN of de prullenbak.
maar wat als je een student bent die opdrachten en hand-outs moet uitvoeren?,of wat als je een high-powered, gladharige zakenman die nodig heeft om rond te dragen, je weet wel, zakelijke papieren?
als dit het geval is, dan zal een enkele map waarschijnlijk de mosterd niet snijden. (Eigenlijk is de rand van een map meer dan in staat om mosterd te snijden – maar ik dwaal af)
kijk in plaats daarvan naar het verkrijgen van een draagbare accordeonmap (ik raad deze van Five Star aan). Deze komen in tonnen van verschillende ontwerpen, van degenen die gewoon een close-able flap aan degenen die zip-up en hebben ingebouwde tabbladen voor labels.,
al deze hebben één ding gemeen: ze geven je meerdere mappen in één slank, compact pakket, wat betekent dat ze fungeren als een portable file box waar je uit kunt werken.
u kunt eenvoudig alle verschillende papers voor uw klassen of zeer belangrijke zakelijke Deals scheiden en organiseren, en in tegenstelling tot Old-school binders met een harde ruggengraat, ze uitbreiden of contracteren op basis van hoeveel je draagt.,
optionele Bestandslocaties
het systeem met drie locaties is hoogstwaarschijnlijk alles wat u nodig hebt voor de overgrote meerderheid van uw bestanden, vooral als u besluit de meeste ervan te digitaliseren. Er zijn echter een paar mogelijke uitzonderingen. Hier ga ik een paar behandelen dat je misschien wilt overwegen.
handleidingen Box
een type fysiek “bestand” dat ik bijna nooit digitaliseer, zijn producthandleidingen. Ik heb handleidingen voor mijn grasmaaier, digitale piano, camera, en diverse andere dingen die ik heb gekocht., Deze zijn vaak vrij dik, dus ze zouden veel ruimte in beslag nemen in mijn hoofdbestand doos als ik probeerde om ze daar op te slaan.
daarom heb ik ook een “handleidingen box”. In mijn geval is het gewoon een kartonnen doos in mijn kelder waar ik de handleidingen bewaar voor de dingen die ik koop. Het is niet erg georganiseerd. Als ik iets koop en denk dat ik de handleiding moet houden, gooi ik het gewoon in de doos.
natuurlijk kunt u worden georganiseerd met uw handleidingen box – in feite, mijn verhuurder ‘ s file box is, inderdaad, een hyper-georganiseerde handleidingen doos., Wanneer ik uiteindelijk eigenaar van mijn eigen huis, zal ik het bouwen van een soortgelijke georganiseerde handleidingen doos.
Op dit moment is het aantal handleidingen dat ik bezit klein genoeg dat een enkele box – zonder mappen – prima werkt.
denk eraan, soms kost het over-optimaliseren van een klein deel van je leven zoveel tijd dat je leven in het algemeen minder geoptimaliseerd wordt.
kluis
voor uw zeer gevoelige documenten, man. Kluisjes kunnen bij de meeste banken worden gehuurd tegen een jaarlijkse vergoeding, die kan variëren van bank tot bank en locatie tot locatie.,
Er zijn ook bedrijven die zich alleen richten op kluisjes, en je zou ze goedkoper kunnen vinden. Een die ik hier in Denver vond huurt kleine dozen voor $ 125 per jaar.
persoonlijk gebruik ik geen kluisje. Voor belangrijke documenten, ik heb back-up scans. Ik woon echter ook in een huis waar mijn documenten redelijk veilig zijn.
op andere momenten tijdens mijn leven woonde ik echter in slaapzalen met kamergenoten die de deur vaak open lieten staan – of wijd open. Als je een even onzekere leefsituatie, een kluisje zou een verstandige investering.,
How to Go Paperless: digitaliseer uw fysieke bestanden
om deze handleiding af te ronden, wil ik het hebben over iets dat nog beter is dan het correct opslaan en organiseren van uw papieren bestanden; namelijk, ze digitaliseren en dan de fysieke versies uit uw leven verwijderen.
Dat klopt: het is tijd om de (meestal) papierloze levensstijl aan te nemen.
digitalisering is het proces van het scannen van uw fysieke bestanden en ze om te zetten in elektronische afbeeldingen of PDF ‘ s., Vanaf daar kunt u ze eenvoudig in uw prachtig geconstrueerde computermapsysteem plaatsen, waar ze:
- geen ruimte meer innemen in uw huis of rugzak
- kan worden geback-upt en onkwetsbaar worden gemaakt voor branden, pestkoppen of escaped zoo gorilla ‘s
- zijn doorzoekbaar (als u ze opslaat als PDF’ s, of…Nou, Lees verder.)
persoonlijk probeer ik bijna elk papier dat ik krijg te digitaliseren. Tenzij ik te maken heb met een dikke product handleiding (en kan niet vinden van een PDF online om het te vervangen), het kost heel weinig tijd om een papier te digitaliseren.,
Dit is vooral het geval nu bijna iedereen een camera met ultra-hoge resolutie in zijn telefoon heeft ingebouwd. In het verleden waren de enige eenvoudige manieren om papieren te digitaliseren ofwel een scanner kopen of naar een Kinko ‘ s of nietjes gaan en daar documenten scannen.
nu kunt u gewoon uw telefoon gebruiken – wat betekent dat u overal hand-outs, ontvangstbewijzen en andere documenten kunt digitaliseren.
Bovendien kunt u, als u de juiste app gebruikt, uw scans automatisch naar uw bestandssysteem verzenden.
Hier is hoe ik mijn bestanden digitaliseer., Eerste, Ik zal er rekening mee dat Voor het grootste deel ik de voorkeur aan al mijn scans te sturen naar mijn Evernote account in plaats van mijn werkelijke bestandssysteem. Als je mijn productiviteit systemen cursus hebt genomen (die gratis is met behulp van die link), je zou kunnen weten dat ik Evernote gebruiken als een tweede hersenen.
al mijn artikelonderzoek, boek notities, recepten, journaalposten en andere ideeën gaan in Evernote., (Merk op dat er andere opties zijn – Bekijk onze Top 10 notities Apps in 2020 lijst om de beste te zien.)
omdat Evernote ‘ s gebruikersinterface me in staat stelt om de inhoud van een individuele noot direct naast al mijn notities en notebooks te zien (in plaats van me te dwingen om dingen te openen in een apart programma), vind ik het een veel efficiëntere plek om ideeën op te slaan. Daarom kies ik er ook voor om scans te sturen.
Er is echter nog een andere reden – Evernote maakt uw scans doorzoekbaar, zelfs als het afbeeldingen zijn.,
Ik heb de neiging om mijn scans als PDF ‘ s te uploaden, maar je kunt ook afbeeldingen toevoegen aan Evernote en het optische karakterherkenningsalgoritme stelt je in staat om alle tekst erin te zoeken (zelfs als het handschrift is).
de beste gratis Document Scanner App
met dat alles gezegd, Ik gebruik eigenlijk niet Evernote ‘ s ingebouwde scanning tool om de papieren die ik krijg te digitaliseren.
in plaats daarvan gebruik ik een app genaamd Scanbot (iOS | Android).
Ik heb ontdekt dat Scanbot ’s vermogen om snel de randen van een stuk papier te detecteren (of visitekaartje, of ontvangstbewijs, of een Magic: The Gathering card) is veel beter dan Evernote’ s, en je bent ook in staat om meerdere pagina ‘ s tegelijk te scannen – als je klaar bent, kan de app ze stikken in een enkele PDF.
deze functies maken het scannen veel sneller, maar er is nog een andere reden waarom ik Scanbot zo leuk vind: de automatische upload functie.,
binnen de instellingen van de app kunt u een bestemming kiezen waarnaar alle nieuwe scans automatisch worden geüpload. Bestemmingen omvatten:
- Evernote (degene die ik gebruik)
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- veel meer, zelfs met inbegrip van FTP en WebDAV
Bovendien kunt u een specifieke uploadmap of notebook voor de meeste bestemmingen kiezen. In Evernote, heb ik de mijne gezet op een notitieboekje genaamd !INBOX, dat is ook de plaats waar ik de meeste nieuwe tekst notities (Ik heb het vernoemd met een “!,”symbool dus het zit aan de bovenkant van mijn notebook lijst).
Scanbot heeft wel een belangrijk nadeel: de Pro-versie is de afgelopen maanden vrij duur geworden.
als gevolg daarvan ben ik van plan om andere scanapps in de nabije toekomst te testen en deze gids bij te werken met een nieuwe aanbevolen keuze. In de tussentijd, check out deze lijst voor een aantal alternatieven.
Opmerking: Als u een documentscanner-app gebruikt die scans naar Evernote, Google Drive, Dropbox of een andere cloud-gesynchroniseerde app stuurt, wordt er een redelijke back-up gemaakt van uw gedigitaliseerde bestanden. Echter, je moet ervoor zorgen dat ze zijn., Als uw scans bestaan alleen op een enkele computer harde schijf, ze kunnen worden verloren in een oogwenk als die harde schijf uitvalt.
Maak een map ” Postvak IN “op uw Computer
Ik wil nog een laatste opmerking maken over digitalisering: als u ervoor kiest om uw gedigitaliseerde bestanden te uploaden naar het eigen mapsysteem van uw computer, in plaats van een app zoals Evernote, dan is het misschien een goed idee voor u om een map” Postvak IN ” op uw computer aan te maken.
sommige mensen gebruiken een digitale map Inbox net als een fysieke inbox, waarbij alle nieuwe bestanden worden opgeslagen en later worden verplaatst., Ik doe dit niet om een paar redenen:
- De meeste van mijn veelgebruikte mappen worden vastgezet aan mijn zijbalk met snelle toegang, dus het openen ervan kost niet veel tijd.
- veel van mijn werk gaat over videobewerking, en videoprojecten zitten vol met beeldmateriaal, afbeeldingen, muziek en andere documenten. Het wijzigen van de bestandslocaties voor die assets kan een project breken.
echter, het gebruik van een map Inbox voor uw automatische scan uploads is een heel goed idee, omdat het u in staat stelt om een document in seconden te scannen en verder te gaan met uw leven., U wilt niet te staan rond in de supermarkt, graven door mappen in Google Drive om de juiste te vinden voor die ontvangst van uw net gescand.
in plaats daarvan, ga eens per week zitten en verwerk de map Postvak IN, net zoals je zou doen met een fysiek postvak in. Dit is precies wat ik doe met mijn !INBOX notebook in Evernote ook.
wanneer u op deze manier werkt, batcht u efficiënt al uw sorteertaken, waarbij u zoveel mogelijk wrijving verwijdert van de meerdere keren gedurende de week dat u een document wilt scannen.,
gevoelige documenten versnipperen
nu, als u een document hebt gedigitaliseerd, wilt u waarschijnlijk van de papieren versie af. Je hebt verschillende opties om dit te doen:
- Recycle het – dit is de beste optie voor de meeste dingen.
- gooi het weg-als je wilt bewijzen dat “einde nabij is” guy gelijk heeft en de planeet schade toebrengt.
- Burn it-controleer uw lokale brandwetten en huidige verboden,en brand geen glanzende dingen! Hier is een gids als je dit echt wilt doen.
- eet het-als je een geit bent, heb je dit al gedaan.,
u moet echter weten dat bepaalde onsmakelijke karakters door prullenbak en prullenbak graven, op zoek naar papier dat persoonlijke informatie bevat die ze kunnen stelen. Laat uw persoonlijke informatie niet vallen in de handen van deze gewetenloze opportunisten.
wanneer u iets digitaliseert dat rekeningnummers, uw burgerservicenummer, financiële gegevens of andere persoonlijke informatie bevat, maak dan als een Ninja Turtle schurk en versnipper het daarna.,
Ik gebruik een “cross-cut” shredder, die veiliger is dan een “strip-cut” shredder, omdat het papier in kleine stukjes snijdt in plaats van lange stroken die gemakkelijk weer aan elkaar kunnen worden geplakt (de Amerikaanse ambassade in Teheran leerde dit op de harde manier terug in de jaren 1970 en 80).
het is niet te duur, en u kunt het in een soort altijd-aan-modus houden, zodat het direct begint te versnipperen wanneer u een stuk papier invoert. En het is zeker minder werk dan omgaan met het hebben van uw informatie gestolen!, Sprekend van dat, je zou willen luisteren naar onze podcast aflevering over digitale beveiligingspraktijken ook.
organisatie is een lange termijn proces
zoals u waarschijnlijk weet, is het opzetten van een systeem voor het organiseren van uw bestanden niet genoeg: u moet het daadwerkelijk gebruiken.
als je klaar bent met het implementeren van alles uit deze gids, zorg er dan voor dat je de tijd neemt om nieuwe documenten goed te organiseren wanneer je ze krijgt. Zet ze in uw inbox of portable bestandssysteem meteen, vervolgens verwerken ze op een regelmatige basis.,
bovendien kan het nuttig zijn om een planningstaak te hebben – bijvoorbeeld eens in de 3-4 maanden – om door uw bestandssysteem te gaan en ervoor te zorgen dat het werkt. Als er iets niet op zijn plaats is, zet het dan terug op zijn plaats.
dit proces zal helpen voorkomen dat “entropy” (of chaos) in uw bestandssysteem kruipt – zodat u altijd weet waar alles is.,
Als u nog meer georganiseerd wilt worden, bekijk dan deze artikelen:
- Hoe maak je een grote studieruimte (met voorbeelden)
- Hoe maak je betere notities: de 6 beste notitie-systemen
- Hoe blijf je eenvoudig georganiseerd en productief op de Universiteit
- Hoe kan het Bullet Journal je een productievere Student maken
- wil je meer georganiseerd zijn? Doe deze 9 dingen