Ha olyan vagy, mint az átlagember, akkor valószínűleg több “nem hivatalos” foltok a különböző fájlokat, papírokat, dokumentumokat, hogy az utat az életedbe.
az íróasztala valószínűleg jelölt, akárcsak a konyhaasztala – és persze ott van a hátizsák legalja, ahol a papírok meghalnak, és soha nem térnek vissza.
nos, készülj fel, hogy megcsókolja az átlagos-ness-és az összes rendetlenség ezeken a helyeken-viszlát.,
Marie Kondo és Leslie Knope együttes szellemi energiájának csatornázásával létrehoztam ezt az útmutatót, amely megmutatja, hogyan lehet könnyen megszervezni az összes fájlt, dokumentumot és papírt.
elindítjuk a dolgokat azzal, hogy kitaláljuk, melyik fájlnak valójában papíron kell lennie (nem pedig a számítógépen). Ezután arról beszélünk, hogyan kell megszervezni és feldolgozni ezeket a fájlokat a három helyből álló rendszer segítségével. Végül megvizsgáljuk, hogyan kezdheti el digitalizálni a fájlokat.
kezdjük.
fizikai vs. Digitális: hogyan kell tárolni a fájlokat?
nézze, 2019., Már nem írjuk le a barátaink telefonszámát a Rolodexekre, és amikor a telefontársaság ma elhagyja a telefonkönyvet a küszöbünkön, dühösen tweetelünk rájuk, hogy elpusztítsák a környezetet.
tehát … még arról is beszélnünk kell, hogyan kell megszervezni a fizikai fájlokat? Nem kéne mind papír nélkül mennünk?
Nos, ha olyan vagy, mint én, a válasz “többnyire igen”.,
Amikor csak egy darab papír, az első gondolatom az volt, hogy vagy:
- Újrahasznosítani (ez történik a legtöbb mailt kapok)
- Digitalizálni… aztán lomtár (vagy foszlány) meg
nem tartom egy csomó papírt az életem. Az összes fájlomat inkább a felhőben tárolom, ahol nem foglalnak helyet, és az összes eszközömön elérhető.
vannak azonban bizonyos dolgok,amelyeket csak fizikai formában kell tartani.,
ezen dokumentumokat a fizikai fájl rendszer:
- ID dokumentumokat, valamint az útlevelek
- Születési anyakönyvi
- Társadalombiztosítási kártyák
- Üzleti engedélyek (ha egy üzlet)
- Házassági engedély (ha házas)
- Jármű címek, hitel dokumentumok, regisztrációs dokumentumok
- Ház tetteit, jelzálog dokumentumok
- Végrendeletek, valamint élő végrendelet
Ha egy diák, lehet, hogy nem sok ilyen típusú dokumentumok most; azonban valószínű, hogy megszerezzék néhány közülük a jövőben szeretné biztonságos helyen tartani őket.,
ezenkívül érdemes bizonyos szentimentális dokumentumokat-újságcikkek kivágásait, amelyekben megemlítették vagy írták magukat, extra különleges születésnapi kártyákat, zsírkréta rajzokat a kis testvéredtől – ilyen dolgokat.
bármi is legyen az, a következő rendszert használja a rendszer megszervezéséhez és tárolásához.,
A Három Helyszín Rendszer Megszervezése Fájlok
Amikor a szervező a fizikai fájlok, egy egyszerű rendszer, amely három helyszínen:
- Fő fájl doboz
- Bejövő
- Hordozható fájl mappa
Van egy pár egyéb választható helyek is hozzá, hogy a rendszer (ami fedezem később), de ez a három fedezi a túlnyomó többsége az ön igényeinek.
fő Fájl Box
a fő fájl doboz az a hely, ahol a legtöbb fizikai fájlok végül a végén (ha nem fog digitalizálni őket).,
ha sok papírt kell tárolnia, akkor erre a célra több fiókos iratszekrényt vásárolhat; azonban úgy találom, hogy egyetlen fájl doboz több mint elegendő számomra.
Ez a fájl doboz épül tárolni lógó mappák, amelyek mindegyike kap egy címkét. A legtöbb lógó mappa címkével van ellátva.
most, amikor itt hozza létre a struktúráját, jó ötlet, hogy megpróbálja betartani a digitális fájlokhoz használt ” fa ” struktúrát.
használjon minden függő mappát felső szintű mappaként., Ez lehet minden, amire szükséged van; ha olyan vagy, mint én, akkor nem lesz egy csomó fizikai fájlod, és nem kell mélyebbre menned.
ha mélyebbre kell menned, bár van néhány lehetőséged. Az első az, hogy egyszerűen több rendszeres mappát helyez el a lógó mappákban.
valójában van egy példa erre; a bérbeadóm egy teljes fájldobozt hagyott a házammal, amelyet bérelek, mert rendkívül szervezett (őszintén szólva, ezt a cikket kell írnia helyettem).,
minden függő mappa csak az ábécé betűje; mindegyikben van egy mappa a ház minden egyes darabjához – a garázsajtó, a biztonsági rendszer, a hűtőszekrény stb.
egy másik módszer a nyomtatópapír darabjainak elválasztóként történő használata, majd ragacsos zászlók csatolása mindegyik széléhez annak érdekében, hogy címkéket hozzon létre, amelyek a többi papírból megmaradnak.
vastagabb építési papírt is használhat, ha azt akarja, hogy ezek az elválasztók a szokásos papíroknál lényegesebbnek érezzék magukat.,
Ez a módszer nem olyan szép, mint a mappákon belüli mappák használata, mivel ez a módszer lehetővé teszi egy adott mappa eltávolítását, amikor vele kell dolgoznia. Ez azonban olcsóbb – és kevesebb helyet foglal el.,
Inbox
légy őszinte velem itt: ha kap egy darab e-mailt, hogy kell menni a fájl mezőbe, milyen gyakran azonnal nyissa meg a fájlt doboz, és tedd a megfelelő helyre?
azt Fogadok, egy hiszem, hogy ez nem 100% – a az idő, és hogy a konyhaasztal, ha gyakran használják, mint egy kényelmes hely, hogy dobálják a dolgokat, hogy kap “foglalkozott később.”
itt van a dolog: ez rendben van. Valószínűleg nem kellene megnyitnia a fájlmezőt, és megtalálnia a pontos mappát minden egyes fájlhoz, amelyet a pontos pillanatban kap., Sokkal hatékonyabb, ha egy adott idő blokkolva van az összes szervezetlen fájl, levél, rejtélyes üzenetek feldolgozására, kivágott magazin betűkkel írva, az ajtóhoz szegezve stb.
azonban a konyhaasztal nem érdemli meg, hogy egy dömping talaj mindezen dolgok az átlagos idő. Ez a munka a postaládájába.
az inbox egy egyszerű tálca (vagy tálcák kötege, ha fantáziát szeretne kapni), amely az asztalán ül. Amikor kap valamit, amit később kell feldolgozni, beteszi a postaládájába. Ott várja a feldolgozást.,
legalább hetente egyszer, menjen át mindent a postaládájába, és döntse el, hogy mit kell tenni minden egyes darabbal – foglalkozzon vele (ha ez egy feladatot jelent, mint például egy vízszámlát), digitalizálja, újrahasznosítja, vagy helyezze be a fő fájlrendszerbe.
hordozható Fájlmappa
a fizikai fájlszervezési puzzle utolsó darabja az, amely veled utazik.
amikor ki a házból, és távol a fájl doboz és postaládájába, még mindig szükség van valamilyen módon tárolni minden papírt kapsz a munkahelyen, osztály, vagy attól a srác kívül a helyi kávézóban tartja a “A vége közel” jel.,
most, attól függően, hogy milyen típusú munkát végez, és osztályok részt vesz, a hordozható fájl mappa működhet, mint akár egy hordozható postaládájába (amely törli rendszeresen), vagy egy mini fájl doboz, amely ténylegesen tartja papírok jelentős ideig.
ha olyan vagy, mint én, nincs olyan fizikai papírja, amelyet magával kell vinnie. Lehet, hogy egy fizikai jegyzetfüzetet (talán egy bullet journal felhasználó) vagy egy regényt hordoz, de valójában nem hordoz munkalapokat és más papírokat.,
Ha ez a helyzet, akkor azt javaslom, hogy egyetlen mappát tartson a táskájában, majd hordozható postaládaként használja. Ez ad egy biztonságos helyet, ahol ideiglenesen tárolhat minden papírt, amit kap, amíg kint vagy, és nem sok helyet foglal el.
amikor minden nap hazaérsz, áthelyezhetsz minden olyan papírt és világvégi szórólapot, amelyet a fő fájldobozba, a postaládájába vagy a Lomtárba kaptál.
de mi van, ha egy diák, akinek szüksége van, hogy készítsen körül feladatok és tájékoztatók?,
vagy mi van, ha egy nagy teljesítményű, sima hajú üzletember vagy, akinek üzleti papírokat kell viselnie?
Ha ez a helyzet, akkor egyetlen mappa valószínűleg nem fogja vágni a mustárt. (Valójában egy mappa széle több mint képes a mustár vágására – de elkalandozom)
ehelyett nézd meg a hordozható harmonika mappát (ezt öt csillagból ajánlom). Ezek jönnek tonna különböző minták, az is, hogy csak egy közeli képes fedél is, hogy zip fel, és beépített lapok címkék.,
mindegyikben van egy közös dolog: több mappát adnak neked egy vékony, kompakt csomagban, ami azt jelenti, hogy hordozható fájldobozként működnek, amelyből ki tudsz dolgozni.
könnyen szét, majd szervezni a különböző papírokat, az osztályok vagy Nagyon Fontos Üzletet, ellentétben a régi iskola kötőanyagok kemény gerinc, akkor bontsa ki, vagy a szerződés alapján, hogy mennyi nálad.,
opcionális Fájlhelyek
A három helyű rendszer valószínűleg minden, amire szüksége van a fájlok túlnyomó többségéhez, különösen akkor, ha úgy dönt, hogy a legtöbbet digitalizálja. Van azonban néhány lehetséges kivétel. Itt fogok fedezni egy pár, hogy érdemes megfontolni.
Kézikönyvek Box
az egyik típusú fizikai “Fájl”, hogy én szinte soha nem digitalizálják a termék kézikönyvek. Van kézikönyvem a fűnyírómhoz, digitális zongorához, fényképezőgéphez, és még sok más dologhoz, amit vettem., Ezek gyakran elég vastagok, így sok helyet foglalnak el a fő fájldobozomban, ha megpróbáltam ott tárolni őket.
ezért is van egy “kézikönyvek doboz”. Az én esetemben, ez csak egy kartondoboz az alagsorban, ahol tárolom a kézikönyvek a dolgokat veszek. Nem túl szervezett. Amikor veszek valamit, és azt hiszem, meg kell tartani a kézi, én csak dobd a dobozba.
természetesen a kézikönyvek dobozával is megszervezhető – valójában a bérbeadó fájldoboza valóban egy hiper-szervezett kézikönyvek doboz., Amikor végül saját otthonom lesz, egy hasonlóan szervezett kézikönyvdobozt fogok építeni.
egyelőre azonban az általam birtokolt kézikönyvek száma elég kicsi ahhoz, hogy egyetlen doboz – mappák nélkül – jól működjön.
ne feledje, néha az életed egy apró részének túlzott optimalizálása annyi időt vesz igénybe, hogy az életed általában kevésbé optimalizált.
Safety Deposit Box
a nagyon érzékeny dokumentumok, ember. A széfeket a legtöbb banknál éves díj ellenében lehet bérelni, ami bankonként és helyenként változhat.,
vannak olyan cégek is, amelyek csak a széfekre koncentrálnak, és lehet, hogy olcsóbbak lesznek. Az egyik, amit itt találtam Denverben, évi 125 dollárért bérel kis dobozokat.
személy szerint nem használok széfet. A fontos dokumentumokhoz biztonsági másolatok vannak. Ugyanakkor egy olyan házban is élek, ahol úgy érzem, hogy a dokumentumaim meglehetősen biztonságosak.
máskor az életem során, bár kollégiumi szobákban éltem Szobatársakkal, akik gyakran nyitva hagyják az ajtót – vagy tágra nyitottak. Ha egy hasonlóan bizonytalan élethelyzet, egy széf lehet egy bölcs befektetés.,
hogyan megy papírmentes: digitalizálja a fizikai fájlok
hogy kerek ki ezt az útmutatót, szeretnék beszélni valamit, ami még jobb, mint a megfelelő tárolása és szervezése a papír fájlokat; nevezetesen, digitalizáljuk őket, majd eltávolítja a fizikai verziók az életedből.
így van: itt az ideje, hogy elfogadjuk a (többnyire) papírmentes életmódot.
A digitalizálás a fizikai fájlok szkennelésének folyamata, elektronikus képekké vagy PDF-ekké alakítása., Onnan, akkor könnyen slot őket a szépen felépített számítógép mappa rendszer, ahol:
- már nem foglal helyet az otthoni vagy hátizsák
- lehet biztonsági másolatot készíteni, és sebezhetetlenné teszi a tüzek, kutyákkal, vagy megszökött Állatkert gorillák
- kereshetők (ha menteni őket PDF, vagy … Nos, olvassa tovább.)
személy szerint megpróbálok digitalizálni szinte minden papírt, amit kapok. Hacsak nem egy vastag termék kézikönyvvel foglalkozom (és nem találok PDF-t az interneten, hogy kicseréljem), nagyon kevés időbe telik a papír digitalizálása.,
Ez különösen igaz most, hogy szinte mindenkinek van egy ultra-nagy felbontású fényképezőgépe a telefonjába. A múltban a papírok digitalizálásának egyetlen egyszerű módja az volt, hogy vagy szkennert vásároltak, vagy lementek egy Kinko-hoz, vagy Tűzőkapcsokhoz, és ott dokumentumokat szkenneltek.
most már csak a telefont használhatja – ami azt jelenti, hogy digitalizálhatja a kiadásokat, nyugtákat és más papírokat bárhol is.
Továbbá, ha a megfelelő alkalmazást használja, automatikusan elküldheti a beolvasásokat a fájlrendszerbe.
így digitalizálom a fájljaimat., Először is megjegyzem, hogy a legtöbb esetben inkább az összes beolvasásomat küldöm az Evernote-fiókomba, mint a tényleges fájlrendszeremet. Ha a produktivitási rendszerek tanfolyamot (amely ingyenes a link használatával), akkor lehet, hogy tudja, hogy az Evernote-t második agyként használom.
minden cikkem kutatás, könyv jegyzetek, receptek, naplóbejegyzések, és egyéb ötletek bemegy Evernote., (Vegye figyelembe, hogy vannak más lehetőségek is – nézze meg a Top 10 jegyzetelő alkalmazásokat a 2020-as listában, hogy megnézze a legjobbakat.)
mivel az Evernote felhasználói felülete lehetővé teszi számomra, hogy egy egyedi jegyzet tartalmát közvetlenül az összes jegyzetem és jegyzetfüzetem mellett láthassam (ahelyett, hogy arra kényszerítenék, hogy külön programban nyissam meg a dolgokat), sokkal hatékonyabb helynek találom az ötletek tárolására. Ezért döntöttem úgy, hogy ott is küldök szkennelést.
van egy másik ok, bár-az Evernote kereshetővé teszi a beolvasásokat, még akkor is, ha képek.,
általában PDF-ként töltöm fel a szkenneléseimet, de képeket is hozzáadhat az Evernote-hoz, optikai karakterfelismerő algoritmusa lehetővé teszi, hogy bármilyen szöveget keressen benne (még akkor is, ha kézírás).
A Legjobb Ingyenes Dokumentum Szkenner Alkalmazás
minden, hogy azt mondta, valójában nem használja Evernote beépített ellenőrzési eszközt, hogy digitalizálja az újságban, hogy értem.
ehelyett egy Scanbot (iOS | Android) nevű alkalmazást használok.
megállapítottam, hogy a Scanbot képes gyorsan felismerni egy papírlap (vagy névjegykártya, vagy átvétel, vagy varázslat: a Gyűjtőkártya) széleit, sokkal jobb, mint az Evernote, és egyszerre több oldalt is képes beolvasni – ha kész, az alkalmazás egyetlen PDF-be illesztheti őket.
Ezek a funkciók sokkal gyorsabbá teszik a szkennelést, de van egy másik ok, amiért annyira szeretem a Scanbot-ot: az automatikus feltöltési funkció.,
Az alkalmazás beállításain belül kiválaszthat egy olyan rendeltetési helyet, amelyre az összes Új beolvasás automatikusan feltöltésre kerül. Célok a következők:
- Evernote (használom)
- a Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- a OneNote
- még több, még akkor is, beleértve az FTP, valamint a WebDAV
Sőt, választhat egy egyedi feltöltési mappa vagy notebook a legtöbb célállomásra. Az Evernote-ban az enyémet egy noteszgépre állítottam !Beérkező levelek, amely szintén az a hely, ahol a legtöbb új szöveges megjegyzést készítem (a”!,”szimbólum így ül a tetején a notebook lista).
a Scanbotnak van egy jelentős hátránya: a Pro verzió meglehetősen drága lett az elmúlt hónapokban.
ennek eredményeként a közeljövőben más szkennelési alkalmazások tesztelését tervezem, valamint az útmutató frissítését egy új ajánlott választással. Időközben nézze meg ezt a listát néhány alternatíváról.
Megjegyzés: Ha a dokumentum szkenner is, hogy küld vizsgálatok Evernote, a Google Drive, a Dropbox, vagy egy másik felhő-fordította app, akkor a digitalizált fájlok ésszerűen fedezett fel. Azonban meg kell győződnie arról, hogy azok., Ha a szkennelés csak egyetlen számítógépes merevlemezen létezik, akkor egy pillanat alatt elveszhetnek, ha a merevlemez meghibásodik.
hozzon létre egy “beérkező levelek” mappát a számítógépén
szeretnék egy utolsó megjegyzést tenni a digitalizálásról: ha úgy dönt, hogy feltölti a digitalizált fájlokat a számítógép natív mapparendszerébe, egy olyan alkalmazás helyett, mint az Evernote, akkor jó ötlet lehet, hogy hozzon létre egy “beérkező levelek” mappát a számítógépen.
néhány ember valóban digitális Beérkező levelek mappáját használja, mint egy fizikai beérkező levelek, az összes új fájl mentése, majd később áthelyezése., Néhány okból nem csinálom ezt:
- a gyakran elérhető mappáim többsége a gyors hozzáférési oldalsávhoz van rögzítve, így a megnyitásuk nem sok időt vesz igénybe.
- sok munkám videószerkesztést foglal magában, a videó projektek pedig tele vannak felvételekkel, képekkel, zenével és egyéb dokumentumokkal. Ezen eszközök fájlhelyeinek megváltoztatása megszakíthatja a projektet.
az automatikus szkennelési feltöltések Inbox mappájának használata azonban nagyon jó ötlet, mert lehetővé teszi, hogy másodpercek alatt beolvassa a dokumentumot, majd továbblépjen az életével., Nem akarja, hogy az élelmiszerboltban álljon, a Google Drive mappáinak átkutatása annak érdekében, hogy megtalálja a megfelelőt az éppen beolvasott nyugtához.
ehelyett üljön le hetente egyszer, és dolgozza fel a beérkező levelek mappát, ugyanúgy, mint a fizikai beérkező levelek mappában. Pontosan ezt csinálom az én !Postaládájába notebook Evernote is.
Ha így dolgozik, hatékonyan kötegeli az összes rendezési feladatot, eltávolítva a lehető legtöbb súrlódást a hét folyamán többször, amikor dönthet úgy, hogy beolvassa a dokumentumot.,
Shred érzékeny dokumentumok
Most, miután digitalizálta a dokumentumot, akkor valószínűleg akar megszabadulni a papír verzió. Több lehetősége van erre:
- újrahasznosítsa-ez a legjobb megoldás a legtöbb dolog számára.
- dobja el-ha bizonyítani akarja, hogy a “vég közel van” srácnak igaza van, és árt a bolygónak.
- Burn it-check your local fire laws and current bans,and don ‘ t burn fényes stuff! Itt van egy útmutató, ha igazán szeretné ezt megtenni.
- Edd meg – ha kecske vagy, akkor ezt már megtette.,
tudnia kell azonban, hogy bizonyos kellemetlen karakterekről ismert volt, hogy kukákat ástak, újrahasznosították a kukákat, olyan papírt keresve, amely személyes információkat tartalmaz, amelyeket ellophatnak. Ne hagyja, hogy személyes adatai e gátlástalan opportunisták kezébe kerüljenek.
amikor digitalizálsz bármit, ami számlaszámokat, társadalombiztosítási számodat, pénzügyi adataidat vagy egyéb személyes adataidat tartalmaz, csinálj úgy, mint egy Nindzsa Teknőc gazember, és utána aprítsd el.,
egy keresztvágott aprítót használok, amely biztonságosabb, mint egy alapvető szalagvágó aprító, mivel a hosszú csíkok helyett apró darabokra vágja a papírt, amelyeket könnyen össze lehet ragasztani (a teheráni amerikai nagykövetség ezt az 1970-es és 80-as években megtanulta).
Ez nem túl drága, és lehet tartani egyfajta mindig – on mód úgy, hogy azonnal elkezd aprítás, ha a takarmány egy darab papírt. És ez határozottan kevesebb munka, mint azzal foglalkozni, hogy ellopják az információit!, Erről beszélve érdemes meghallgatni a digitális biztonsági gyakorlatokról szóló podcast epizódunkat is.
A szervezet hosszú távú folyamat
mint valószínűleg tudja, a fájlok rendezésére szolgáló rendszer egyszerű beállítása nem elegendő: valójában használnia kell.
miután befejezte mindent az útmutatóból, győződjön meg róla, hogy valóban időt fordít az új dokumentumok megfelelő rendezésére, amikor megkapja őket. Helyezze őket azonnal a postaládájába vagy a hordozható fájlrendszerbe, majd rendszeresen dolgozza fel őket.,
ezenkívül hasznos lehet egy ütemezési feladat-3-4 havonta egyszer -, hogy átmegy a fájlrendszeren, és ellenőrizze, hogy működik-e. Ha valami nincs a helyén, tedd vissza a helyére.
Ez a folyamat segít abban, hogy az “entrópia” (vagy káosz) a fájlrendszerbe kússzon – biztosítva, hogy mindig tudja, hol van minden.,
Ha azt szeretnénk, hogy még szervezett, nézd meg ezeket a cikkeket:
- hogyan lehet létrehozni egy nagy tanulmányi tér (példákkal)
- hogyan lehet jobb jegyzeteket: a 6 legjobb jegyzetelő rendszerek
- hogyan lehet könnyen maradni szervezett és produktív az egyetemen
- hogyan a Bullet Journal lehet, hogy egy produktívabb diák
- szeretné, hogy több szervezett? Tegye ezeket a 9 dolgot