Si vous êtes comme la personne moyenne, vous avez probablement plusieurs endroits « non officiels” pour les différents fichiers, documents et documents qui font leur chemin dans votre vie.
votre bureau est un candidat probable, tout comme votre table de cuisine – et, bien sûr, il y a le fond de votre sac à dos, où les papiers vont mourir et ne seront jamais récupérés.
Eh bien, préparez-vous à embrasser votre moyenne – ness – et tous les dégâts dans ces endroits-au revoir.,
en canalisant L’énergie spirituelle combinée de Marie Kondo et Leslie Knope, j’ai créé ce guide qui vous montrera comment organiser facilement tous vos fichiers, documents et papiers.
nous allons commencer par déterminer lequel de vos fichiers devrait réellement être sur papier (plutôt que sur votre ordinateur). Ensuite, nous allons parler de la façon d’organiser et de traiter ces fichiers en utilisant le système à trois emplacements. Enfin, nous allons étudier comment vous pouvez commencer à numériser vos fichiers.
nous allons commencer.
physique vs. numérique: Comment devriez-vous stocker vos fichiers?
Regardez, nous sommes en 2019., Nous n’écrivons plus les numéros de téléphone de nos amis sur Rolodexes, et quand la compagnie de téléphone laisse un annuaire téléphonique sur nos portes aujourd’hui, nous leur tweetons avec colère pour avoir détruit l’environnement.
alors should devrions-nous même parler de la façon d’organiser les fichiers physiques? Ne devrions-nous pas tous devenir sans papier?
eh Bien, si vous êtes comme moi, la réponse est « plutôt oui”.,
chaque fois que je reçois un morceau de papier, mon premier instinct est de:
- Le recycler (cela arrive à la plupart du courrier que je reçois)
- Le numériser… puis le recycler (ou le déchiqueter)
je n’aime pas garder beaucoup de papier dans ma vie. Je préfère stocker tous mes fichiers dans le cloud, où ils ne prennent pas de place et peut être consulté sur tous mes appareils.
cependant, il y a certaines choses qui doivent juste être gardées sous forme physique.,
conservez tous ces documents dans votre système de fichiers physique:
- documents D’identité et passeports
- certificat de naissance
- cartes de sécurité sociale
- licences commerciales (si vous avez une entreprise)
- licence de mariage (si vous êtes marié)
- titres de véhicules, documents de prêt et documents d’immatriculation
- actes de maison et documents hypothécaires
- testaments et>
Si vous êtes étudiant, vous n’avez peut-être pas beaucoup de ce genre de documents en ce moment; cependant, vous êtes susceptible d’en acquérir certains à l’avenir, et vous voudrez un endroit sûr pour les garder.,
de plus, vous voudrez peut – être garder certains documents sentimentaux-des coupures d’articles de journaux dans lesquels vous avez été mentionné ou écrit vous – même, des cartes d’anniversaire extra-spéciales, des dessins au crayon de votre petit frère-ce genre de choses.
quoi qu’il en soit, utilisez le système suivant pour l’organiser et le stocker.,
le système à trois emplacements pour organiser les fichiers
quand il s’agit d’organiser les fichiers physiques, j’utilise un système simple qui se compose de trois emplacements:
- Main file box
- Inbox
- Portable file folder
Il existe quelques autres emplacements optionnels que vous pouvez ajouter à votre système (que je couvrirai plus tard), mais ces trois emplacements couvriront la grande majorité de vos besoins.
boîte de fichiers principale
la boîte de fichiers principale est l’endroit où la majorité de vos fichiers physiques devraient éventuellement se retrouver (si vous ne les numérisez pas).,
Si vous avez beaucoup de papiers à stocker, vous pouvez acheter un classeur multi-tiroirs à cet effet; cependant, je trouve qu’une seule boîte de fichiers est plus que suffisante pour moi.
Cette boîte de fichiers est conçue pour stocker des dossiers suspendus, dont chacun reçoit une étiquette. La plupart des dossiers suspendus sont livrés avec des étiquettes incluses.
Maintenant, lorsque vous créez votre structure ici, c’est une bonne idée d’essayer d’adhérer à « l’arbre” de la structure que vous avez utilisé pour vos fichiers numériques.
utilisez chaque dossier suspendu comme dossier de niveau supérieur., C’est peut-être tout ce dont vous avez besoin; si vous êtes comme moi, vous n’aurez pas une tonne de fichiers physiques et n’aurez pas besoin d’aller plus loin.
Si vous avez besoin d’aller plus loin, vous avez quelques options. La première consiste simplement à placer plusieurs dossiers réguliers dans vos dossiers suspendus.
j’ai en fait un exemple pour cela; Mon propriétaire a laissé une boîte de fichiers entière avec la maison que je loue parce qu’elle est suprêmement organisée (Honnêtement, elle devrait écrire cet article à la place de moi).,
Chaque dossier suspendu est juste une lettre de l’alphabet; dans chacun d’eux est un dossier pour chaque pièce de la maison, porte de garage, système de sécurité, réfrigérateur, etc.
Une autre méthode consiste à utiliser des morceaux de papier d’imprimante comme séparateurs, puis à attacher des drapeaux collants aux bords de chacun afin de créer des étiquettes qui collent du reste de vos papiers.
Vous pouvez également utiliser du papier de construction plus épais si vous voulez que ces séparateurs se sentent plus substantiels que vos papiers normaux.,
Ajout d’un collant drapeau à un morceau de papier crée un utile diviseur pour les différents types de fichiers. Cette méthode n’est pas aussi agréable que d’utiliser des dossiers dans des dossiers, car cette méthode vous permet de retirer un dossier spécifique lorsque vous devez travailler avec. Il est, cependant, moins cher – et il prend moins de place.,
boîte de réception
Soyez honnête avec moi ici: lorsque vous recevez un courrier qui doit entrer dans votre boîte de fichiers, à quelle fréquence ouvrez-vous immédiatement cette boîte de fichiers et placez-la au bon endroit?
je parierais que ce n’est pas 100% du temps, et que votre table de cuisine si elle est souvent utilisée comme un endroit pratique pour jeter des choses qui seront « traitées plus tard.”
Voici la chose: C’est très bien. Vous ne devriez probablement pas ouvrir votre boîte de fichiers et trouver le dossier exact pour chaque fichier que vous obtenez au moment exact où vous l’obtenez., Il est beaucoup plus efficace d’avoir un temps spécifique bloqué pour traiter tous vos fichiers non organisés, courrier, messages cryptiques écrits dans des lettres de magazine découpées et cloués à votre porte, etc.
cependant, votre table de cuisine ne mérite pas d’être un dépotoir pour toutes ces choses en attendant. C’est un travail pour votre boîte de réception.
Une boîte de réception est un simple plateau (ou une pile de plateaux si vous voulez avoir de la fantaisie) qui se trouve sur votre bureau. Chaque fois que vous obtenez quelque chose qui doit être traité plus tard, vous le mettez dans la boîte de réception. Là, il va attendre pour le traitement.,
au moins une fois par semaine, parcourez tout dans la boîte de réception et décidez ce qui doit être fait avec chaque pièce – traitez-la (si elle représente une tâche, comme une facture d’eau), numérisez-la, Recyclez-la ou placez-la dans votre système de fichiers principal.
dossier de fichiers Portable
la dernière pièce de votre puzzle d’organisation de fichiers physique est celle qui voyage avec vous.
lorsque vous êtes hors de la maison et loin de votre boîte de fichiers et boîte de réception, vous avez encore besoin d’un moyen de stocker avec tous les papiers que vous obtenez au travail, en classe, ou de ce gars à l’extérieur de votre café local tenant son signe « la fin est proche”.,
maintenant, en fonction du type de travail que vous faites et des cours auxquels vous assistez, votre dossier de fichiers portable peut fonctionner comme une boîte de réception portable (que vous effacez régulièrement) ou une mini boîte de fichiers qui contient des documents pendant un temps important.
Si vous êtes comme moi, vous n’avez pas de papiers physiques à emporter avec vous. Vous pouvez transporter un cahier physique (peut-être que vous êtes un utilisateur de bullet journal) ou un roman, mais vous ne transportez pas réellement de feuilles de calcul et d’autres documents.,
Si c’est le cas, je recommande de garder un seul dossier dans votre sac et de l’utiliser comme boîte de réception portable. Cela vous donne un endroit sûr pour stocker temporairement tous les papiers que vous obtenez pendant vos déplacements, et cela ne prend pas beaucoup de place.
lorsque vous rentrez chez vous chaque jour, vous pouvez déplacer tous les papiers et brochures de fin du monde que vous avez reçus dans votre boîte de fichiers principale, votre boîte de réception ou la corbeille.
Mais Que faire si vous êtes un étudiant qui a besoin de transporter des devoirs et des documents?,
ou si vous êtes un homme d’affaires de grande puissance et aux cheveux lisses qui a besoin de transporter, vous savez, des papiers d’affaires?
Si c’est le cas, alors un seul dossier ne va pas probablement couper la moutarde. (En fait, le bord d’un dossier est plus que capable de couper la moutarde – mais je m’égare)
Au Lieu de cela, regardez obtenir un dossier accordéon portable (je recommande celui-ci de Five Star). Ceux-ci viennent dans des tonnes de modèles différents, de ceux qui ont juste un rabat pouvant fermer à ceux qui se zippent et ont des onglets intégrés pour les étiquettes.,
tous ces fichiers ont une chose en commun: ils vous donnent plusieurs dossiers dans un paquet mince et compact, ce qui signifie qu’ils agissent comme une boîte de fichiers portable à partir de laquelle vous pouvez travailler.
Vous pouvez facilement séparer et organiser tous les différents papiers pour vos cours ou vos affaires très importantes, et contrairement aux classeurs de la vieille école avec une colonne vertébrale dure, ils se dilatent ou se contractent en fonction de la quantité que vous transportez.,
emplacements de fichiers optionnels
le système à trois emplacements sera probablement tout ce dont vous avez besoin pour la grande majorité de vos fichiers, surtout si vous décidez de commencer à numériser la plupart d’entre eux. Cependant, il existe quelques exceptions. Ici, je vais couvrir un couple que vous pouvez envisager.
Manuals Box
un type de « fichier” physique que je ne numérise presque jamais sont les manuels de produits. J’ai des manuels pour ma tondeuse à gazon, piano numérique, Appareil photo, et diverses autres choses que j’ai acheté., Ceux-ci sont souvent assez épais, donc ils prendraient beaucoup de place dans ma boîte de fichiers principale si j’essayais de les stocker là-bas.
C’est pourquoi j’ai aussi une « boîte de manuels”. Dans mon cas, c’est juste une boîte en carton dans mon Sous-sol où je range les manuels pour les choses que j’achète. Ce n’est pas très organisé. Chaque fois que j’achète quelque chose et que je pense que je devrais garder le manuel, je le jette simplement dans la boîte.
bien sûr, vous pouvez être organisé avec votre boîte de manuels – en fait, la boîte de fichiers de mon propriétaire est, en effet, une boîte de manuels hyper-organisée., Quand je posséderai finalement ma propre maison, je construirai une boîte de manuels organisée de la même manière.
Pour l’instant, cependant, le nombre de manuels que je possède est assez petit qu’une boîte simple – sans dossiers – fonctionne très bien.
rappelez-vous, parfois, l’optimisation excessive d’une petite partie de votre vie prend tellement de temps que votre vie en général devient moins optimisée.
coffre
Pour vos documents sensibles, l’homme. Les coffres-forts peuvent être loués dans la plupart des banques moyennant des frais annuels, qui peuvent varier d’une banque à l’autre et d’un endroit à l’autre.,
Il existe également des entreprises qui se concentrent uniquement sur les coffres-forts, et vous pourriez les trouver moins chers. Celui que j’ai trouvé ici à Denver loue de petites boîtes pour 125 a par an.
personnellement, je n’utilise pas de coffre-fort. Pour les documents importants, j’ai des analyses de sauvegarde. Cependant, je vis aussi dans une maison où je sens que mes documents sont assez sûrs.
à d’autres moments de ma vie, cependant, j’ai vécu dans des dortoirs avec des colocataires qui laissaient souvent la porte déverrouillée – ou grande ouverte. Si vous êtes une situation de vie aussi précaire, un coffre-fort pourrait être un investissement judicieux.,
comment aller sans papier: numériser vos fichiers physiques
pour compléter ce guide, je veux parler de quelque chose qui est encore mieux que de stocker et d’organiser correctement vos fichiers papier; à savoir, les numériser puis supprimer les versions physiques de votre vie.
c’est vrai: il est temps d’adopter le mode de vie (principalement) sans papier.
la numérisation est le processus de numérisation de vos fichiers physiques et de les transformer en images électroniques ou en PDF., De là, vous pouvez facilement les insérer dans votre système de dossiers informatiques magnifiquement construit, où ils:
- ne prennent plus de place dans votre maison ou votre sac à dos
- peuvent être sauvegardés et rendus invulnérables aux incendies, aux intimidateurs ou aux gorilles de zoo échappés
- sont consultables (si vous les Enregistrez au format pdf, ou well)
Personnellement, j’essaie de numériser près tous les papiers que je reçois. À moins que je n’aie affaire à un manuel de produit épais (et que je ne trouve pas de PDF en ligne pour le remplacer), il faut très peu de temps pour numériser un papier.,
cela est particulièrement vrai maintenant que presque tout le monde a une caméra ultra-haute résolution intégrée dans son téléphone. Dans le passé, les seuls moyens faciles pour numériser des documents ont été soit pour acheter un scanner ou un Kinko ou d’Agrafes et de numériser des documents.
maintenant, vous pouvez simplement utiliser votre téléphone, ce qui signifie que vous pouvez numériser des documents, des reçus et d’autres documents où que vous soyez.
de plus, si vous utilisez la bonne application, vous pouvez envoyer automatiquement vos analyses dans votre système de fichiers.
Voici comment je numérise mes fichiers., Tout d’abord, je vais noter que pour la plupart, je préfère envoyer toutes mes analyses dans mon compte Evernote plutôt que mon système de fichiers réel. Si vous avez suivi mon cours sur les systèmes de productivité (qui est gratuit en utilisant ce lien), vous savez peut-être que J’utilise Evernote comme deuxième cerveau.
Un document numérisé dans Evernote. Ici, le texte est consultable, et le document entier peut être étiqueté et annoté. toutes mes recherches d’articles, notes de livres, recettes, entrées de journal et autres idées vont dans Evernote., (Notez qu’il existe d’autres options – consultez notre liste des 10 meilleures applications de prise de notes en 2020 pour voir les meilleures.)
étant donné que L’interface utilisateur D’Evernote me permet de voir le contenu d’une note individuelle juste à côté de toutes mes notes et cahiers (au lieu de me forcer à ouvrir les choses dans un programme séparé), je trouve que c’est un endroit beaucoup plus efficace pour stocker des idées. C’est pourquoi je choisis d’envoyer des scans là aussi.
Il y a une autre raison, cependant – Evernote rend vos scans consultables, même s’il s’agit d’images.,
j’ai tendance à télécharger mes scans au format PDF, mais vous pouvez également ajouter des images dans Evernote et son algorithme de Reconnaissance optique de caractères vous permettra de rechercher n’importe quel texte (même s’il s’agit d’écriture manuscrite).
la meilleure application de scanner de documents gratuit
tout cela étant dit, Je n’utilise pas L’outil de numérisation intégré D’Evernote pour numériser les documents que je reçois.
Au Lieu de cela, j’utilise une application appelée Scanbot (iOS | Android).
Scanbot fait un excellent travail à détecter automatiquement les bords de la plupart des documents., j’ai trouvé que la capacité de Scanbot à détecter rapidement les bords d’un morceau de papier (ou une carte de visite, ou un reçu, ou une carte Magic: The Gathering) est bien meilleure que celle D’Evernote, et vous pouvez également numériser plusieurs pages à la fois – lorsque vous avez terminé, l’application peut les
Ces fonctionnalités rendent la numérisation beaucoup plus rapide, mais il y a une autre raison pour laquelle J’aime tellement Scanbot: la fonction de téléchargement automatique.,
Dans les paramètres de l’application, vous pouvez choisir une destination pour tous les nouveaux scans seront automatiquement téléchargées. Les Destinations incluent:
- Evernote (celui que j’utilise)
- Google Drive
- Dropbox
- OneDrive
- OneNote
- Beaucoup plus, y compris FTP et WebDAV
en Outre, vous pouvez choisir un spécifique dossier de téléchargement ou ordinateur portable pour la plupart des destinations. Dans Evernote, j’ai défini le mien sur un cahier appelé !Boîte de réception, qui est aussi l’endroit où je crée la plupart des nouvelles notes de texte (je l’ai nommé avec un « !, »symbole de sorte qu’il se trouve en haut de la liste de mon cahier).
Scanbot a un inconvénient important: la version Pro est devenue assez chère ces derniers mois.
en conséquence, je prévois de tester d’autres applications de numérisation dans un proche avenir et de mettre à jour ce guide avec un nouveau choix recommandé. En attendant, consultez cette liste pour des alternatives.
Remarque: Si vous utilisez une application de scanner de documents qui envoie des analyses vers Evernote, Google Drive, Dropbox ou une autre application synchronisée dans le cloud, vos fichiers numérisés seront raisonnablement sauvegardés. Cependant, vous devez vous assurer qu’ils sont., Si vos analyses n’existent que sur un seul disque dur d’ordinateur, elles pourraient être perdues en un instant si ce disque dur tombe en panne.
créez un dossier « boîte de réception” sur votre ordinateur
je voudrais faire une dernière remarque sur la numérisation: si vous choisissez de télécharger vos fichiers numérisés sur le système de dossiers natif de votre ordinateur, au lieu d’une application comme Evernote, alors il pourrait être une bonne idée pour vous de créer un dossier « boîte de réception” sur
certaines personnes utilisent réellement un dossier de boîte de réception numérique comme une boîte de réception physique, y enregistrant tous les nouveaux fichiers, puis les relocalisant plus tard., Je ne le fais pas pour plusieurs raisons:
- La Plupart de mes dossiers fréquemment consultés sont épinglés dans ma barre latérale D’accès rapide, donc leur ouverture ne prend pas beaucoup de temps.
- Une grande partie de mon travail implique le montage vidéo, et les projets vidéo sont pleins de séquences, d’images, de musique et d’autres documents. La modification de l’emplacement des fichiers pour ces ressources peut interrompre un projet.
cependant, l’utilisation d’un dossier boîte de réception pour vos téléchargements de numérisation automatiques est une très bonne idée, car elle vous permet de numériser un document en quelques secondes et de continuer votre vie., Vous ne voulez pas être debout dans l’épicerie, en fouillant dans les dossiers dans Google Drive afin de trouver le bon pour ce reçu que vous venez de numériser.
Au Lieu de cela, asseyez-vous une fois par semaine et traitez le dossier boîte de réception, comme vous le feriez avec une boîte de réception physique. C’est exactement ce que je fais avec mon !Boîte de réception notebook dans Evernote ainsi.
lorsque vous travaillez de cette façon, vous traitez efficacement toutes vos tâches de tri, en supprimant autant de friction que possible des multiples fois au cours de la semaine où vous pouvez choisir de numériser un document.,
Déchiqueter les Documents Sensibles
Maintenant, une fois que vous avez numérisé un document, vous allez probablement vouloir se débarrasser de la version papier. Vous avez plusieurs options pour cela:
- Recycler – c’est la meilleure option pour la plupart des choses.
- jetez – le-si vous voulez prouver que « la fin est proche” guy droit et nuire à la planète.
- Burn it-vérifiez vos lois locales sur les incendies et les interdictions actuelles, et ne brûlez pas de trucs brillants! Voici un guide si vous voulez vraiment le faire.
- mangez – le-si vous êtes une chèvre, vous l’avez déjà fait.,
cependant, vous devez savoir que certains personnages peu recommandables ont été connus pour fouiller dans les poubelles et les corbeilles, à la recherche de papier contenant des informations personnelles qu’ils peuvent voler. Ne laissez pas vos informations personnelles tomber entre les mains de ces opportunistes sans scrupules.
chaque fois que vous numérisez quelque chose contenant des numéros de Compte, votre numéro de sécurité sociale, des données financières ou d’autres informations personnelles, faites comme un méchant Tortue Ninja et déchiquetez-le ensuite.,
j’utilise une déchiqueteuse à coupe transversale, qui est plus sûre qu’une déchiqueteuse à bande de base car elle coupe le papier en petits morceaux au lieu de longues bandes qui peuvent facilement être collées ensemble (L’ambassade américaine à Téhéran l’a appris à la dure dans les années 1970 et 80).
ce n’est pas trop cher, et vous pouvez le garder dans une sorte de mode toujours actif afin qu’il commence instantanément à se déchiqueter lorsque vous alimentez un morceau de papier. Et c’est certainement moins de travail que de faire voler vos informations!, En parlant de cela, vous voudrez peut-être écouter notre épisode de podcast sur les pratiques de sécurité numérique.
L’organisation est un processus à Long terme
comme vous le savez probablement, la simple configuration d’un système d’organisation de vos fichiers ne suffit pas: vous devez réellement l’utiliser.
Une fois que vous avez terminé de tout mettre en œuvre dans ce guide, assurez-vous de prendre le temps d’organiser correctement les nouveaux documents lorsque vous les obtenez. Mettez-les immédiatement dans votre boîte de réception ou votre système de fichiers portable, puis traitez-les régulièrement.,
de plus, il peut être utile d’avoir une tâche de planification – une fois tous les 3-4 mois, disons – pour parcourir votre système de fichiers et vous assurer qu’il fonctionne bien. Si quelque chose n’est pas à sa place, remettez-le à sa place.
Ce processus aidera à empêcher « l’entropie” (ou le chaos) de s’infiltrer dans votre système de fichiers – en veillant à ce que vous sachiez toujours où tout se trouve.,
Si vous voulez être encore plus organisé, consultez ces articles:
- Comment créer un grand espace D’étude (avec des exemples)
- Comment prendre de meilleures Notes: les 6 meilleurs systèmes de prise de notes
- Comment rester facilement organisé et productif au Collège
- comment le Bullet Journal peut faire de vous un étudiant plus productif
- Vous voulez être plus organisé? Faites ces 9 choses