©
code6d
Tuntuu rennompaa, kun voit hallita sähköpostia tehokkaammin.
on maanantaiaamu. Kun Linda istuu työpöytänsä ääressä, hän kokee tutun vajoavan tunteen vatsassaan… Hän ei pelkää edessä olevaa päivää-hän pelkää sähköpostilaatikkoaan!
Linda vastaa isosta tiimistä, ja hän saa päivittäin vähintään 50 sähköpostia., Lukeminen ja vastaaminen kaikki tämä mail kestää kauan, ja suurin osa hänen työnsä vie takapenkille tämä päivittäinen urakka. Tämän seurauksena hän on tunnetusti jäljessä projekteissa, ja hän on alkanut viipyä myöhään, vain vaihtaakseen kuulumisia.
Kun käytämme sitä asianmukaisesti, sähköposti on uskomattoman hyödyllinen viestintäväline. Mutta, kuten Linda, monet meistä tuntevat hukkua määrä postia, että meillä saa ja pitää reagoida.
kuitenkin on olemassa tapoja hallita sähköpostiasi niin, että olet tuottavampi., Tässä artikkelissa, tutkimme strategioita tehdä tämän, jotta voit päästä eteenpäin todellinen työ käsillä.
Huomaa:
Pidä mielessä, että nämä strategiat eivät välttämättä toimi kaikille. Käytä siis omaa parasta arvostelukykyäsi, kun mietit, miten voit hallita sähköpostiasi.
sähköpostin tarkistaminen
sähköpostin tarkistaminen säännöllisesti päivän aikana voi olla tehokas tapa pitää postilaatikkosi hallittavalla tasolla.,
Kuitenkin, sen jatkuva keskeytyminen ja häiriötekijät, joka tulee moniajo tällä tavoin voi merkittävästi alentaa tuottavuutta, ja häiritä kykyä antaa tilaa virrata, kun työskentelee korkean arvon projekteja.
Yksi strategia voit käyttää on tarkistaa sähköposti vain tiettyinä pistettä päivän aikana. Voit esimerkiksi päättää, että tarkistat sähköpostisi vasta aamulla, ennen lounasta ja päivän päätteeksi.
tässä, se auttaa asettamaan sähköpostiohjelman ”vastaanottaa” viestejä vain tiettyinä aikoina, jotta et häiritse saapuvia viestejä., Jos et pysty tähän, varmista ainakin, että sammutat Äänimerkit ja näköhälytykset.
Voit myös varata aikaa lukea ja vastata sähköpostiin, kun pitkän ajan keskittynyt työ, tai päivä, kun energia ja luovuus ovat alimmillaan (tämä tarkoittaa, että voit tehdä suurempi arvo työn muina aikoina). Onko tämä Aamutehtävä? auttaa tunnistamaan, kun tunnet vähiten energinen, jotta voit aikatauluttaa aikaa asianmukaisesti.,
Jos olet huolissasi, että työtovereiden, pomo ja asiakkaat, ei olla vihainen tai hämmentynyt, että olet ei vastaa heidän sähköpostia nopeasti, selittää, että olet vain tarkistaa sähköpostin tiettyinä aikoina, ja että he voivat soittaa sinulle tai käyttää instant messaging jos asia on todella kiireellinen.
Huomautus:
selvästi, joissakin rooleissa joudut tarkistamaan sähköpostin säännöllisesti, varsinkin jos yrityksesi käyttää sähköpostia pääasiallisena viestintävälineenä. Kuten kaikissa näissä strategioissa, käytä arvostelukykyäsi olosuhteiden mukaan.,
Lukeminen Sähköposti
Kun luet sähköpostia, voit tuhlata tuntia, jos et käytä tämä aika viisaasti.
Ensinnäkin, kokeile ”Kahden Minuutin Sääntö” (käsite, David Allen, kirjoittaja Getting Things Done), jolloin voit lukea sähköpostisi – jos sähköposti vie vähemmän kuin kaksi minuuttia aikaa lukea ja vastata, sitten huolehtia siitä juuri nyt, vaikka se ei ole ensisijainen. Ajatuksena on, että jos toiminta kestää alle kaksi minuuttia, kestää kauemmin lukea ja sitten tallentaa tehtävä pois ”tehdä myöhemmin” kuin se vain hoitaa tehtävän nyt.,
sähköpostit, joka kestää kauemmin kuin kaksi minuuttia lukea tai vastata, aikataulu kalenteriisi, tai lisätä tätä toimintaa teidän To-Do Lista , tehdä myöhemmin. Useimmat sähköpostiohjelmat avulla voit korostaa, lippu, tai tähti viestejä, jotka tarvitsevat vastauksen, joten käyttää tätä kätevä ominaisuus aina, kun voit.
Vihje:
moni meistä saa myös paljon sisäisiä ilmoituksia. Nämä ovat ne” tiedoksesi ” sähköpostit yhtiöstä tai tiimin jäseniltä, jotka haluavat pitää meidät ”ajan tasalla.”Jos näet nimesi” cc ”- kentässä” To ” – kentän sijaan, on todennäköistä, että kyseessä on tiedoksianto., Harkitse arkistointi” lukea ” kansio, ja puuttua siihen, kun sinulla on aikaa.
Järjestäminen Sähköposti
voitteko kuvitella ottaa saapuneet kanssa mitään? Kuulostaa melkein liian hyvältä ollakseen totta!
vaikka täysin tyhjä saapuneet (kutsutaan myös ”Saapuneet zero”) voi olla epärealistinen monille meistä, pitää meidän tärkein saapuneet selvitetty voi tehdä meistä enemmän järjestäytynyt, ja auttaa poistamaan stressiä.
ensin perustetaan yksinkertainen arkistointijärjestelmä, jonka avulla voit hallita postiasi.
Jos neljä kategoriaa kuulostaa tarpeisiisi liian pelkistetyiltä, voit perustaa tarkemman järjestelmän., Esimerkiksi, voit luoda kansion jokaiselle projekti, että olet työskennellyt, tai on asetettu kansion kunkin asiakkaiden tai myyjien.
etu kun voit luoda erityisiä kansioita käsittely sähköposti on, että se tekee se helpompi etsiä aiemmin mail: sen sijaan, että pesu koko sähköposti-järjestelmä, voit yksinkertaisesti etsiä kyseisen kansion.
Sääntöjen Avulla
Useimmat sähköpostiohjelmat, kuten Outlook ja Gmail, voit luoda ”Säännöt”, että tavallaan sähköpostin tiettyyn kansioon, niin pian kuin se tulee.,
esimerkiksi saatat saada useita sähköposteja päivässä, jotka ilmoittavat sinulle yrityksesi tekemästä myynnistä. Haluat saada nämä, koska haluat nähdä, mitä tapahtuu, mutta et halua niiden sotkua postilaatikkoon.
Tämä on, jos voit määrittää säännön sähköpostiosoitteesi ohjelma, joka liikkuu sähköpostit, sanoa, ”Myynti-Ilmoitus:” otsikkokenttään suoraan ”Myynti” – kansioon heti, kun ne tulevat. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse manuaalisesti tiedosto näitä sähköposteja, ja voit pitää kaikki myynti sähköpostit yhdessä kansiossa.,
onko tämä artikkeli hyödyllinen?
Mind Tools-kerhoon liittymällä voi oppia vielä 63 ajanhallintataitoa.
liity Mind Tools Clubiin tänään!
Hanki Ilmainen Uutiskirje
Oppia uutta uraa taitoja joka viikko, plus saat bonus ajankäytön Hallinta työkirja, ilmaiseksi!,
Lue tietosuojakäytäntömme
muita Kuin Keskeisiä Sähköposti
Jos säännöllisesti vastaanottaa sähköpostia, kuten uutiskirjeitä, blogeja ja artikkeli syötteitä, voit uudelleen reitin nämä toiseen sähköpostiosoitteeseen, tai käyttää sääntöjä, niin että ne ovat heti toimitetaan tiettyyn kansioon.
Tämä auttaa pitämään ensisijainen saapuneet selkeä, ja ne ovat yhdessä paikassa, valmis lukemaan sopivaan aikaan.
Vinkki:
Voit tehdä valtava ero teidän työtovereiden, pomo ja asiakkaat, kun kirjoitat tehokas sähköposteja ., Tämä ei vain säästä niitä stressiä ja turhautumista, mutta ytimekäs, asiaankuuluvia sähköposteja voi myös säästää valtavasti aikaa – sinun ja heidän.
Hyvä Joukkue Tottumukset
Yksi parhaista asioista, joita voit tehdä, rajoittaa määrää sähköposti sinun täytyy käsitellä, on kannustaa ihmisiä lähettämään vähemmän.
esimerkiksi, jos tietyt tiimin jäsenet lähettävät sinulle säännöllisesti pitkiä, arvottuja sähköposteja, kerro heille. Kerro heille varovasti, mutta tiukasti, että koska kysyntä teidän aika, arvostaisit sähköposteja ei enää kuin kappaleen tai kaksi. Pitemmän ajan pitäisi oikeuttaa puhelu., Vaihtoehtoisesti he voisivat käydä toimistossasi keskustelemassa.
Myös edistää hyvää sähköposti ja viestinnän strategioiden organisaatio – kannustaa ihmisiä käyttämään strategioita esiin tässä artikkelissa ja meidän Kirjoittaminen Tehokas Sähköposti-ja Pikaviestien artikkeleita.
– Näppäintä Pistettä
Useimmat meistä tuntevat ylityöllistettyjä sähköpostitse. Vaikka se on loistava viestintäväline, ihmiset käyttävät sitä usein liikaa. Kun hallita sitä tehokkaasti, voit merkittävästi parantaa tuottavuutta.,
hallintaansa saapuneet, aloita tarkistamalla ja käsittely sähköposti vain tiettyinä aikoina päivän aikana. Jos olet huolissasi viivästyneestä vastauksesta, kerro ihmisille, että et tarkista sähköpostiasi jatkuvasti.
myös, yritä pitää postilaatikkosi mahdollisimman selkeänä. Järjestä mail käyttäen kansioita, kuten ”Action”, ”Waiting” ja ”Archives”, ja kun et tarkista postia, käytä kahden minuutin sääntöä – käsittele välittömästi Kaikki sähköposti, jonka voit lukea ja vastata kahdessa minuutissa tai vähemmän.,
Voit myös vähentää saapuvan postin pyytämällä ihmisiä lähettämään sinulle vähemmän, ja edistämällä tehokasta sähköposti-ja viestintästrategioita organisaatiossa.