©
code6d
känna sig mer avslappnad när du hanterar din e-post effektivt.
det är måndag morgon. När Linda sätter sig vid sitt skrivbord upplever hon den välbekanta sjunkande känslan i magen… Hon fruktar inte dagen före henne-hon fruktar sin e-post inkorg!
Linda är ansvarig för ett stort team, och hon får minst 50 e-postmeddelanden varje dag., Att läsa och svara på allt detta mail tar lång tid, och det mesta av hennes arbete tar en baksäte till denna dagliga chore. Som ett resultat är hon notoriskt bakom på projekt, och hon har börjat stanna sent, bara för att komma ikapp.
När vi använder det på lämpligt sätt är e-post ett otroligt användbart kommunikationsverktyg. Men, liksom Linda, känner många av oss överväldigade av den mängd post som vi får och behöver svara på.
det finns dock sätt att hantera din e-post så att du är mer produktiv., I den här artikeln kommer vi att utforska strategier för att göra detta, så att du kan fortsätta med det verkliga arbetet till hands.
Obs:
tänk på att dessa strategier kanske inte fungerar för alla. Så Använd ditt eget bästa omdöme när du tänker på hur du hanterar din e-post.
kontrollera e-post
kontrollera din e-post regelbundet under dagen kan vara ett effektivt sätt att hålla din inkorg på hanterbara nivåer.,
det konstanta avbrottet och distraktionen som kommer från multitasking på detta sätt kan dramatiskt sänka din produktivitet och störa din förmåga att komma in i ett flödestillstånd när du arbetar med projekt med högt värde.
en strategi som du kan använda är att kontrollera e-post endast vid börvärden under dagen. Till exempel, Du kan bestämma att du bara kontrollera din e-post första sak på morgonen, före lunch, och i slutet av dagen.
Här hjälper det att ställa in din e-postprogramvara för att ”ta emot” meddelanden endast vid vissa tillfällen, så att du inte distraheras av inkommande meddelanden., Om du inte kan göra detta, åtminstone se till att du stänger av hörbara och visuella varningar.
Du kan också reservera tid för att läsa och svara på e-post efter en lång period av fokuserat arbete, eller vid tidpunkten för dagen när din energi och kreativitet är som lägst (detta innebär att du kan göra högre värde arbete vid andra tillfällen). Vår artikel, är detta en morgon uppgift? hjälper dig att identifiera när du känner dig minst energisk, så att du kan schemalägga tid på lämpligt sätt.,
om du är orolig för att dina kollegor, chef eller kunder kommer att vara irriterad eller förvirrad att du inte svarar på deras e-post snabbt, förklara att du bara kontrollerar e-post vid vissa tillfällen, och att de kan ringa dig eller använda snabbmeddelanden om frågan är verkligen brådskande.
Obs:
i vissa roller måste du kontrollera e-post regelbundet, särskilt om ditt företag använder e-post som huvudkommunikationsverktyg. Som med alla dessa strategier, Använd din dom, baserat på dina omständigheter.,
läsa e-post
När du läser e-post, Du kan slösa timmar om du inte använder den här gången intelligent.
försök först använda ”två minuters regel” (ett koncept från David Allen, författaren till att få saker gjorda) när du läser ditt mail – om e-postmeddelandet tar mindre än två minuter att läsa och svara på, Ta hand om det just nu, även om det inte är en hög prioritet. Tanken bakom detta är att om det tar mindre än två minuter till handling, tar det längre tid att läsa och sedan lagra uppgiften bort ”att göra senare” än det skulle bara ta hand om uppgiften nu.,
för e-postmeddelanden som tar längre tid än två minuter att läsa eller svara på, schemalägga tid i kalendern, eller lägga till detta som en åtgärd på din att göra-lista , att göra senare. De flesta e-postprogram kan du markera, flagga eller stjärnmeddelanden som behöver ett svar, så utnyttja denna praktiska funktion när du kan.
tips:
många av oss får också massor av interna meddelanden. Dessa är de” FYI ” e-postmeddelanden från företagskontoret eller från gruppmedlemmar som vill hålla oss ”i slingan.”Om du ser ditt namn i fältet” cc ”istället för fältet” Till ” är chansen att det är ett FYI-e-postmeddelande., Överväg att lämna in den i en” att läsa ” – mapp och ta itu med den när du har tid.
organisera e-post
kan du tänka dig att ha en inkorg med ingenting i den? Det låter nästan för bra för att vara sant!
Även om en helt tom inkorg (även kallad ”inkorg noll”) kan vara orealistiskt för många av oss, hålla vår huvudsakliga inkorg rensas kan göra oss mer organiserade, och bidra till att eliminera stress.
först, skapa ett enkelt arkiveringssystem för att hantera din e-post.
om fyra kategorier låter för enkla för dina behov kan du skapa ett mer detaljerat system., Du kan till exempel skapa en mapp för varje projekt som du arbetar med, eller ha en uppsättning mapp för var och en av dina kunder eller säljare.
fördelen när du skapar specifika mappar för bearbetning av e-post är att det gör det lättare att söka efter tidigare mail: istället för att skura hela ditt e-postsystem kan du helt enkelt söka i den mappen.
använda regler
de flesta e-postprogram, till exempel Outlook och Gmail, låter dig skapa ”regler” som sorterar e-post i en viss mapp så fort det kommer in.,
till exempel kan du få flera e-postmeddelanden per dag som meddelar dig om försäljning som ditt företag har gjort. Du vill ta emot dessa, för att du vill se vad som händer, men du vill inte att de ska röra din inkorg.
det är här du kan ställa in en regel i ditt e-postprogram som flyttar e-post med, säg, ”Sale Notification: ”i ämnesraden direkt till mappen” Sales Made ” så fort de kommer in. Detta innebär att du inte behöver manuellt lämna in dessa e-postmeddelanden, och låter dig hålla alla försäljnings e-postmeddelanden i en mapp.,
att hitta den här artikeln användbar?
Du kan lära dig ytterligare 63 time management-färdigheter, så här, genom att gå med i Mind Tools Club.
gå med i Mind Tools Club idag!
få gratis nyhetsbrev
lär dig nya karriärfärdigheter varje vecka, plus få en arbetsbok för bonustidshantering, gratis!,
Läs vår Sekretesspolicy
icke-väsentlig e-post
om du regelbundet får e-post som nyhetsbrev, bloggar och artikelflöden kan du omdirigera dessa till en annan e-postadress eller använda regler, så att de omedelbart levereras till en viss mapp.
detta kommer att hjälpa till att hålla din primära inkorg klar, och de kommer att vara på ett ställe, redo att läsa vid en lämplig tidpunkt.
tips:
Du kan göra en värld av skillnad för dina kollegor, chef och kunder när du skriver effektiva e-postmeddelanden ., Detta kommer inte bara att spara dem stress och frustration, men kortfattad, relevanta e – postmeddelanden kan också spara en enorm mängd tid-din och deras.
bra Lagvanor
en av de bästa sakerna du kan göra, för att begränsa mängden e-post du behöver bearbeta, är att uppmuntra människor att skicka dig mindre.
om t.ex. vissa teammedlemmar regelbundet skickar långa, utdragna e-postmeddelanden till dig, meddela dem. Berätta för dem försiktigt men bestämt att på grund av efterfrågan på din tid, skulle du uppskatta e-post inte längre än ett stycke eller två. Något längre än det borde motivera ett telefonsamtal., Alternativt kan de komma förbi ditt kontor för en diskussion.
främja också bra e – post-och kommunikationsstrategier i din organisation-uppmuntra människor att använda de strategier som lyfts fram i den här artikeln och i vårt skrivande effektiv e-post och med hjälp av Snabbmeddelandeartiklar.
viktiga punkter
de flesta av oss känner sig överväldigade via e-post. Även om det är ett bra kommunikationsverktyg, människor ofta överanvända det. När du hanterar det effektivt, kan du avsevärt öka din produktivitet.,
för att få kontroll över din inkorg, börja med att kontrollera och bearbeta e-post endast vid vissa tillfällen under dagen. Om du är orolig för det försenade svaret, Låt folk veta att du inte kontrollerar din e-post hela tiden.
försök också att hålla inkorgen så tydlig som möjligt. Organisera e-post med hjälp av mappar som ”åtgärd”, ”väntar” och ”arkiv”, och när du kontrollerar e – post, Använd två minuters regel-omedelbart hantera alla e-post som du kan läsa och svarade på i två minuter eller mindre.,
Du kan också minska ditt inkommande mail genom att be folk att skicka dig mindre, och genom att förespråka effektiva e-post-och kommunikationsstrategier i din organisation.