©
code6d
voel je meer ontspannen wanneer je je e-mail effectief beheert.
Het is maandagochtend. Als Linda gaat zitten aan haar bureau ervaart ze dat bekende zinkende gevoel in haar maag… Ze is niet bang voor de dag voor haar – ze is bang voor haar e-mail inbox!
Linda heeft de leiding over een groot team, en ze ontvangt minstens 50 e-mails per dag., Lezen en reageren op al deze mail duurt een lange tijd, en het grootste deel van haar werk neemt een achterbank om deze dagelijkse karwei. Als gevolg daarvan loopt ze notoir achter op projecten, en ze is begonnen om laat te blijven, gewoon om bij te praten.
wanneer we het op de juiste manier gebruiken, is e-mail een ongelooflijk nuttig communicatiemiddel. Maar net als Linda voelen velen van ons zich overweldigd door de hoeveelheid mail die we ontvangen en waarop we moeten reageren.
Er zijn echter manieren om uw e-mail te beheren zodat u productiever bent., In dit artikel verkennen we strategieën om dit te doen, zodat u verder kunt gaan met het echte werk bij de hand.
opmerking:
Houd er rekening mee dat deze strategieën mogelijk niet voor iedereen werken. Dus gebruik je eigen beste oordeel als je nadenkt over hoe je je e-mail te beheren.
e-mail controleren
uw e-mail regelmatig controleren gedurende de dag kan een effectieve manier zijn om uw inbox op beheersbaar niveau te houden.,
echter, de constante onderbreking en afleiding die ontstaat door multitasking op deze manier kan uw productiviteit drastisch verlagen en uw vermogen om een state of flow in te voeren verstoren bij het werken aan hoogwaardige projecten.
een strategie die u kunt gebruiken is om e-mail alleen op ingestelde punten gedurende de dag te controleren. Bijvoorbeeld, kunt u beslissen dat u alleen uw e-mail eerste ding in de ochtend, voor de lunch, en aan het einde van de dag.
Hier helpt het om uw e-mailsoftware in te stellen op “ontvangen” berichten alleen op bepaalde momenten, zodat u niet wordt afgeleid door inkomende berichten., Als u dit niet kunt doen, zorg er dan op zijn minst voor dat u akoestische en visuele waarschuwingen uitschakelt.
u kunt ook tijd reserveren om e-mail te lezen en te reageren na een lange periode van gericht werk, of op het moment van de dag waarop uw energie en creativiteit het laagst zijn (dit betekent dat u werk met een hogere waarde kunt doen op andere momenten). Ons artikel, is dit een Ochtendtaak? zal u helpen identificeren wanneer je het gevoel het minst energiek, zodat u tijd op de juiste wijze kunt plannen.,
Als u bang bent dat uw collega ‘ s, baas of klanten geïrriteerd of verward zullen zijn dat u niet snel reageert op hun e-mail, leg dan uit dat u alleen e-mail controleert op bepaalde momenten, en dat ze u kunnen bellen of instant messaging kunnen gebruiken als de zaak echt dringend is.
opmerking:
Het is duidelijk dat u in sommige rollen regelmatig e-mail moet controleren, vooral als uw bedrijf e-mail gebruikt als het belangrijkste communicatiemiddel. Zoals met al deze strategieën, gebruik je oordeel, gebaseerd op je omstandigheden.,
e-mail lezen
wanneer u e-mail leest, kunt u uren verspillen als u deze tijd niet intelligent gebruikt.
probeer eerst de “Two-Minute Rule” (een concept van David Allen, de auteur van Getting Things Done ) te gebruiken wanneer u uw e – mail leest-als de e-mail minder dan twee minuten duurt om te lezen en te beantwoorden, zorg er dan nu voor, zelfs als het geen hoge prioriteit heeft. Het idee hierachter is dat als het minder dan twee minuten duurt om actie te ondernemen, het langer duurt om te lezen en vervolgens de taak op te slaan “om later te doen” dan het zou doen om nu gewoon voor de taak te zorgen.,
voor e-mails die langer dan twee minuten duren om te lezen of erop te reageren, plan de tijd in uw agenda, of voeg dit toe als een actie op uw takenlijst , om later te doen. De meeste e-mailprogramma ‘ s kunt u markeren, vlag, of ster berichten die een reactie nodig hebben, dus gebruik maken van deze handige functie wanneer je kunt.
Tip:
velen van ons krijgen ook veel Interne meldingen. Dit zijn die “FYI” e-mails van het hoofdkantoor of Van teamleden die ons op de hoogte willen houden.”Als u uw naam in het veld” cc “in plaats van het veld” Aan”, is de kans groot dat het een FYI e-mail., Overweeg het indienen van het in een” te lezen ” map, en pak het aan als je tijd hebt.
e-mail organiseren
kunt u zich voorstellen dat u een postvak IN hebt met niets erin? Het klinkt bijna te mooi om waar te zijn!
hoewel een volledig lege inbox (ook wel “Inbox zero” genoemd) voor velen van ons onrealistisch zou kunnen zijn, kan het leeghouden van onze hoofdinbox ons meer georganiseerd maken en stress helpen elimineren.
Stel eerst een eenvoudig bestandssysteem op om uw e-mail te beheren.
als vier categorieën te simplistisch klinken voor uw behoeften, kunt u een gedetailleerder systeem opzetten., U kunt bijvoorbeeld een map maken voor elk project waaraan u werkt, of een vaste map hebben voor elk van uw klanten of verkopers.
het voordeel wanneer u specifieke mappen maakt voor het verwerken van e-mail is dat het gemakkelijker is om te zoeken naar eerdere E-mail: in plaats van uw hele e-mailsysteem te doorzoeken, kunt u eenvoudig in die specifieke map zoeken.
met behulp van regels
De meeste e-mailprogramma ‘ s, zoals Outlook en Gmail, kunt u “regels” instellen die e-mail sorteren in een bepaalde map zodra deze binnenkomt.,
bijvoorbeeld, kunt u meerdere e-mails per dag die u op de hoogte van de verkopen die uw bedrijf heeft gemaakt. Je wilt deze ontvangen, omdat je wilt zien wat er gebeurt, maar je wilt niet dat ze te rommel uw inbox.
Dit is waar u een regel in uw e-mailprogramma kunt instellen die e-mails verplaatst met bijvoorbeeld “Verkoopmelding:” in de onderwerpregel rechtstreeks naar de map “verkoop gemaakt” zodra ze binnenkomen. Dit betekent dat je niet nodig hebt om deze e-mails handmatig bestand, en kunt u alle van de verkoop e-mails in één map te houden.,
dit artikel nuttig vinden?
u kunt nog eens 63 time management vaardigheden leren, zoals deze, door lid te worden van de Mind Tools Club.
Word vandaag lid van de Mind Tools Club!
Gratis Nieuwsbrief
Leer nieuwe carrière vaardigheden die iedere week, bovendien krijg je een bonus Time-Management werkmap, gratis!,
Lees ons Privacybeleid
niet-essentiële e-mail
Als u regelmatig e-mails ontvangt, zoals nieuwsbrieven, blogs en artikelfeeds, kunt u deze omleiden naar een ander e-mailadres of regels gebruiken, zodat ze direct naar een bepaalde map worden verzonden.
Dit zal helpen uw primaire inbox leeg te houden, en ze zullen op één plaats zijn, klaar om te lezen op een geschikt moment.
Tip:
U kunt een wereld van verschil maken voor uw collega ‘ s, baas en klanten wanneer u effectieve e-mails schrijft ., Dit zal hen niet alleen stress en frustratie besparen, maar beknopte, relevante e-mails kunnen ook een enorme hoeveelheid tijd besparen-die van jou en die van hen.
goede Teamgewoonten
een van de beste dingen die u kunt doen, om de hoeveelheid e-mail die u moet verwerken te beperken, is mensen aanmoedigen om u minder te sturen.
bijvoorbeeld, als bepaalde teamleden u regelmatig lange, uitgesponnen e-mails sturen, laat het hen weten. Vertel ze voorzichtig maar stevig dat als gevolg van de vraag op uw tijd, je zou waarderen e-mails niet langer dan een paragraaf of twee. Iets langer dan dat moet een telefoontje rechtvaardigen., Als alternatief kunnen ze langs uw kantoor komen voor een discussie.
promoot ook goede e – mail-en communicatiestrategieën in uw organisatie-moedig mensen aan om de strategieën te gebruiken die in dit artikel en in ons schrijven van effectieve e-mail en het gebruik van Instant Messaging-artikelen worden benadrukt.
belangrijke punten
De meesten van ons voelen zich overweldigd door e-mail. Hoewel het een geweldig communicatiemiddel is, gebruiken mensen het vaak overmatig. Wanneer u het effectief beheert, kunt u uw productiviteit aanzienlijk verhogen.,
om controle over uw inbox te krijgen, begint u met het controleren en verwerken van e-mail alleen op bepaalde momenten van de dag. Als u zich zorgen maakt over de vertraagde reactie, laat mensen weten dat u uw e-mail niet voortdurend controleren.
probeer ook uw postvak in zo duidelijk mogelijk te houden. Organiseer e – mail met behulp van mappen zoals “actie,” “wachten,” en “archieven,” en wanneer u e-mail te controleren, gebruik maken van de twee minuten regel-onmiddellijk omgaan met elke e-mail die u kunt lezen en gereageerd op in twee minuten of minder.,
u kunt ook uw inkomende e-mail verminderen door mensen te vragen U minder te sturen, en door effectieve e-mail-en communicatiestrategieën in uw organisatie te bepleiten.