©
code6d
Sentiti più rilassato quando gestisci la tua e-mail in modo efficace.
È lunedì mattina. Mentre Linda si siede alla sua scrivania, sperimenta quella familiare sensazione di affondamento nello stomaco… Lei non teme il giorno prima di lei-lei teme la sua casella di posta elettronica!
Linda è a capo di una grande squadra e riceve almeno 50 email ogni giorno., Leggere e rispondere a tutta questa posta richiede molto tempo, e la maggior parte del suo lavoro passa in secondo piano per questo lavoro quotidiano. Di conseguenza, è notoriamente indietro nei progetti, e ha iniziato a rimanere in ritardo, solo per recuperare il ritardo.
Quando lo usiamo in modo appropriato, la posta elettronica è uno strumento di comunicazione incredibilmente utile. Ma, come Linda, molti di noi si sentono sopraffatti dalla quantità di posta che riceviamo e abbiamo bisogno di rispondere.
Tuttavia, ci sono modi per gestire la tua email in modo che tu sia più produttivo., In questo articolo, esploreremo le strategie per fare questo, in modo da poter andare avanti con il vero lavoro a portata di mano.
Nota:
Tieni presente che queste strategie potrebbero non funzionare per tutti. Quindi usa il tuo miglior giudizio quando pensi a come gestire la tua email.
Controllo e-mail
Controllare la posta elettronica regolarmente durante il giorno può essere un modo efficace per mantenere la posta in arrivo a livelli gestibili.,
Tuttavia, la costante interruzione e distrazione che deriva dal multitasking in questo modo può ridurre drasticamente la produttività e interrompere la capacità di entrare in uno stato di flusso quando si lavora su progetti di alto valore.
Una strategia che puoi usare è controllare la posta elettronica solo ai set point durante il giorno. Ad esempio, puoi decidere di controllare la tua e-mail solo la mattina, prima di pranzo e alla fine della giornata.
Qui, aiuta a impostare il software di posta elettronica per” ricevere ” messaggi solo in determinati momenti, in modo da non essere distratti dai messaggi in arrivo., Se non riesci a farlo, assicurati almeno di disattivare gli avvisi acustici e visivi.
Puoi anche prenotare il tempo per leggere e rispondere alle e-mail dopo un lungo periodo di lavoro mirato, o all’ora del giorno in cui la tua energia e creatività sono al loro minimo (questo significa che puoi fare un lavoro di valore più alto in altri momenti). Il nostro articolo, È un compito mattutino? ti aiuterà a identificare quando ti senti meno energico, in modo da poter pianificare il tempo in modo appropriato.,
Se sei preoccupato che i tuoi colleghi, capi o clienti siano infastiditi o confusi dal fatto che non stai rispondendo rapidamente alle loro e-mail, spiega che controlli la posta elettronica solo in determinati momenti e che possono chiamarti o utilizzare la messaggistica istantanea se la questione è davvero urgente.
Nota:
Chiaramente, in alcuni ruoli, dovrai controllare la posta elettronica su base regolare, specialmente se la tua azienda utilizza la posta elettronica come principale strumento di comunicazione. Come con tutte queste strategie, usa il tuo giudizio, in base alle tue circostanze.,
Lettura e-mail
Quando si legge e-mail, si può perdere ore se non si utilizza questo tempo in modo intelligente.
Per prima cosa, prova a usare la “Regola dei due minuti” (un concetto di David Allen, l’autore di Getting Things Done ) quando leggi la tua posta-se l’e – mail impiegherà meno di due minuti per leggere e rispondere, allora prenditi cura di esso in questo momento, anche se non è una priorità elevata. L’idea alla base di questo è che se ci vogliono meno di due minuti per l’azione, ci vuole più tempo per leggere e quindi archiviare l’attività “da fare più tardi” di quanto non sarebbe solo prendersi cura dell’attività ora.,
Per le e-mail che richiedono più di due minuti per leggere o rispondere, pianificare il tempo sul calendario o aggiungerlo come azione sulla lista delle cose da fare, da fare in seguito. La maggior parte dei programmi di posta elettronica consentono di evidenziare, bandiera, o messaggi stella che hanno bisogno di una risposta, in modo da utilizzare questa funzione utile ogni volta che è possibile.
Suggerimento:
Molti di noi ricevono anche molte notifiche interne. Queste sono quelle e-mail” FYI “dall’ufficio aziendale o dai membri del team che vogliono tenerci” nel ciclo.”Se vedi il tuo nome nel campo” cc “invece del campo” A”, è probabile che si tratti di un’e-mail FYI., Considera di archiviarlo in una cartella” Da leggere ” e affrontarlo quando hai tempo.
Organizzare e-mail
Potete immaginare di avere una casella di posta con nulla in esso? Sembra quasi troppo bello per essere vero!
Anche se una casella di posta completamente vuota (chiamata anche “posta in arrivo zero”) potrebbe essere irrealistica per molti di noi, mantenere la nostra casella di posta principale cancellata può renderci più organizzati e contribuire ad eliminare lo stress.
In primo luogo, impostare un semplice sistema di archiviazione per aiutare a gestire la posta.
Se quattro categorie suona troppo semplicistico per le vostre esigenze, è possibile impostare un sistema più dettagliato., Ad esempio, puoi creare una cartella per ogni progetto su cui stai lavorando o avere una cartella impostata per ciascuno dei tuoi clienti o rappresentanti di vendita.
Il vantaggio quando crei cartelle specifiche per l’elaborazione delle e-mail è che rende più facile la ricerca della posta passata: invece di setacciare l’intero sistema di posta elettronica, puoi semplicemente cercare in quella particolare cartella.
Utilizzo delle regole
La maggior parte dei programmi di posta elettronica, come Outlook e Gmail, consentono di stabilire “Regole” che ordinano e-mail in una particolare cartella non appena viene in.,
Ad esempio, potresti ricevere diverse e-mail al giorno che ti informano delle vendite che la tua azienda ha effettuato. Vuoi ricevere questi, perché vuoi vedere cosa sta succedendo, ma non vuoi che ingombrino la tua casella di posta.
È qui che puoi impostare una regola nel tuo programma di posta elettronica che sposta le email con, ad esempio, “Notifica di vendita:” nella riga dell’oggetto direttamente nella cartella “Vendite effettuate” non appena entrano. Ciò significa che non è necessario archiviare manualmente queste e-mail e consente di conservare tutte le e-mail di vendita in un’unica cartella.,
Trovare questo articolo utile?
Puoi imparare altre 63 abilità di gestione del tempo, come questa, unendoti al Mind Tools Club.
Unisciti al Mind Tools Club oggi stesso!
Ricevi la Newsletter gratuita
Impara nuove abilità di carriera ogni settimana, oltre a ottenere una cartella di lavoro di gestione del tempo bonus, gratis!,
Leggi la nostra Informativa sulla privacy
Email non essenziali
Se ricevi regolarmente email come newsletter, blog e feed di articoli, puoi reindirizzarle a un altro indirizzo email o utilizzare le regole, in modo che vengano immediatamente consegnate a una particolare cartella.
Questo ti aiuterà a mantenere chiara la tua casella di posta primaria, e saranno in un posto, pronti a leggere in un momento conveniente.
Suggerimento:
Puoi fare un mondo di differenza per i tuoi colleghi, capi e clienti quando scrivi email efficaci ., Questo non solo salverà loro lo stress e la frustrazione, ma succinta, email rilevanti possono anche risparmiare una quantità enorme di tempo – tuo e loro.
Buone abitudini di squadra
Una delle cose migliori che puoi fare, per limitare la quantità di email che devi elaborare, è incoraggiare le persone a inviarti di meno.
Ad esempio, se alcuni membri del team ti inviano regolarmente e-mail lunghe e lunghe, faglielo sapere. Dì loro gentilmente ma fermamente che a causa della domanda sul tuo tempo, apprezzeresti le e-mail non più di un paragrafo o due. Qualcosa di più lungo dovrebbe giustificare una telefonata., In alternativa, potrebbero cadere dal vostro ufficio per una discussione.
Inoltre, promuovere buone e – mail e strategie di comunicazione nella vostra organizzazione-incoraggiare le persone a utilizzare le strategie evidenziate in questo articolo e nella nostra scrittura e-mail efficace e l’utilizzo di articoli di messaggistica istantanea.
Punti chiave
La maggior parte di noi si sentono sopraffatti da e-mail. Anche se è un ottimo strumento di comunicazione, le persone spesso lo abusano. Quando lo gestisci in modo efficace, puoi aumentare significativamente la tua produttività.,
Per ottenere il controllo della tua casella di posta, inizia controllando ed elaborando la posta elettronica solo in determinati momenti durante il giorno. Se sei preoccupato per la risposta ritardata, fai sapere alla gente che non controlli costantemente la tua email.
Inoltre, cerca di mantenere la tua casella di posta il più chiara possibile. Organizza la posta usando cartelle come” Azione”,” Attesa “e” Archivi ” E quando controlli la posta, usa la regola dei due minuti: gestisci immediatamente qualsiasi email che puoi leggere e rispondere in due minuti o meno.,
Puoi anche ridurre la posta in arrivo chiedendo alle persone di inviarti meno e sostenendo efficaci strategie di posta elettronica e comunicazione nella tua organizzazione.