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sentez-vous plus détendu lorsque vous gérez efficacement votre courrier électronique.
C’est lundi matin. Alors que Linda s’assoit à son bureau, elle ressent cette sensation familière de naufrage dans son estomac… Elle ne redoute pas le jour devant elle – elle redoute sa boîte de réception!
Linda est en charge d’une grande équipe, et elle reçoit au moins 50 courriels par jour., Lire et répondre à tout ce courrier prend beaucoup de temps, et la plupart de son travail prend un siège arrière à cette corvée quotidienne. En conséquence, elle est notoirement en retard sur les projets, et elle a commencé à rester en retard, juste pour rattraper son retard.
lorsque nous l’utilisons de manière appropriée, le courrier électronique est un outil de communication incroyablement utile. Mais, comme Linda, beaucoup d’entre nous se sentent dépassés par la quantité de courrier que nous recevons et à laquelle nous devons répondre.
cependant, il existe des moyens de gérer vos e-mails afin que vous soyez plus productif., Dans cet article, nous allons explorer les stratégies pour ce faire, afin que vous puissiez continuer avec le vrai travail à portée de main.
Remarque:
Gardez à l’esprit que ces stratégies peuvent ne pas fonctionner pour tout le monde. Utilisez donc votre propre jugement lorsque vous réfléchissez à la façon de gérer votre courrier électronique.
vérification des e-mails
la vérification régulière de vos e-mails pendant la journée peut être un moyen efficace de maintenir votre boîte de réception à des niveaux gérables.,
cependant, l’interruption et la distraction constantes résultant du multitâche de cette manière peuvent considérablement réduire votre productivité et perturber votre capacité à entrer dans un État de flux lorsque vous travaillez sur des projets à forte valeur ajoutée.
Une stratégie que vous pouvez utiliser est de vérifier les e-mails uniquement aux points définis pendant la journée. Par exemple, vous pouvez décider de ne vérifier votre e-mail que le matin, avant le déjeuner et à la fin de la journée.
ici, il est utile de configurer votre logiciel de messagerie pour « recevoir » des messages uniquement à certains moments, afin que vous ne soyez pas distrait par les messages entrants., Si vous ne pouvez pas le faire, assurez-vous au moins de désactiver les alertes sonores et visuelles.
Vous pouvez également réserver du temps pour lire et répondre aux e-mails après une longue période de travail ciblé, ou au moment de la journée où votre énergie et votre créativité sont au plus bas (cela signifie que vous pouvez faire un travail de plus grande valeur à d’autres moments). Notre article, est-ce une tâche matinale? vous aidera à identifier quand vous vous sentez moins énergique, de sorte que vous pouvez planifier le temps de manière appropriée.,
Si vous craignez que vos collègues, votre patron ou vos clients soient ennuyés ou confus de ne pas répondre rapidement à leur e-mail, expliquez que vous ne vérifiez le courrier électronique qu’à certains moments et qu’ils peuvent vous appeler ou utiliser la messagerie instantanée si la question est vraiment urgente.
Remarque:
Il est clair que dans certains rôles, vous devrez vérifier régulièrement le courrier électronique, surtout si votre entreprise utilise le courrier électronique comme principal outil de communication. Comme pour toutes ces stratégies, utilisez votre jugement, en fonction de votre situation.,
lire un e-mail
lorsque vous lisez un e-mail, vous pouvez perdre des heures si vous n’utilisez pas ce temps intelligemment.
tout d’abord, essayez d’utiliser la « règle des deux minutes » (un concept de David Allen, l’auteur de Getting Things Done ) lorsque vous lisez votre courrier-si l’e – mail prendra moins de deux minutes à lire et à répondre, alors prenez-en soin dès maintenant, même si ce n’est pas une priorité élevée. L’idée derrière cela est que si cela prend moins de deux minutes à l’action, il faut plus de temps pour lire et enregistrer la tâche « à faire plus tard » qu’il serait juste de prendre soin de la tâche.,
pour les e-mails qui prendront plus de deux minutes à lire ou à répondre, programmez du temps sur votre calendrier, ou ajoutez-le comme une action sur votre liste de tâches , à faire plus tard. La plupart des programmes de messagerie vous permettent de mettre en surbrillance, de signaler ou d’étoiles les messages nécessitant une réponse, alors utilisez cette fonctionnalité pratique chaque fois que vous le pouvez.
Astuce:
Beaucoup d’entre nous également obtenir beaucoup de notifications internes. Ce sont ces e-mails « FYI « du siège social ou des membres de l’équipe qui veulent nous tenir au courant. »Si vous voyez votre nom dans le champ » cc « au lieu du champ » À », il y a de fortes chances qu’il s’agisse d’un e-mail FYI., Pensez à le déposer dans un dossier » à lire » et à l’aborder lorsque vous en avez le temps.
organisation du courrier électronique
pouvez-vous imaginer avoir une boîte de réception sans rien dedans? Cela semble presque trop beau pour être vrai!
bien qu’une boîte de réception complètement vide (également appelée « boîte de réception zéro ») puisse être irréaliste pour beaucoup d’entre nous, garder notre boîte de réception principale effacée peut nous rendre plus organisés et aider à éliminer le stress.
tout d’abord, configurez un système de classement simple pour vous aider à gérer votre courrier.
Si quatre catégories semblent trop simplistes pour vos besoins, vous pouvez configurer un système plus détaillé., Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour chaque projet sur lequel vous travaillez, ou avoir un dossier défini pour chacun de vos clients ou représentants commerciaux.
l’avantage lorsque vous créez des dossiers spécifiques pour le traitement des e-mails est qu’il est plus facile de rechercher les e-mails passés: au lieu de parcourir l’ensemble de votre système de messagerie,
utilisation de règles
La plupart des programmes de messagerie, tels que Outlook et Gmail, vous permettent d’établir des « règles » qui trient les e-mails dans un dossier particulier dès qu’ils arrivent.,
Par exemple, vous pouvez recevoir plusieurs e-mails par jour qui vous informent des ventes effectuées par votre entreprise. Vous voulez les recevoir, parce que vous voulez voir ce qui se passe, mais vous ne voulez pas qu’ils encombrent votre boîte de réception.
C’est là que vous pouvez configurer une règle dans votre programme de messagerie qui déplace les e-mails avec, par exemple, « notification de vente: » dans la ligne d’objet directement dans le dossier « ventes effectuées » dès qu’ils arrivent. Cela signifie que vous n’avez pas besoin de classer manuellement ces e-mails et vous permet de conserver tous les e-mails de vente dans un seul dossier.,
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e-mails non essentiels
Si vous recevez régulièrement des e-mails tels que des newsletters, des blogs et des flux d’articles, vous pouvez les rediriger vers une autre adresse e-mail ou utiliser des règles, afin qu’ils soient instantanément envoyés dans un dossier particulier.
cela aidera à garder votre boîte de réception principale claire, et ils seront au même endroit, prêt à lire à un moment opportun.
Conseil:
Vous pouvez faire toute la différence pour vos collègues, votre patron et vos clients lorsque vous écrivez des e-mails efficaces ., Cela leur évitera non seulement du stress et de la frustration, mais des e – mails succincts et pertinents peuvent également économiser énormément de temps-le vôtre et le leur.
les Bonnes Habitudes de l’Équipe
l’Une des meilleures choses que vous pouvez faire, pour limiter la quantité de courrier que vous devez traiter, est d’encourager les gens à vous envoyer moins.
par exemple, si certains membres de l’équipe vous envoient régulièrement de longs e-mails, faites-le savoir. Dites-leur doucement mais fermement qu’en raison de la demande de votre temps, vous n’apprécieriez pas les e-mails plus d’un paragraphe ou deux. Rien de plus long que ça devrait justifier un appel téléphonique., Alternativement, ils pourraient passer à votre bureau pour une discussion.
aussi, promouvoir de bonnes stratégies de courrier électronique et de communication dans votre organisation – encourager les gens à utiliser les stratégies mises en évidence dans cet article et dans notre rédaction efficace Email et en utilisant des articles de messagerie instantanée.
points clés
La Plupart d’entre nous se sentent dépassés par l’email. Bien que ce soit un excellent outil de communication, les gens en abusent souvent. Lorsque vous gérez efficacement, vous pouvez augmenter considérablement votre productivité.,
pour prendre le contrôle de votre boîte de réception, commencez par vérifier et traiter les e-mails uniquement à certains moments de la journée. Si vous êtes préoccupé par le retard de réponse, Faites savoir aux gens que vous ne Vérifiez pas votre e-mail en permanence.
Aussi, essayez de garder votre boîte de réception aussi claire que possible. Organisez le courrier à l’aide de dossiers tels que « Action », « attente » et « Archives », et lorsque vous vérifiez le courrier, utilisez la règle des deux minutes – gérez immédiatement tout e-mail que vous pouvez lire et auquel vous pouvez répondre en deux minutes ou moins.,
Vous pouvez également réduire votre courrier entrant en demandant aux gens de vous envoyer moins, et en préconisant des stratégies de courrier électronique et de communication efficaces dans votre organisation.