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Siéntase más relajado cuando Administre su correo electrónico de manera efectiva.
Es lunes por la mañana. Mientras Linda se sienta en su escritorio experimenta esa familiar sensación de hundimiento en su estómago… Ella no está temiendo el día por delante de ella – ella está temiendo su bandeja de entrada de correo electrónico!
Linda está a cargo de un gran equipo, y recibe al menos 50 correos electrónicos todos los días., Leer y responder a todo este correo lleva mucho tiempo, y la mayor parte de su trabajo ocupa un lugar secundario en esta tarea diaria. Como resultado, está notoriamente atrasada en proyectos, y ha comenzado a quedarse hasta tarde, solo para ponerse al día.
cuando lo usamos apropiadamente, el correo electrónico es una herramienta de comunicación increíblemente útil. Pero, como Linda, muchos de nosotros nos sentimos abrumados por la cantidad de correo que recibimos y necesitamos responder.
sin embargo, hay formas de administrar tu correo electrónico para que seas más productivo., En este artículo, exploraremos estrategias para hacer esto, para que pueda continuar con el trabajo real a mano.
Nota:
tenga en cuenta que estas estrategias pueden no funcionar para todos. Así que usa tu mejor criterio cuando pienses en cómo administrar tu correo electrónico.
revisar el correo electrónico
revisar su correo electrónico regularmente durante el día puede ser una manera efectiva de mantener su bandeja de entrada en niveles manejables.,
sin embargo, la constante interrupción y distracción que proviene de la multitarea de esta manera puede reducir drásticamente su productividad e interrumpir su capacidad de entrar en un estado de flujo cuando se trabaja en proyectos de alto valor.
una estrategia que puede utilizar es revisar el correo electrónico solo en los puntos de ajuste durante el día. Por ejemplo, puede decidir que solo revisará su correo electrónico a primera hora de la mañana, antes del almuerzo y al final del día.
Aquí, ayuda a configurar su software de correo electrónico para» recibir » mensajes solo en ciertos momentos, para que no se distraiga con los mensajes entrantes., Si no puedes hacer esto, al menos asegúrate de desactivar las alertas audibles y visuales.
también puede reservar tiempo para leer y responder al correo electrónico después de un largo período de trabajo enfocado, o en el momento del día cuando su energía y creatividad están en su punto más bajo (esto significa que puede hacer un trabajo de mayor valor en otros momentos). Nuestro artículo, ¿es una tarea matutina? te ayudará a identificar cuándo te sientes con menos energía, para que puedas programar el tiempo apropiadamente.,
si le preocupa que sus colegas, jefes o clientes se molesten o confundan por no responder a su correo electrónico rápidamente, explique que solo revisa el correo electrónico en ciertos momentos y que pueden llamarlo o usar mensajería instantánea si el asunto es realmente urgente.
Nota:
claramente, en algunos roles, tendrá que revisar el correo electrónico de forma regular, especialmente si su negocio utiliza el correo electrónico como su principal herramienta de comunicación. Al igual que con todas estas estrategias, use su juicio, basado en sus circunstancias.,
leyendo El Correo electrónico
cuando lee el correo electrónico, puede perder horas si no usa este tiempo de manera inteligente.
primero, intente usar la «regla de los dos minutos» (un concepto de David Allen, el autor de Getting Things Done ) cuando lea su correo; si el correo electrónico tardará menos de dos minutos en leerse y responderse, hágalo ahora mismo, incluso si no es una prioridad alta. La idea detrás de esto es que si toma menos de dos minutos para la acción, se necesita más tiempo para leer y luego almacenar la tarea de distancia «para hacer más tarde» de lo que sería solo para tomar el cuidado de la tarea ahora.,
para los correos electrónicos que tardan más de dos minutos en leerse o responderse, programe tiempo en su calendario o agregue esto como una acción en su lista de tareas pendientes, para hacerlo más tarde. La mayoría de los programas de correo electrónico le permiten resaltar, marcar o marcar los mensajes que necesitan una respuesta, así que utilice esta práctica función siempre que pueda.
Consejo:
muchos de nosotros también recibimos muchas notificaciones internas. Estos son esos correos electrónicos» FYI » de la oficina corporativa o de miembros del equipo que quieren mantenernos «al tanto».»Si ve su nombre en el campo» cc «en lugar del campo» para», es probable que sea un correo electrónico para su información., Considere archivarlo en una carpeta de» para leer » y abordarlo cuando tenga tiempo.
organizar el correo electrónico
¿te imaginas tener una bandeja de entrada sin nada en ella? Casi suena demasiado bueno para ser verdad!
aunque una bandeja de entrada completamente vacía (también llamada «bandeja de entrada cero») puede ser poco realista para muchos de nosotros, mantener nuestra bandeja de entrada principal despejada puede hacernos más organizados y ayudar a eliminar el estrés.
primero, configure un sistema de archivo simple para ayudar a administrar su correo.
Si cuatro categorías suenan demasiado simplistas para sus necesidades, puede configurar un sistema más detallado., Por ejemplo, podría crear una carpeta para cada proyecto en el que esté trabajando, o tener una carpeta establecida para cada uno de sus clientes o representantes de ventas.
la ventaja cuando crea carpetas específicas para procesar correo electrónico es que facilita la búsqueda de correo anterior: en lugar de rastrear todo su sistema de correo electrónico, simplemente puede buscar en esa carpeta en particular.
usando reglas
La mayoría de los programas de correo electrónico, como Outlook y Gmail, le permiten establecer «reglas» que ordenan el correo electrónico en una carpeta particular tan pronto como llega.,
por ejemplo, es posible que reciba varios correos electrónicos al día que le notifiquen las ventas que ha realizado su empresa. Quieres recibir estos, porque quieres ver lo que está sucediendo, pero no quieres que saturen tu bandeja de entrada.
Aquí es donde puede configurar una regla en su programa de correo electrónico que mueva los correos electrónicos con, por ejemplo, «notificación de venta:» en la línea de asunto directamente a la carpeta «ventas realizadas» tan pronto como lleguen. Esto significa que no necesita archivar manualmente estos correos electrónicos y le permite mantener todos los correos electrónicos de ventas en una carpeta.,
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correo electrónico no esencial
Si recibe regularmente correos electrónicos como boletines, blogs y fuentes de artículos, puede redirigirlos a otra dirección de correo electrónico o usar reglas, para que se entreguen instantáneamente a una carpeta en particular.
esto ayudará a mantener su bandeja de entrada principal clara, y estarán en un solo lugar, listos para leer en un momento conveniente.
Consejo:
Puede marcar una gran diferencia para sus colegas, jefes y clientes cuando escribe correos electrónicos efectivos ., Esto no solo les ahorrará estrés y frustración, sino que los correos electrónicos sucintos y relevantes también pueden ahorrar una enorme cantidad de tiempo, el suyo y el de ellos.
buenos hábitos de equipo
Una de las mejores cosas que puedes hacer, para limitar la cantidad de correo electrónico que necesitas procesar, es animar a la gente a que te envíe menos.
Por ejemplo, si ciertos miembros del equipo periódicamente enviaremos larga correos electrónicos, para informarles. Dígales con suavidad pero con firmeza que debido a la demanda de su tiempo, apreciaría los correos electrónicos no más de un párrafo o dos. Cualquier cosa más larga que eso debería justificar una llamada telefónica., Alternativamente, podrían pasar por su oficina para una discusión.
Además, promueva buenas estrategias de correo electrónico y comunicación en su organización: anime a las personas a usar las estrategias destacadas en este artículo y en nuestros artículos de escribir correo electrónico efectivo y usar Mensajería Instantánea.
puntos clave
La mayoría de nosotros nos sentimos abrumados por el correo electrónico. Aunque es una gran herramienta de comunicación, la gente a menudo demasiado. Cuando lo gestionas de manera efectiva, puedes aumentar significativamente tu productividad.,
para obtener el control de su bandeja de entrada, comience revisando y procesando el correo electrónico solo en ciertos momentos del día. Si te preocupa el retraso en la respuesta, hazle saber a la gente que no revisas tu correo electrónico constantemente.
además, intenta mantener tu bandeja de entrada lo más clara posible. Organice el correo utilizando carpetas como «acción», «espera» y «archivos», y cuando Revise el correo, use la regla de dos minutos: maneje inmediatamente cualquier correo electrónico que pueda leer y responder en dos minutos o menos.,
también puede reducir su correo entrante pidiendo a la gente que le envíe menos, y abogando por estrategias efectivas de correo electrónico y comunicación en su organización.