©
code6d
at Føle sig mere afslappet, når du administrerer din e-mail effektivt.
det er mandag morgen. Da Linda sætter sig ved sit skrivebord, oplever hun den velkendte synkende fornemmelse i maven… Hun frygter ikke dagen foran hende-hun frygter sin e-mail-indbakke!Linda er ansvarlig for et stort hold, og hun modtager mindst 50 e-mails hver dag., Det tager lang tid at læse og svare på al denne mail, og det meste af hendes arbejde tager bagsædet til denne daglige opgave. Som følge heraf er hun notorisk bagud på projekter, og hun er begyndt at blive sent, bare for at indhente.
Når vi bruger det korrekt, er e-mail et utroligt nyttigt kommunikationsværktøj. Men ligesom Linda føler mange af os overvældede af mængden af mail, som vi modtager og har brug for at svare på.
Der er dog måder at administrere din e-mail på, så du er mere produktiv., I denne artikel vil vi undersøge strategier for at gøre dette, så du kan komme videre med det virkelige arbejde ved hånden.
Bemærk:
Husk, at disse strategier muligvis ikke fungerer for alle. Så brug din egen dømmekraft, når du tænker over, hvordan du administrerer din e-mail.
kontrol af e-mail
kontrol af din e-mail regelmæssigt i løbet af dagen kan være en effektiv måde at holde din indbakke på håndterbare niveauer.,
den konstante afbrydelse og distraktion, der kommer fra multitasking på denne måde, kan imidlertid dramatisk sænke din produktivitet og forstyrre din evne til at komme ind i en strømningstilstand, når du arbejder på projekter med høj værdi.
en strategi, du kan bruge, er at kontrollere e-mail kun på setpunkter i løbet af dagen. For eksempel kan du beslutte, at du kun tjekker din e-mail første ting om morgenen, før frokost og i slutningen af dagen.
Her hjælper det med at indstille din e-mail-soft .are til kun at “modtage” meddelelser på bestemte tidspunkter, så du ikke bliver distraheret af indgående meddelelser., Hvis du ikke kan gøre dette, skal du i det mindste sørge for, at du slukker for hørbare og visuelle advarsler.
Du kan også reservere tid til at læse og svare på e-mail efter en lang periode med fokuseret arbejde, eller på det tidspunkt på dagen, hvor din energi og kreativitet er på deres laveste (det betyder, at du kan udføre arbejde med højere værdi på andre tidspunkter). Vores artikel, er dette en Morgenopgave? vil hjælpe dig med at identificere, når du føler dig mindst energisk, så du kan planlægge tid passende.,
Hvis du er bekymret for, at dine kolleger, chefen, eller klienter vil blive irriteret eller forvirret, at du ikke svarer på deres e-mail hurtigt, forklare, at du kun tjekke e-mail på bestemte tidspunkter, og at de kan ringe til dig eller bruge instant messaging, hvis sagen haster virkelig.
Bemærk:
det er klart, at i nogle roller skal du kontrollere e-mail regelmæssigt, især hvis din virksomhed bruger e-mail som det vigtigste kommunikationsværktøj. Som med alle disse strategier, brug din dømmekraft, baseret på dine omstændigheder.,
læsning af e-mail
Når du læser e-mail, kan du spilde timer, hvis du ikke bruger denne tid intelligent.
prøv først at bruge “to minutters regel” (et koncept fra David Allen, forfatteren af Getting Things Done), når du læser din mail – hvis e-mailen tager mindre end to minutter at læse og svare på, så pas på det lige nu, selvom det ikke er en høj prioritet. Ideen bag dette er, at hvis det tager mindre end to minutter til handling, tager det længere tid at læse og derefter gemme opgaven væk “at gøre senere”, end det ville bare tage sig af opgaven nu.,for e-mails, der vil tage længere tid end to minutter at læse eller svare på, Planlæg tid i din kalender eller tilføj dette som en handling på din opgaveliste for at gøre senere. De fleste e-mail-programmer giver dig mulighed for at fremhæve, flag, eller stjernemeddelelser, der har brug for et svar, så brug denne praktiske funktion, når du kan.
Tip:
mange af os får også masser af interne underretninger. Dette er disse “FYI” – e-mails fra virksomhedskontoret eller fra teammedlemmer, der ønsker at holde os “i løkken.”Hvis du ser dit navn i feltet” cc “i stedet for feltet” Til”, er chancerne for, at det er en FYI-e-mail., Overvej at arkivere det i en” at læse ” mappe, og tackle det, når du har tid.
organisering af e-mail
kan du forestille dig at have en indbakke uden noget i den? Det lyder næsten for godt til at være sandt!
selvom en helt tom indbakke (også kaldet “inbo.zeroero”) kan være urealistisk for mange af os, kan det at gøre vores hovedindbakke ryddet gøre os mere organiserede og hjælpe med at eliminere stress.
Opret først et simpelt arkiveringssystem, der hjælper med at administrere din mail.
Hvis fire kategorier lyder for forenklede til dine behov, kan du oprette et mere detaljeret system., For eksempel, kan du oprette en mappe til hvert projekt, du arbejder på, eller har et sæt mappe for hver af dine kunder eller sælgere.
Den fordel, at når du opretter bestemte mapper til behandling af e-mail er, at det gør det lettere at søge efter tidligere mail: i stedet for at gennemsøge hele din e-mail-system, du kan blot søge i en bestemt mappe.
brug af regler
de fleste e-mail-programmer, såsom Outlook og Gmail, giver dig mulighed for at etablere “regler”, der sorterer e-mail i en bestemt mappe, så snart den kommer ind.,for eksempel kan du få flere e-mails om dagen, der giver dig besked om salg, som din virksomhed har foretaget. Du ønsker at modtage disse, fordi du ønsker at se, hvad der sker, men du ikke ønsker dem til rod din indbakke.
det er her, du kan oprette en regel i dit e-mail-program, der flytter e-mails med, siger “salgsmeddelelse:” i emnelinjen direkte til mappen “salg foretaget”, så snart de kommer ind. Det betyder, at du ikke behøver at manuelt at indsende disse e-mails, og giver dig mulighed for at holde alle de salg e-mails i .n mappe.,
Find denne artikel nyttig?
Du kan lære yderligere 63 tidsstyringsevner, som denne, ved at tilmelde dig Mind Tools Club.
Deltag i Mind Tools Club i dag!
Få Gratis Nyhedsbrev
Lær nye karriere færdigheder hver uge, plus få en bonus Time Management projektmappe, gratis!,
læs vores Politik om beskyttelse af personlige oplysninger
ikke-essentiel e-mail
Hvis du regelmæssigt modtager e-mails såsom nyhedsbreve, blogs og artikelfeeds, kan du omdirigere disse til en anden e-mailadresse eller bruge regler, så de øjeblikkeligt leveres til en bestemt mappe.
Dette vil hjælpe med at holde din primære indbakke klar, og de vil være på Int sted, klar til at læse på et passende tidspunkt.
Tip:
Du kan gøre en verden til forskel for dine kolleger, chef og kunder, når du skriver effektive e-mails ., Dette vil ikke kun spare dem stress og frustration, men kortfattet, relevante e-mails kan også spare en enorm mængde tid – din og deres.
Godt Team Vaner
En af de bedste ting, du kan gøre, for at begrænse mængden af e-mail du har brug for at behandle, er at opfordre folk til at sende dig mindre.for eksempel, hvis visse teammedlemmer regelmæssigt sender dig lange, udtrukne e-mails, så fortæl dem det. Fortæl dem forsigtigt, men fast, at på grund af efterspørgslen på din tid, du vil sætte pris på e-mails ikke længere end et afsnit eller to. Noget længere end det burde berettige et telefonopkald., Alternativt kan de komme forbi dit kontor til en diskussion.
fremme også gode e – mail-og kommunikationsstrategier i din organisation-opmuntr folk til at bruge de strategier, der er fremhævet i denne artikel og i vores skrivning af effektiv e-mail og brug af instant Messaging-artikler.
nøglepunkter
de fleste af os føler sig overvældede via e-mail. Selv om det er en stor kommunikationsværktøj, folk ofte overforbrug det. Når du administrerer det effektivt, kan du øge din produktivitet markant.,
for at få kontrol over din indbakke skal du kun starte med at kontrollere og behandle e-mail på bestemte tidspunkter i løbet af dagen. Hvis du er bekymret for det forsinkede svar, skal du fortælle folk, at du ikke tjekker din e-mail konstant.
prøv også at holde din indbakke så klar som muligt. Organisere mail ved hjælp af mapper som “Handling”, og “Waiting” og “Arkiv”, Og når du gør, tjekke mails, bruge de to minutter – umiddelbart håndtere enhver e-mail som du kan læse og besvaret i løbet af to minutter eller mindre.,
Du kan også reducere din indgående mail ved at bede folk om at sende dig mindre, og ved at gå ind for effektive e-mail-og kommunikationsstrategier i din organisation.