©
code6d
při efektivní správě e-mailu se cítíte uvolněnější.
je pondělí ráno. Když si Linda sedne ke stolu, zažije ten známý pocit potopení v žaludku… Den před ní se nebojí-bojí se své e-mailové schránky!
Linda má na starosti velký tým a každý den dostává nejméně 50 e-mailů., Čtení a reakce na všechny tyto pošty trvá dlouhou dobu, a většina její práce má zadní sedadlo do této každodenní fuška. V důsledku toho, ona je notoricky pozadu na projektech, a ona začala zůstat pozdě, jen dohnat.
když ji používáme vhodně, e-mail je neuvěřitelně užitečný komunikační nástroj. Ale, stejně jako Linda, mnozí z nás se cítí ohromeni množstvím pošty, na kterou dostáváme a na kterou musíme reagovat.
existují však způsoby, jak spravovat svůj e-mail, abyste byli produktivnější., V tomto článku prozkoumáme strategie, jak to udělat, abyste mohli pokračovat ve skutečné práci.
Poznámka:
mějte na paměti, že tyto strategie nemusí fungovat pro každého. Takže použijte svůj vlastní nejlepší úsudek, když přemýšlíte o tom, jak spravovat svůj e-mail.
Kontrola E-mailů
Kontrola vašeho e-mailu pravidelně během dne může být efektivní způsob, jak udržet složky doručená pošta na zvládnutelné úrovni.,
Nicméně, neustálé přerušení a rozptýlení, které pochází z multitasking tímto způsobem může výrazně snížit produktivitu, a narušit vaši schopnost vstoupit do stavu flow, když pracuje na vysoké hodnoty projektů.
jednou ze strategií, kterou můžete použít, je kontrola e-mailu pouze v nastavených bodech během dne. Můžete se například rozhodnout, že svůj e-mail zkontrolujete pouze ráno, před obědem a na konci dne.
Tady už pomůže nastavit váš e-mailový software „přijmout“ zprávy pouze v určitých časech, takže nejste rušeni příchozí zprávy., Pokud to nemůžete udělat, alespoň se ujistěte, že vypnete zvukové a vizuální upozornění.
můžete Si také vyhradit čas na čtení a reagovat na e-mail po dlouhém období soustředěné práce, nebo v den, kdy je vaše energie a kreativita jsou na jejich nejnižší (to znamená, že můžete dělat to vyšší hodnota práce u jiných časů). Náš článek, je to ranní úkol? pomůže vám zjistit, kdy se cítíte nejméně energický, takže si můžete naplánovat čas vhodně.,
Pokud máte obavy, že vaši kolegové, šéf, nebo klienti budou naštvaný nebo zmatený, že nereagujete na jejich e-mail rychle, vysvětlit, že si jen zkontrolovat e-mail v určitou dobu, a které mohou volat vám nebo využít instant messaging, je-li věc je opravdu naléhavá.
Poznámka:
v některých rolích budete muset pravidelně kontrolovat e-mail, zejména pokud vaše firma používá e-mail jako svůj hlavní komunikační nástroj. Stejně jako u všech těchto strategií Použijte svůj úsudek na základě vašich okolností.,
čtení e-mailu
při čtení e-mailu můžete ztrácet hodiny, pokud tento čas nepoužíváte inteligentně.
za Prvé, zkuste použít „Dva-Minutové Pravidlo“ (koncept z David Allen, autor knihy Getting things done ), když budete číst vaši poštu – pokud e-mail bude trvat méně než dvě minuty, číst a odpovídat na ně pak postarat se o to hned teď, i když to není prioritou. Myšlenka za tím je, že pokud to trvá méně než dvě minuty k akci, to trvá déle, číst a pak uložit úkol „udělat později“, než že by se jen starat se o úkol.,
pro e-maily, které budou trvat déle než dvě minuty číst nebo reagovat na, naplánovat čas v kalendáři , nebo přidat jako akci na seznamu úkolů, dělat později. Většina e-mailových programů vám umožní zvýraznit, vlajka, nebo Hvězdné zprávy, které potřebují odpověď, takže využijte tuto užitečnou funkci, kdykoli můžete.
Tip:
mnoho z nás také získává spoustu Interních oznámení. To jsou ty“ FYI “ e-maily z firemní kanceláře nebo od členů týmu, kteří nás chtějí udržet „ve smyčce.“Pokud vidíte své jméno v poli“ cc „namísto pole „To“, je pravděpodobné, že je to e-mail FYI., Zvažte jeho podání ve složce“ číst “ a vyřešte ji, když máte čas.
organizování e-mailu
dokážete si představit, že byste měli doručenou poštu s ničím v ní? Skoro to zní příliš dobře, aby to byla pravda!
i když zcela prázdný inbox (také volal „inbox zero“) mohou být nerealistické pro mnohé z nás, udržet naše hlavní schránky vymazány nám může dělat více organizované, a pomoci eliminovat stres.
nejprve nastavte jednoduchý registrační systém, který vám pomůže spravovat poštu.
Pokud čtyři kategorie zní příliš zjednodušeně pro vaše potřeby, můžete nastavit podrobnější systém., Například, můžete vytvořit složku pro každý projekt, na kterém pracujete, nebo si nastavit složky pro každou ze svých klientů nebo obchodních zástupců.
výhodou při vytvoření zvláštní složky pro zpracování e-mailu je, že to usnadňuje hledání posledních mail: místo prohledává celý váš e-mailový systém, můžete jednoduše vyhledávat v konkrétní složce.
Pomocí Pravidel
Většina e-mailových programů, jako jsou Outlook a Gmail, vám umožní vytvořit „Pravidla“, že druh e-mailu do určité složky, jakmile to přijde.,
například můžete získat několik e-mailů denně, které vás upozorní na prodej, který vaše společnost provedla. Chcete je dostávat, protože chcete vidět, co se děje, ale nechcete, aby zaplnili vaši doručenou poštu.
zde můžete nastavit pravidlo ve svém e-mailovém programu, který přesune e-maily s, řekněme, „oznámení o prodeji:“ v řádku předmětu přímo do složky „Sales Made“, jakmile přijdou. To znamená, že tyto e-maily nemusíte ručně souborovat a umožňuje vám uchovávat všechny prodejní e-maily v jedné složce.,
najít tento článek užitečný?
můžete se naučit dalších 63 dovedností řízení času, jako je tento, připojením se do klubu Mind Tools.
Připojte se k Mind Tools Club ještě dnes!
Newsletter Zdarma
Učit se nové profesní dovednosti každý týden, plus získat bonus Time Management sešitu, zdarma!,
Přečtěte si naše zásady ochrany Osobních údajů
Non-Esenciální E-mail
Pokud budete pravidelně dostávat e-mailem jako jsou bulletiny, blogy a článku kanály, můžete přesměrovat na jiné e-mailové adresy, nebo použít pravidla, tak, že jsou okamžitě dodány do určité složky.
to pomůže udržet vaši primární doručenou poštu jasnou a budou na jednom místě, připraveni číst ve vhodnou dobu.
Tip:
při psaní efektivních e-mailů můžete svým kolegům, šéfům a klientům změnit svět ., To jim nejen ušetří stres a frustraci, ale stručné, relevantní e – maily mohou také ušetřit obrovské množství času-vaše a jejich.
dobré týmové návyky
jednou z nejlepších věcí, které můžete udělat, je omezit množství e-mailu, který potřebujete zpracovat, je povzbudit lidi, aby vám poslali méně.
například, pokud vám někteří členové týmu pravidelně posílají dlouhé, vypracované e-maily, dejte jim vědět. Řekněte jim jemně, ale pevně, že kvůli poptávce na váš čas, oceníte e-maily déle než jeden nebo dva odstavce. Něco delšího než to by mělo vyžadovat telefonní hovor., Případně by se mohli zastavit u vaší kanceláře k diskusi.
Také, podporovat dobré e-mailové a komunikační strategie ve vaší organizaci – povzbudit lidi, aby pomocí strategií, uvedených v tomto článku a v naší Psaní Efektivní E-mailu a Pomocí Instant Messaging články.
klíčové body
většina z nás se cítí ohromena e-mailem. I když je to skvělý komunikační nástroj, lidé ho často nadužívají. Když to zvládnete efektivně, můžete výrazně zvýšit svou produktivitu.,
Chcete-li získat kontrolu nad vaší doručenou poštou, začněte kontrolou a zpracováním e-mailu pouze v určitých časech během dne. Pokud máte obavy o zpožděnou odpověď, dejte lidem vědět, že svůj e-mail neustále nekontrolujete.
také se snažte, aby vaše doručená pošta byla co nejjasnější. Organizovat mail pomocí složek, jako je „Akce“, „Čeká“ a „Archiv“, A když si zkontrolovat mail, použijte dvě minuty pravidlo – okamžitě zpracovat jakýkoliv e-mail, který si můžete přečíst a odpověděl do dvou minut nebo méně.,
příchozí poštu můžete také snížit tím, že požádáte lidi, aby vám poslali méně, a obhajováním efektivních e-mailových a komunikačních strategií ve vaší organizaci.