1099 vs. W2 Dipendente: che è meglio per il vostro business?

La gestione delle risorse umane è uno degli aspetti più impegnativi della gestione di una piccola impresa. Senza un team HR dedicato, spetta a voi per gestire onboarding, amministrazione del libro paga, relazioni con i dipendenti, e altre attività HR vitali. Oltre al costo di tempo di queste responsabilità, è anche necessario tenere conto dei costi monetari del personale-che, a seconda del settore, può mangiare tra il 40% e l ‘ 80% del budget della vostra azienda!

Data questa spesa, molti proprietari di piccole imprese considerano se assumere un dipendente 1099 vs. W2 per determinate posizioni., Assumere 1099 lavoratori—o appaltatori indipendenti come sono più comunemente noti-può aiutarti a ridurre i costi e le responsabilità legali.

Ci sono grandi differenze tra questi due tipi di lavoratori, e classificarli correttamente con l’IRS è importante. In caso contrario, si potrebbe affrontare sanzioni da parte dell’IRS, o anche una causa contro il vostro business. Per questo motivo, si consiglia di ottenere l’assistenza di un avvocato di lavoro quando si classificano i lavoratori.

A parte le questioni legali, ci sono vantaggi e svantaggi sia per l’assunzione di dipendenti e appaltatori indipendenti., Vuoi fare la scelta giusta per il tuo business. Qui, ti daremo la disposizione della terra, comprese le caratteristiche di 1099 vs. W2, un dipendente 1099 vs. un dipendente W2, quando assumere quale, ed esempi specifici che è possibile applicare alla vostra piccola impresa.

1099 Lavoratore vs W2 Dipendente: qual è la differenza?

Iniziamo dando un’occhiata alle differenze tra un dipendente 1099 vs. W2. Entrambi prendono il nome dai rispettivi moduli fiscali: le aziende forniscono un modulo 1099-MISC agli appaltatori indipendenti con cui lavorano e i datori di lavoro archiviano il modulo W2 per conto dei loro dipendenti.,

Sebbene sia gli appaltatori indipendenti che i dipendenti forniscano servizi vitali alle piccole imprese per cui lavorano, ci sono diverse importanti differenze tra i due. Comprendere queste differenze è di vitale importanza: se un dipendente viene classificato erroneamente come un appaltatore indipendente, potresti essere soggetto a costose multe e spese legali. E i lavoratori W2 che sono classificati erroneamente come appaltatori indipendenti possono citare in giudizio la tua azienda per i benefici che sono stati negati, come l’assicurazione sanitaria, la retribuzione straordinaria e il salario minimo.,

Per ridurre la confusione, esamineremo gli identificatori chiave per entrambi i tipi di lavoratori e come è possibile distinguere tra i due.

Che cos’è un lavoratore 1099?

A 1099 lavoratore—o appaltatore indipendente—generalmente fornisce servizi specifici, come definito da un contratto scritto. Alcuni lavoratori 1099 lavorano solo su un progetto alla volta, ma molti servono più clienti, fornendo un servizio all’interno delle loro competenze. Gli appaltatori indipendenti, come liberi professionisti e consulenti, sono lavoratori autonomi, quindi sono imprenditori stessi.,

La maggior parte delle volte, le aziende assumono dipendenti W2 con l’intenzione di lavorare con loro per un periodo di tempo indeterminato. D’altra parte, le imprese impegnano appaltatori indipendenti per un periodo di tempo definito, secondo le condizioni delineate nel contratto. Ma che l’impegno può essere rinnovato tante volte come sia il lavoratore 1099 e l’imprenditore trovare di essere reciprocamente vantaggioso.

Non importa la durata del loro mandato, gli appaltatori indipendenti definiscono da soli come e dove lavorano e quali strumenti e metodi usano per completare il lavoro per cui li hai assunti., 1099 lavoratori possono anche scegliere di assumere i propri lavoratori per aiutarli a consegnare il prodotto o il servizio che li hai assunti per fornire. In altre parole, gli appaltatori indipendenti si assumono il rischio per il proprio profitto o perdita quando svolgono il loro lavoro.

Poiché il vostro livello di supervisione su appaltatori indipendenti è relativamente basso, il vostro livello di responsabilità finanziaria e legale è basso, pure. 1099 lavoratori pagano sia dipendente e datore di lavoro le tasse di lavoro autonomo-quindi, se si sceglie di assumere un imprenditore indipendente, il vostro business non ha bisogno di pagare le tasse sui salari., E, in quanto proprietari di aziende, 1099 lavoratori non hanno diritto ai benefici che potresti offrire ai tuoi dipendenti W2, come l’assicurazione sanitaria, il tempo libero retribuito e gli straordinari.

Che cos’è un dipendente W2?

Un dipendente W2 è quello che normalmente pensiamo come un tipico dipendente stipendiato. A differenza degli appaltatori indipendenti, i lavoratori W2 non sono proprietari di aziende. Lavorano per la tua azienda, partecipano a programmi di benefici per i dipendenti e lavorano in base alle esigenze e al programma della tua azienda., A meno che non ci sia un motivo valido per classificare un lavoratore come appaltatore indipendente, la classificazione predefinita è W2 employee.

Per legge, ai dipendenti viene garantito almeno un salario minimo (stabilito dalle leggi federali e statali) per il tempo in cui hanno lavorato su base regolare e continuativa. Le aziende trattengono le tasse di sicurezza sociale e Medicare dei loro lavoratori W2 e pagano le tasse sui salari dei datori di lavoro. Nella maggior parte dei casi, una società può lasciare un dipendente andare per scarso rendimento o qualsiasi altro valido, motivo non discriminatorio., Un appaltatore indipendente, d’altra parte, lavora e riceve una paga secondo i termini di un contratto firmato tra le parti. Pagano anche le proprie tasse.

I datori di lavoro forniscono tutti gli strumenti e le forniture necessarie per i dipendenti di W2. Gli appaltatori indipendenti devono fornire il proprio. Inoltre, i dipendenti sono in genere rimborsati per le spese aziendali che subiscono nel corso del loro impiego. Questo non è in genere il caso per gli appaltatori indipendenti, a meno che specificamente delineato nel loro contratto.,

Benefici come l’assicurazione sanitaria, i contributi pensionistici e i conti di spesa flessibili sono disponibili per tutti i dipendenti qualificati in un’azienda. Come abbiamo accennato in precedenza, i benefici non sono disponibili per gli appaltatori indipendenti che lavorano per un’azienda.

Come determinare se i dipendenti sono 1099 vs. dipendenti W2

Abbiamo notato l’importanza di classificare correttamente i dipendenti come 1099 o lavoratori W2 con l’IRS. Spesso, costo e facilità sono i fattori determinanti chiave un imprenditore considera prima di scegliere se coinvolgere un imprenditore o assumere un dipendente., Per essere onesti, è molto più facile pagare un appaltatore che amministrare il libro paga e gestire altre funzioni HR richieste da un’azienda con dipendenti.

Ma qualsiasi risparmio di costi e di tempo scomparirà rapidamente se l’IRS o il Dipartimento del Lavoro ti controlleranno e scopriranno che hai classificato male i lavoratori. Perché quando si tratta di 1099 vs. W2, l’IRS è rigorosa: Possono possono riscuotere le tasse arretrate e sanzioni di oltre il 40% della paga del contraente. E il DOL potrebbe richiedere di pagare gli stipendi che vanno indietro di tre anni.,

Certo, la linea tra i lavoratori 1099 e W2 può diventare sfocata, ma l’IRS fornisce alcune indicazioni su come classificare correttamente i lavoratori. L’IRS considera tre categorie principali nel determinare se i lavoratori sono dipendenti o appaltatori indipendenti:

1. Comportamentale: la tua azienda può controllare cosa, dove, come e quando il lavoratore svolge il proprio lavoro?
2. Finanziario – Chi controlla gli aspetti economici del lavoro del lavoratore? Qual è il metodo di pagamento (ad esempio uno stipendio regolare o una tariffa fissa)?,
3. Tipo di relazione-Fornisci a questo lavoratore benefici per i dipendenti? Quali sono la durata e i termini di questa relazione, come delineato in un contratto, contratto di lavoro, altra documentazione?

Ciò a cui si riduce il processo di classificazione dei dipendenti è il livello di controllo che un’azienda ha sul lavoratore. Se l’azienda controlla la maggior parte del lavoro della persona, il lavoratore è molto probabilmente un dipendente W2. Se la persona ha un buon grado di indipendenza, sono molto probabilmente un appaltatore indipendente 1099.,

Non sei sicuro che un membro del tuo staff sia un dipendente 1099 vs. W2, anche dopo aver soppesato i tre fattori di cui sopra? Modulo di file SS-8 con l’IRS. In tal caso, l’IRS farà una determinazione per voi su come si dovrebbe classificare i dipendenti. L’IRS può richiedere fino a sei mesi per decidere, ma questo è utile se si tende ad assumere per gli stessi tipi di ruoli presso la vostra azienda.

1099 vs. W2 Dipendente: che è meglio per il vostro business?,

Ora che conosciamo la differenza tra un appaltatore indipendente e un dipendente W2, è il momento di rispondere alla domanda che probabilmente ti sei posto: “1099 o W2 — che è meglio per il mio dipendente e per la mia attività?”
Molti proprietari di piccole imprese scelgono di lavorare con imprenditori indipendenti a causa dei risparmi sui costi percepiti. Tasse di occupazione, assicurazione di compensazione dei lavoratori, costi generali come lo spazio ufficio e le forniture di break-room: sono tutte spese necessarie quando assumi dipendenti W2 e possono erodere rapidamente la linea di fondo di un’azienda., Oltre ai costi, però, avrete anche bisogno di pesare il W2 vs. 1099 pro e contro.

Vantaggi di 1099 Appaltatori indipendenti

• Portare competenze specialistiche-Uno dei più grandi vantaggi di lavorare con un appaltatore indipendente è che la maggior parte concentrarsi su una cosa e farlo bene. Se si dispone di un progetto che richiede un design molto specifico o competenze tecniche, molto probabilmente sarà in grado di trovare un appaltatore indipendente che ha costruito un business intorno a questo.,
• Offrire una maggiore flessibilità-Al contrario di un dipendente regolare, che rimane con la vostra azienda per il lungo raggio, è possibile assumere un imprenditore indipendente solo per un progetto o due o come il vostro budget consente. Ciò offre maggiore flessibilità quando le priorità e le risorse aziendali cambiano.
• Meno rischio legale per il vostro business – appaltatori indipendenti non sono ammissibili per la copertura di compensazione dei lavoratori, non può portare la maggior parte dei tipi di reclami di terminazione illecito, e di solito portare la propria assicurazione professionale. Questo riduce l’esposizione legale della tua azienda.,
• Abbassa i costi aziendali-Il costo è certamente un fattore importante, e si può risparmiare denaro utilizzando un dipendente 1099 vs. W2. Non è necessario fornire un salario minimo, straordinari o benefici agli appaltatori indipendenti. C’è anche un’altra interessante differenza fiscale W2 vs. 1099: dal momento che non devi trattenere le imposte sul reddito o pagare le tasse sui salari, c’è anche meno di un onere burocratico per la tua azienda quando assumi appaltatori indipendenti.,

Vantaggi dei dipendenti W2

• Impegnati nella tua azienda – Trattali bene e i dipendenti possono portare grandi dividendi per la tua attività. Si sentiranno fedeli alla vostra azienda e andare il miglio supplementare facendo un buon lavoro. Ci sono molti eccellenti appaltatori indipendenti, ma spesso, sei solo un cliente tra i tanti.
• Offrire più continuità-I dipendenti sono con il vostro business per il lungo raggio, e possono dare una mano, non importa ciò che il vostro business ha bisogno in un momento specifico., Ad esempio, se hai bisogno di qualcuno per spostare l’attenzione o contribuire a un progetto con breve preavviso, puoi contare sui tuoi dipendenti per dare una mano. Gli appaltatori indipendenti, tuttavia, di solito hanno un’area specifica di attenzione.
• Liberare il tempo del proprietario di affari – Essendo un piccolo imprenditore richiede di indossare decine di cappelli, e talvolta si potrebbe sentire come non si può ottenere una pausa. Avere dipendenti ti consente di delegare compiti specifici a lungo termine, quindi sono fuori dal tuo piatto per sempre. Che ti libera di concentrarsi su decisioni di business di livello superiore.,
• Necessità di formare solo una volta – I dipendenti hanno bisogno di ricevere una formazione come parte del loro processo di onboarding iniziale. E anche se dovrebbero ricevere una formazione periodica dopo, saranno naturalmente consapevoli delle politiche e delle aspettative aziendali. Gli appaltatori indipendenti non fanno parte del tuo team in loco, quindi non puoi sempre aspettarti che forniscano lavori che soddisfino i tuoi standard.

In definitiva, non si può davvero dire che un 1099 sia migliore o peggiore di un dipendente W2 su tutta la linea. La scelta tra un 1099 vs., Il dipendente W2 si riduce al budget della tua azienda, al tipo di lavoro e alla quantità di controllo che desideri sul processo e sul prodotto finale.

Anche se i loro servizi potrebbero essere più costosi di quelli di un dipendente, l’esperienza di un appaltatore indipendente può spesso produrre un prodotto di qualità superiore. Ma quando lavori con un appaltatore indipendente, rinunci al controllo su come, quando e dove svolgono il loro lavoro. Per alcuni proprietari di piccole imprese, che può essere un no-go., E molte piccole imprese pensano di loro aziende come una grande famiglia, e dipendenti si adattano quel modello meglio di appaltatori indipendenti.
C’è molto da considerare quando si sceglie tra l’assunzione di 1099 vs. dipendenti W2. Per aiutarti, consulta la seguente tabella. Ciò evidenzia alcuni scenari specifici in cui è possibile scegliere un appaltatore indipendente rispetto a un dipendente o viceversa:

Esempi: quando scegliere un 1099 vs., W2 Employee

Come puoi vedere, a volte ha più senso coinvolgere i servizi di un appaltatore indipendente piuttosto che assumere un dipendente. Altre volte, però, è necessario assumere un dipendente per ottenere il lavoro fatto. Se non sei ancora sicuro di quale tipo di lavoratore dovresti assumere, potrebbero esserci alcune soluzioni alternative a tua disposizione.

Non sei pronto ad assumere 1099 o W2 dipendenti?, Considera queste opzioni alternative di personale

Se non sei pronto a decidere se assumere un dipendente 1099 o W2, ci sono due alternative che combinano alcuni elementi di entrambe le agenzie interinali e le organizzazioni professionali dei datori di lavoro. Entrambe queste opzioni ti danno accesso a un pool di lavoratori qualificati, ma non dovrai preoccuparti di classificarli come dipendenti 1099s o W2.,

Quando e perché assumere tramite un’agenzia temporanea

Le imprese stagionali o le aziende che desiderano “testare” o affittare un dipendente prima di assumerli a tempo pieno potrebbero prendere in considerazione l’utilizzo dei servizi di un’agenzia temporanea.
Quando si contratta con un’agenzia temporanea, l’agenzia si occupa di reclutamento, interviste, controlli dei precedenti, e tempestiva elaborazione del libro paga e pagamenti fiscali. L’agenzia temporanea fattura anche la tua attività per i salari e le tasse del dipendente e un costo di servizio per i servizi amministrativi forniti dall’agenzia., Questa fattura viene registrata come una semplice spesa aziendale sui tuoi libri e non devi preoccuparti di limature fiscali, assicurazione di compensazione dei lavoratori o altri problemi di risorse umane.

Sulla carta, il datore di lavoro ufficiale del lavoratore è l’agenzia temporanea, non tu (a meno che la posizione non sia un “noleggio diretto”). Tuttavia, si arriva a decidere per quanto tempo il lavoratore lavorerà presso la vostra azienda e specificare le loro attività quotidiane.

Questa opzione costa più che amministrare la propria forza lavoro stagionale o temp-to-hire, ma il risparmio di tempo potrebbe compensare il costo aggiuntivo., Basta non creare un falso senso di sicurezza per te stesso. Anche se il temp non è il tuo dipendente diretto, questo non significa che non puoi essere ritenuto legalmente responsabile se qualcosa va storto, come un incidente sul lavoro. E la qualità dei lavoratori potrebbe essere un problema quando le agenzie temporanee fungono da intermediario.

I vantaggi di personale il vostro business attraverso un PEO

agenzie temporanee sono una soluzione temporanea alle sfide di lavoro a breve termine. Esiste, tuttavia, una soluzione a più lungo termine chiamata organizzazione professionale del datore di lavoro—o PEO., PEOs consentono alle aziende di esternalizzare le attività HR come il libro paga, la compensazione dei lavoratori e i benefici, mantenendo il controllo delle responsabilità quotidiane del dipendente.
I PEOS possono anche sfruttare il numero di dipendenti che gestiscono tra le aziende per ottenere migliori opzioni di beneficio rispetto alle sole piccole imprese. Come è il caso con le agenzie interinali, PEOs pagare una tassa per i loro servizi, ma i benefici possono superare i costi.

La tua azienda e il PEO agiscono entrambi come co-datori di lavoro congiunti del lavoratore., Gestisci il lavoratore su base giornaliera, ma il PEO è il go-to del lavoratore per qualsiasi cosa amministrativa o relativa alle risorse umane. La ripartizione delle responsabilità sarà delineata in un accordo scritto PEO.
Se si sceglie di utilizzare un’agenzia temporanea o impegnarsi i servizi di un PEO, è imperativo che fate la vostra due diligence. Chiedere l’agenzia temporanea o PEO per i riferimenti, e follow-up con altri proprietari di piccole imprese che hanno utilizzato i loro servizi.,

E, come sempre accade quando stipuli un contratto commerciale, dovresti anche assumere un avvocato per rivedere qualsiasi accordo con un’agenzia temporanea o PEO prima di firmare. Questo assicura che non stai inavvertitamente assumendo responsabilità che ritieni che l’agenzia temporanea o PEO dovrebbero coprire.

1099 vs. W2 Employee: Una considerazione complessa

Uno dei compiti più importanti che intraprenderai come piccolo imprenditore è il personale della tua organizzazione con i migliori lavoratori possibili., La domanda, però, è che tipo di lavoratore si dovrebbe assumere. Ecco un rapido aggiornamento.

• 1099 lavoratori, o imprenditori indipendenti, sono lavoratori autonomi. Puoi assumere 1099 lavoratori per progetti specifici, ma non puoi controllare quando o come completano il loro lavoro. Non sei responsabile della copertura delle loro tasse Medicare e Social Security e non fornirai loro gli stessi benefici che faresti per un lavoratore W2. Questa potrebbe essere un’opzione meno costosa.
• I lavoratori W2, d’altra parte, richiedono uno stipendio regolare, determinati benefici e una gestione più intensiva., I costi finanziari di assunzione di dipendenti W2 possono essere superiori a 1099 lavoratori. Ma si potrebbe preferire di avere un team costante di dipendenti a portata di mano, che hai addestrato e in grado di gestire secondo i vostri standard.

Valutare attentamente alcune considerazioni prima di prendere una decisione. Questo include il tipo di lavoro che devi completare, quanto velocemente hai bisogno di quel lavoro fatto, se il lavoro è un impegno una tantum o regolare e i costi relativi all’assunzione di lavoratori 1099 vs. W2.,

La migliore pratica è quella di consultare un avvocato di lavoro e fiscale professionale prima di prendere la decisione finale su come consultare la forza lavoro del vostro business.