1099 vs. employé W2: Quel est le meilleur pour votre entreprise?

la Gestion des ressources humaines est l’un des aspects les plus difficiles de la gestion d’une petite entreprise. Sans une équipe RH dédiée, il vous incombe de gérer l’intégration, l’administration de la paie, les relations avec les employés et d’autres tâches RH vitales. En plus du coût en temps de ces responsabilités, vous devez également prendre en compte les coûts monétaires de la dotation en personnel—qui, selon votre industrie, peuvent engloutir entre 40% et 80% du budget de votre entreprise!

compte tenu de cette dépense, de nombreux propriétaires de petites entreprises envisagent d’embaucher un employé 1099 vs. W2 pour certains postes., L’embauche de 1099 travailleurs—ou entrepreneurs indépendants comme on les appelle plus communément—peut vous aider à réduire vos coûts et vos responsabilités juridiques.

Il existe des différences majeures entre ces deux types de travailleurs, et il est important de les classer correctement avec L’IRS. Sinon, vous pourriez faire face à des pénalités de l’IRS, ou même un procès contre votre entreprise. Pour cette raison, nous vous recommandons d’obtenir l’aide d’un avocat en emploi lors de la classification des travailleurs.

outre les questions juridiques, l’embauche d’employés et d’entrepreneurs indépendants présente des avantages et des inconvénients., Vous voulez faire le bon choix pour votre entreprise. Ici, nous allons vous donner la configuration du terrain, y compris les caractéristiques de 1099 vs. W2, un employé 1099 vs. un employé W2, quand embaucher lequel, et des exemples spécifiques que vous pouvez appliquer à votre petite entreprise.

1099 travailleur contre employé W2: Quelle est la différence?

commençons par examiner les différences entre un employé 1099 et un employé W2. Les deux sont nommés d’après leurs formulaires fiscaux respectifs: les entreprises fournissent un formulaire 1099-MISC aux entrepreneurs indépendants avec lesquels elles travaillent, et les employeurs déposent le formulaire W2 au nom de leurs employés.,

bien que les entrepreneurs indépendants et les employés fournissent des services essentiels aux petites entreprises pour lesquelles ils travaillent, il existe plusieurs différences importantes entre les deux. Comprendre ces différences est essentiel – si un employé est mal classé comme un entrepreneur indépendant, vous pourriez être soumis à des amendes coûteuses et des frais juridiques. Et les travailleurs de W2 qui sont mal classés en tant qu’entrepreneurs indépendants peuvent poursuivre votre entreprise pour des avantages qui leur ont été refusés, tels que l’assurance maladie, la rémunération des heures supplémentaires et le salaire minimum.,

pour réduire la confusion, nous allons passer en revue les identifiants clés pour les deux types de travailleurs, et comment vous pouvez faire la distinction entre les deux.

Qu’est-ce qu’un travailleur 1099?

Un travailleur 1099—ou un entrepreneur indépendant—fournit généralement des services spécifiques, tels que définis par un contrat écrit. Quelque 1099 travailleurs ne travaillent que sur un projet à la fois, mais beaucoup servent plusieurs clients, fournissant un service dans le cadre de leur expertise. Les entrepreneurs indépendants, tels que les pigistes et les consultants, sont des travailleurs indépendants, donc ils sont eux-mêmes propriétaires d’entreprise.,

la plupart du temps, les entreprises embauchent des employés de W2 avec l’intention de travailler avec eux pour une durée indéterminée. D’autre part, les entreprises engagent des entrepreneurs indépendants pour une période de temps définie, conformément aux conditions énoncées dans le contrat. Mais cet engagement peut être renouvelé autant de fois que le travailleur 1099 et le propriétaire de l’entreprise le trouvent mutuellement bénéfique.

peu importe la durée de leur mandat, les entrepreneurs indépendants définissent eux-mêmes comment et où ils travaillent, et quels outils et méthodes ils utilisent pour effectuer le travail pour lequel vous les avez embauchés., 1099, les travailleurs peuvent aussi choisir d’embaucher leurs propres travailleurs pour les aider à livrer le produit ou le service que vous avez engagées. En d’autres termes, les entrepreneurs indépendants assument le risque pour leur propre profit ou perte lorsqu’ils exercent leur travail.

étant donné que votre niveau de surveillance des entrepreneurs indépendants est relativement faible, votre niveau de responsabilité financière et juridique est également faible. 1099 travailleurs paient à la fois des impôts sur le travail indépendant des employés et des employeurs-donc, si vous choisissez d’embaucher un entrepreneur indépendant, votre entreprise n’a pas besoin de payer des taxes sur la masse salariale., Et, en tant que propriétaires de leur propre entreprise, 1099 travailleurs ne sont pas éligibles aux avantages que vous pourriez offrir à vos employés W2, tels que l’assurance maladie, les congés payés et les heures supplémentaires.

Qu’est-ce qu’un employé W2?

Un employé W2 est ce que nous considérons normalement comme un employé salarié typique. Contrairement aux entrepreneurs indépendants, les travailleurs de W2 ne sont pas leurs propres propriétaires d’entreprise. Ils travaillent pour votre entreprise, participent à des programmes d’avantages sociaux et travaillent selon les besoins et l’horaire de votre entreprise., À moins qu’il n’y ait une raison impérieuse de classer un travailleur comme un entrepreneur indépendant, la classification par défaut est employé W2.

selon la loi, les employés sont garantis au moins un salaire minimum (fixé par les lois fédérales et étatiques) pour la durée de leur travail régulier et continu. Les entreprises retiennent les impôts de sécurité sociale et D’Assurance-Maladie de leurs travailleurs W2 et paient des charges sociales de l’employeur. Dans la plupart des cas, une entreprise peut laisser partir un employé pour une mauvaise performance ou pour toute autre raison valable et non discriminatoire., Un entrepreneur indépendant, quant à lui, travaille et reçoit une rémunération selon les Termes d’un contrat signé entre les parties. Ils paient également leurs propres impôts.

Les employeurs fournissent tous les outils et fournitures nécessaires aux employés de W2. Les entrepreneurs indépendants doivent fournir les leurs. En outre, les employés sont généralement remboursés pour les dépenses d’entreprise qu’ils ont engagées au cours de leur emploi. Ce n’est généralement pas le cas pour les entrepreneurs indépendants, sauf indication contraire dans leur contrat.,

des avantages tels que l’assurance maladie, les cotisations de retraite et les comptes de dépenses flexibles sont disponibles pour tous les employés admissibles d’une entreprise. Comme nous l’avons mentionné précédemment, les avantages ne sont pas offerts aux entrepreneurs indépendants qui travaillent pour une entreprise.

Comment déterminer si vos employés sont des employés 1099 vs. W2

Nous avons noté l’importance de classer correctement vos employés en tant que travailleurs 1099 ou W2 auprès de l’IRS. Souvent, le coût et la facilité sont les facteurs déterminants qu’un propriétaire d’entreprise considère avant de choisir d’engager un entrepreneur ou d’embaucher un employé., Pour être juste, il est beaucoup plus facile de payer un entrepreneur que d’administrer la paie et de gérer d’autres fonctions RH requises d’une entreprise avec des employés.

Mais tout gain de temps et de coûts disparaîtra rapidement si L’IRS ou le Ministère du travail vous vérifient et constatent que vous avez mal classé les travailleurs. Parce qu’en ce qui concerne 1099 vs. W2, L’IRS est rigoureux: ils peuvent prélever des arriérés d’impôts et des pénalités de plus de 40% du salaire de l’entrepreneur. Et le DOL pourrait vous obliger à payer des salaires remontant à trois ans.,

certes, la ligne entre les travailleurs 1099 et W2 peut devenir floue—mais L’IRS fournit quelques conseils sur la façon de classer correctement vos travailleurs. L’IRS considère trois grandes catégories pour déterminer si les travailleurs sont des employés ou des entrepreneurs indépendants:

1. comportemental – votre entreprise peut-elle contrôler quoi, où, comment et quand le travailleur effectue son travail?
2. financier-qui contrôle les aspects économiques du travail du travailleur? Quel est le mode de paiement (p. ex. un salaire régulier ou un forfait)?,
3. type de relation-Fournissez-vous à ce travailleur des avantages sociaux? Quelles sont la durée et les conditions de cette relation, telles que décrites dans un contrat, un contrat de travail, d’autres documents?

le processus de classification des employés se résume au niveau de contrôle qu’une entreprise exerce sur le travailleur. Si l’entreprise contrôle la majeure partie du travail de la personne, le travailleur est très probablement un employé W2. Si la personne a un bon degré d’indépendance, elle est très probablement un entrepreneur indépendant 1099.,

Vous ne savez pas si un membre de votre personnel est un employé 1099 vs. W2, même après avoir pesé les trois facteurs ci-dessus? Formulaire de fichier SS-8 avec L’IRS. Dans ce cas, L’IRS prendra une décision pour vous sur la façon dont vous devez classer vos employés. L’IRS peut prendre jusqu’à six mois pour décider, mais cela est utile si vous avez tendance à embaucher pour les mêmes types de rôles dans votre entreprise.

1099 vs. employé W2: Quel est le meilleur pour votre entreprise?,

maintenant que nous connaissons la différence entre un entrepreneur indépendant et un employé de W2, il est temps de répondre à la question que vous vous êtes probablement posée: « 1099 ou W2 — Quel est le meilleur pour mon employé et pour mon entreprise? »
de nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent de travailler avec des entrepreneurs indépendants en raison des économies perçues. Les taxes sur l’emploi, l’assurance contre les accidents du travail, les frais généraux comme les espaces de bureau et les fournitures de salle de pause-ce sont toutes des dépenses nécessaires lorsque vous embauchez des employés W2, et elles peuvent rapidement éroder les résultats d’une entreprise., En plus des coûts, cependant, vous devrez également peser le W2 contre 1099 avantages et inconvénients.

avantages de 1099 Entrepreneurs Indépendants

• apporter une expertise spécialisée – l’un des plus grands avantages de travailler avec un entrepreneur indépendant est que la plupart se concentrent sur une chose et le font bien. Si vous avez un projet nécessitant une expertise en conception ou en technologie très spécifique, vous serez probablement en mesure de trouver un entrepreneur indépendant qui a construit une entreprise autour de cela.,
• offrir une plus grande flexibilité – contrairement à un employé régulier, qui reste avec votre entreprise pour le long terme, vous pouvez embaucher un entrepreneur indépendant juste pour un projet ou deux ou que votre budget le permet. Cela vous donne plus de flexibilité lorsque les priorités et les ressources de l’entreprise changent.
• moins de risques juridiques pour votre entreprise – les entrepreneurs indépendants ne sont pas admissibles à la couverture d’indemnisation des accidents du travail, ne peuvent pas présenter la plupart des types de réclamations de licenciement injustifié et ont généralement leur propre assurance professionnelle. Cela réduit l’exposition juridique de votre entreprise.,
• réduit les coûts de l’entreprise-Le coût est certainement un facteur important, et vous pouvez économiser de l’argent en utilisant un employé 1099 vs. W2. Vous n’avez pas à fournir un salaire minimum, des heures supplémentaires ou des avantages sociaux aux entrepreneurs indépendants. Il y a également une autre différence d’impôt intéressante de W2 contre 1099: puisque vous n’avez pas à retenir d’impôts sur le revenu ou à payer des charges sociales, votre entreprise a également moins de paperasserie lorsque vous embauchez des entrepreneurs indépendants.,

avantages des employés W2

• engagés dans votre entreprise – traitez-les correctement et les employés peuvent apporter de gros dividendes à votre entreprise. Ils se sentiront fidèles à votre entreprise et feront un effort supplémentaire en faisant du bon travail. Il existe également de nombreux excellents entrepreneurs indépendants, mais souvent, vous n’êtes qu’un client parmi d’autres.
• offrir plus de continuité-les employés sont avec votre entreprise pour le long terme, et ils peuvent donner un coup de main, peu importe ce que votre entreprise a besoin à un moment précis., Par exemple, si vous avez besoin de quelqu’un pour changer d’orientation ou contribuer à un projet à court terme, vous pouvez compter sur vos employés pour vous aider. Les entrepreneurs indépendants, cependant, ont généralement un domaine d’intérêt spécifique.
• Libérez le temps du propriétaire de l’entreprise – Être un propriétaire de petite entreprise vous oblige à porter des dizaines de chapeaux, et parfois vous pourriez avoir l’impression de ne pas pouvoir faire de pause. Avoir des employés vous permet de déléguer des tâches spécifiques pour le long terme, de sorte qu’ils sont hors de votre assiette pour de bon. Cela vous permet de vous concentrer sur des décisions commerciales de niveau supérieur.,
• Besoin de les former qu’une seule fois, les Employés doivent recevoir une formation dans le cadre de leur processus d’intégration. Et bien qu’ils devraient recevoir une formation périodique après cela, ils seront naturellement au courant des politiques et des attentes de l’entreprise. Les entrepreneurs indépendants ne font pas partie de votre équipe sur place, vous ne pouvez donc pas toujours vous attendre à ce qu’ils fournissent un travail conforme à vos normes.

en fin de compte, vous ne pouvez pas vraiment dire qu’un 1099 est meilleur ou pire qu’un employé W2 dans tous les domaines. Le choix entre un 1099 contre., L’employé de W2 se résume au budget de votre entreprise, au type de travail et à la quantité de contrôle que vous souhaitez sur le processus et le produit final.

bien que leurs services soient plus coûteux que ceux d’un employé, l’expertise d’un entrepreneur indépendant peut souvent donner un produit de meilleure qualité. Mais lorsque vous travaillez avec un entrepreneur indépendant, vous abandonnez le contrôle sur comment, quand et où ils font leur travail. Pour certains propriétaires de petites entreprises, cela peut être un no-go., Et de nombreuses petites entreprises considèrent leurs entreprises comme une grande famille, et les employés correspondent mieux à ce modèle que les entrepreneurs indépendants.
Il y a beaucoup à considérer lorsque vous choisissez entre l’embauche de 1099 vs. employés W2. Pour vous aider, consultez le tableau suivant. Cela met en évidence certains scénarios spécifiques où vous pouvez choisir un entrepreneur indépendant plutôt qu’un employé, ou vice versa:

exemples: quand choisir un 1099 vs., Employé W2

Comme vous pouvez le voir, parfois, il est plus logique de retenir les services d’un entrepreneur indépendant que d’embaucher un employé. À d’autres moments, cependant, vous devrez embaucher un employé pour faire le travail. Si vous ne savez toujours pas quel type de travailleur vous devriez embaucher, il pourrait y avoir des solutions alternatives à votre disposition.

pas prêt à embaucher 1099 employés ou W2?, Considérez ces options de dotation alternatives

Si vous n’êtes pas prêt à décider d’embaucher un employé 1099 ou un employé W2, il existe deux alternatives qui combinent certains éléments des deux: les agences d’intérim et les organisations professionnelles d’employeurs. Ces deux options vous donnent accès à un bassin de travailleurs qualifiés, mais vous n’aurez pas à vous soucier de les classer comme employés 1099s ou W2.,

quand et pourquoi embaucher par le biais d’une agence temporaire

Les entreprises saisonnières ou les entreprises qui souhaitent « tester” ou louer un employé avant de l’embaucher à temps plein pourraient envisager d’utiliser les services d’une agence temporaire.
lorsque vous contractez avec une agence d’intérim, l’agence s’occupe du recrutement, des entretiens, de la vérification des antécédents, du traitement de la paie en temps opportun et des paiements d’impôts. L’agence d’intérim facture également votre entreprise pour les salaires et les impôts de l’employé, ainsi que des frais de service pour les services administratifs fournis par l’agence., Cette facture est enregistrée comme une simple dépense d’entreprise dans vos livres, et vous n’avez pas à vous soucier des déclarations de revenus, de l’assurance contre les accidents du travail ou d’autres problèmes de ressources humaines.

sur le papier, l’employeur officiel du travailleur est l’agence d’intérim, pas vous (sauf si le poste est une « embauche directe”). Cependant, vous pouvez décider combien de temps le travailleur travaillera dans votre entreprise et spécifier ses tâches quotidiennes.

Cette option coûte plus cher que d’administrer votre propre main-d’œuvre saisonnière ou intérimaire, mais les économies de temps pourraient bien compenser le coût supplémentaire., Il suffit de ne pas créer un faux sentiment de sécurité pour vous-même. Même si l’intérimaire n’est pas votre employé direct, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas être tenu légalement responsable si quelque chose ne va pas, comme un accident de travail. Et la qualité des travailleurs peut être un problème lorsque les agences d’intérim agissent comme intermédiaires.

les avantages de la dotation en personnel de votre entreprise par le biais d’un PEO

Les agences D’intérim sont une solution temporaire aux défis de l’emploi à court terme. Il existe cependant une solution à plus long terme appelée organisation professionnelle d’employeurs-ou PEO., Les peo permettent aux entreprises d’externaliser des tâches RH telles que la paie, les accidents du travail et les avantages sociaux, tout en conservant le contrôle des responsabilités quotidiennes de l’employé.
Les Peo peuvent également tirer parti du nombre d’employés qu’ils gèrent dans les entreprises pour obtenir de meilleures options de prestations que les petites entreprises seules peuvent négocier. Comme c’est le cas avec les agences d’intérim, les Peo facturent des frais pour leurs services, mais les avantages peuvent l’emporter sur les coûts.

votre entreprise et le PEO agissent tous deux en tant que co-employeurs conjoints du travailleur., Vous gérez le travailleur sur une base quotidienne, mais le PEO est la référence du travailleur pour tout ce qui touche à l’administration ou aux ressources humaines. Le partage des responsabilités sera décrit dans une entente écrite de L’OEP.
que vous choisissiez de faire appel à une agence temporaire ou d’engager les services d’un PEO, il est impératif que vous fassiez votre diligence raisonnable. Demandez des références à l’agence temporaire ou au PEO et faites un suivi auprès d’autres propriétaires de petites entreprises qui ont utilisé leurs services.,

et, comme c’est toujours le cas lorsque vous concluez un contrat d’affaires, vous devriez également embaucher un avocat pour examiner tout accord avec une agence d’intérim ou PEO avant de signer. Cela garantit que vous ne prenez pas par inadvertance des responsabilités que vous pensez que l’agence d’intérim ou PEO devrait couvrir.

1099 vs. employé W2: une considération complexe

l’une des tâches les plus importantes que vous entreprendrez en tant que propriétaire d’une petite entreprise consiste à doter votre organisation des meilleurs travailleurs possibles., La question, cependant, est de savoir quel type de travailleur vous devriez embaucher. Voici une remise à niveau rapide.

• 1099 travailleurs, ou des entrepreneurs indépendants, sont des travailleurs autonomes. Vous pouvez embaucher 1099 travailleurs pour des projets spécifiques, mais vous ne pouvez pas contrôler quand ou comment ils terminent leur travail. Vous n’êtes pas responsable de couvrir leurs impôts D’assurance-maladie et de sécurité sociale, et vous ne leur fournirez pas les mêmes avantages que vous le feriez pour un travailleur W2. Cela peut être une option moins coûteuse.
• Les travailleurs de W2, en revanche, ont besoin d’un salaire régulier, de certains avantages sociaux et d’une gestion plus intensive., Les coûts financiers de l’embauche D’employés W2 peuvent être supérieurs à 1099 travailleurs. Mais vous préférerez peut-être avoir une équipe stable d’employés, que vous avez formés et que vous pouvez gérer selon vos normes.

pesez soigneusement quelques considérations avant de prendre votre décision. Cela inclut le type de travail que vous devez effectuer, la rapidité avec laquelle vous devez effectuer ce travail, si le travail est un engagement ponctuel ou régulier, et les coûts liés à l’embauche de 1099 travailleurs par rapport à W2.,

la meilleure pratique consiste à consulter un avocat en emploi et un fiscaliste avant de prendre votre décision finale sur la façon de consulter la main-d’œuvre de votre entreprise.