1099 vs Empleado W2: Que Es Mejor para Su Negocio?

la gestión de recursos humanos es uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de una pequeña empresa. Sin un equipo de Recursos Humanos dedicado, le corresponde a usted manejar la incorporación, la administración de nóminas, las relaciones con los empleados y otras tareas vitales de Recursos Humanos. Además del costo de tiempo de estas responsabilidades, también debe tener en cuenta los costos monetarios de la dotación de personal, que, dependiendo de su industria, puede consumir entre el 40% y el 80% del presupuesto de su empresa.

dado este gasto, muchos propietarios de pequeñas empresas consideran si contratar a un empleado 1099 vs. W2 para ciertos puestos., Contratar a 1099 trabajadores—o contratistas independientes como se les conoce más comúnmente-puede ayudarlo a reducir los costos y las responsabilidades legales.

Hay grandes diferencias entre estos dos tipos de trabajadores, y clasificarlos adecuadamente con el IRS es importante. De lo contrario, podría enfrentar sanciones del IRS, o incluso una demanda contra su negocio. Por esta razón, recomendamos obtener la asistencia de un abogado de empleo al clasificar a los trabajadores.

aparte de las cuestiones legales, hay ventajas y desventajas tanto para la contratación de empleados y contratistas independientes., Usted quiere tomar la decisión correcta para su negocio. Aquí, le daremos la disposición del terreno, incluidas las características de 1099 vs. W2, un empleado 1099 VS. un empleado W2, cuándo contratar qué, y ejemplos específicos que puede aplicar a su pequeña empresa.

1099 trabajador vs. empleado W2: ¿Cuál es la diferencia?

comencemos por echar un vistazo a las diferencias entre un empleado de 1099 vs.W2. Ambos llevan el nombre de sus respectivos formularios de impuestos: las empresas proporcionan un Formulario 1099-MISC a los contratistas independientes con los que trabajan, y los empleadores presentan el formulario W2 en nombre de sus empleados.,

aunque tanto los contratistas independientes como los empleados proporcionan servicios vitales a las pequeñas empresas para las que trabajan, hay varias diferencias importantes entre los dos. Comprender estas diferencias es vital: si un empleado es clasificado erróneamente como contratista independiente, podría estar sujeto a costosas multas y honorarios legales. Y los trabajadores de W2 que están clasificados erróneamente como contratistas independientes pueden demandar a su empresa por los beneficios que se les negaron, como el seguro médico, el pago de horas extras y el salario mínimo.,

para reducir la confusión, vamos a ir a través de los identificadores clave para ambos tipos de trabajadores, y cómo se puede distinguir entre los dos.

¿Qué es un trabajador 1099?

un trabajador 1099—o contratista independiente-generalmente proporciona servicios específicos, según lo definido por un contrato escrito. Unos 1099 trabajadores solo trabajan en un proyecto a la vez, pero muchos atienden a múltiples clientes, proporcionando un servicio dentro de su experiencia. Los contratistas independientes, como freelancers y consultores, son autónomos, por lo que son propietarios de negocios.,

La mayoría de las veces, las empresas contratan empleados de W2 con la intención de trabajar con ellos por un período de tiempo indeterminado. Por otro lado, las empresas contratan contratistas independientes durante un período de tiempo definido, según las condiciones descritas en el contrato. Pero ese compromiso puede renovarse tantas veces como el trabajador de 1099 y el propietario del negocio encuentren que son mutuamente beneficiosos.

No importa la duración de su mandato, los contratistas independientes definen por sí mismos cómo y dónde trabajan, y qué herramientas y métodos utilizan para completar el trabajo para el que los contrató., 1099 los trabajadores también pueden elegir contratar a sus propios trabajadores para ayudarlos a entregar el producto o servicio que usted los contrató para proporcionar. En otras palabras, los contratistas independientes asumen el riesgo de sus propios beneficios o pérdidas cuando realizan sus trabajos.

dado que su nivel de supervisión sobre los contratistas independientes es relativamente bajo, su nivel de Responsabilidad Financiera y legal también es bajo. 1099 los trabajadores pagan impuestos de trabajo por cuenta propia tanto para empleados como para empleadores; por lo tanto, si elige contratar a un contratista independiente, su empresa no necesita pagar impuestos sobre la nómina., Y, como propietarios de sus propios negocios, 1099 trabajadores no son elegibles para los beneficios que podría ofrecer a sus empleados de W2, como Seguro Médico, tiempo libre pagado y horas extras.

¿Qué es un empleado de W2?

un empleado W2 es lo que normalmente pensamos como un empleado asalariado típico. A diferencia de los contratistas independientes, los trabajadores de W2 no son sus propios dueños de negocios. Trabajan para su empresa, participan en programas de beneficios para empleados y trabajan de acuerdo con las necesidades y el horario de su negocio., A menos que haya una razón convincente para clasificar a un trabajador como contratista independiente, la clasificación predeterminada es empleado W2.

por ley, los empleados tienen garantizado al menos el salario mínimo (establecido por las leyes federales y estatales) por el tiempo que han trabajado de forma regular y continua. Las empresas retienen los impuestos de Seguro Social y Medicare de sus trabajadores de W2, y pagan los impuestos sobre la nómina del empleador. En la mayoría de los casos, una empresa puede dejar ir a un empleado por un bajo rendimiento o por cualquier otra razón válida y no discriminatoria., Un contratista independiente, por el contrario, trabaja y recibe una remuneración de acuerdo con los Términos de un contrato firmado entre las partes. También pagan sus propios impuestos.

Los empleadores proporcionan todas las herramientas y suministros necesarios para los empleados de W2. Los contratistas independientes deben proporcionar los suyos propios. Además, los empleados suelen ser reembolsados por los gastos comerciales en los que incurren durante el curso de su empleo. Este no suele ser el caso de los contratistas independientes, a menos que se indique específicamente en su contrato.,

Los beneficios como el seguro médico, las contribuciones de jubilación y las cuentas de gastos flexibles están disponibles para todos los empleados calificados en una empresa. Como mencionamos anteriormente, los beneficios no están disponibles para los contratistas independientes que trabajan para una empresa.

Cómo determinar si sus empleados son 1099 vs. empleados W2

notamos la importancia de clasificar correctamente a sus empleados como trabajadores 1099 o W2 con el IRS. A menudo, el costo y la facilidad son los factores determinantes clave que el propietario de un negocio considera antes de elegir si contratar a un contratista o contratar a un empleado., Para ser justos, es mucho más fácil pagar a un contratista que administrar la nómina y manejar otras funciones de Recursos Humanos requeridas de un negocio con empleados.

pero cualquier ahorro de costos y tiempo desaparecerá rápidamente si el IRS o el Departamento de trabajo lo auditan y descubren que ha clasificado erróneamente a los trabajadores. Porque cuando se trata de 1099 vs. W2, el IRS es estricto: pueden cobrar impuestos atrasados y multas de más del 40% del salario del contratista. Y el Departamento de trabajo podría exigirte que pagues salarios desde hace tres años.,

Es cierto que la línea entre los trabajadores 1099 y W2 puede volverse borrosa, pero el IRS proporciona alguna guía sobre cómo clasificar correctamente a sus trabajadores. El IRS considera tres categorías principales para determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes:

1. comportamiento: ¿puede su negocio controlar qué, dónde, cómo y cuándo el trabajador realiza su trabajo?
2. Financial – ¿quién controla los aspectos económicos del trabajo del trabajador? ¿Cuál es el método de pago (por ejemplo, un salario regular o una tarifa plana)?,
3. tipo de relación: ¿proporciona a este trabajador beneficios para empleados? ¿Cuáles son la duración y los Términos de esta relación, como se describe en un contrato, acuerdo de empleo, otra documentación?

a lo que se reduce el proceso de clasificación de empleados es al nivel de control que una empresa tiene sobre el trabajador. Si la empresa controla la mayor parte del trabajo de la persona, entonces el trabajador es probablemente un empleado de W2. Si la persona tiene un buen grado de independencia, lo más probable es que sea un contratista independiente 1099.,

¿no está seguro de si un miembro de su personal es un empleado 1099 vs. W2, incluso después de sopesar los tres factores anteriores? Presente el formulario SS-8 ante el IRS. En ese caso, el IRS hará una determinación por usted sobre cómo debe clasificar a sus empleados. El IRS puede tomar hasta seis meses para decidir, pero esto es útil si usted tiende a contratar para los mismos tipos de puestos en su empresa.

1099 vs Empleado W2: Que Es Mejor para Su Negocio?,

ahora que sabemos la diferencia entre un contratista independiente y un empleado de W2, es hora de responder a la pregunta que probablemente se ha estado preguntando: «1099 o W2, ¿qué es mejor para mi empleado y para mi negocio?»muchos propietarios de pequeñas empresas optan por trabajar con contratistas independientes debido a los ahorros de costos percibidos. Los impuestos sobre el empleo, el seguro de compensación para trabajadores, los costos generales como el espacio de oficina y los suministros de la sala de descanso: Todos son gastos necesarios cuando contrata empleados de W2, y pueden erosionar rápidamente los resultados finales de una empresa., Además de los costos, también tendrá que sopesar el W2 vs.1099 pros y contras.

ventajas de 1099 contratistas independientes

• traer experiencia especializada-uno de los mayores beneficios de trabajar con un contratista independiente es que la mayoría se centran en una cosa y lo hacen bien. Si tiene un proyecto que requiere un diseño muy específico o experiencia en tecnología, lo más probable es que pueda encontrar un contratista independiente que haya construido un negocio alrededor de esto.,
• ofrezca una mayor flexibilidad: a diferencia de un empleado regular, que se queda con su empresa a largo plazo, puede contratar a un contratista independiente solo para un proyecto o dos o según lo permita su presupuesto. Esto le da más flexibilidad cuando las prioridades y los recursos de la empresa cambian.
• menos riesgo legal para su negocio: los contratistas independientes no son elegibles para la cobertura de compensación laboral, no pueden presentar la mayoría de los tipos de Reclamos de terminación injusta y, por lo general, tienen su propio seguro profesional. Eso reduce la exposición legal de su empresa.,
• Reduce los costos comerciales: el costo es sin duda un factor importante, y puede ahorrar dinero utilizando un empleado 1099 vs.W2. No tiene que proporcionar un salario mínimo, horas extras o beneficios a contratistas independientes. También hay otra interesante diferencia de impuestos W2 vs.1099: ya que no tiene que retener impuestos sobre la renta o pagar impuestos sobre la nómina, también hay menos carga de papeleo en su empresa cuando contrata contratistas independientes.,

Ventajas de W2 Empleados

• Comprometidos con su empresa – trátalos bien, y los empleados pueden traer grandes beneficios para su negocio. Se sentirán leales a su empresa y harán un esfuerzo adicional haciendo un buen trabajo. Hay muchos excelentes contratistas independientes también, pero a menudo, usted es solo un cliente entre muchos.
• ofrezca más continuidad: los empleados están con su negocio a largo plazo y pueden echarle una mano sin importar lo que su negocio necesite en un momento específico., Por ejemplo, si necesita que alguien cambie de enfoque o contribuya a un proyecto con poca antelación, puede confiar en que sus empleados lo ayudarán. Los contratistas independientes, sin embargo, generalmente tienen un área específica de enfoque.
• libere el tiempo del dueño del negocio: ser dueño de un pequeño negocio requiere que use docenas de sombreros, y a veces puede sentir que no puede obtener un descanso. Tener empleados le permite delegar tareas específicas a largo plazo, por lo que están fuera de su plato para siempre. Eso te libera para enfocarte en decisiones de negocios de alto nivel.,
• Necesita capacitarlos solo una vez: los empleados necesitan recibir capacitación como parte de su proceso inicial de incorporación. Y aunque deben recibir capacitación periódica después de eso, naturalmente estarán al tanto de las políticas y expectativas de la empresa. Los contratistas independientes no son parte de su equipo en el sitio, por lo que no siempre puede esperar que entreguen un trabajo que cumpla con sus estándares.

en última instancia, no se puede decir realmente que un 1099 es mejor o peor que un empleado de W2 en todos los ámbitos. La elección entre un 1099 vs, El empleado de W2 se reduce al presupuesto de su negocio, el tipo de trabajo y la cantidad de control que desea sobre el proceso y el producto final.

aunque sus servicios pueden ser más caros que los de un empleado, la experiencia de un contratista independiente a menudo puede producir un producto de mayor calidad. Pero cuando trabajas con un contratista independiente, renuncias al control sobre cómo, cuándo y dónde hacen su trabajo. Para algunos propietarios de pequeñas empresas, eso puede ser imposible., Y muchas pequeñas empresas piensan en sus empresas como una gran familia, y los empleados encajan mejor en ese modelo que los contratistas independientes.hay mucho que considerar al elegir entre contratar a empleados de 1099 vs. W2. Para ayudarle, consulte la siguiente tabla. Esto destaca algunos escenarios específicos en los que puede elegir un contratista independiente en lugar de un empleado, o viceversa:

ejemplos: cuándo elegir un 1099 vs., W2 Employee

Como puede ver, a veces tiene más sentido contratar los servicios de un contratista independiente que contratar a un empleado. En otras ocasiones, sin embargo, tendrás que contratar a un empleado para hacer el trabajo. Si todavía no está seguro de qué tipo de trabajador debe contratar, puede haber algunas soluciones alternativas a su disposición.

¿no está listo para contratar a empleados de 1099 o W2?, Considere estas opciones alternativas de personal

si no está listo para decidir si contratar a un empleado 1099 o un empleado W2, hay dos alternativas que combinan algunos elementos de ambas: agencias temporales y organizaciones profesionales de empleadores. Ambas opciones le dan acceso a un grupo de trabajadores calificados, pero no tendrá que preocuparse por clasificarlos como empleados 1099s o W2.,

cuándo y por qué contratar a través de una agencia temporal

las empresas de temporada o las empresas que desean «probar» o arrendar a un empleado antes de contratarlo a tiempo completo podrían considerar usar los servicios de una agencia temporal.cuando usted contrata con una agencia temporal, la agencia se encarga del reclutamiento, las entrevistas, la verificación de antecedentes y el procesamiento oportuno de la nómina y los pagos de impuestos. La agencia temporal también factura a su empresa por los salarios e impuestos del empleado, y un cargo por servicio por los servicios administrativos que la agencia proporciona., Esta factura se registra como un gasto comercial simple en sus libros, y no tiene que preocuparse por las declaraciones de impuestos, el seguro de compensación laboral u otros problemas de Recursos Humanos.

en el papel, el empleador oficial del trabajador es la agencia temporal, no usted (a menos que el puesto sea una «contratación directa»). Sin embargo, usted puede decidir cuánto tiempo trabajará el trabajador en su empresa y especificar sus tareas diarias.

esta opción cuesta más que administrar su propia fuerza laboral estacional o temporal, pero el ahorro de tiempo podría compensar el costo adicional., Simplemente no cree una falsa sensación de seguridad para usted mismo. A pesar de que el temporal no es su empleado DIRECTO, esto no significa que no pueda ser considerado legalmente responsable si algo sale mal, como un accidente en el lugar de trabajo. Y la calidad del trabajador podría ser un problema cuando las agencias temporales actúan como el intermediario.

los beneficios de dotar de personal a su negocio a través de un peo

las agencias temporales son una solución temporal a los desafíos de empleo a corto plazo. Hay, sin embargo, una solución a largo plazo llamada una organización de empleadores profesionales-o PEO., Los PEOs permiten a las empresas externalizar tareas de recursos humanos como nómina, compensación a los trabajadores y beneficios, al tiempo que conservan el control de las responsabilidades diarias del empleado.los peo también pueden aprovechar el número de empleados que administran en todas las empresas para obtener mejores opciones de beneficios que las pequeñas empresas por sí solas pueden negociar. Como es el caso de las agencias de temperatura, PEOs cobran una tarifa por sus servicios, pero los beneficios pueden ser mayores que los costos.

Su empresa y el PEO actúan como co-empleadores conjuntos del trabajador., Usted administra al trabajador diariamente, pero el PEO es el recurso del trabajador para cualquier cosa administrativa o relacionada con recursos humanos. El reparto de responsabilidades se esbozará en un acuerdo escrito de PEO.ya sea que elija usar una agencia temporal o contratar los servicios de un PEO, es imperativo que haga su debida diligencia. Pida referencias a la agencia temporal o PEO, y haga un seguimiento con otros propietarios de pequeñas empresas que han utilizado sus servicios.,

y, como siempre es el caso cuando usted entra en un contrato de negocios, también debe contratar a un abogado para revisar cualquier acuerdo con una agencia temporal o PEO antes de firmar. Esto asegura que usted no está asumiendo inadvertidamente responsabilidades que usted cree que la agencia de empleo temporal o PEO debería estar cubriendo.

1099 vs. empleado de W2: una consideración compleja

una de las tareas más importantes que emprenderá como propietario de una pequeña empresa es dotar a su organización de los mejores trabajadores posibles., La pregunta, sin embargo, es qué tipo de trabajador debe contratar. Aquí hay un repaso rápido.

• 1099 trabajadores o contratistas independientes, son autónomos. Puede contratar a 1099 trabajadores para proyectos específicos, pero no puede controlar cuándo o cómo completan sus trabajos. Usted no es responsable de cubrir sus impuestos de Medicare y del Seguro Social, y no les proporcionará los mismos beneficios que le daría a un trabajador de W2. Esta puede ser una opción menos costosa.
• LOS TRABAJADORES DE W2, por otro lado, requieren un salario regular, ciertos beneficios y una gestión más intensiva., Los costos financieros de la contratación de empleados de W2 pueden ser superiores a 1099 trabajadores. Pero es posible que prefiera tener un equipo constante de empleados a mano, a quienes haya capacitado y pueda administrar de acuerdo con sus estándares.

sopese cuidadosamente algunas consideraciones antes de tomar su decisión. Esto incluye el tipo de trabajo que necesita completar, la rapidez con la que necesita hacer ese trabajo, si el trabajo es un compromiso único o regular, y los costos relacionados con la contratación de trabajadores de 1099 vs.W2.,

la mejor práctica es consultar a un abogado de empleo y profesional de impuestos antes de tomar su decisión final sobre cómo consultar a la fuerza laboral de su negocio.