Erstellen Sie ein organisiertes Ablagesystem

Papiere! Sie scheinen sich überall zu vermehren und Haufen zu bilden. Wenn ich ehrlich bin, Papiere sind eines der schwierigsten Dinge für mich oben zu bleiben. Es gibt nur so viele von ihnen und der Versuch, die Zeit zu finden, alles zu sortieren, bevor sie zu einem überladenen Haufen werden, kann anstrengend sein. Ein ordnungsgemäß organisiertes Ablage-System kann jedoch einen großen Unterschied machen.

Ich denke, Papier ist für die meisten Menschen ein Kampf, um organisiert zu bleiben., Es war eines der schwierigsten Dinge für mich zu organisieren. Ich trage dies zu einem schlechten Organisationssystem bei. Wenn Sie kein System haben, das für Sie arbeitet, ändern Sie es. Ich habe mehrere Systeme durchlaufen, bevor ich zu diesem kam, und jedes hatte seine Vor-und Nachteile.

Das System, das ich gerade verwende, ist ein Selbstreinigungssystem. Es gibt sehr wenig Wartung (WIN!) und es ist super einfach, um den übergang in ein neues Jahr. Ich benutze dieses System seit ungefähr 4 Jahren erfolgreich und habe keine Pläne, es bald zu ändern, weil es einfach so gut funktioniert!,

Dieses Ablagesystem basiert auf den gleichen Prinzipien, die im Freedom Filer System verwendet werden. Als ich das einrichtete, las ich über das Freedom Filer System und mochte die Konzepte einfach nicht den Preis. Also habe ich ein paar Dinge optimiert und ein DIY-System erstellt, das für mich und meine Familie funktioniert.

Wenn Sie Ihr eigenes einfaches Ablagesystem einrichten möchten, um Sie für das neue Jahr zu organisieren, folgen Sie einfach den folgenden Schritten!

Dieser post enthält affiliate-links für Ihre Bequemlichkeit. Klicken Sie hier, um meine vollständige Offenlegungsrichtlinie zu lesen.,

Sind Sie überfordert mit Papier Unordnung? Schnappen Sie sich die einfache Ablage System Guide, indem Sie hier klicken und schließlich ein für alle Mal organisiert!

Was Sie brauchen:

• Aktenschrank oder Schrank
• Mehrere verschiedenfarbige hängende Dateien
• Etikettenhersteller

So erstellen Sie ein organisiertes Ablagesystem

#1 Finden Sie einen Speicherort

Sie sollten versuchen, Ihre Dateien so nah wie möglich an der Stelle zu speichern, an der Sie Papiere sortieren. Für uns ist es in der Nähe unseres Schreibtisches., Sie könnten eine Plastikwanne, Milchkiste, einen kleinen Aktenschrank oder einen schicken verwenden, der zu Ihren Möbeln passt! Was auch immer für dich funktioniert. Stellen Sie einfach sicher, dass es sich am richtigen Ort befindet, oder Sie verwenden es mit geringerer Wahrscheinlichkeit tatsächlich.

#2 Bereinigen Sie Ihre Papiere

Sammeln Sie alle Papiere, die Sie organisieren möchten, und beginnen Sie mit dem Bereinigen. (Hinweis: Ich bin kein Finanzberater, Buchhalter oder ein anderer Finanzguru. Ich teile einfach, was für mich und meine Familie funktioniert.)

Wir führen Rechnungen im Wert von bis zu 2 Jahren, 7 Jahre alte Steueraufzeichnungen und Fahrzeugaufzeichnungen, solange wir das Auto haben., Versicherungsinformationen werden gelöscht, wenn neue Policen per Post eingehen, und wir führen auch nur bis zu zwei Jahre Krankenakten.

Das Sortieren Ihrer Papiere kann einige Zeit dauern. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens ein paar Stunden Ihres Tages blockieren und eine Show finden, die Sie auf Netflix oder Amazon Prime sehen möchten! 🙂

So viel von dem, was wir speichern, kann online gefunden werden, wenn es wirklich benötigt wird. Also mein Motto mit Papierkram ist meistens, im Zweifelsfall wegwerfen!

#3 Organisieren

Sobald Sie gereinigt haben, ist es Zeit, sie zu sortieren und in ähnliche Kategorien einzuordnen., Sie können die Kategorien finden, die ich unten benutze. Wenn Sie noch mehr Hilfe wünschen, finden Sie alle einzelnen Ordner, die ich auf dem Spickzettel verwende, den Sie unten in diesem Beitrag finden können!

Sie möchten die Ordner abrufen und Beschriftungen hinzufügen, bevor Sie wirklich sortieren. Erstellen Sie Etiketten für Dateien, von denen Sie wissen, dass Sie beginnen müssen. Sie werden höchstwahrscheinlich während des gesamten Prozesses mehr hinzufügen, aber mindestens einen Ausgangspunkt zu haben, ist sehr hilfreich.

Wenn Sie eine Reihe von Papieren in einen Ordner stopfen, müssen Sie möglicherweise neu bewerten. Halten Sie zu viel?, Könnten Sie diesen Ordner in mehrere Ordner aufteilen? Je weniger Sie in jedem Ordner haben, desto einfacher ist es für Sie, den Papierkram tatsächlich zu finden, wenn Sie ihn benötigen.

Wie dieses System funktioniert

Dieses System funktioniert, weil es Sie zwingt, sich die Papiere anzusehen, die Sie mindestens einmal pro Jahr speichern. Sie halten unnötigen Papierkram für Jahre am Ende.

Ich habe 7 Kategorien erstellt und in 7 Farben unterteilt. Abhängig von dem Papierkram, den Sie speichern möchten, benötigen Sie möglicherweise mehr oder weniger.,finanz

• Kontoauszüge
• Kreditkarteninformationen
• Informationen zum Rentenkonto

#5 HELLBLAU – Verschiedenes

• Pay Stubs
• Arbeitsbezogener Papierkram
• Eine Datei für jedes Familienmitglied

#6 ORANGE – Monatliche Rechnungsauszüge (ungerades Jahr)

• Stromrechnung
• li> Satellite Bill
• Water Bill

#7 PURPLE – Tax Information

• A Folder for Each of the Past 7 Years of Tax Information

Each category is different and used in a different way., Sie sollten sich niemals hinsetzen und Ihren Aktenschrank von vorne nach hinten „reinigen“ müssen! Hier ist, was Sie in jeder Kategorie tun:

• RED-Da diese Kategorie mit wichtigen Unterlagen gefüllt ist, wird das meiste davon bleiben. Ich gehe im Allgemeinen zu Beginn des Jahres diese eine Kategorie durch und zerkleinere alles, was älter als ein Jahr ist. Also werde ich im Januar 2017 ab 2015 alles zerkleinern. Offensichtlich bleiben alle Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und dergleichen erhalten., Ich behalte alle Fahrzeugaufzeichnungen, bis dieses Fahrzeug nicht mehr in unserem Besitz ist, so dass sich die Datei nur ändert, wenn sich unsere Fahrzeuge ändern.

• DUNKELBLAU-Diese Kategorie gilt als In-und Out-Kategorie. Es sollte Ihre Versicherungspolicen halten und das ist es! Wenn Sie eine neue Richtlinie erhalten, recyceln Sie einfach die alte.

• GELB & ORANGE – Diese Kategorie enthält die Rechnungsanweisungen aus dem geraden Jahr. Im Moment hält es also alle Rechnungen von 2016. Ich halte Rechnungen für bis zu 2 Jahre, nur für den Fall, dass es Diskrepanzen gibt., Im Januar, wenn das Jahr auf ein ungerades Jahr übergeht, werde ich die gelben, geraden Jahresordner mit den orangefarbenen, ungeraden Jahresordnern wechseln. Alles in den orangefarbenen Ordnern ist derzeit von 2015. Es wird sofort während des Schalters entfernt und zerkleinert.

• GREEN-Dieser Ordner enthält alle Kreditkarteninformationen, Ruhestand Papierkram, Anlagekonto Informationen. Wir sind papierlos für die meisten Dinge, so dass diese wirklich nur die wichtigsten Kontoinformationen für jeden halten. Wenn ich jemals etwas Neues erhalte, ziehe ich einfach den richtigen Ordner heraus und stelle sicher, dass alte, veraltete Informationen gelöscht werden.,

• HELLBLAU-Um ehrlich zu sein, ich mag es wirklich nicht, einen anderen Abschnitt zu haben. Es war jedoch notwendig, mit der linken des Ordners, den ich erstellen musste. Dieser Abschnitt enthält keine Menge nützlicher Dinge und ich muss ihn jedes Jahr oder so sortieren, nur um sicherzustellen, dass er nicht außer Kontrolle gerät. Wir archivieren keine Papiere in diesem Ordner sehr oft, so dass es normalerweise ziemlich aufgeräumt bleibt.

• LILA-Unsere Steuerinformationen sind einfach oder staatliche und föderale Steuern, W-2-Formulare und alle steuerpflichtigen Rechte, die wir in den letzten 7 Jahren hatten., Ich halte 8 Ordner, so dass ich einen Ordner für das laufende Jahr als Papierkram kommt in sowie 7 Jahre im Wert von Steuerinformationen. Also werde ich im Januar 2017 den Papierkram aus dem Ordner 2009 nehmen und zerkleinern. Dann werde ich diesen Ordner in den 2017-Ordner umwandeln, damit wir das ganze Jahr über Steuerinformationen ablegen können. Ich habe auch Jahre 2010-2016 als Aufzeichnungen geführt, nur für den Fall, dass wir sie jemals für IRS-Zwecke brauchten.

Papiere Kommen in unser Haus

Wir sind ziemlich schnell zu werfen alles, was benötigt wird., Es gibt einen 2-Feilen-Wandhalter, der in unserer Speisekammer aufbewahrt wird. Die oberste Datei ist für alles Wichtige, auf das wir uns möglicherweise in Bezug auf die Schule unseres Sohnes beziehen müssen. Dazu gehören Dinge wie das Mittagsmenü oder wichtige Notizen. Im Allgemeinen ziehe ich diesen Ordner einmal im Monat heraus und säubere ihn. Der zweite Ordner enthält Gutscheine für verschiedene Geschäfte in unserer Region, die wir per E-Mail erhalten (z. B. Kohls, Bath & Body Works usw.).

Wenn wir jemals eine Rechnung erhalten, die bezahlt werden muss, zahlen wir sie entweder sofort oder stellen sie auf unseren Schreibtisch, um sie später am Abend zu bezahlen., Wir versuchen auch, jeden Papierkram, der in unser Ablagesystem gehört, abzulegen, sobald er eingeht. Ich habe eine kleine Pappschachtel auf meinem Drucker, in der ich Artikel platziere, die „Aufmerksamkeit benötigen“.“Ich versuche, mindestens einmal pro Woche mit all dem Papierkram fertig zu werden, damit er nicht außer Kontrolle gerät.

Ich hoffe wirklich, dass Sie etwas Inspiration und Ermutigung gefunden haben, um Ihr Papier Unordnung unter Kontrolle zu bekommen! Papier Unordnung kann manchmal überwältigend sein. Wenn Sie jedoch ein gutes System erhalten können, das für Sie funktioniert, sind Sie in kürzester Zeit auf dem Weg zu einem organisierenderen Ablagesystem!,

Sie können einen kostenlosen druckbaren Spickzettel erhalten, der Ihnen alle verschiedenen Dateien zeigt, die wir in unserer Familie unten verwenden!

Welches System ist also das Beste für Sie?

Während wir lieben die Verwendung dieses Systems für die Einreichung, es ist nicht für jedermann. Wenn Sie das Papiergewirr und das Chaos in Ihrem Zuhause einfach satt haben, empfehle ich dringend, papierlos zu gehen. Sie können alles über diese Methode der Einreichung in Donnie Lawsons Buch The Paperless Home erfahren.

Wie halten Sie Ihre Papiere organisiert?,