Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Produkte und Dienstleistungen auflistet, die ein Unternehmen einem Kunden anbietet, und eine Verpflichtung des Kunden festlegt, das Unternehmen für diese Produkte und Dienstleistungen zu bezahlen.
Die Rechnungsstellung ist für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da Rechnungen die Geschäftsdokumente sind, mit denen Unternehmen für ihre Dienstleistungen bezahlt werden können.
Eine beliebte Methode, um mit Rechnungen zu beginnen, ist die Verwendung von Rechnungsvorlagen., Rechnungsvorlagen sparen Ihnen Zeit, sodass Sie nicht bei jeder Rechnungsstellung dieselben Informationen erneut auffüllen müssen. Wenn Sie etwas fortgeschrittener werden möchten, machen FreshBooks auch Rechnungssoftware, die lächerlich einfach zu bedienen ist.
Rechnungen dienen einem wichtigen Zweck sowohl für das Unternehmen, das die Rechnung sendet, als auch für den Kunden, der sie erhält. Für kleine Unternehmen hilft eine Rechnung, den Zahlungsprozess zu beschleunigen, indem Kunden über die fällige Zahlung informiert werden. Für Kunden bieten Rechnungen eine organisierte Aufzeichnung einer Ausgabe mit aufgeschlüsselten Details und können bei der Aufbewahrung von Aufzeichnungen helfen.,
Diese Themen helfen Ihnen zu verstehen, was eine Rechnung ist, damit Sie Rechnungen für kleine Unternehmen erstellen können:
Was ist die Definition von Rechnung?
Wofür wird eine Rechnung verwendet?
Was ist eine Rechnungs-ID?
So weisen Sie Rechnungsnummern zu
Wie sieht eine Rechnung aus?
Was ist die Definition von Rechnung?
Der Begriff Rechnung wird vom Oxford English Dictionary als „eine Liste der gesendeten Waren oder erbrachten Dienstleistungen mit einer Erklärung der dafür fälligen Summe; eine Rechnung.“
Rechnungen sind das Rückgrat des Buchhaltungssystems für kleine Unternehmen., Eine Rechnung teilt Ihrem Kunden mit, wie viel er Ihnen schuldet, wann die Zahlung fällig ist und welche Dienstleistungen Sie erbracht haben.
Wofür wird eine Rechnung verwendet?
Rechnungen werden als Quelldokument für die Geschäftsbuchhaltung verwendet. Rechnungen sind hilfreich, um alle Verkaufstransaktionen zu erfassen, die ein Unternehmen mit seinen Kunden tätigt., Rechnungen werden von Unternehmen für eine Vielzahl von Zwecken verwendet, darunter:
- Um eine rechtzeitige Zahlung von Kunden anzufordern
- Um den Umsatz zu verfolgen
- Um den Bestand zu verfolgen, für Unternehmen, die Produkte verkaufen
- Um zukünftige Verkäufe anhand historischer Daten vorherzusagen
- Zur Erfassung von Geschäftseinnahmen für Steueranmeldungen
Was ist eine Rechnungs-ID?,
Eine Rechnungs-ID, auch Rechnungsnummer genannt, ist eine eindeutige Nummer, die jeder Rechnung zugeordnet ist, die ein Unternehmen generiert. Die Rechnungsnummer ist ein entscheidendes Rechnungselement, da es einem Unternehmen ermöglicht, einzelne Transaktionen mit Kunden leicht zu identifizieren und darauf zu verweisen.
Eine Rechnungs-ID kann sowohl Zahlen als auch Buchstaben enthalten. Während die Rechnung nicht unbedingt nacheinander nummeriert werden muss, müssen Sie ein konsistentes Rechnungs-ID-System einrichten und sicherstellen, dass Sie nicht mehr als einmal eine Rechnungsnummer zuweisen.,
So weisen Sie Rechnungsnummern zu
Es gibt verschiedene Ansätze, mit denen Unternehmen Rechnungsnummern zuweisen können. Hier sind einige gängige Ansätze zum Zuweisen von Rechnungsnummern:
SEQUENTIELL
Dies ist die einfachste Methode zum Zuweisen von Rechnungsnummern und die Standardmethode, die von den meisten Cloud-basierten Rechnungssoftware verwendet wird. Um sequentielle Rechnungsnummern zuzuweisen, beginnen Sie mit einer beliebigen Nummer (normalerweise 1) und weisen jeder laufenden Rechnung die nächste Nummer in der Sequenz zu., Zum Beispiel:
Rechnung #001
Rechnung #002
Rechnung #003
Sequenzielle Rechnung zahlen machen es einfach, konsistent bleiben und sicherzustellen, dass Sie nie die Zuweisung doppelter Rechnung IDs.
CHRONOLOGISCH
Um Rechnungsnummern mit der chronologischen Methode zuzuweisen, sortieren Sie alle Rechnungen nach dem generierten Datum.Die erste Zahlenreihe in der ID bezieht sich daher immer auf das Datum. Nach dem Datum enthält Ihre Rechnungsnummer auch eindeutige Nummern, die dieser Rechnung zugewiesen sind. Sie können ein beliebiges Datumsformat für chronologische Rechnungsnummern verwenden., September 2018 erstellt wird und die eindeutige Rechnungsnummer 0022 lautet, können Sie diese Nummer der Rechnung zuweisen: 2018-09-30-0022.
NACH KUNDEN-ID
Einige Unternehmen weisen jedem ihrer Kunden eindeutige Kunden-IDs zu, und Sie können die Kunden-ID verwenden, um Rechnungsnummern zuzuweisen. Das Verfahren zum Zuweisen von Rechnungsnummern nach Kunden-ID ähnelt dem Verfahren zur chronologischen Nummerierung. Die Rechnungs-ID beginnt mit der Kunden-ID-Nummer und dann folgt eine eindeutige Nummer., Wenn Sie Ihrem Kunden beispielsweise eine Kunden-ID-Nummer von 490 zugewiesen haben und die von Ihnen verwendete eindeutige Nummer 004 ist, können Sie mithilfe des Kunden-ID-Ansatzes eine Rechnungsnummer von 490-004 zuweisen.
NACH PROJEKT-ID
Wenn Ihr Unternehmen an einer Reihe von Projekten gleichzeitig arbeitet und Sie Kunden nach Projekt abrechnen, möchten Sie möglicherweise Rechnungsnummern nach Projekt-ID zuweisen. Diese Methode ist in der Bauindustrie üblich., Um Rechnungsnummern nach Projekt-ID zuzuweisen, bezieht sich der erste Teil Ihrer Rechnungsnummer auf die Projekt-ID und der zweite Teil ist eine fortlaufende Nummer, um zwischen verschiedenen Rechnungen zu unterscheiden, die für dieses spezifische Projekt ausgestellt wurden. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung für Ihr Projekt 6221 erstellen, können Sie Ihre erste Rechnungsnummer für das Projekt als 6221-001 zuweisen.
Wie sieht eine Rechnung aus?
Eine professionelle Rechnung sieht sauber, lesbar und einfach aus und enthält alle Details zu den erbrachten Dienstleistungen und der vom Kunden erforderlichen Zahlung., Eine professionelle Rechnung sollte immer Folgendes enthalten:
- Ihre Geschäftskontaktinformationen
- Die Kontaktinformationen Ihres Kunden
- Eine Rechnungs-ID oder Rechnungsnummer
- Zahlungsbedingungen und Fristen
- Eine aufgeschlüsselte Liste der erbrachten Dienstleistungen
- Der fällige Betrag
Suchen Sie nach Designtipps, mit denen Sie eine professionell aussehende Rechnung erstellen können, die auffällt?, Schauen Sie sich diesen Leitfaden für kleine Unternehmen zum Entwerfen von Rechnungen an.
Wie rechne ich Kunden ab?
Um Ihren Kunden eine Rechnung zu stellen, sollten Sie eine Rechnung erstellen und senden, sobald Sie die Arbeit an einem Projekt abgeschlossen haben. Auf diese Weise werden die Details der Arbeit frisch in Ihrem Kopf und Sie sollten die Zahlung so schnell wie möglich erhalten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnung alle Details enthält, die Ihre Kunden Ihnen zahlen müssen, einschließlich Ihres Geschäftsnamens, des Fälligkeitsdatums der Rechnung und des fälligen Gesamtbetrags.
Brauchen Sie mehr Hilfe? Hier finden Sie eine vollständige Anleitung zum Erstellen einer Rechnung, um schneller bezahlt zu werden.