Was ist eine proforma Rechnung? Alles, was Sie wissen müssen

Die Rechnungsstellung ist möglicherweise nicht die aufregendste Aufgabe im täglichen Betrieb Ihres Unternehmens, aber ihre Bedeutung ist nicht zu leugnen: Sie behält den Cashflow bei, der in Ihr Unternehmen fließt. Das Verständnis der verschiedenen Arten von Rechnungen ist daher der Schlüssel zur Entwicklung solider Geschäftspraktiken in Ihrem Unternehmen. Hier ist eine kurze Einführung in die Proforma-Rechnung und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen verwenden sollten.,

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was eine Proforma-Rechnung ist

• Wie sich eine Proforma-Rechnung von einer Rechnung oder einem Angebot unterscheidet

• Wenn Sie eine Proforma-Rechnung verwenden sollten

• So erstellen Sie am besten eine Proforma-Rechnung

Fast alle Unternehmen behandeln rechnungen auf die eine oder andere Weise, ob sie selbst ausgestellt oder von Lieferanten erhalten werden. Die Rechnungsstellung ist schließlich ein wesentlicher Bestandteil der Führung eines Unternehmens, sodass Sie pünktlich bezahlt werden, Ihre Einnahmen und Ausgaben verfolgen und Ihre Bücher für den Steuertag vorbereiten können., Aber was ist mit Proforma-Rechnungen?

Was ist eine proforma Rechnung?

Sie kann gut vertraut sein mit dem Begriff „proforma-Rechnung“, besonders wenn Sie ein Geschäft Besitzer, die bereits versiert in der Welt der Rechnungen., Für diejenigen unter Ihnen, die sich noch am Kopf kratzen, ist eine Proforma-Rechnung im Wesentlichen eine vorläufige Verkaufsrechnung, die Sie an Ihren Kunden senden, bevor Sie Ihre Waren oder Dienstleistungen ausliefern.

Es enthält in der Regel ein Ausstellungsdatum, eine Beschreibung des Verkaufs und den zu zahlenden Gesamtbetrag sowie Steuern oder Gebühren, die zwischen dem Zeitpunkt der Ausstellung und dem Zeitpunkt der Lieferung anfallen können. Das Ziel einer Proforma-Rechnung ist es, einen möglichst genauen Kostenvoranschlag zu erstellen, um zu vermeiden, dass Ihr Kunde unvorhergesehenen Gebühren oder Abgaben ausgesetzt wird.,

Ähnlich wie eine Rechnung ist eine Proforma-Rechnung eine verbindliche Handelsvereinbarung. Was die beiden jedoch unterscheidet, ist, dass die Verkaufsbedingungen einer Proforma-Rechnung noch geändert werden können. Dies bedeutet, dass es nur für Verkäufe gilt, die noch nicht abgeschlossen sind.

Sie haben auch keine eindeutige, sequentielle Rechnungsnummer – was auf allen gesetzlichen Rechnungen erforderlich ist-und müssen eindeutig als proforma gekennzeichnet sein. Entscheidend ist, dass eine Proforma-Rechnung keinen steuerlichen Wert hat und kein Zahlungsmittel enthält, daher sollte sie nicht in Ihre Buchhaltungsunterlagen aufgenommen werden.,

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung, proforma-Rechnung und Angebot?

Oberflächlich haben Proforma-Rechnungen und-Angebote einiges gemeinsam. Sie werden beide größtenteils auf die gleiche Weise verwendet, beide liefern Informationen über einen Verkauf und auch keine rechtlichen Dokumente. Wo sie sich unterscheiden, ist in ihrem Zweck.

Angebot

Ein Angebot ist ein Kostenvoranschlag für einen Artikel oder eine Dienstleistung, an der Ihr Kunde Interesse bekundet hat., Es ist wesentlich weniger formell als eine Proforma-Rechnung und wird in der Regel in den frühen Phasen des Verkaufsprozesses gesendet. Es enthält auch nicht unbedingt detaillierte Informationen zu den angebotenen Artikeln oder Dienstleistungen, sondern eine grobe Vorstellung von Menge und Preis.

Wichtig ist, ein Angebot ist kein Dokument mit irgendeiner Art von Verpflichtung oder Erwartung dahinter. Wie eine Proforma-Rechnung hat sie keinen finanziellen Wert und der Verkauf kann vom Kunden akzeptiert oder ebenso einfach und ohne Konsequenzen storniert werden.,

Proforma – Rechnung

Eine Proforma-Rechnung wird ebenfalls an einen Kunden gesendet, bevor Ihre Produkte geliefert oder Ihre Dienstleistungen erbracht werden, gilt jedoch als verbindlicher als ein Angebot-wenn auch nicht rechtlich bindend wie eine abgeschlossene Rechnung.

Mehr Details werden zur Verfügung gestellt, und es gibt Raum für Manöver in Bezug auf Verhandlungen, bevor eine Zahlung geleistet wird.

Rechnung

Rechnungen werden gesendet, wenn Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht wurden und die Zahlung jetzt fällig ist., Das Dokument ist eine verbindliche Vereinbarung, und der Kunde ist verpflichtet, den angegebenen Preis zu zahlen. Und anders als bei Proforma-Rechnungen können Sie Rechnungen verwenden, um die Mehrwertsteuer zurückzufordern.

Kurz gesagt, Sie sollten eine Proforma-Rechnung ausstellen, um einen potenziellen Verkauf und eine Rechnung zu erstellen, wenn dieser Verkauf abgeschlossen ist.

Wann sollten Sie eine Proforma-Rechnung versenden?

Es gibt zwei Gründe, warum Ihr Unternehmen möglicherweise müssen Sie eine vorläufige bill of sale im Vorfeld der eigentlichen Verkauf., Entweder möchten Sie eine Schätzung der endgültigen Kosten des Artikels oder der Dienstleistung angeben, die Sie erbringen, oder Sie möchten international versenden.

Kostenvoranschlag

Proforma Rechnungen dienen als eine Art Treu und Glauben Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden.

Sie sind eine Basis für einen Verkauf, eine Aufschlüsselung der Artikel mit einer genauen Angabe des fälligen Gesamtbetrags – aber Sie fordern keine Zahlung an.,

Dies macht eine Proforma-Rechnung zur idealen Option, wenn ein Verkauf noch nicht abgeschlossen ist oder die Waren oder Dienstleistungen noch verhandelt werden, da Sie ein Format bereitstellen, das später bei Bedarf angepasst werden kann.

Internationaler Versand

Da sie häufig Details zu Versand, Verpackung, Gewicht und Versandkosten enthalten, werden Proforma-Rechnungen häufig in der internationalen Schifffahrtsindustrie verwendet. Sie helfen, den Wert eines Artikels zu deklarieren, damit er schnell den Zoll passieren und pünktlich an Ihren Kunden geliefert werden kann.,

Was sollte eine proforma-Rechnung Aussehen?

Es gibt keine besonderen Anforderungen an den Aufbau einer Proforma-Rechnung. Es ist jedoch einfacher und sicherer, die Struktur der von Ihnen erstellten finalisierten Rechnungen so genau wie möglich zu gestalten.,

Daher umfassen proforma-Rechnungsvorlagen im Allgemeinen:

• Ein Ausstellungsdatum

• Kontaktdaten sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer

• Details zu den erbrachten Waren oder Dienstleistungen und deren vereinbarten Preisen

• Mehrwertsteuer und andere anwendbare Steuern

• Versandkosten, falls vorhanden

• Der fällige Gesamtbetrag

Wenn Sie Ihre eigenen Rechnungen noch manuell erstellen, ist es einfach genug, Ihre Rechnungsvorlage an die Anforderungen einer Proforma-Rechnung anzupassen.,

Denken Sie daran, die Rechnung ordnungsgemäß als „proforma“ zu kennzeichnen und sicherzustellen, dass sie keine Rechnungsnummern enthält, da dies ein informelles Dokument in ein verbindliches Dokument ändert. Ein Fälligkeitsdatum und der genaue Liefertermin sind ebenfalls nicht erforderlich.

Wie erstelle ich eine Proforma-Rechnung?

Während Word und Excel Rechnungsvorlagen anbieten, benötigen sie Zeit und viel Liebe zum Detail, um diese korrekt auszufüllen. Darüber hinaus können Sie während des Verkaufsprozesses auf Komplikationen stoßen, wenn Sie numerische Daten falsch in Ihre Rechnungen eingeben.,

Rechnungsstellungssoftware ist die sicherste Option für jedes Unternehmen, das vollständige und sofortige Zahlungen sowie eine schnelle und einfache Buchhaltung sucht.

Und obwohl es heute eine gebräuchliche Phrase und selten wörtlich ist, dauert es bei einigen Rechnungssoftware wirklich „nur ein paar Klicks“, um eine vollständige Rechnung zu erstellen. Keine mühsame Aktualisierung oder doppelte Überprüfung Rechnungsnummern. Es ist automatisch und sofort.

SumUp Invoices bietet benutzerfreundliche Rechnungsvorlagen, mit denen Rechnungen in weniger als einer Minute erstellt und gesendet werden können. Und mit allem Automatisierten sind Ihre Rechnungen garantiert fehlerfrei.,

Dies ist letztlich wesentlich für den Betrieb eines Unternehmens, da die Ausgabe fehlerfreier Rechnungen Ihre Professionalität erhöht, den Zahlungsprozess erleichtert und Ihre Bücher in Topform hält.