EDI in gedruckten Formaten
Die Grafik unten zeigt eine Beispielbestellung in gedruckter Form und wie sie aussehen würde, sobald sie in die EDI-Formate ANSI und EDIFACT übersetzt wurde.
In der EDI-Sprache wird ein einzelnes Geschäftsdokument wie Bestellung, Rechnung oder Vorabmeldung als“ Transaktionssatz „oder“ Nachricht “ bezeichnet.“Und ein Transaktionssatz besteht aus Datenelementen, Segmenten und Umschlägen.,
Was ist ein Daten-Element?
Die Datenelemente in einem EDI-Transaktionssatz sind die einzelnen Informationselemente innerhalb des Dokuments.
Beispielsweise finden Sie in vielen Dokumenten, wie Bestellung und Rechnung, Datenelemente wie Stadt, Bundesland, Land, Artikelnummer, Menge und Preis.
Jedes Datenelement in einem Transaktionssatz wird im EDI-Standard durch den Datentyp definiert, den es darstellt. Beispielsweise wäre es wichtig, numerische Daten von Textdaten oder Kalenderdaten zu unterscheiden., Die Datenelementdefinition beschreibt:
- Datentyp von numerischen, alphanumerischen, Datum oder Uhrzeit
- Minimale und maximale Länge
- Codewerte, falls zutreffend, die mit einem bestimmten Datentyp beobachtet werden müssen. Wenn das Datenelement beispielsweise Einheitskosten ist, würden Sie auch ein Währungscodeelement verwenden, um anzugeben, welche Währung (z. B. US-Dollar oder Euro) im Einheitskostenfeld verwendet wird
Was ist ein Segment?
Ein Segment in einem EDI-Transaktionssatz ist eine Gruppe gleichartiger Datenelemente.,
Wenn Sie Informationen zu einer Bestellung ausfüllen, erwarten Sie Gruppen verwandter Daten. Schauen Sie sich beispielsweise das folgende Diagramm einer Papierbestellung an, in der nur ein Artikel bestellt wird. Beachten Sie, dass es vier Abschnitte gibt, die jeweils unterschiedliche Informationen enthalten:
In einem EDI-Dokument wird jeder Abschnitt durch ein bestimmtes Segment beschrieben. Nachfolgend finden Sie die EDI-Segmente, die die obige Bestellung bei Verwendung des ANSI-Standards beschreiben., Jedes Segment beginnt mit einer Segment-ID (z. B. ST, BEG, N1), die den Typ der folgenden Datenelemente beschreibt. Die Elemente innerhalb jedes Segments werden durch ein Datenelementtrennzeichen, in diesem Fall das’*‘, getrennt.
Für jede Art von Geschäftsdokument definiert die EDI-Standarddokumentation:
- Die Segmente, die enthalten sein können und welche obligatorisch, optional und / oder bedingt sind (d. H., muss nur enthalten sein, wenn ein anderes Segment oder Element enthalten ist)
- Für jedes Segment, die Elemente, die enthalten sein können – für jede Information in einem Papierdokument gibt es ein entsprechendes EDI-Element. Diese Elemente sind im Standardwörterbuch definiert und jeder Standard hat sein eigenes Wörterbuch
- Die erforderliche Reihenfolge der Segmente und Elemente
- Wie oft ein Segment wiederholt werden kann
Sobald alle Segmente in einer vorgeschriebenen Reihenfolge gesammelt sind, bilden sie ein vollständiges elektronisches Dokument oder einen Transaktionssatz., Als nächstes müssen die Transaktionssätze in Umschläge gelegt werden, um die Übertragung an Ihre Partner vorzubereiten.
Was sind EDI-Umschläge?
EDI Document Transmission verwendet ein System von drei „Umschlägen“, um Ihre Transaktionssätze unterzubringen – Nachrichtenhülle, Gruppenhülle und Austauschumschlag.
So wie geschäftliche Papierdokumente in Umschlägen verschickt werden und viele Dokumente in einem einzigen Umschlag verschickt werden können, werden EDI-Dokumente mit mehreren Umschlägen ausgetauscht.,
- Jeder Transaktionssatz wird in seinem individuellen Umschlag platziert
- Eine Gruppe von Transaktionssätzen – z. B. eine Gruppe von Bestellungen – wird in einem Gruppenumschlag platziert. (Die Gruppenhülle ist in ANSI obligatorisch und in EDIFACT optional.)
- Alle Gruppenumschläge, die von einem Sender an einen Empfänger gesendet werden, werden in einen Austauschumschlag gelegt
Siehe Diagramm unten:
Ein Umschlag wird durch ein Paar von Segmenten gebildet, die den Anfang und das Ende des entsprechenden Abschnitts definieren., Unter Verwendung des EDIFACT-Standards als Beispiel verwendet der Transaktionssatzumschlag die Segmente UNH und UNT, der Gruppenumschlag die Segmente UNG und UNE und der Austauschumschlag die Segmente UNA/UNB und UNZ. In jedem Fall zeigt das “ S „den“ Anfang „des Umschlags und das“ E „das“ Ende “ des Umschlags an. Das folgende Diagramm veranschaulicht die drei Ebenen von Umschlägen, die eine einzelne EDI-Bestellung umgeben würden.