Ein virtueller Assistent ist eine Person, die Kunden administrative Dienste zur Verfügung stellt, während sie von einem entfernten Standort aus arbeiten. Virtuelle Assistenten sind oft unabhängige, selbstständige Auftragnehmer, obwohl Sie auch mit einer virtuellen Assistenz-Agentur arbeiten können., Darüber hinaus verfügen viele Kandidaten über einige Jahre Erfahrung als Verwaltungsassistent oder Büroleiter in einem professionellen Büroumfeld.
Wenn Sie erwägen, einen virtuellen Assistenten Einstellung, hier ist alles, was Sie wissen müssen:
Virtual Assistant Verantwortlichkeiten
Einer der wichtigsten Vorteile der Einstellung eines virtuellen Assistenten ist kleine Unternehmen auswählen und für die spezifischen Dienste bezahlen sie benötigen., Dieses Maß an Flexibilität kann Geschäftsinhabern jedes Jahr Tausende von Dollar einsparen und ihnen gleichzeitig die Möglichkeit geben, ihren Vertrag zu erweitern, wenn ihr Geschäft wächst und mehr Dienstleistungen erfordert.,
Einige der häufigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines virtuellen Assistenten umfassen:
- Kalender – /Zeitplanverwaltung
- Reisearrangements
- Dateiorganisation
- E-Mail-Überwachung
- Anrufverwaltung
- Buchhaltung und Buchhaltung
- Social Media Management
- Überprüfung potenzieller Kunden und Partnerschaften
- Kundendienstaufgaben
Je nach den Bedürfnissen des Unternehmens kann ein virtueller Assistent als Executive Assistant, administrativer Assistent oder persönlicher Assistent fungieren.
Benötigen Sie einen virtuellen Assistenten?,
- Für viele kleine Unternehmen ist der Gedanke an die Einstellung und Übergabe bestimmter Aufgaben an einen virtuellen Assistenten entmutigend. Einige Geschäftsinhaber haben möglicherweise das Gefühl, nicht über das Budget oder die Zeit zu verfügen, um ihrem Unternehmen einen virtuellen Assistenten vorzustellen. So wie Sie jedoch kein Imperium alleine aufbauen können, können Sie nicht jeden Aspekt Ihres Unternehmens alleine bewältigen.
Hier sind einige Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, einen virtuellen Assistenten einzustellen:
- Sie verbringen zu viel Zeit mit sich wiederholenden oder sich wiederholenden Aufgaben., Wenn Sie erwägen, einen virtuellen Assistenten einzustellen, aber nicht sicher sind, ob Sie bereit sind, verfolgen Sie, wie viel Zeit Sie mit kleinen, unternehmerischen Aufgaben verbringen. Diese Aufgaben können das Beantworten von E-Mails, das Verwalten Ihres Kalenders oder das Buchen von Terminen umfassen. Wenn Sie jede Woche mehrere Stunden mit sich wiederholenden Aufgaben verbringen, ist es möglicherweise an der Zeit, diese an einen virtuellen Assistenten auszulagern.
- Sie brauchen keine Vollzeit-Hilfe, nur zusätzliche Hilfe. Wenn Ihr Unternehmen einen Vollzeitassistenten benötigt, der mehrere involvierte Aufgaben verwaltet, stellen Sie keinen virtuellen Assistenten ein., Vielmehr sind virtuelle Assistenten ideal für Unternehmen, die eine oder zwei bestimmte Aufgaben oder Projekte auslagern müssen, die die Einstellung eines vollzeitbeschäftigten Mitarbeiters nicht rechtfertigen.
- Sie haben das budget dafür. Bereiten Sie vor der Einstellung eines virtuellen Assistenten eine Kosten-Nutzen-Analyse vor, um den Wert Ihrer Zeit im Vergleich zu den Kosten für die Arbeit an bestimmten Aufgaben zu ermitteln. Wenn Sie über das Budget verfügen, um einen Teilzeitunternehmer einzustellen, und Ihre Kosten-Nutzen-Analyse anzeigt, dass Sie wertvolle Zeit zurückgewinnen, suchen Sie nach einem virtuellen Assistenten.,
Die probeweise Einstellung virtueller Unterstützung ist ein guter erster Schritt, um einen Mitarbeiter zu finden, der zur Kultur Ihres kleinen Unternehmens passt.
So mieten Sie einen virtuellen Assistenten
Schritt 1: Dokumentieren Sie Ihre Prozesse
Bevor Sie nach einem virtuellen Assistenten suchen, dokumentieren Sie jede Aufgabe, jedes Projekt und jeden Prozess, den Sie einem Assistenten übergeben möchten. Erstellen Sie nach Möglichkeit Schulungs-oder Standardprozedurdokumente, mit denen neue Mitarbeiter oder Auftragnehmer auf den neuesten Stand gebracht werden können., Seien Sie gründlich und stellen Sie sicher, alle gewünschten Ergebnisse enthalten Sie erreichen möchten.
Schritt 2: Posten Sie eine Stellenbeschreibung
Erstellen Sie als Nächstes eine Stellenbeschreibung, die klar und prägnant ist und die spezifischen Aufgaben beschreibt, die Sie delegieren möchten. Sie sollten auch eine Liste von Fähigkeiten und Tools enthalten, die Kandidaten haben oder beherrschen sollten, wie Excel, G Suite, Zendesk usw. Sobald Sie eine vorbereitete Stellenbeschreibung haben, können Sie sie auf einer Website oder einem Verzeichnis veröffentlichen., Zu den beliebten Orten, an denen Sie einen virtuellen Assistenten finden können, gehören:
- Upwork
- Virtual Assistant Assistant
- QuickMonday
- Guru
Schritt 3: Überprüfen Sie Anwendungen und führen Sie Interviews durch
Je nachdem, auf welcher Website(n) Sie die Stellenbeschreibung veröffentlichen, können Sie schnell Hunderte von Anwendungen durchsuchen. Um Bewerber mit geringem Aufwand schnell herauszufiltern, sollten Sie Ihrer Stellenausschreibung eine ungewöhnliche Frage oder ein „Osterei“ hinzufügen. Am Ende der Beschreibung können Sie beispielsweise die Bewerber bitten, den Namen ihres Lieblingsbuchs anzugeben.,
Stellen Sie nach Beginn der Befragung sicher, dass Sie gründliche Interviewfragen stellen, um festzustellen, ob sie in der Lage sind, die Aufgaben zu erledigen, die Sie delegieren möchten.
Schritt 4: Mieten Sie auf einer Testbasis
Sobald Sie einen starken Kandidaten gefunden haben, mieten sie auf einer Testbasis, wenn möglich. Dies gibt Ihnen Zeit zu sehen, wie sie funktionieren und ob sie gut zu Ihrem Unternehmen passen oder nicht. Wenn Sie mit einem virtuellen Assistenten arbeiten, der nicht funktioniert, schneiden Sie die Krawatten am besten schnell ab und fahren Sie fort., Wenn Sie jemanden finden, der Ihre Bedürfnisse versteht und gut zu Ihrem Unternehmen passt, können Sie ihn mehr in die Falte bringen.
CO-zielt darauf ab, Sie von führenden angesehenen Experten inspirieren zu lassen. Bevor Sie jedoch eine geschäftliche Entscheidung treffen, sollten Sie einen Fachmann konsultieren, der Sie basierend auf Ihrer individuellen Situation beraten kann.
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