The Case for Managing MRO Inventory (Deutsch)

By MMH Staff · 1. April 2013

In einem früheren Job war ich Material Manager in einer Produktionsstätte. Eine „Werkzeugkrippe“ war das Lager für Bürobedarf und Sicherheitsbedarf; Der Großteil des Inventars für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) wurde von der Wartungsabteilung kontrolliert und im gesamten Werk gelagert. Meine Gruppe hat sich vorgenommen, Best Practices in der Bestandsverwaltung in die MRO-Lieferkette einzubringen.,

Verbindungselemente waren die erste MRO-Komponentenkategorie, die wir ansprachen. Wir haben einen Lieferanten ausgewählt, der die Befestigungselemente in einem zentralen Lagerbereich regelmäßig auffüllt. Der Lieferant inventarisierte und lagerte die Behälter und stellte uns monatlich eine Rechnung. Diese einfache Prozessänderung eliminierte die Vielzahl von Bestellungen und die damit verbundenen Kosten, die typisch für die vorherige Anordnung waren; es wurde auch entworfen, um sicherzustellen, dass Wartungspersonal immer wusste, wo die Befestigungen zu bekommen, die sie für ihre Aufgaben benötigten.,

Es gab jedoch anhaltenden Widerstand gegen die Idee, dass die Materialverwaltungsfunktion die Kontrolle über alle MRO-Lieferungen übernimmt. Der Wendepunkt kam, als der Vorrat an Gießereizapfkegeln—zur Steuerung des Flusses von geschmolzenem Metall aus einer Ofenkelle—ausgehen durfte und das Einkaufsteam an einem Sonntag Nachschub beschaffen und beschleunigen musste. Allen wurde klar, dass es wirtschaftlich sinnvoller sei, Gießereibedarf in der Werkzeugkrippe zu lagern. Bald darauf wurden zusätzliche Vorräte an Klopfkegeln in die Krippe gebracht., Danach wurde nicht nur die MRO zentral gewartet und bestellt, sondern auch die Hauswirtschaft im Gießereiwartungsbereich verbessert, da keine Materialkufen mehr als „Wartungsmaterial“ herumstanden.“
Wie dieses Szenario zeigt, ist es möglich, die MRO-Bestandsverwaltungspraktiken zu rationalisieren und dadurch erhebliche Vorteile für das Unternehmen zu erzielen. In diesem Artikel werden einige der grundlegenden Schritte behandelt, die Unternehmen unternehmen können, um ihre MRO-Lieferkettenaktivitäten zu verbessern.,

MRO-Inventar: Die Gelegenheit

Lassen Sie uns zunächst klarstellen, was wir unter „MRO“ verstehen.“Wir sprechen über Lieferungen, die im Produktionsprozess verbraucht werden, aber nicht Teil des Endprodukts werden oder nicht von zentraler Bedeutung für die verkaufsfähige Produktion des Unternehmens sind.,1 Diese Definition umfasst Gegenstände wie Reparaturkomponenten, Schneidflüssigkeiten, Schmiermittel und Werkzeuge sowie Bürobedarf, Reinigungs-und andere Hausmeisterprodukte, Möbel, Leuchten, Baumaterialien, Sicherheitsartikel und andere Verbrauchsmaterialien, die nicht direkt an die Kernprodukte oder-dienstleistungen der Organisation gebunden sind.

Die Ausgaben für MRO-Inventar können sehr beträchtlich sein. Nur zwei Beispiele: Die jährliche Umfrage der Helicopter Association International zur Betriebsleistung zeigt, dass 40 bis 45 Prozent der Ausgaben wartungsbezogen sind.,2 Und bei einem Tier-One-Automobilzulieferer werden rund 40 Prozent der jährlichen Beschaffungskosten von MRO-Materialien verbraucht. Da die Unternehmen weiterhin an der Kostenfront kämpfen, sehen nur wenige die Wahrscheinlichkeit, dass die MRO-Ausgaben sinken. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass fast 60 Prozent der befragten Manager der verarbeitenden Industrie erwarten, ihre MRO-Ausgaben in 2013 aufrechtzuerhalten.

Leider wird das MRO-Angebot jedoch oft als „Inventar“ – Verantwortung übersehen; infolgedessen wird es selten mit der Strenge und Aufmerksamkeit behandelt, die es sein sollte., Umso bedauernswerter ist es für Unternehmen, angesichts der vielen Unsicherheiten und der Volatilität der Weltwirtschaft ihre Kosten zu verstehen und zu managen. Nach meiner Erfahrung haben MRO-Lieferaktivitäten jedoch wenig direkte Verantwortlichkeit und werden zu oft von Lagerbeständen und nicht von einem übergeordneten Lieferkettenplan bestimmt. Häufig habe ich Situationen gesehen, in denen MRO-Inventar teuer ist und sich in einem Bereich ohne erkennbares Lokalisierungssystem, ID oder Nutzungshistorie befindet., Obwohl immer mehr Unternehmen der Ansicht sind, dass MRO-Lieferungen wahre Kosten sind, die verfolgt und kontrolliert werden können, gibt es eindeutig Raum für systematische Kontrolle und effizientere Handhabungsmethoden.

MRO vs.“ Echte “ Bestandsverwaltung

Die traditionelle Bestandsverwaltung—die Rohstoffe, Komponenten, Work in Process (WIP) und
Fertigwaren abdeckt—wird auf optimalem Niveau kontrolliert und verwaltet und bietet genügend Versorgung, um den aktuellen Produktionsbedarf zu decken und die wahrscheinlichsten Eventualitäten zu ermöglichen., Das Inventar wird im Allgemeinen durch einen Prozess, der als Zykluszählung bekannt ist, unter Verwendung der ABC-Analyse-Kalkulation überprüft. Das Inventar wird empfangen und befindet sich in einem Lager oder WIP Lage und dekrementiert, wie es verwendet wird. Wenn ein Enterprise Resource Planning (ERP) – System (Enterprise Resource Planning) verwendet wird, kann der Bestand durch eine erneute Bestellung durch MRP oder durch ein Kanban-System aufgefüllt werden, bei dem der Lieferant oder Anbieter benachrichtigt und der Bestand aufgefüllt wird. Materialrechnungen werden für die Endprodukte aufbewahrt; Sie beschreiben die Menge und die Kosten des Inventars., Es gibt nie ein Problem der Geschäftsleitung einen Endlauf um das System zu tun, um den Prozess zu beschleunigen; das würde alles von Rückspülung zu Inventargenauigkeit verletzt, und viele andere wichtige Leistungsindikatoren.

Dem MRO-Inventar fehlen jedoch häufig die meisten dieser Kontrollen oder Praktiken. Es wird sehr selten gemessen in Bezug auf Inventar auf der Hand, Kurven, Veralterung oder Nutzung. Es dreht sich in der Regel weniger als einmal im Jahr; Request-to-Fill-Raten sind in der Regel weniger als 80 Prozent.3 Häufig sind viele der für MRO-Aufgaben benötigten Vorräte tatsächlich auf Lager, können aber einfach nicht gefunden werden., Ein weiteres Leistungsdefizit: Viele der für Wartungen oder Reparaturen erforderlichen Artikel werden mit Spot-Käufen erzielt, die den Preis zugunsten der Verfügbarkeit ignorieren. Noch schlimmer: Die Fracht wird auch zum Faktor. Es gibt auch die Kosten für ungeplante Ausfallzeiten, die auf Reparaturkomponenten warten, die sich möglicherweise bereits irgendwo in der Anlage befinden.

Gleichzeitig geht es darum, hochbezahltes Wartungspersonal von Reparaturen und geplanten Wartungsaktivitäten abzulenken. Es ist nicht die beste Nutzung ihrer Fähigkeiten und ihrer Zeit, wenn sie Materialmanagementarbeiten durchführen., Ich habe mehr als einen Werksleiter gehört, der sich über Wartungspersonal beschwert, das in einem Büro sitzt und mit Verkäufern spricht, und im gleichen Atemzug über Ausfallzeiten von Geräten stöhnt.

Es gibt auch große Unterschiede in der Verwaltung des Cashflows, wenn wir traditionelle Lagerverwaltungspraktiken mit dem vergleichen, was bei MRO noch typisch ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Wartungsmanager versucht, „Geld zu sparen“, indem er größere Mengen beispielsweise von Maschinenkomponenten kauft, um die Preispause zu erzielen., Aber das bedeutet in der Regel einen großen Geldaufwand für Inventar, das ausgegeben wird, wenn sie erhalten, anstatt auf den Büchern zu sein—und die verloren gehen oder obsolet werden kann. Auf der Produktionsseite werden Fachleute der Lieferkette, die mit ähnlichen Volumenproblemen konfrontiert sind, die Verhandlungen über den Erhalt der Mengenrabatte führen, Die Lieferungen jedoch normalerweise in mehrere Termine aufteilen, wodurch die Kostenbelastung verringert, der für den Lagerbestand erforderliche Regalplatz reduziert und die Stornierung der Bestellung für den Fall ermöglicht wird, dass die Artikel nicht mehr benötigt werden.,

Verwurzelung des“ versteckten “ Inventars

Eine weitere gängige MRO-Praxis ist die Verwendung von „versteckten“ oder „privaten“ Inventaren von Material, die Einzelpersonen aufbewahren, um sicherzustellen, dass sie die Gegenstände haben, wenn sie sie brauchen. Das Material kann in Werkzeugkästen, Regalen oder in Arbeitsschränken versteckt sein. Dieses weggewirrte Inventar verursacht erhebliche Kosten für die Organisation—vom offensichtlichen Überbestand bis hin zu beschleunigten Frachtgebühren.,4

Ich habe an mehreren Anlagenbereinigungen teilgenommen, bei denen große Flächen neu organisiert und Material entsorgt wurde, weil die Ausrüstung, für die es gekauft wurde, nicht mehr existiert oder häufiger, niemand erinnert sich, warum das Material überhaupt gekauft wurde. In den gleichen Einrichtungen habe ich Teile für einen Notfallreparaturauftrag beschleunigt gesehen, nur um die zweite Schicht Wartungsperson die Reparatur mit den Teilen bereits in seinem Werkzeugkasten durchführen zu lassen. Ein weiteres Beispiel: In einem Tier-One-Automobilwerk hatten wir Bearbeitungsstücke, die auf einem Honor-System gelagert waren., Eines Tages gab es keine Bits auf der Hand und nichts auf Bestellung. Während die Käufer hektische Anrufe tätigten, machten einige Leute Pläne, die Verwendung der verbleibenden Bits zu verlängern. Es wurde angenommen, dass die Operationen innerhalb von 12 Stunden leiden würden. Wie sich herausstellte, befanden sich genügend Vorräte in den Werkzeugkästen der Bediener, um den Vorgang länger als 48 Stunden auszuführen, ohne die zur Verlängerung der Lebensdauer jedes Bits erforderliche Gymnastik zu machen.

Unter solchen Umständen ist ein bisschen „Superman-Komplex“ zu sehen; Der Mitarbeiter spart sich den Tag, weil er genau dort die richtigen Teile hat.,

Fünf Best Practices im MRO-Management

Was sind die Markenzeichen eines guten MRO-Bestandsmanagements? Nach meiner Erfahrung gibt es fünf Aspekte, die Best Practice darstellen:

1. Zentrale Lage des MRO-Inventars. Es ist immer effizienter, MRO-Vorräte an einem zentralen Ort pro Einrichtung zu lagern, anstatt sie an verschiedenen nicht identifizierten Orten aufzubewahren. Es ist entscheidend, um computer-Systeme zu verfolgen, zu verwalten und Bestandskontrolle., Bewaffnet mit Nutzungsdaten und Transaktionskosten kann eine Organisation ihr MRO-Inventar gemäß den Supply Chain Performance Standards „richtig dimensionieren“.5In einem Tier-One – Automobilzulieferer haben wir alle Wartungsgegenstände in einen kontrollierten Bereich verlegt. Das Inventar wurde katalogisiert, Teilenummern zugewiesen und befand sich in Regalen, die ebenfalls mit einer Standort-ID identifiziert wurden. Das Inventar wurde dann aktiviert, wodurch die Bilanz verbessert und die Kosten für die routinemäßige Wartung der Ausrüstung ordnungsgemäß nachverfolgt wurden., Der neue „Lagerraum“ war dann mit erfahrenen Mitarbeitern der Lieferkette besetzt, die Beziehungen zu Lieferanten aufgebaut hatten und das Konzept der Partnerschaft mit Lieferanten verstanden, um die Kosten zu senken. Soweit praktisch, wurden die Lieferanten ermutigt, das Inventar zu besitzen und die Kontrolle zu behalten und minimale Mengen zu versenden, um den Lagerbedarf „nach Bedarf“ zu decken. Es gab auch Bemühungen, die Kosten zu kontrollieren, indem kostengünstigere, aber voll kompatible Komponenten anstelle der „Wartungspräferenz“-Teile verwendet wurden., Gemeinsam legten diese Initiativen den Grundstein für ein vorbeugendes Wartungsprogramm; Das Programm beinhaltete die Planung von Ausfallzeiten der Ausrüstung und die Erstellung einer Auswahlliste von Reparaturartikeln und-lieferungen, um sicherzustellen, dass die Reparaturkosten der Ausrüstung genau erfasst werden und sich die Budgetprognose deutlich verbessern würde.
2. Lieferanten-gesteuert consignment inventory. Viele Organisationen haben erfolgreich Dritte zur Verwaltung des MRO-Inventars eingesetzt.,6 Vendor-Managed Inventory (VMI)—Ansätze, die sich im Mainstream-Supply—Chain-Management bewährt haben, beinhalten häufig, dass das Personal des Lieferanten vor Ort ist, um den Bestand zu verwalten. Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter des Kunden auf ihre Kernfunktionen konzentrieren und sicherstellen, dass der MRO-Bestand ordnungsgemäß von einem vertrauenswürdigen Partner verwaltet wird. Und dies bedeutet, dass der Lieferant angesichts einer besseren Sichtbarkeit der nachgelagerten Nachfrage möglicherweise Mengenrabatte anbieten kann, zu denen ein Wartungsvertreter beim Kunden keinen Zugang hätte.,Der VMI-Ansatz kann auch den Papierkram reduzieren und die Anzahl der Bestandstransaktionen auf der Kundenseite reduzieren, da der Kunde bei der Verwendung für Material bezahlt. Die Rechnungsstellung kann dann wöchentlich oder monatlich geplant werden, um den Zahlungsprozess zu rationalisieren, die Anzahl der erstellten Bestellungen zu reduzieren und so die Transaktionskosten zu senken. Diese Einsparungen können für sich allein beeindruckend sein: Die Kosten für die Bearbeitung einer Bestellung (PO) liegen zwischen 60 und 300 US-Dollar und zählen die Kosten für alles, von den Gehältern der beteiligten Mitarbeiter bis hin zu den Kosten für Verbindlichkeiten und Kommunikationskosten.,7 Nehmen wir eine Zahl von $150 an; Eine Reduzierung von 50 Prozent auf ein jährliches Volumen von 5,000 MRO-Aufträgen würde allein $ 375,000 an PO-Kosten betragen.
3. Eine genaue, aktuelle Faktenbasis. Dies ist ein weiteres wichtiges Element, zusammen mit der Standardisierung der Prozesse für Lagerung, Verbrauch und Analyse für ein besseres Management. Wenn es Standardgeschäftsprozesse gibt, erleichtert dies die Entwicklung einer genauen, zeitnahen Datenbasis, die es den Wartungs – /Anlagenteams wiederum ermöglicht, geplante Wartungsaktivitäten besser zu planen und Kosten viel genauer vorherzusagen., Außerdem sind die für eine geplante Wartung erforderlichen Fristen genauer, sodass das Betriebspersonal eine Ausfallzeit besser planen und kein Material lagern kann, da die Ausfallzeiten in der Vergangenheit immer länger waren als versprochen. Verbindungselemente sind eine der MRO-Teilekategorien, für die sehr schnell eine genaue Datenbank entwickelt werden kann. Viele Befestigungslieferanten liefern die Lagerausrüstung (Regale, Behälter oder Gestelle), beschriften die Standorte und zählen und lagern die Standorte. Der Kunde zieht dann alle benötigten Artikel ab., Es gibt keine Transaktion und keine Notwendigkeit für eine Anforderung oder Bestellung. Der Lieferant stellt einen vereinbarten Zeitplan wieder her und rechnet monatlich oder zweimal im Monat verbrauchsabhängig ab. Dies reduziert die Anzahl der Bestellungen erheblich und reduziert die damit verbundene Zeit und Arbeit, die in den Inventarprozess fließen.
4. Eine Reihe von key-performance-Indikatoren. Wie bei jedem Projekt oder Management eines Vorgangs müssen Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) festgelegt werden, um Faktoren wie Einsparungen, Kosten und Veralterung in einem MRO-Projekt zu messen., Wenn etwas wichtig genug ist, um es zu verfolgen, sollte es gemessen werden, damit das obere Management nicht nur über den Fortschritt des Projekts informiert werden kann, sondern auch seinen quantifizierbaren Nutzen sieht. Einige zu berücksichtigende Maßnahmen können Tage oder Monate des Lagerbestands, die Anzahl der Lagerbestände, das Verhältnis von Eilaufträgen zu Nachschubaufträgen und die Veralterung der Teile umfassen. Maßnahmen wie diese sollten verfolgt und veröffentlicht werden, damit die Verantwortlichen sehen können, wie sie sich verhalten und in der Lage sind, zur Verbesserung der Leistung zu handeln., Am Beispiel der zuvor erwähnten Gießereiartikel konnten wir die Anzahl der Bestellungen im Wert von 500 USD von 10 -12 pro Woche auf Null reduzieren, indem wir die Verwendung prognostizierten und in kleineren Mengen mit häufigeren Lieferungen bestellten.Die Daten sollten in die monatliche oder vierteljährliche Berichterstattung an das Management aufgenommen werden. Wenn sich die Leistung des MRO-Bestands in der Implementierung und Verwaltung durch Fachleute der Lieferkette widerspiegelt, sind seine KPIs wahrscheinlich positive Punkte in jedem Bericht. Zunächst können natürlich Daten vorhanden sein, die für einige Abteilungen weniger schmeichelhaft sind., Die offene Berichterstattung dieser Daten wird jedoch die richtige Aufmerksamkeit auf die Probleme lenken, und mit der Zeit werden die Verbesserungen der Daten für die gesamte Organisation positiv. Die Alternative ist wirklich nicht praktikabel: Wenn ein Problem verborgen oder ignoriert wird, wird es bald noch ernster und möglicherweise entgleist Karriere.
5. Supply Chain Ausbildung für MRO-Mitarbeiter. Fortbildungsbemühungen wie eine Seminarreihe zum Bestandsmanagement ermöglichen es den an der MRO Beteiligten häufig, die Bedeutung der Einhaltung bewährter Verfahren zu verstehen., Die Exposition gegenüber Organisationen von Supply Chain Professionals wie APICS oder ISM kann eine große Hilfe sein; Käufer, Planer und viele andere Kategorien von Supply Chain Professionals profitieren regelmäßig von laufenden Bildungsprogrammen, die von solchen Organisationen angeboten werden, und von den von ihnen durchgeführten Zertifizierungsprogrammen. Es gibt noch andere Vorteile solcher Programme: Supply Chain Manager gaben an, dass sie Schulungsprogramme als Zeichen des Engagements der Unternehmen für ihre Karriere sahen.,8

Erste Schritte

Ich gebe nicht vor, dass die Reorganisation von MRO-Inventaraktivitäten ein Fingerzeig ist-etwas, das mit einer einfachen E-Mail vom Top—Management „eins und fertig“ ist. Es gibt viele kulturelle Imperative, die den Status Quo aufrechterhalten, nicht zuletzt die Verteidigung von Rasen durch Manager und Fersenschleppen durch die vielen, die den Kontrollverlust fürchten, und die vielen, die verschiedenen Arten misstrauen, Dinge zu tun, weil sie den Beweis wollen, dass der neue Weg so viel besser sein wird.

Wechsel muss irgendwo beginnen., Der beste Ausgangspunkt sind Daten, die zeigen, wie Subpar-MRO-Aktivitäten im Vergleich zu Bestandsverwaltungsnormen tatsächlich sind. Es kann ein echter Augenöffner für die Geschäftsleitung sein, die jährlichen Wartungsausgaben für Teile zu überprüfen oder die Kosten für beschleunigte Frachtkosten für die Wartung zu ermitteln. Diese beiden Punkte allein können für das Top-Management ausreichen, um Fragen zu stellen. Und wenn Führungskräfte engagiert sind, kann es zu echten Veränderungen kommen.,

Wie bereits erwähnt, ist einer der einfachsten Bereiche, um eine MRO—Bestandsüberholung zu beginnen, mit Verbindungselementen-allgegenwärtigen, kostengünstigen Komponenten, deren Mainstream-Lieferkettenprozesse sehr ausgereift sind. Viele führende Anbieter von Verbindungselementen bieten sehr vorteilhafte VMI-Programme an. Sobald solche Prozesse für Befestigungselemente vorhanden sind, ist es ein ziemlich einfacher Schritt, andere einfache Wartungsmaterialien in eine Werkzeugkrippe oder eine andere Methode der Bestandskontrolle zu verschieben. Eine weitere einfache und praktische Methode ist die Verwendung von Verkaufsautomaten zur Abgabe von Grundbedarf., Die Maschinen verfügen über einen Code, der eingegeben wird—Arbeitsauftragsnummer oder Mitarbeiternummer, zum Beispiel—oder sie akzeptieren die ID der Mitarbeiter, wenn sie ihren Personalausweis wischen.

MRO-Wirkungsgrade sind in Sicht. Tatsächlich sind sie es seit Jahrzehnten. Es sind keine hochrangigen Besprechungen, keine großen Beratungsprogramme und keine Management-Task Forces erforderlich, um die realisierbaren Einsparungen zu rechtfertigen. Ich hoffe, dass dieser Artikel gibt Ihnen einige der Impulse, die Ihre Organisation benötigen, um ihre MRO
Supply Chain Betrieb zu seinem vollen Potenzial.,

Endnoten:

November 20, 2019