skapa ett organiserat arkiveringssystem

papper! De verkar multiplicera skapa högar överallt. Om jag är ärlig, papper är en av de svåraste sakerna för mig att hålla koll på. Det finns bara så många av dem och försöker hitta tid att sortera igenom allt innan de blir en rörig hög kan vara ansträngande. Att ha ett ordentligt organiserat arkiveringssystem kan dock göra en stor skillnad.

Jag tror att papper är en kamp för att de flesta människor ska hålla sig organiserade., Det brukade vara en av de svåraste sakerna för mig att organisera. Jag bidrar till ett dåligt organisationssystem. Om du inte har ett system som fungerar för dig, ändra det. Jag gick igenom flera system innan jag kom till den här och var och en hade sina fördelar och nackdelar.

det system som jag för närvarande använder är ett självrensningssystem. Det finns mycket lite underhåll(WIN!) och det är super lätt att övergå till ett nytt år. Jag har framgångsrikt använt det här systemet i ca 4 år och jag har inga planer på att ändra det när som helst snart eftersom det bara fungerar så bra!,

det här arkiveringssystemet bygger på samma principer som används i Freedom Filer-systemet. När jag satte upp det här läste jag om Frihetsfilersystemet och tyckte om begreppen bara inte priset. Så jag tweaked några saker och skapade ett DIY-system som fungerar för mig och min familj.

om du vill ställa in ditt eget Enkla arkiveringssystem för att hålla dig organiserad för det nya året, följ bara stegen nedan!

det här inlägget innehåller affiliate länkar för din bekvämlighet. Klicka här för att läsa min fullständiga avslöjande policy.,

är du överväldigad av pappersröran? Ta den enkla arkivering system Guide genom att klicka här och slutligen få organiserade en gång för alla!

vad du behöver:

• arkivering box eller skåp
• flera olika färgade hängande filer
• label maker

så här skapar du ett organiserat arkiveringssystem

#1 Hitta en lagringsplats

Du bör försöka lagra dina filer så nära var du sorterar igenom papper som möjligt. För oss är det nära vårt skrivbord., Du kan använda en plast badkar, mjölk spjällåda, en liten arkivering skåp eller en fancy som matchar dina möbler! Vad fungerar för dig. Se bara till att det är på rätt plats eller du kommer att vara mindre benägna att faktiskt använda den.

#2 rensa dina papper

samla upp alla papper du vill organisera och börja rensa. (OBS! Jag är inte en finansiell rådgivare, revisor eller någon annan finansiell guru. Jag delar bara vad som fungerar för mig och min familj.)

vi håller upp till 2 års värde av räkningar, 7 år gamla skatteposter och fordonsregister så länge vi har bilen., Försäkringsinformation rensas när nya policyer kommer i posten och vi håller bara journaler i upp till två år också.

sortering genom dina papper kan ta lite tid. Se till att blockera minst några timmar av dagen och hitta en show som du vill titta på Netflix eller Amazon Prime!

så mycket av vad vi lagrar kan hittas online om det verkligen behövs. Så mitt motto med pappersarbete är oftast, om du är osäker kasta ut det!

#3 organisera

När du har rensat, är det dags att sortera igenom och sätta dem i liknande kategorier., Du hittar de kategorier Jag använder nedan. Om du vill ha ännu mer hjälp kan du hitta alla de enskilda mapparna jag använder på fuskbladet du kan snag längst ner i det här inlägget!

Du kommer att vilja ta tag i mapparna och lägga till etiketter innan du verkligen sorterar. Gör etiketter för filer du vet att du måste börja. Du kommer sannolikt att lägga till mer när du går hela processen, men att ha åtminstone en utgångspunkt kommer att vara till stor hjälp.

om du befinner dig plugga en massa papper i en mapp, kan du behöva omvärdera. Håller du för mycket?, Kan du separera mappen i flera mappar? Ju mindre du har i varje mapp, desto lättare blir det för dig att faktiskt hitta pappersarbetet när du behöver det.

hur det här systemet fungerar

det här systemet fungerar eftersom det tvingar dig att titta på de papper du lagrar minst en gång per år. Du håller onödigt pappersarbete i åratal.

jag har skapat 7 kategorier och separerat dem i 7 färger. Du kan behöva mer eller mindre beroende på pappersarbete du planerar att lagra.,nansiell

• kontoutdrag
• kreditkortsinformation
• information om återlösenskonto

#5 Ljusblå – Diverse

• betala stubbar
• arbetsrelaterat pappersarbete
• en fil för varje familjemedlem

#6 ORANGE – månatliga räkningar (udda år)

• elräkning
• satelliträkning
• vattenräkning

#7 Lila – skatteinformation

• en mapp för var och en av de senaste 7 åren av skatteinformation

varje kategori är annorlunda och används på ett annat sätt., Du ska aldrig behöva sitta ner och” rensa ut ” ditt arkivskåp från framsidan till baksidan igen! Här är vad du gör i varje kategori:

• röd-eftersom den här kategorin är fylld med viktigt pappersarbete, kommer det mesta att stanna. Jag går i allmänhet igenom denna kategori i början av året och strimla allt som är äldre än ett år. Så i januari 2017 kommer jag att strimla allt från 2015. Självklart kommer alla födelsebevis, äktenskapsintyg och liknande att stanna kvar., Jag för alla fordonsregister tills fordonet inte längre är i vår ägo så att filen bara ändras när våra fordon ändras.

• mörkblå – denna kategori anses vara en in-och utkategori. Det borde hålla dina försäkringar och det är det! Om du får en ny policy återvinner du helt enkelt den gamla.

• gul& ORANGE – denna kategori innehåller räkningen uttalanden från det jämna året. Så just nu håller den alla 2016 räkningar. Jag håller räkningar i upp till 2 år bara om det finns några avvikelser., I Januari, när året rullar över till ett udda år, byter jag de gula, jämna årsmapparna med de orange, udda årsmapparna. Allt i de orange mapparna är för närvarande från 2015. Det kommer omedelbart att tas bort och strimlas under strömbrytaren.

• grön – den här mappen innehåller alla kreditkortsuppgifter, pension pappersarbete, information om investeringskonto. Vi är papperslösa för de flesta saker så dessa håller verkligen bara huvudkontoinformationen för varje. Om jag någonsin får något nytt, drar jag helt enkelt ut rätt mapp och ser till att strimla någon gammal, föråldrad information.,

• ljusblå – för att vara ärlig gillar jag verkligen inte att ha en Diverse sektion. Det var dock nödvändigt med mappens vänstra jag behövde skapa. Detta avsnitt håller inte massor av användbara saker och jag måste sortera igenom det varje år eller så bara för att se till att det inte går ur hand. Vi lämnar inte bort papper i den här mappen mycket ofta så det brukar vara ganska snyggt.

• PURPLE – vår skatteinformation är helt enkelt eller statliga och federala skatter, W-2 former, och eventuella skattepliktiga rätt offs vi hade under de senaste 7 åren., Jag håller 8 mappar så att jag har en mapp för innevarande år som pappersarbete kommer in samt 7 års värde av skatteinformation. Så i januari 2017 kommer jag att ta pappersarbetet ur 2009-mappen och strimla den. Då kommer jag att göra den mappen till 2017-mappen så att vi har en plats att sätta skatteinformation under hela året som det kommer in. Jag har också hållit år 2010-2016 som register ifall vi någonsin behövde dem för IRS ändamål.

papper som kommer in i vårt hus

Vi är ganska snabba att kasta ut allt som behövs., Det finns en 2-fil vägg hängare som lagras i vårt skafferi. Den översta filen är för något viktigt som vi kan behöva hänvisa till vår sons skola. Detta inkluderar saker som lunchmenyn eller några viktiga anteckningar. Jag brukar dra ut och rensa igenom den här mappen en gång i månaden. Den andra mappen innehåller kuponger för olika butiker i vårt område som vi får i posten (dvs Kohls, Bath & Body Works, etc).

om vi någonsin får en faktura som måste betalas, kommer vi antingen att betala den rätt då eller ställa den på vårt skrivbord för att betalas senare på kvällen., Vi försöker också att lämna in alla pappersarbete som hör hemma i vårt arkiveringssystem så snart det kommer in. Jag har en liten papperslåda på min skrivare där jag placerar objekt som ” behöver uppmärksamhet.”Jag försöker hantera allt pappersarbete minst en gång i veckan så att det inte går ur hand.

Jag hoppas verkligen att du har hittat lite inspiration och uppmuntran för att få ditt papper röran under kontroll! Papper röran kan vara överväldigande ibland. Men om du kan få ett bra system på plats som fungerar för dig, då du kommer att vara på väg till en mer organisera arkiveringssystem på nolltid!,

Du kan ta ett gratis utskrivbart fuskark som visar dig alla de olika filerna vi använder i vår familj nedan!

så vilket system är bäst för dig?

medan vi älskar att använda det här systemet för arkivering är det inte för alla. Om du bara är trött på papperet röran och kaos i ditt hem, rekommenderar jag starkt överväger att gå papperslös. Du kan lära dig allt om denna metod för arkivering i Donnie Lawsons bok The Paperless Home.

hur håller du dina papper organiserade?,