Eines der größten Probleme für Kleinunternehmer besteht darin, sicherzustellen, dass sie jedes Mal pünktlich bezahlt werden. Zu diesem Zweck ist es nicht verwunderlich, dass eine der schnellsten und einfachsten Möglichkeiten, Zahlungen zu erhalten, darin besteht, Ihre Rechnungen per E-Mail zu senden.
Die gute Nachricht ist, dass Sie eine Rechnung mit einem beliebigen E-Mail-Programm oder einer beliebigen Plattform senden können. Wenn Sie also einen Service haben, den Sie bevorzugen, können Sie ihn gerne nutzen. Per E-Mail gesendete Rechnungen haben gegenüber herkömmlichen per Post gesendeten Rechnungen mehrere Vorteile., Zum einen können per Post gesendete Rechnungen verloren gehen oder sich verzögern. Außerdem können sie mehrere Tage oder sogar Wochen dauern, bis sie den richtigen Kontakt gefunden haben. E-Mail-Rechnungen sind sofort und bequem.
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So schreiben Sie eine E-Mail-Rechnung
Um mit der Erstellung Ihrer E-Mail-Rechnung zu beginnen, schreiben Sie einfach Folgendes:
Hallo (Vorname)!
Ich hoffe es geht dir gut., Bitte finden Sie die Rechnungsnummer (Nummer) dieses Monats für (Betrag) im Anhang. Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben. Vielen Dank für Ihr Geschäft! Es ist eine Freude, mit Ihnen zu arbeiten!
Herzliche Grüße,
Ihr Name
Wohin soll die Rechnung gehen?
Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde angegeben hat, wohin Rechnungen gesendet werden sollen. Kleinere Unternehmen haben in der Regel ihre Buchhaltung von einer Person behandelt, aber größere Unternehmen können ganze Buchhaltungsabteilungen haben, die für die Verarbeitung von Zahlungen verantwortlich sind.,
Das Versenden von Rechnungen per E-Mail muss kein mühsamer oder zeitaufwändiger Prozess sein.
Fügen Sie die Rechnung als Anhang hinzu
Es ist auch wichtig, dass Sie die Rechnung als tatsächlichen Anhang senden, anstatt sie in den Text der E-Mail einzufügen. Das liegt daran, dass verschiedene E-Mail-Programme Bilder und Tabellen unterschiedlich rendern können, und einige blockieren möglicherweise sogar, dass Ihre E-Mail jemals ankommt, weil sie verdächtig aussieht.,
Zeitsparende Softwareplattformen können helfen
Wenn Sie Rechnungen häufig versenden, lohnt es sich, in eine gute Softwareplattform zu investieren, um Ihre Rechnungen besser zu verwalten. Auf diese Weise können Sie einfach jeden Monat eine Rechnungsvorlage verwenden und die gespeicherte Zeit nutzen, um zu verfolgen, was bezahlt wurde und was noch aussteht.
Falls eine Rechnung jemals an ein Inkassobüro gesendet werden muss, stehen Ihnen die erforderlichen Informationen zur Verfügung., Diese Informationen können das Datum enthalten, an dem Sie die E-Mail ursprünglich gesendet haben (als Beweis dafür, dass Sie sie gesendet haben), sowie eine Papierspur, aus der hervorgeht, dass Sie die Zahlung der Rechnung an einem bestimmten Datum angefordert haben.
Check-in
Last, but not least, wenn Sie gesendet haben, Ihre Rechnung per E-Mail, und Sie habe nicht gehört, nichts für eine Weile, es ist eine gute Idee, sich mit einem anderen E-Mail und Telefon. Dies stellt sicher, dass Ihre E-Mails tatsächlich an die richtige Person gehen und empfangen werden.
Das Versenden von Rechnungen per E-Mail muss kein mühsamer oder zeitaufwändiger Prozess sein., Unabhängig davon, ob es sich um eine einmalige Rechnung handelt, die per E-Mail gesendet wird, oder ob Sie eine Vorlage haben, in der Sie einfach die Lücken ausfüllen, ist das Senden von Rechnungen über Ihr bevorzugtes E-Mail-Programm oder Ihren bevorzugten Dienst eine todsichere Möglichkeit, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, pünktlich bezahlt zu werden!