Dieser Beitrag wurde am 12.
Dieser wöchentliche Projektstatusbericht ist der Lebensnerv des Kommunikationsflusses eines kreativen Projekts.
Hier legen Sie Erwartungen fest, weisen Aufgaben zu, melden den Fortschritt, bestätigen Probleme und vereinbaren Zeitrahmen. Unabhängig von Ihrer Branche oder Ihrem Projektumfang sollten Sie diese wichtige wöchentliche Kommunikation zu jedem kreativen Projekt haben. Tun Sie dies, und wenig – wenn überhaupt – kann durch die Risse fallen.,
Aber nicht alle Statusberichte werden gleich erstellt. Ebenso haben nicht alle Organisationen den gleichen Projektstatusbericht „Vorlage“. Darüber hinaus möchten nicht alle Kunden dieselben Statusinformationen sehen – und möchten, dass ihre Teams dieselben Statusinformationen sehen.
Wie gehen Sie mit diesen komplexen Anforderungen um und kommunizieren trotzdem effektiv? Was bedeutet die Erstellung eines überzeugenden Projektstatusberichts?
Ich werde meine Meinung zum Erstellen effektiver kreativer Projektberichte in diesem Artikel teilen.,
Der Zweck eines Projektstatusberichts
Im Kern ist ein Projektstatusbericht ein Kommunikationsgerät.
Und wie wir bereits gesagt haben, ist Kommunikation die wichtigste Voraussetzung für das Projektmanagement.
Der Zweck eines Projektstatusberichts besteht daher darin, allen Stakeholdern (Kunden, Sponsoren, Ihr eigenes Team) den aktuellen Status des Projekts mitzuteilen. Hier erzählen Sie allen Interessierten, wie das Projekt läuft, welche Meilensteine erreicht wurden und mit welchen Problemen Sie konfrontiert sind.,
Wenn es Ihr Ziel ist, effektiv und transparent zu sein, ist ein detaillierter Statusbericht eine der mächtigsten Waffen in Ihrem Arsenal.
Während die Vorteile von Projektstatusberichten vielfältig sind, sollten Sie Folgendes wissen:
- Transparenz: Projektstatusberichte enthalten detaillierte Aktualisierungen der erreichten und ausstehenden Meilensteine. Es warnt sie auch auf aktuelle oder bevorstehende Probleme. Dies verbessert die Transparenz und schafft Vertrauen.
- Risiken erkennen und vermeiden: Risikomanagement ist ein wichtiger Bestandteil des integrierten Projektmanagements., Ein Statusbericht enthält in der Regel einen detaillierten Überblick über offene Probleme und Risiken. Dies kann Ihnen helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
- Bessere Ressourcenverwaltung: Mit dem Statusbericht können Sie den Fortschritt verschiedener Ressourcen verfolgen. Dies kann Ihnen helfen, Ressourcen nach Bedarf in das Projekt zu verschieben. Wenn der Fortschritt beispielsweise langsam ist, weil das Designteam unterbesetzt ist, können Sie zusätzliche Designer einbringen, um das Tempo zu verbessern.
- Projektgesundheit: Der Statusbericht bietet einen umfassenden Überblick über den Gesundheitszustand des Projekts., Es wird Ihnen (und Stakeholdern) mitteilen, ob es zu viele offene Probleme oder zu viele verpasste Meilensteine gibt. Wenn die Gesundheit schlecht ist, können Sie Maßnahmen ergreifen, um den Kurs frühzeitig zu korrigieren.
- Rechenschaftspflicht: Der Statusbericht sagt jedem genau, welcher Teil des Projekts fehlt und was in Zukunft erreicht werden muss. Dies hilft, Ihr Team zur Rechenschaft zu ziehen.
- Budget / Scope creep: Dieser Bericht macht deutlich, ob das Projekt außerhalb des Budgets liegt oder ob zu viele offene Änderungsanfragen vorliegen, die zu Scope creep führen – entscheidend für eine effektive PM.,
Darüber hinaus erstellt der Projektstatusbericht auch eine Papierspur offener Probleme und Bedenken. Dies kann bei zukünftigen Konflikten sehr nützlich sein.
Zusammenfassend gibt Ihnen ein Projektstatusbericht mehr Klarheit, verbessert die Verfolgung und erstellt eine Aufzeichnung des Projektfortschritts. Als eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge sollten Sie sich die Zeit und Mühe nehmen, um es so nützlich wie möglich zu machen.,
Komponenten eines kreativen Projektstatusberichts
Der Zweck eines Projektstatusberichts besteht darin, den Fortschritt zu verfolgen und Klarheit über mögliche Probleme zu schaffen. Daher sollte es die folgenden Komponenten enthalten:
I. Task Progress
Dieser Abschnitt des Berichts soll den Stakeholdern einen Überblick über den Fortschritt des Projekts geben, indem fertige, offene und zukünftige Aufgaben verfolgt werden.
Es sollte drei Komponenten haben:
Was erreicht wurde
Dies ist ziemlich einfach; es verfolgt fertige Aufgaben, dh, was bisher an dem Projekt erreicht wurde.
Normalerweise deckt dies nur den letzten Berichtszeitraum ab. Ich habe jedoch Situationen gesehen, in denen das Management oder die Kunden wollten, dass dies eine fortlaufende Berichterstattung über wichtige wichtige Erfolge mit Daten ist.
Auf diese Weise stehen abgeschlossene Projektmeilensteine immer für alle zur Verfügung,auch wenn Sie sich keinen Master-Projektplan ansehen (was überraschenderweise viele Kunden nur ungern ansehen, weil sie es entweder schwer finden zu folgen oder verstehe es nicht).,
Was passiert jetzt
Das Angebot bezieht sich der Bericht auf, welche Aktivitäten sind im Gange jetzt. Dies ist normalerweise eine Zusammenfassung aller aktiven wichtigen Aufgaben im Projektplan. Die Zusammenfassung sollte auf einem hohen Niveau sein, nicht auf der detaillierten Aufgabenebene, wie im Master-Projektplan angegeben.
Oft ist dies die Grundlage für die meisten Diskussionen, die beim wöchentlichen Statusanruf oder beim Treffen mit dem Projektteam und dem Kunden stattfinden.
What ‚ s coming up
Dieser Abschnitt enthält die Stakeholder einen überblick über die anstehenden Aufgaben., Es ist besonders nützlich, weil es hilft sicherzustellen, dass niemand überrascht ist, wenn eine Aktivität beginnt.
Ich schaue mir gerne an, was kommt, nicht nur in der nächsten Woche, sondern in den nächsten zwei Wochen. Die Menschen brauchen Zeit, um sich mental vorzubereiten. Ihnen nur ein Wochenfenster zu geben, welche Aufgaben gerade beginnen, ist nicht genug Zeit, um bereit zu sein, ihre bevorstehenden Aufgaben zu leiten.
Ein zweiwöchiges Heads-up hilft in der Regel deutlich. Schließlich ist es mein Ziel, sie produktiv und erfolgreich zu machen, sie nicht unvorbereitet zu erwischen und zu ihrem Versagen beizutragen.
II., Probleme, Risiken und Änderungswünsche
Wie bereits erwähnt, besteht eine der Hauptaufgaben des Projektstatusberichts darin, offene Probleme, potenzielle Risiken und Änderungswünsche zu verfolgen. Einen separaten Abschnitt zu haben, um diese zu verfolgen, hilft sehr.
Hier ist, was Sie in diesem Abschnitt enthalten sollten:
Aktuelle Probleme Status
Jedes Projekt hat einige Probleme. Eine Liste dieser noch offenen Fragen, was der aktuelle Status oder Aktionselement für jede Ausgabe ist, und wer jede Ausgabe zugeordnet ist, ist eine gute Sache, auf den Statusbericht aufzunehmen.,
Es hält es vor allen und macht es einfach, es als wichtigen Diskussionspunkt während Ihrer wöchentlichen Statusanrufe aufzunehmen.
Offene Risiken
Dieser Teil besteht aus zwei Komponenten:
- Informieren Sie die Stakeholder über aktuelle offene Risiken und den Managementplan, um mit ihnen umzugehen.
- Geben Sie den Stakeholdern einen Überblick über den Risikomanagementplan, um Risiken im Allgemeinen zu erkennen und zu behandeln.
Änderungswünsche
Die Verwaltung von Änderungswünschen ist ein wesentlicher Bestandteil der Aufgaben eines PM., Verwenden Sie diesen Abschnitt, um aktuelle offene Änderungsanforderungen zu verfolgen. Markieren Sie auch, welche Schritte Stakeholder unternehmen müssen, um mit jeder Anfrage umzugehen.
Wenn sich beispielsweise der Projektumfang ändert, möchten Sie möglicherweise, dass ein Stakeholder das Budget des Projekts erhöht.
Denken Sie daran: Ihre Aufgabe ist es nicht nur, Bedenken zu katalogisieren, sondern auch Stakeholdern Anleitungen zum Umgang mit ihnen zu geben.
Auftragsverlauf ändern
Die Informationen zur Auftragsänderung dienen wirklich nur zu Informationszwecken., Es ist jedoch eine gute Idee, eine Zusammenfassung davon in den wöchentlichen Statusbericht aufzunehmen, damit der Kunde weiß, wie und warum sich der Umfang (und das Budget) während der Laufzeit des Projekts bisher geändert hat.
III. Milestones & Deliverables
Gantt Charts in Workamajig zur Verfolgung verschiedener Meilensteine
Hier verfolgen Sie, welcher Prozentsatz des Projekts abgeschlossen wurde und welche Meilensteine Sie bisher erreicht haben., Zusammen mit dem Abschnitt Aufgabenfortschritt gibt dies den Stakeholdern einen Überblick darüber, wie das Projekt voranschreitet.
Folgendes sollten Sie in diesen Abschnitt aufnehmen:
Meilensteine abgeschlossen
Verwenden Sie diesen Abschnitt, um Folgendes anzuzeigen:
- Wie viel (in Prozent) von jedem Meilenstein wurde bisher abgeschlossen
- Aktuelle Meilensteine
- Fertig meilensteine
- Bevorstehende Meilensteine
Versuchen Sie, ein visuelles Format (z. B. ein Gantt-Diagramm) zu verwenden, um das Verständnis zu verbessern.,
Start – / Enddaten
Für jeden wichtigen Meilenstein, umfassen:
- Geplante Start – / Enddaten
- Tatsächliche Start – /Enddaten
Dies wird den Leuten sagen, wie schnell (oder langsam) Sie bisher mit dem Projektfortschritt waren.
IV. Finanzielle Gesundheit
In diesem Abschnitt berichten Sie über die finanzielle Gesundheit des Projekts, dh wie viel des Budgets verbraucht wurde und ob Sie auf dem richtigen Weg sind, um mit den Budgeterwartungen Schritt zu halten.
Dieser Abschnitt ist natürlich nicht obligatorisch., Einige Kunden ziehen es vor, das Budget und die finanzielle Gesundheit des Projekts nicht an alle weiterzugeben. In diesem Fall können Sie diesen Abschnitt entweder ganz entfernen oder eine Übersicht auf hoher Ebene mit minimalen Details anbieten. Lassen Sie detaillierte Berichte für die Finanzanalyse-Ansicht.
So erstellen Sie eine Projektstatusberichtsvorlage
Da Sie den Bericht wöchentlich/zweiwöchentlich/monatlich versenden müssen, möchten Sie offensichtlich eine Projektstatusberichtsvorlage, um die Dinge zu vereinfachen.,
Hier sind einige Tipps, die Sie beim Erstellen Ihrer Vorlage beachten sollten:
Erstellen Sie eine detaillierte Executive Overview
Ihre Stakeholder sind beschäftigt. Während einige von ihnen den gesamten Bericht durchgehen, ziehen es die meisten vor, einen schnellen Überblick über wichtige Bedenken auf einen Blick zu erhalten.
So starten Sie Ihren Bericht mit einem ausführlichen Executive Overview.
Folgendes sollten Sie in diese Übersicht aufnehmen:
- Projektkennungen: Platzieren Sie die offensichtlichsten Informationen – den Projektnamen, das Datum und den Namen des Projektmanagers – oben im Bericht.,
- Projektübersicht: Eine kurze Zusammenfassung der größten Probleme, Risiken und Meilensteine. Fügen Sie alles hinzu, was die dringende Aufmerksamkeit des Stakeholders erfordert.
- Projektgesundheit: Der aktuelle Zustand der verschiedenen Teile der Projektkomponenten (Aufgabenfortschritt, Meilensteine, Risiken usw.).
Verwenden Sie Visualisierung, wo möglich
Visualisierung macht komplexe Berichte für zeitgeschnürte Führungskräfte viel einfacher zu lesen. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine visuelle Struktur, um Informationen auszutauschen, insbesondere im Abschnitt Executive Overview.,
Zum Beispiel können Sie grüne Farbe verwenden, um zu zeigen, dass eine Komponente bei guter Gesundheit ist, rot für etwas, das Aufmerksamkeit braucht.
Wenn Sie diesen Ansatz anwenden, stellen Sie sicher, dass Konventionen für visuelle Daten festgelegt werden. Es sollte jedem klar sein, was “ gelbe „oder“ rote “ Farben bedeuten. Die Stakeholder sollten wissen, welche Art von Daten in welchem Format dargestellt werden (Gantt-Diagramm für den Aufgabenfortschritt, prozentuale Diagramme für Meilensteine usw.).).
Einige davon mögen für Sie offensichtlich sein (z. B. Farbcodes für die Projektgesundheit), aber es ist immer besser, offensichtlich zu sein, als irgendetwas anzunehmen.,
Verwenden Sie dieselbe Vorlage
Konsistenz ist der Schlüssel zur Klarheit bei der Berichterstellung. Verwenden Sie dieselbe Vorlage in allen Statusberichten, um sicherzustellen, dass Stakeholder nicht verwirrt werden.
Beachten Sie, dass dies Ihre Flexibilität einschränkt. Sie können keine Änderungen im laufenden Betrieb vornehmen, wenn Sie neue Informationen melden möchten.
Stellen Sie daher sicher, dass Ihre erste Vorlage Platz für alle Informationen bietet, die Sie möglicherweise in Zukunft melden möchten. Es ist besser, zu viel zu berichten als zu wenig zu berichten.,
Verwenden Sie Projektmanagementsoftware
Projektstatusberichterstattung in Workamajig
Kreative Projektmanagementsoftware wie Workamajig erleichtert die Berichterstellung erheblich. PM-Software kann den Status der verschiedenen Meilensteine und Aufgabenfortschritt automatisch verfolgen. Tools wie Workamajig stimmen auch mit Ihrem Projektplan und Budget überein, um Ihnen (und Ihren Stakeholdern) einen klaren Einblick in die finanzielle Gesundheit des Projekts zu geben.
Die meisten PM-Tools verfügen außerdem über integrierte Berichtstools, mit denen Sie schnell Projektstatus-und Aktivitätsberichte erstellen können., Sie können diese Berichte als PDFs exportieren, um sie für Clients freizugeben.
Fazit
Der Creative project Status Report ist eines der wichtigsten Kommunikationsmittel, die Ihnen zur Verfügung stehen. Sie senden Berichte wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich. Das Verständnis des Zwecks eines Statusberichts und aller darin enthaltenen Komponenten erleichtert die Berichterstellung erheblich.
Wie unterscheidet sich dies von Ihren standardmäßigen Projektberichtspraktiken, nachdem Sie dies durchgelesen haben? Welche Artikel, die ich oben aufgeführt habe, halten Sie nicht für wichtig?, Und welche Artikel enthalten Sie wöchentlich, die ich weggelassen habe oder nicht erwähnt habe?