Schaltjahr 2020: Was eine zusätzliche Bezahlperiode für Ihre Gehaltsabrechnung bedeutet (und wie unsere Checkliste helfen kann)

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Wichtige Punkte:

• Als Schaltjahr erhöht 2020 die Chance auf eine zusätzliche Lohnperiode, aber diese Änderung gilt nicht ausschließlich für Schaltjahre! Die Anzahl der Zahlungsfristen, die Sie haben, kann je nach Zahlungsdatum und Häufigkeit tatsächlich jedes Jahr variieren.
• Sie haben 4 Optionen, wenn es um den Umgang mit einer zusätzlichen Bezahlperiode geht
• Je nach Ihrer Entscheidung kann sich die zusätzliche Bezahlperiode auch auf Abzüge, Sonderlohnzahlungen und Einkommensteuerrückstellungen auswirken.,
• Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, alles zu verfolgen, was von einer zusätzlichen Bezahlperiode betroffen ist, unabhängig davon, ob es sich um ein Schaltjahr handelt oder nicht.

Das Schaltjahr 2020 fügt dem Jahr einen zusätzlichen Lohntag hinzu und erhöht die Chance auf eine zusätzliche Lohnperiode, wodurch die Zahl von 26 auf 27 für zweiwöchig bezahlte Angestellte (oder von 52 auf 53 für wöchentlich bezahlte Angestellte) steigt.

Während Schaltjahre die Wahrscheinlichkeit einer zusätzlichen Bezahlperiode erhöhen, kann die Anzahl der Perioden, die Sie haben, tatsächlich jedes Jahr schwanken, abhängig von Ihrem Zahlungsdatum und Ihrer Häufigkeit., In jedem Jahr, das kein Schaltjahr ist, gibt es immer noch einen Wochentag, der 53 Mal stattfindet, anstelle des normalen 52. Wenn Ihr Zahlungsdatum auf diesen Tag fällt, haben Sie eine zusätzliche Zahlungsfrist.
Aus diesem Grund sollten Sie die Anzahl der Zahlungsperioden zählen Sie jedes Jahr haben, unabhängig davon, ob es ein Schaltjahr ist oder nicht. Wenn Sie einen zusätzlichen Zeitraum haben, können Sie die Gehaltsschecks und Abzüge der Mitarbeiter anpassen. In unserer Tabelle unten finden Sie die Anzahl der Tage in den Jahren 2019, 2020 und 2021, damit Sie entsprechend planen können.

Wer Ist Betroffen?,

Eine zusätzliche Lohnperiode kann sich auf Angestellte auswirken, die wöchentlich oder zweiwöchentlich bezahlt werden. Im Jahr 2020 gibt es 53 mittwochs und 53 donnerstags. Infolgedessen erleben wöchentliche oder zweiwöchige Angestellte, die an einem dieser Tage bezahlt werden, eine zusätzliche Lohnperiode.

Angestellte, die monatlich oder halbmonatlich bezahlt werden, und Angestellte, die stundenweise bezahlt werden, sind nicht betroffen.

Was Sind Ihre Optionen?

Wenn Sie eine zusätzliche Bezahlperiode haben, haben Sie einige Optionen für Ihre Gehaltsabrechnung:

Option 1: Nehmen Sie keine Änderungen vor. Geben Sie den Mitarbeitern ihre üblichen Gehaltsscheckbeträge pro Periode., Sie werden am Ende des Jahres etwas höhere Gehälter als normal erhalten. 86% der Arbeitgeber wählen diese Option, trotz der zusätzlichen Kosten für ihre Organisationen.

Wenn Sie diese Option wählen, informieren Sie Ihre Mitarbeiter darüber, dass ihre „Erhöhung“ auf die zusätzliche Lohnperiode zurückzuführen ist und die Gehälter im folgenden Jahr wieder normal werden.

Beispiel: Mary ist eine Angestellte, die zweiwöchentlich bezahlt wird. In einem regulären Jahr erhält sie 26 Gehaltsschecks in Höhe von jeweils 1,538.46 USD in Höhe von insgesamt 40,000 USD. In einem Jahr mit einer zusätzlichen Zahlungsfrist erhält sie 27 Gehaltsschecks in Höhe von 1.538, 36 US-Dollar, was ihr ein Gesamtgehalt von 41.538 US-Dollar ergibt.,46 am Ende des Jahres, etwas höher als normal.

Option 2: Teilen Sie die Gehälter durch 27 oder 53 (anstelle der üblichen 26 oder 52), um die zusätzliche Lohnperiode zu berücksichtigen. Beachten Sie, dass die Wahl dieser Option Ihre Mitarbeiter belasten kann. Obwohl ihre Jahresgehälter die gleichen bleiben wie in Jahren mit 26 oder 52 Gehaltsperioden, erhalten sie kleinere individuelle Gehaltsschecks, was sich auf ihre Fähigkeit auswirken kann, Rechnungen und andere regelmäßige Ausgaben zu decken.

Beispiel: Mary erhält normalerweise 26 Gehaltsschecks von $ 1,538.,46 jeweils, aber während eines Jahres mit einer zusätzlichen Zahlungsfrist erhält sie 27 Gehaltsschecks von jeweils 1,481.48 USD. Jeder Gehaltsscheck sinkt um $ 56.98, aber ihr Gehalt bleibt gleich bei $40.000.

Option 3: Teilen Sie die Gehälter durch einen genaueren Multiplikator, entweder 26.0893 für zweiwöchige Mitarbeiter oder 52.1786 für wöchentliche Mitarbeiter. Die Gehälter schwanken von Jahr zu Jahr leicht, aber Sie müssen Ihre Berechnungen nicht jedes Jahr von 26 auf 27 (oder von 52 auf 53) ändern, abhängig von der Anzahl der Lohnperioden. Stattdessen können Sie jedes Jahr 26.0893 oder 52.1786 verwenden, unabhängig von der Anzahl der Zahlungsfristen.,

Beispiel: Wann immer es 26 Zahlungsfristen gibt, erhält Mary 26 Gehaltsschecks von je 1.533, 20 USD. Dies summiert sich zu einem Gesamtgehalt von $ 39,863. 09, etwas niedriger als ihr Grundgehalt von $40.000. In Jahren mit 27 Gehaltsperioden erhält sie 27 Gehaltsschecks in Höhe von je 1,533.20 USD, was zu einem Gesamtgehalt von 41,396.40 USD führt, das etwas höher ist als ihre Basis.

Etwas zu beachten: In Jahren, in denen das Grundgehalt nicht erfüllt ist, müssen Sie immer noch die Differenz zahlen. In Marys Fall unterschreitet sie ihr Grundgehalt um $136.91, wenn es 26 Lohnfristen gibt., Ihr Arbeitgeber muss diesen Betrag zu ihrem endgültigen Gehaltsscheck hinzufügen, damit sie bis Ende des Jahres 40,000 US-Dollar erreicht.

Option 4: Ändern Sie Ihr Zahlungsdatum oder Ihre Zahlungsfrequenz. Wenn Sie Mitarbeiter halbmonatlich oder monatlich statt wöchentlich oder zweiwöchentlich bezahlen, haben Sie 24 oder 12 Gehaltsperioden. Mitarbeiter erhalten seltener größere Gehaltsschecks, aber ihr Gesamtgehalt bleibt unverändert und Sie müssen sich nicht mit einer zusätzlichen Lohnperiode befassen.

Beispiel: Wenn ihre Gehaltsfrequenz auf halbmonatlich geändert wird, erhält Mary ihr Jahresgehalt von 40.000 USD in 24 Gehaltsschecks von jeweils 1666,67 USD.,

Alternativ können Sie das Zahlungsdatum Ihrer Organisation ändern, um zusätzliche Zahlungsfristen zu vermeiden. Im Jahr 2020 zum Beispiel gibt es 53 mittwochs, aber nur 52 freitags. Wenn Ihr Zahlungsdatum Mittwoch ist, haben Sie eine zusätzliche Zahlungsfrist, aber wenn Sie das Zahlungsdatum auf Freitag ändern, haben Sie keine zusätzliche Zahlungsfrist.

Egal für welche Option Sie sich entscheiden, erklären Sie den Mitarbeitern klar, welche Änderungen Sie an ihren Gehaltsschecks vornehmen und warum Sie diese vornehmen. Während Sie versucht sein können, die kostengünstigste Option zu wählen (und daran ist nichts auszusetzen!,) sollten Sie auch überlegen, wie sich Ihre Entscheidung auf Ihre Mitarbeiter auswirkt. Kleinere Gehaltsschecks und Störungen der festgelegten Vergütungspläne können die Moral Ihres Unternehmens beeinträchtigen.

Was wirkt sich eine zusätzliche Bezahlperiode noch aus?

Unabhängig davon, ob Sie die Zahlungen wie gewohnt fortsetzen oder eine Änderung vornehmen, kann sich eine zusätzliche Zahlungsfrist auf andere Faktoren auswirken, die mit Ihrer Gehaltsabrechnung zusammenhängen. Überprüfen Sie diese Punkte und wie sie jedes Jahr berechnet werden, um sicherzustellen, dass Abzüge und Sonderlohnzahlungen für Ihre Anzahl von Lohnperioden genau sind.

• Krankenversicherung Abzug.,
  In den meisten Fällen werden die Leistungsabzüge Ihrer Mitarbeiter auf der Grundlage von 26 oder 52 Lohnperioden berechnet. In Jahren mit 27 oder 53 müssen diese Abzüge in der zusätzlichen Zahlungsfrist neu berechnet oder gesperrt werden. Wenn Ihre Sozialversicherungsbeiträge beispielsweise zweiwöchentlich eingeplant sind, können Sie einen übermäßigen Abzug vornehmen, wenn Sie die Abzüge während des zusätzlichen Zahlungszeitraums nicht blockieren. Wenn Ihre Sozialleistungen jedoch zweimal pro Monat abgezogen werden, müssen Sie keine Änderungen für eine zusätzliche Lohnperiode vornehmen.
• Besondere Lohn-Zahlungen.,
  Einige spezielle Lohnzahlungen basieren auch auf 26 oder 52 Lohnperioden und müssen in Jahren mit einer zusätzlichen Periode neu berechnet werden. Ein Beispiel sind Unterhaltszahlungen für Kinder, die direkt aus den Löhnen der Mitarbeiter finanziert werden.
• Einkommensteuer Quellensteuer.
  Die IRS erfordert keine Änderungen an der Einkommensteuer Quellensteuer, wenn es zusätzliche Bezahlungsfristen, aber Sie sollten immer noch sicherstellen, Berechnungen entsprechend angepasst werden. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie möglicherweise nicht genug Bundeseinkommensteuer einbehalten., Stellen Sie sicher, dass Sie auch die staatlichen und lokalen Einkommenssteuern überprüfen, da das Potenzial für eine Unterdeckung größer sein kann. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter auch wissen, dass sie ihre Berechnungen für die Einbehaltung der Einkommensteuer anpassen sollten, wenn sie mehr oder weniger als den Standardbetrag einbehalten möchten.
• Leistungen Beiträge.
  Die zusätzliche Lohnperiode kann sich auch darauf auswirken, wie viel Ihre Mitarbeiter zu ihren 401(k)s, Gesundheitssparkonten (HSAs) und flexiblen Sparkonten (FSAs) beitragen., Wenn Mitarbeiter die Höchstbeträge beisteuern möchten, müssen sie möglicherweise ändern, wie viel sie von jedem Gehaltsscheck abziehen, um diese Zahl bis Ende des Jahres zu erreichen.
• Gehaltsspezifikationen, die in Angebotsbriefen, Verträgen und Tarifverträgen dokumentiert sind.
  Bevor Sie entscheiden, wie Mitarbeiter in einem Jahr mit einer zusätzlichen Lohnperiode zu entschädigen, überprüfen Angebot Briefe und andere Dokumente in Bezug auf Entschädigung. Tarifverträge sind besonders spezifisch über Lohnfristen und Löhne, so überprüfen Sie sie sorgfältig., Wenn in diesen Dokumenten nur ein Jahresgehalt angegeben ist, können Sie eine der oben genannten Optionen auswählen, um diesen Betrag zu erreichen. Wenn in den Dokumenten jedoch angegeben ist, dass die Mitarbeiter in wöchentlichen oder zweiwöchigen Schecks gleicher Höhe bezahlt werden, müssen Sie die Option 1 einhalten und auswählen.
• Nur für Schaltjahre: Ein zusätzlicher Tag.
  Schaltjahre fügen Sie einen zusätzlichen Tag in das Kalenderjahr, nicht nur eine zusätzliche Bezahlperiode. Wenn eine Ihrer Berechnungen von der Anzahl der Tage in einem Jahr abhängt, stellen Sie sicher, dass Sie diese Zahl in Ihren Formeln von 365 auf 366 aktualisieren., Wenn Sie einen Gehaltsabrechnungsanbieter verwenden, stellen Sie sicher, dass er den 29.Februar in seinem System berücksichtigt hat.

In Schaltjahren sind Mehrbezahlungsperioden häufiger, sie können jedoch je nach Zahldatum und Häufigkeit jedes Jahr auftreten. Wenn Sie eine zusätzliche Lohnperiode haben, überlegen Sie, wie Sie Mitarbeiter entschädigen möchten, und überprüfen Sie die anderen Faktoren, die mit Lohnänderungen einhergehen können.
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