The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divides projects into five phases. Embora o termo “Fase” implique que sejam realizadas por ordem cronológica, na prática podem ser executadas por ordem fora de ordem. Por exemplo, quando ocorrem alterações de projecto, o Gestor de projecto regressará à fase de planeamento. Por esta razão, eles são oficialmente chamados de grupos de processo.
os grupos de processo São:
- iniciando. O projeto é autorizado, financiado e definido., Esta fase ocorre a nível organizacional (isto é, acima do projecto). A organização define uma necessidade de negócio que o projeto pretende satisfazer.planeamento. O gerente de projeto desenvolve um plano de gestão de projeto, que define como o projeto será realizado, quem fará o trabalho, Quanto tempo ele vai demorar, e assim por diante. O plano de gestão do projeto deve ser aprovado pelo patrocinador do projeto para se tornar oficial, e as mudanças devem ser re-aprovadas de acordo com os processos de gestão de mudanças descritos nele.execução., A equipa do projecto começa a trabalhar na produção dos resultados do projecto.
- monitorização & controlo. O gerente de projeto garante que o trabalho é realizado de acordo com o plano e faixas de desvios usando a análise de valor agregado para de custo e cronograma, bem como o monitoramento do escopo, comunicações, fornecedores, e qualquer outro item necessário para garantir que o projeto vai de acordo com o plano.a fechar. O projeto deve ser oficialmente fechado, os detalhes finais determinados, os vendedores liberados, e assim por diante.,esta fase inclui o trabalho inicial necessário para criar e autorizar o projecto. No PMBOK ele contém apenas dois processos:
- Desenvolver carta de projeto
- Identificar Stakeholders
o propósito da carta de projeto é incorporar o projeto e autorizar o gerente de projeto. É desenvolvido pela organização Executante (isto é, acima do projecto), mas pode ser delegado ao gestor do projecto., Contém todas as informações necessárias para desempenhar esta função, mas também pode incluir coisas como:
- Declaração de âmbito
- dotação inicial do orçamento do projecto
- partes interessadas primárias
Uma vez iniciado o projecto, o gestor do projecto entra na fase de planeamento.esta fase é frequentemente subestimada. No PMBOK, ele contém todas as 10 áreas de conhecimento do projeto. O sucesso do projeto geralmente está diretamente relacionado com a quantidade de planejamento que foi realizado.,
o documento primário de gestão de projectos criado durante esta fase é chamado de plano de gestão de Projectos, e contém as seguintes informações:
- factores de sucesso. A definição de sucesso do projeto é estabelecida. Isto geralmente inclui programação e orçamento, mas muitas vezes há muitos outros fatores menores que não podem ser negligenciados.declaração de âmbito. O trabalho que fará parte do projeto é identificado, e suas fronteiras estabelecidas.entregas. Os produtos e/ou serviços que o projeto irá produzir estão listados.
- Schedule., O projeto é dividido em tarefas. Os prazos de cada tarefa são determinados e os prazos de entrega de cada projecto são determinados.orçamento. O custo estimado de cada tarefa é determinado e transformado num orçamento global do projecto.plano de Recursos Humanos. Os papéis e responsabilidades da equipe do projeto são identificados, e o método de aquisição para os membros da equipe do projeto é estabelecido.plano de gestão da qualidade. As normas de qualidade para os produtos são identificadas e as métricas de garantia de qualidade e controlo estabelecidas.plano de gestão de risco., Os riscos mais importantes para os fatores de sucesso do projeto (#1) são determinados e analisados para garantir que eles possam ser gerenciados.plano de gestão dos Contratos Públicos. As necessidades do fornecedor externo são estabelecidas e os métodos para aquisição e controle de fornecedores externos estabelecidos.Procedimentos de alteração. A documentação e os métodos através dos quais serão tratadas as alterações ao plano de gestão do projecto.
o plano de gestão do projecto deve ser aprovado pelo promotor do projecto para dar início à fase de execução do projecto., A partir deste ponto, as mudanças devem ser feitas através dos métodos de controle de mudança de projeto descritos no plano, que normalmente devem incluir uma re-aprovação pelo patrocinador do projeto.
execução do projecto
nesta fase, A maior parte do trabalho do projecto tem lugar. O gestor do projecto dirige e gere o trabalho do projecto, e a equipa do projecto executa-o. Os resultados do projecto são produzidos e entregues ao patrocinador do projecto (ou a quem quer que sejam produzidos). Os dois principais documentos de gestão do projecto durante esta fase são:
- actualizações do Estado do projecto., O Gestor de projecto produz actualizações regulares do Estado de acordo com os requisitos do plano de gestão de projecto. Estas actualizações incluem, em geral, o estado dos custos e do calendário, bem como projecções futuras.comunicação das partes interessadas. Em geral, cada parte interessada tem de ser comunicada, nos seus próprios termos,com informações específicas. Durante a execução do projeto, esta comunicação é realizada conforme delineado no plano de gestão do projeto.
monitorização e controlo
Esta fase ocorre simultaneamente e paralelamente à fase de execução do projecto., O gestor do projecto deve efectuar um acompanhamento e um controlo suficientes para garantir que os resultados do projecto são produzidos a tempo, em termos orçamentais e de qualidade suficiente.
A maior parte do tempo de um gestor de projecto na fase de acompanhamento do projecto será gasta num processo chamado análise do valor ganho. Neste sistema, o Gestor de projecto calcula o estado do projecto a partir de dois pontos de vista: calendário e custo. Pode ser feito a qualquer momento e pode dar-lhe um excelente aviso avançado de que o projeto está se extraviando.,
as variáveis calculadas neste método são:
- valor planejado (PV), é o montante orçamentado para cada tarefa no ponto de análise especificado (geralmente hoje).
- valor ganho (EV), é o valor real de conclusão de cada tarefa em relação ao orçamento da tarefa.o custo real (AC) é a despesa real para cada tarefa.variância de custos (CV) é o montante que o projecto em situação de superação ou de subexecução de custos. CV = EV-AC
- Índice de desempenho de custos (IPC) é o montante relativo que o projecto ultrapassa ou está abaixo do orçamento. IPC = EV / AC.,
- variância do cronograma (SV) é a quantidade que o projeto está atrás ou antes do cronograma. SV = EV – PV.
- Schedule Performance Index (SPI) é a quantidade relativa que o projeto está adiantado ou atrasado. SPI = EV / PV.
- mais variáveis antecipadas incluem orçamento na conclusão( BAC), estimativa na conclusão (EAC), variância na conclusão (VAC), estimativa para completar (ETC), e para completar o Índice de desempenho (TCPI). Cada uma destas variáveis é descrita no nosso guia prático para a análise de valor ganho.,
a análise do valor ganho é instantânea, ou seja, irá dar-lhe um estado de projecto no ponto de análise. É um “instantâneo” da programação do projeto e do status do orçamento a qualquer momento.se a monitorização do projecto resultar em alterações do plano de gestão do projecto, são aplicados os procedimentos de controlo das alterações delineados no plano. Para projetos pequenos isso poderia ser tão simples quanto um formulário de” log de mudança”.
Encerramento do projecto
curiosamente, o encerramento do projecto é a fase mais ignorada (ou minimizada) pelos gestores do projecto., Isto deve-se, provavelmente, ao facto de o orçamento do projecto ter desaparecido ou, na sua maioria, ter desaparecido. Ou talvez só queiramos seguir em frente. Mas, independentemente do porquê, a fase de encerramento do projecto é extremamente visível para os executivos das empresas e pode ter um grande impacto nas carreiras dos gestores do projecto.o encerramento do projecto tem um objectivo de gestão: um relatório final. Este relatório deve ter as seguintes partes:
- encerramento Formal. Os contratos são finalizados, e o projeto é declarado completo.financiamento. O orçamento final do projeto é confirmado e o excesso de financiamento liberado em receita geral.,aquisições. Os contratos de Fornecedor do projeto são finalizados e certificados de conclusão emitidos.detalhes finais. Documentação do trabalho real realizado, desenhos construídos, ou outros detalhes que precisam ser arquivados para referência futura.passivo. Garantias, cobertura de seguro e obrigações precisam ser estabelecidas e acordadas.libertação de recursos. A equipa do projecto, o equipamento e outros recursos têm de ser devolvidos ao lugar que lhes é devido.lições extraídas. A documentação das lições aprendidas durante o projecto pode ser inestimável para futuros projectos.,