The Case for Managing MRO Inventory (Português)

By MMH Staff · April 1, 2013

In an earlier job, I was the materials manager in a manufacturing facility. Um “berço de ferramentas” era o repositório de material de escritório e material de segurança; A maior parte do inventário de manutenção, reparo e operações (MRO) era controlado pelo departamento de manutenção e era abastecido em toda a fábrica. O meu grupo propôs-se levar as melhores práticas em matéria de gestão do inventário para a cadeia de abastecimento de OPR.,

fixadores foram a primeira categoria de componentes MRO que abordamos. Selecionamos um fornecedor para entrar e regularmente reabastecer os fechos em uma área de meia central. O fornecedor inventariou e abasteceu os contentores e facturou-nos mensalmente. Esta simples mudança de processo eliminou a multiplicidade de pedidos de compra e os custos associados que tinham sido típicos do acordo anterior; foi também concebido para garantir que o pessoal de manutenção sempre soube onde obter os parafusos necessários para as suas tarefas., no entanto, continuou a existir resistência à ideia de que a função de gestão de materiais assumia o controlo de toda a oferta de OPR. O ponto de viragem veio quando o estoque de cones de fundição de vazamento—usado para controlar o fluxo de metal fundido a partir de uma concha forno—foi autorizado a correr e a equipe de compra teve que fonte e acelerar a reposição em um domingo. Tornou-se claro para todos que fazia mais sentido de negócio para estoque de material de fundição no berço de ferramentas. Logo depois, suprimentos adicionais de cones foram movidos para o berço., Não só a MRO foi mantida centralmente e encomendada depois disso, mas a manutenção da área de manutenção da fundição melhorou porque não havia mais derrapagens de materiais sentados ao redor como “material de manutenção.”
como este cenário demonstra, é possível racionalizar as práticas de gestão de inventário MRO e produzir benefícios significativos para a organização como resultado. Este artigo abordará várias das medidas básicas que as organizações podem tomar para melhorar suas atividades da cadeia de suprimentos MRO.,

inventário MRO: a oportunidade

Em Primeiro Lugar, vamos ser claros sobre o que queremos dizer com “MRO supplies.”Estamos falando de suprimentos consumidos no processo de produção, mas que não se tornam parte do produto final ou não são centrais para a produção comercializável da organização.,1 Esta definição inclui artigos como componentes de reparação, fluidos de corte, lubrificantes e ferramentas, bem como material de escritório, Produtos de limpeza e outros produtos de limpeza, mobiliário, dispositivos de iluminação, materiais de construção, materiais de segurança e outros consumíveis que não estão diretamente ligados aos produtos ou serviços essenciais da organização.

A despesa com o inventário MRO pode ser muito substancial. Apenas dois exemplos: a Pesquisa Anual de desempenho operacional da Associação de helicópteros internacional mostra que 40% a 45% dos gastos estão relacionados com a manutenção.,2 e em um Fornecedor automotivo Nível Um, aproximadamente 40 por cento do gasto anual de aquisição é consumido por materiais MRO. À medida que as empresas continuam a lutar na frente de custos, poucos vêem a probabilidade de as OPR perderem. Uma pesquisa recente mostrou que quase 60 por cento dos gestores da indústria manufatureira entrevistados esperam manter seus níveis de MRO gastar em 2013.

infelizmente, porém, a oferta de MRO é muitas vezes negligenciada como uma responsabilidade de “inventário”; como consequência, raramente é tratada com o rigor e atenção que deveria ser., É ainda mais lamentável em 2013, e ainda mais crucial para as organizações compreenderem e gerirem os seus custos, dadas as muitas incertezas e a volatilidade da economia global. No entanto, segundo a minha experiência, as actividades de fornecimento de OPR têm pouca responsabilidade directa e são muitas vezes impulsionadas por stockouts e não por qualquer plano global da cadeia de abastecimento. Frequentemente, eu tenho visto situações em que o inventário MRO é expensed e se senta em uma área sem qualquer sistema Localizador identificável, ID, ou um histórico de uso., Embora mais empresas estejam a chegar à conclusão de que as OPR São custos reais que podem ser rastreados e Controlados, é evidente que há espaço para um controlo sistemático e métodos de manuseamento mais eficientes.

MRO vs. “Real” Gestão de Inventário

Tradicional de gerenciamento de inventário, cobrindo matéria-prima, componentes, material em processo (WIP), e
produtos acabados—é controlado e gerenciado para os níveis ideais, proporcionando o fornecimento suficiente para cobrir as atuais necessidades de produção e permitir a mais prováveis contingências., O inventário é geralmente verificado através de um processo conhecido como contagem de ciclos, usando análise de custo ABC. O inventário é recebido e localizado em um armazém ou local WIP e decrementado como ele é usado. Quando um sistema de planeamento de recursos da empresa (ERP) é utilizado, o inventário pode ser reconstituído através de um aconselhamento de reordenamento através do MRP ou através de um tipo de sistema kanban onde o fornecedor ou vendedor é notificado e o inventário é reabastecido. As notas de materiais são guardadas para os produtos finais; eles detalham a quantidade e os custos do inventário., Nunca há uma questão de a gerência sênior fazer uma corrida final em torno do sistema para acelerar o processo; isso prejudicaria tudo, desde o back flushing até a precisão do inventário, e muitos outros indicadores de desempenho chave.no entanto, o inventário MRO muitas vezes carece da maioria destes controlos ou práticas. É muito raramente medido em termos de inventário em mão, voltas, obsolescência ou uso. Geralmente gira menos de uma vez por ano; as taxas de pedido de preenchimento são geralmente menos de 80 por cento.3 frequentemente, muitos dos fornecimentos necessários para as tarefas OPR estão efectivamente em stock, mas não podem ser localizados., Outro déficit de desempenho: muitos dos itens necessários para manutenção ou reparos são obtidos com compra pontual que ignoram o preço em favor da disponibilidade. Pior ainda: a carga expedida torna-se também um factor. Há também o custo do tempo de inatividade não planejado, esperando por componentes de reparo que podem já estar em algum lugar na instalação. ao mesmo tempo, coloca-se a questão de desviar o pessoal de manutenção altamente remunerado das reparações e das actividades de manutenção planeadas. Fazê-los realizar trabalhos de gestão de materiais não é o melhor uso de suas habilidades e tempo., Já ouvi mais de um gerente de fábrica a queixar-se de pessoal de manutenção sentado num escritório a falar com vendedores, e, ao mesmo tempo, a gemer sobre o tempo de paragem do equipamento. existem também grandes diferenças na gestão do fluxo de caixa quando comparamos as práticas tradicionais de gestão do inventário com o que ainda é típico das OPR. Não é incomum para um gerente de manutenção tentar “economizar dinheiro”, comprando grandes quantidades de, digamos, componentes de máquinas, a fim de obter a quebra de preço., Mas isso geralmente significa um grande gasto de dinheiro para inventário que é gasto quando recebido em vez de estar nos livros—e que pode se perder ou tornar obsoleto. Do lado da produção, cadeia de abastecimento profissionais que enfrentam o mesmo volume das questões a lidar com as negociações permitido para receber os descontos por volume, mas geralmente dividir as entregas em várias datas, diminuindo a despesa de impacto, reduzindo a quantidade de espaço de prateleira necessários para a stock, e permitindo a ordem de cancelamento, no caso de que os itens não são mais necessários.,

erradicar o “Oculto” Inventário

Outro comuns MRO prática é o uso do “oculto” ou “privada” inventários de material que os indivíduos mantêm a fim de garantir que eles tenham os itens quando eles precisam. O material pode estar em caixas de ferramentas, prateleiras, ou escondido em armários de trabalho. Este inventário esguichado vem a algum custo considerável para a organização—tudo, desde o óbvio excesso de inventário para acelerar as taxas de frete.,4

eu tenho participado em várias planta limpa-ups, onde grandes áreas foram reorganizados e o material foi descartado porque o equipamento foi comprado para já não existe ou, mais comumente, ninguém se lembra por que o material foi comprado em primeiro lugar. Nas mesmas instalações, eu vi peças expedidas para um trabalho de reparo de emergência, apenas para ter a pessoa de manutenção de segundo turno executar o reparo com as peças já em sua caixa de ferramentas. Outro exemplo: em uma instalação automotiva de Nível Um, tínhamos pedaços de usinagem que estavam armazenados em um sistema de honra., Um dia, não havia pedaços na mão e nada em ordem. Enquanto os compradores faziam chamadas Frenéticas, as pessoas das operações faziam planos para estender o uso dos bits restantes. Presumiu-se que as operações sofreriam em 12 horas. Como se verificou, havia estoque suficiente nas caixas de ferramentas das operadoras para executar a operação por mais de 48 horas sem fazer nenhuma das ginástica necessárias para prolongar a vida útil de cada bit.

Há um pouco de um “complexo Superman” em exibição em tais circunstâncias; o empregado salva o dia porque ele tem as partes certas ali., quais são as características de uma boa gestão de inventário de OPR? Segundo a minha experiência, Existem cinco aspectos que constituem as melhores práticas: localização Central do inventário MRO. É invariavelmente mais eficiente armazenar suprimentos de MRO em um local central por instalação, em vez de mantê-los em vários locais não identificados. É crucial ter sistemas de computador para rastrear, gerenciar e controlar o inventário., Armada com dados de uso e custos de transação, uma organização pode “tamanho certo” seu inventário MRO de acordo com os padrões de desempenho da cadeia de suprimentos.Em um fornecedor automotivo de Nível Um, nós movemos todos os itens de manutenção para uma área controlada. O inventário foi catalogado, com números de peças, e localizado em prateleiras que também foram identificadas com um ID de localização. O inventário foi então capitalizado, aumentando o balanço e permitindo que os custos de manutenção de equipamentos de rotina para ser rastreado corretamente., O novo “stockroom” foi então dotado de pessoal experiente da cadeia de abastecimento que estabeleceu relações com os fornecedores e que compreendeu o conceito de parceria com os fornecedores para ajudar a reduzir os custos. Quando prático, os fornecedores foram incentivados a possuir e manter o controle do inventário e a enviar quantidades mínimas para cobrir os requisitos de inventário “conforme necessário”. Houve também esforços para controlar os custos utilizando componentes de menor custo, mas totalmente compatíveis, em vez das peças “preferidas pela manutenção”., Coletivamente, essas iniciativas estabeleceram as bases para um programa de manutenção preventiva; o programa envolveu o agendamento de tempo de parada do equipamento e o estabelecimento de uma lista de escolha de itens de reparo e suprimentos, garantindo que os custos de reparação do equipamento seriam registrados com precisão e previsão de Orçamento melhoraria marcadamente.inventário de remessas controlado pelo fornecedor. Muitas organizações têm usado com sucesso terceiros para gerenciar o inventário MRO.,6 abordagens de Inventário gerenciado pelo fornecedor (VMI)—bem comprovada na gestão corrente da cadeia de suprimentos-muitas vezes envolve o pessoal do Fornecedor estar no local para gerenciar o inventário. Isso permite que o pessoal do cliente se concentre em suas funções principais, com a garantia de que o inventário MRO está sendo gerenciado corretamente por um parceiro confiável. E isso significa que o fornecedor, dada uma maior visibilidade da demanda a jusante, pode ser capaz de oferecer descontos de volume que um representante de manutenção no cliente não teria acesso.,A abordagem VMI também pode reduzir a papelada e reduzir o número de transações de inventário no lado do cliente, uma vez que o cliente está pagando por material como ele é usado. A facturação pode então ser agendada semanalmente ou mensalmente para simplificar o processo de pagamento, reduzindo o número de encomendas criadas e, assim, reduzindo os custos de transacção. Essas economias podem ser impressionantes por si só: os números para os custos de processamento de uma ordem de compra (PO) variam de $60 a $300, contando os custos de tudo, desde salários do pessoal envolvido a custos de pagamento e custos de comunicação.,7 vamos assumir um valor de US $150; uma redução de 50 por cento em um volume anual de 5 mil pedidos de OP seria US $375 mil só em custos de PO.

uma base de factos precisa e actualizada. Este é outro elemento importante, juntamente com a padronização dos processos de armazenamento, consumo e análise para uma melhor gestão. Quando existem processos de Negócio padrão, torna-se mais fácil desenvolver uma base de dados precisa e oportuna que, por sua vez, permite que as equipes de manutenção/instalações planeiem melhor as atividades de manutenção agendadas e lhes permita prever os custos com muito mais precisão., Além disso, as cronologias necessárias para uma manutenção programada serão mais precisas, permitindo que o pessoal de operações planeie melhor em torno de um tempo de inatividade e não armazene material, porque os tempos de inatividade sempre foram mais longos do que o prometido no passado. Fixadores são uma das categorias de peças MRO para as quais uma base de dados precisa pode ser desenvolvida muito rapidamente. Muitos fornecedores de parafusos irão fornecer o equipamento de armazenamento (prateleiras, latas ou prateleiras), rotular os locais, e contar e armazenar os locais. O cliente, em seguida, puxa todos os itens que são necessários., Não há transação, nem necessidade de requisição ou ordem de compra. O fornecedor reexpede mensalmente ou duas vezes por mês, de acordo com um calendário acordado, com base no consumo. Isso reduz consideravelmente o número de pedidos de compra e reduz significativamente o tempo associado e o trabalho que entram no processo de inventário.um conjunto de indicadores-chave de desempenho. Tal como em qualquer projecto ou gestão de uma operação, devem ser estabelecidos indicadores-chave de desempenho (IED) para medir factores como a poupança, os custos e a obsolescência num projecto OPR., Se algo é importante o suficiente para rastrear, deve ser medido, de modo que a gestão superior não só possa ser mantida a par do progresso do projeto, mas também ver os seus benefícios quantificáveis. Algumas medidas a considerar podem incluir dias ou meses de inventário em mão, o número de stockouts, a razão de ordens de corrida para ordens de reabastecimento, e taxas de obsolescência de peças. Medidas como estas devem ser rastreadas e postadas para que os responsáveis possam ver como eles estão atuando e estão em posição de agir para melhorar o desempenho., No exemplo dos itens de fundição anotados anteriormente, nós fomos capazes de reduzir o número de $500-e-up pedidos de compra de 10 -12 por semana para zero, prevendo o uso e encomendar em quantidades menores com entregas mais frequentes.Os dados devem ser incluídos no reporte mensal ou trimestral à direcção. Se o desempenho das OPR no inventário se reflectir na sua implementação e gestão por profissionais da cadeia de abastecimento, os seus IED serão provavelmente pontos positivos em qualquer relatório. Para começar, é claro, pode haver dados que é menos do que lisonjeiro para alguns departamentos., No entanto, o relato aberto desses dados trará a devida atenção para as questões, e com o tempo, as melhorias nos dados se tornarão um positivo para toda a organização. A alternativa não é realmente viável: quando uma questão é escondida ou ignorada, em breve se tornará ainda mais grave, potencialmente descarrilando carreiras.ensino da cadeia de abastecimento para o pessoal das OPR. Muitas vezes, os esforços de formação contínua, tais como uma série de seminários sobre gestão de inventário, permitirão que os envolvidos na MRO compreendam a importância de aderir às melhores práticas., A exposição a organizações de profissionais da cadeia de suprimentos como APICS ou ISM pode ser de grande ajuda; compradores, planejadores e muitas outras categorias de profissionais da cadeia de suprimentos se beneficiam regularmente de programas de educação contínua oferecidos por essas organizações e dos programas de certificação que eles executam. Há outros benefícios de tais programas: Gerentes da cadeia de suprimentos indicaram que viam programas de treinamento como sinais do COMPROMISSO das empresas com suas carreiras.,8

iniciar

não finjo que a reorganização das actividades de inventário MRO é um exercício de estalar os dedos-algo que é “um e feito” com um simples e-mail da Gestão de topo. Há muitos imperativos culturais que sustentam o status quo, não menos do que são a defesa do relvado por gestores e calcanhar-se arrastar por muitos que temem a perda do controle e muitos mais que estão desconfiados de qualquer maneiras diferentes de fazer as coisas, porque eles querem a prova de que o novo caminho será muito melhor.

A mudança tem que começar em algum lugar., O melhor lugar para começar é com dados mostrando como as atividades MRO subpar realmente são quando comparadas com as normas de gestão de inventário. Pode ser um verdadeiro abre-olhos para a administração sênior para rever as despesas anuais de manutenção em peças ou para ver os custos de frete Expedito cobrado à manutenção. Estes dois itens por si só pode ser suficiente para a administração de topo para começar a fazer perguntas. E com executivos seniores envolvidos, mudanças reais podem começar a acontecer.,tal como referido anteriormente, uma das áreas mais fáceis para iniciar uma revisão do inventário das OPR é com elementos de fixação—omnipresentes e de baixo custo, cujos processos principais da cadeia de abastecimento estão muito maduros. Muitos fornecedores líderes de parafusos oferecem programas VMI muito vantajosos. Uma vez que tais processos estão em vigor para fixadores, é um passo bastante fácil para começar a mover Outros suprimentos de manutenção simples para um berço de ferramentas ou algum outro método de controle de inventário. Outro método simples e prático é o uso de máquinas de venda automática para dispensar suprimentos básicos., As máquinas possuem um código que é digitado no trabalho número de ordem ou número de empregado, por exemplo-ou eles aceitam o ID dos empregados quando eles passam seu cartão de identificação.as eficiências de MRO estão à vista. Na verdade, são assim há décadas. Nenhuma reunião de alto nível, nenhum programa de consultoria em larga escala, e nenhuma força tarefa de gestão são necessários para justificar as economias que podem ser realizadas. Espero que este artigo lhe dê um pouco do impulso que a sua organização pode precisar para que a sua cadeia de abastecimento de MRO
opere ao seu pleno potencial.,

Endnotes:

20 de novembro de 2019