Productivity : 8 min read
de Cobre de Pessoal
contribuições de membros da equipe de Cobre
7 de setembro, 2019
Se você está trabalhando em vendas, enviando e respondendo e-mails são apenas uma parte do trabalho.
uitas vezes, os representantes de vendas enviam os mesmos e-mails ou semelhantes vezes sem conta. no entanto, o tempo gasto a redigi-las não é a melhor utilização do seu tempo. uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade?, Reduzir a quantidade de tempo gasto escrevendo e-mails de vendas usando respostas enlatadas no Gmail.
continue lendo para descobrir:
- o que exatamente respostas predeterminadas são,
- quando e como usá-los,
- como economizar tempo configurando as respostas predeterminadas no Gmail, e
- como poupar ainda mais tempo ao ligar o Gmail backup para o seu CRM
Vamos começar por olhar para o que esta limpo recurso do Gmail é.
quais são as respostas enlatadas no Gmail?,
o “Canned Responses Lab” no Gmail permite-lhe criar e gravar vários modelos de E-mail na sua caixa de entrada. Estes podem então ser enviados com apenas um clique de um botão, ou mesmo enviados automaticamente. Como você pode imaginar, este é um grande intervalo de tempo.
não mais copiar e colar de E-mails enviados anteriormente ou perder tempo escrevendo a mesma resposta vezes sem conta. Com respostas enlatadas, você economizará tempo e será mais produtivo.,
Quando usar enlatados respostas:
as respostas predeterminadas ajuda você facilmente e rapidamente responder às situações que se repetir muitas vezes. Existem muitas situações em que isto pode vir a ser útil:
- aceitar pedidos de emprego? Prepare uma resposta em lata para que os candidatos saibam que recebeu o seu pedido e agradeça-lhes por se candidatarem.as respostas enlatadas permitem-lhe configurar diferentes assinaturas de E-mail para diferentes destinatários.,
- Se agendar reuniões ocupa muito do seu tempo, crie um modelo com um link para o seu software de agendamento de calendário e deixe os contatos escolher uma hora que funcione.
- Quando alguém envia um e-mail para ajuda com o seu serviço ou produto, ter um e-mail pronto para ir que lhes permite saber que você recebeu a sua mensagem e estão nele.
- Se você receber as mesmas perguntas sobre recursos específicos ou dicas, crie uma resposta enlatada em vez de escrever um novo e-mail de cada vez.as respostas enlatadas podem ser usadas para enviar documentos de rotina ou papelada.,
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Como configurar respostas predeterminadas no Gmail:
A melhor parte sobre este recurso é simples para começar. Aqui está como configurar as respostas enlatadas no Gmail:
Passo 1: activar as respostas enlatadas.
Antes de criar um modelo de resposta em lata, terá de o activar., No Gmail, clique no ícone engrenagem no canto superior direito, em seguida, clique em Configurações.
Depois de selecionar as Configurações, haverá um guia intitulado Avançado no lado direito. Nesta página está uma lista de funcionalidades que poderá activar ou desactivar. Activar respostas enlatadas.
certifique-se de salvar as alterações clicando na guia na parte inferior da página.,
Passo 2: Escreva um e-mail/criar o seu primeiro modelo.
o próximo passo: compor um email (um email de vendas talvez?) para servir como seu primeiro modelo de resposta enlatada. Você pode escolher escrever algo novo, ou se você já tem uma resposta de um tópico anterior, você pode copiá-lo e colá-lo.
Passo 3: Selecione “respostas enlatadas” no canto inferior direito.,
Depois de terminar de escrever o seu primeiro modelo, carregue nos três pontos verticais no canto inferior direito. Selecione ” respostas enlatadas “e, em seguida,” nova resposta enlatada.”
Uma caixa de pop-up irá pedir-lhe nome de sua responta. Escolha algo que torne mais fácil lembrar para que serve.e é isso! Agora você pode usar suas respostas enlatadas para enviar e-mails rápidos e eficientes.,
Como usar uma responta no Gmail:
Agora que você sabe como criar uma responta no Gmail, vamos dar uma olhada em como colocar os modelos em ação.
Passo 1: seleccionar as respostas em lata no canto inferior direito.
no canto inferior direito da janela de composição estão três pontos verticais. Clique sobre isso, seguido de ” respostas enlatadas.”Selecione a resposta enlatada que você deseja usar em” Insert.,”
Passo 2: Selecione o destinatário e enviar.
a sua resposta enlatada irá copiar e colar automaticamente para a sua janela de composição. Tudo o que você tem a fazer é selecionar o destinatário e enviá-lo.pode também utilizar respostas enlatadas ao responder a um e-mail.,
Como enviar respostas predeterminadas como auto-respostas:
Outra maneira de tirar vantagem de conservas de respostas é configurar auto-respostas. Assim, quase não há trabalho manual envolvido.
Passo 1: Criar um novo filtro.
em Configuração, irá encontrar uma página chamada “filtros e endereços bloqueados.”Clique aqui e selecione” Criar um novo filtro ” no meio da tela.,
Passo 2: Selecione os critérios para um auto-responder.
irá aparecer uma nova janela onde poderá seleccionar os critérios que deseja para a sua resposta automática em lata. Isto inclui de quem é, palavras-chave na linha de assunto, e as palavras reais no e-mail.
Depois de concluir o preenchimento isso, clique em “Criar filtro.,”Na caixa seguinte, clique na opção” Enviar resposta enlatada ” e escolha o modelo que deseja usar.
Passo 3: Clique em “Criar filtro” e está feito!
Carregue em “Criar filtro” e está feito.
sempre que alguém envia um e-mail com as palavras-chave seleccionadas ou do endereço de E-mail que escolheu, obterá uma resposta automática! Tenha cuidado ao selecionar palavras-chave. Se for muito largo, você vai acabar enviando auto-respostas que podem não se aplicar a certas pessoas.,
Economize ainda mais tempo ligando modelos de E-mail para o seu CRM.
Se o seu CRM tem uma integração do Gmail tem uma integração do Gmail, pode dar um passo em frente. algumas equipes têm centenas—ou mesmo milhares—de contatos, e é aqui que a capacidade de usar respostas enlatadas realmente brilha.
em vez de escrever e-mails do zero ou copiar e colar texto de diferentes ficheiros, basta escolher as pistas ou clientes que deseja enviar por e-mail e seleccionar um modelo pré-construído a partir do interior da sua vista do Gmail., (Mais dicas do Gmail aqui.) Como este:
With Copper, you can edit email templates in Gmail instead of writing messages from scratch.
4 coisas para manter em mente quando usar respostas predeterminadas:
as respostas predeterminadas são uma ótima maneira de economizar tempo quando se trata de gerir a sua caixa de entrada. Tenha estes ponteiros em mente e você estará economizando tempo com os modelos em nenhum momento:
- os seus templates estão escritos bem, sem erros, e formatados para parecer profissional?,
- certifique-se de que as suas respostas enlatadas são muito específicas e fazem sentido para o destinatário, especialmente se for configurado como uma resposta automática.
- estes são apenas modelos para começar—os modelos são feitos para serem modificados e você deve sempre adicionar um pouco de informação personalizada para que o destinatário se sinta valorizado. Enquanto as respostas enlatadas podem ser um grande intervalo de tempo, há situações em que uma resposta completamente personalizada é melhor.finalmente, certifique-se de rever as suas respostas enlatadas de vez em quando e analisar como os clientes reagem a elas., Se você descobrir que não está recebendo a resposta que você quer, é hora de atualizá-los e melhorá-los.
Se você está trabalhando em vendas, enviar e responder a e-mails são apenas parte do trabalho.
muitas vezes, os representantes de vendas enviam os mesmos e-mails ou semelhantes uma e outra vez. No entanto, o tempo gasto a redigi-las não é a melhor utilização do seu tempo. Uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade é reduzir a quantidade de tempo gasto escrevendo e-mails de vendas usando respostas enlatadas no Gmail.quais são as respostas enlatadas no Gmail?,
o” Canned Responses Lab ” no Gmail permite-lhe criar e gravar vários modelos de E-mail na sua caixa de entrada. Estes podem então ser enviados com apenas um clique de um botão, ou mesmo enviados automaticamente. Como você pode imaginar, este é um grande intervalo de tempo.
não mais copiar e colar de E-mails enviados anteriormente ou perder tempo escrevendo a mesma resposta vezes sem conta. Com respostas enlatadas, você vai economizar tempo e aumentar a produtividade.
quando utilizar as respostas em lata:
as respostas em lata ajudam—no a responder fácil e rapidamente a situações semelhantes., Existem muitas situações em que isto pode vir a ser útil:
- aceitar pedidos de emprego? Prepare uma resposta em lata para que os candidatos saibam que recebeu o seu pedido e agradeça-lhes por se candidatarem.as respostas enlatadas permitem-lhe configurar diferentes assinaturas de E-mail para diferentes destinatários.
- Se agendar reuniões ocupa muito do seu tempo, crie um modelo com um link para o seu software de agendamento de calendário e deixe os contatos escolher uma hora que funcione.,
- Quando alguém envia um e-mail para ajuda com o seu serviço ou produto, ter um e-mail pronto para ir que lhes permite saber que você recebeu a sua mensagem e estão nele.
- Se você receber as mesmas perguntas sobre recursos específicos ou dicas, crie uma resposta enlatada em vez de escrever um novo e-mail de cada vez.respostas enlatadas podem ser usadas para enviar documentos de rotina ou papelada!
Pro-tip: Aprenda a prospectar de forma mais eficaz com este webinar livre.
como configurar as respostas enlatadas no Gmail:
a melhor parte sobre este recurso é que é simples começar., Aqui está como configurar as respostas enlatadas no Gmail:
Passo 1: activar as respostas enlatadas.
Antes de criar um modelo de resposta em lata, terá de o activar. No Gmail, clique no ícone engrenagem no canto superior direito, em seguida, clique em Configurações.
Uma vez seleccionada a configuração, haverá uma página intitulada Advanced no lado direito. Nesta página está uma lista de funcionalidades que poderá activar ou desactivar. Activar respostas enlatadas.,
certifique-se de gravar as suas alterações clicando na página no fundo da página.
Passo 2: compor um e-mail / criar o seu primeiro modelo.
o próximo passo: compor um e-mail para servir como o seu primeiro modelo de resposta enlatada. Você pode escolher escrever algo novo, ou se você já tem uma resposta de um tópico anterior, você pode copiá-lo e colá-lo.
Passo 3: Selecione “respostas enlatadas” no canto inferior direito.,
Depois de terminar de escrever o seu primeiro modelo, carregue nos três pontos verticais no canto inferior direito. Selecione ” respostas enlatadas “e, em seguida,” nova resposta enlatada.”
uma caixa irá aparecer pedindo-lhe para nomear a sua resposta enlatada. Escolha algo que torne mais fácil lembrar para que serve.e é isso! Agora você pode usar suas respostas enlatadas para enviar e-mails rápidos e eficientes.,
como usar uma resposta enlatada no Gmail:
Agora que você sabe como criar uma resposta enlatada no Gmail, vamos dar uma olhada em como colocar esses modelos em ação.
Passo 1: seleccionar as respostas em lata no canto inferior direito.
no canto inferior direito da janela de composição estão três pontos verticais. Clique sobre isso, seguido de ” respostas enlatadas.”Selecione a resposta enlatada que você deseja usar em” Insert.”
Passo 2: Seleccione o seu destinatário e envie.,
a sua resposta enlatada irá copiar e colar automaticamente para a sua janela de composição. Tudo o que você tem a fazer é selecionar o destinatário e enviá-lo.pode também utilizar respostas enlatadas ao responder a um e-mail.
Como enviar respostas predeterminadas como auto-respostas:
Outra maneira de tirar vantagem de conservas de respostas é configurar auto-respostas. Assim, quase não há trabalho manual envolvido.
Passo 1: Criar um novo filtro.
em Configuração, irá encontrar uma página chamada “filtros e endereços bloqueados.,”Clique aqui e selecione” Criar um novo filtro ” no meio da tela.
Passo 2: Seleccione os seus critérios para uma resposta automática.
irá aparecer uma nova janela onde poderá seleccionar os critérios que deseja para a sua resposta automática em lata. Isto inclui de quem é, palavras-chave na linha de assunto, e as palavras reais no e-mail.
Depois de terminar de preencher isto, carregue em “Create filter”.,”Na caixa seguinte, clique na opção” Enviar resposta enlatada ” e escolha o modelo que deseja usar.
Passo 3: Clique em “Criar filtro” e está feito!
Carregue em “Criar filtro” e está feito.
sempre que alguém envia um e-mail com as palavras-chave seleccionadas ou do endereço de E-mail que escolheu, obterá uma resposta automática! Tenha cuidado ao selecionar palavras-chave. Se for muito largo, você vai acabar enviando auto-respostas que podem não se aplicar a certas pessoas.,
4 coisas a ter em mente ao usar respostas enlatadas:
respostas enlatadas são uma ótima maneira de economizar tempo quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada, mas há algumas coisas a considerar antes de você ficar louco modelo.
- os seus modelos estão escritos bem, sem erros e formatados para parecer profissional?
- certifique-se de que as suas respostas enlatadas são muito específicas e fazem sentido para o destinatário, especialmente se for configurado como uma resposta automática.,
- estes são apenas modelos para começar—os modelos são feitos para serem modificados e você deve sempre adicionar um pouco de informação personalizada para que o destinatário se sinta valorizado. Enquanto as respostas enlatadas podem lhe salvar uma tonelada de tempo, há situações em que uma resposta completamente personalizada é preferida.finalmente, certifique-se de rever as suas respostas enlatadas de vez em quando e analisar como os clientes reagem a elas. Se você descobrir que não está obtendo a resposta que deseja, tome algum tempo para editá-los e melhorá-los.