este post foi originalmente publicado em 12 de Maio de 2015 e foi atualizado com novas informações em 12 de setembro de 2017.este relatório semanal sobre o estado do projecto é a força vital do fluxo de comunicação de um projecto criativo.
é aqui que você define as expectativas, atribui tarefas, relata o progresso, reconhece as questões e concorda com os prazos. Independentemente de sua indústria ou escopo do projeto, você deve ter esta comunicação semanal vital em cada projeto criativo. Faça isso, e pouco – se alguma coisa – pode cair pelas rachaduras.,
mas nem todos os relatórios de estado são criados igualmente. Nem todas as organizações têm o mesmo relatório de Estado do projeto “modelo”. Além disso, nem todos os clientes querem ver – e querem que suas equipes vejam – a mesma informação de status. como lida com estes requisitos complexos e ainda se comunica de forma eficaz? O que vai para a criação de um relatório de Estado do projeto convincente?
vou compartilhar minhas opiniões sobre a criação de relatórios de projetos criativos eficazes neste artigo.,
a finalidade de um relatório de Estado do projecto
no seu coração, um relatório de Estado do projecto é um dispositivo de comunicação.
e como já dissemos anteriormente, a comunicação é o requisito mais importante para a gestão de projetos.
O objetivo de um relatório de Estado do projeto, portanto, é comunicar o status atual do projeto a todas as partes interessadas (Clientes, Patrocinadores, sua própria equipe). É aqui que você diz a todas as partes interessadas como o projeto está se atrasando, quais marcos foram alcançados e quais as questões que você está enfrentando.,se o seu objectivo é ser eficaz e transparente, um relatório detalhado do Estado é uma das armas mais poderosas do seu arsenal.
embora os benefícios dos relatórios de Estado do projecto sejam muitos, os que você deve saber são:
- transparência: Os relatórios de Estado do projecto incluem actualizações detalhadas sobre os marcos alcançados e pendentes. Ele também os alerta para quaisquer problemas atuais ou futuros. Isto melhora a transparência e gera confiança. identificação e prevenção de Riscos: a gestão de Riscos é uma parte crítica da Gestão Integrada de projectos., Um relatório de situação inclui normalmente uma visão pormenorizada das questões e riscos em aberto. Isto pode ajudá-lo a identificar e evitar riscos precocemente.
- melhor gestão de recursos: o relatório de Estado ajuda-o a acompanhar o progresso dos diferentes recursos. Isto pode ajudá-lo a transferir recursos para dentro/para fora do projeto conforme necessário. Por exemplo, se o progresso é lento porque a equipe de design está sub-tripulada, você pode trazer designers adicionais para melhorar o ritmo.
- saúde do projecto: O Relatório de situação oferece uma visão geral de alto nível da saúde do projecto., Dir-lhe-á (e às partes interessadas) se há demasiadas questões em aberto ou demasiados Marcos falhados. Se a saúde é pobre, você pode tomar medidas para corrigir o curso cedo.
- responsabilização: o relatório de Estado diz a todos exactamente qual a parte do projecto que falta e o que precisa de ser realizado no futuro. Isto ajuda a manter a sua equipa responsável.
- Aumento do orçamento / âmbito: este relatório irá deixar claro se o projecto está fora do orçamento ou se há demasiados pedidos de alteração abertos que levam ao aumento do âmbito-vital para uma PM eficaz., para além destes, o relatório sobre o estado do projecto também cria um rasto de questões e preocupações em aberto. Isto pode ser muito útil em caso de conflitos futuros.
para resumir, um relatório de Estado do projecto dá-lhe maior clareza, melhora o seguimento e cria um registo do progresso do projecto. Como uma de suas ferramentas mais importantes, você deve tomar todo o tempo e esforço necessário para torná-lo tão útil quanto possível.,
Components of a Creative Project Status Report
The purpose of a project status report is to track progress and provide clarity on potential issues. Assim, deve ter os seguintes componentes:
I. progresso da tarefa
Esta secção do relatório destina-se a dar às partes interessadas uma visão geral dos progressos do projecto, acompanhando as tarefas concluídas, abertas e futuras.
ele deve ter três componentes:
o que foi realizado
isto é bastante básico; ele rastreia tarefas terminadas, i.e., o que foi realizado no projeto até agora. normalmente, isto apenas abrange o último período de reporte. No entanto, vi situações em que a administração ou os clientes queriam que este fosse um relato contínuo de grandes realizações com datas.
dessa forma, os marcos do projeto completados estão sempre disponíveis para todos verem, mesmo que você não esteja olhando para um cronograma de projeto mestre (o que, surpreendentemente, muitos clientes odeiam olhar porque eles ou acham difícil de seguir ou não entendem isso).,
o que está a acontecer neste momento
esta parte do relatório abrange as actividades em curso neste momento. Este é geralmente um resumo de todas as tarefas importantes ativas no calendário do projeto. O resumo deve situar-se a um nível elevado e não ao nível pormenorizado das tarefas, tal como indicado no calendário do projecto principal.
muitas vezes esta é a base para a maioria da discussão que vai acontecer na chamada de Estado semanal ou reunião com a equipe do projeto e cliente.
What’s coming up
Esta secção dá às partes interessadas uma visão geral das próximas tarefas., É particularmente útil porque ajuda a garantir que ninguém se surpreenda quando uma atividade está prestes a começar.eu gosto de olhar para o que está chegando, não apenas na próxima semana, mas nas próximas duas semanas. As pessoas precisam de tempo para se prepararem mentalmente. Dar – lhes apenas uma semana de janela do que as tarefas estão prestes a começar não é tempo suficiente para que eles estejam prontos para liderar suas próximas tarefas. um aviso prévio de duas semanas geralmente ajuda significativamente. Afinal, o meu objectivo é torná-los produtivos e bem sucedidos, não apanhá-los desprevenidos e contribuir para o seu fracasso.
II., Questões, riscos e pedidos de mudança
como eu disse anteriormente, uma das principais responsabilidades do relatório de Estado do projeto é manter o controle de questões abertas, riscos potenciais e pedidos de mudança. Ter uma seção separada para rastrear estes ajuda muito.
Aqui está o que você deve incluir nesta seção:
status das questões atuais
cada projeto tem algumas questões. Uma lista dessas questões pendentes, Qual é o status atual ou item de ação para cada problema, e a quem cada problema é atribuído é uma grande coisa para incluir no relatório de status.,
ele o mantém na frente de todos e torna fácil incluí-lo como um ponto de discussão vital durante suas chamadas de status semanal.
riscos abertos
esta parte tem duas componentes:
- alertar as partes interessadas sobre quaisquer riscos abertos actuais e o plano de gestão para lidar com eles.
- dar às partes interessadas uma visão geral do plano de gestão do risco para detectar e lidar com os riscos em geral.
pedidos de alteração
gerir pedidos de alteração é uma parte fundamental das responsabilidades de uma PM., Use esta secção para acompanhar os pedidos de alteração abertos actuais. Também destacar os passos que as partes interessadas precisam tomar para lidar com cada pedido.por exemplo, se houver uma alteração no âmbito do projecto, poderá querer que um stakeholder aumente o orçamento do projecto. lembre-se: o seu trabalho não é apenas catalogar preocupações, mas também dar orientações às partes interessadas sobre como lidar com elas.
Change orders history
the change order information is really for informational purposes only., É uma boa idéia, porém, incluir um resumo destes no relatório de status semanal para que o cliente esteja ciente de como e por que o escopo (e orçamento) mudou até agora ao longo da vida do projeto.
III. Marcos & Resultados
gráficos de Gantt no Workamajig para o rastreamento de diferentes marcos
Este é o lugar onde você acompanhar o que percentagem do projeto foi concluída e que metas você já conquistou até o momento., Juntamente com a secção de progresso da tarefa, isto dará às partes interessadas uma visão geral da forma como o projecto está a evoluir.
Aqui está o que você deve incluir na presente seção:
Marcos concluída
Use esta seção para mostrar partes interessadas:
- Quanto (em percentagem) de cada etapa foi concluída até agora
- Atuais marcos
- Terminar marcos
- marcos Futuros
Tente utilizar um formato visual (como um gráfico de Gantt) para melhorar a compreensão.,
Iniciar/terminar datas
Para cada um marco importante, incluem:
- data Prevista de início/término datas
- início/término Real datas
Isto irá dizer às pessoas o quão rápido (ou lento) você foi com o andamento do projeto até o momento.
IV. Financial Health
nesta seção, você vai relatar sobre a saúde financeira do projeto, ou seja, quanto do orçamento foi consumido e se você está no caminho certo para manter o ritmo com as expectativas do orçamento. esta secção não é obrigatória, claro., Alguns clientes preferem não divulgar o orçamento e a saúde financeira do projeto a todos. Nesse caso, você pode remover esta seção completamente ou oferecer uma visão geral de alto nível com detalhes mínimos. Deixar relatórios pormenorizados para a análise financeira.
como criar um modelo de relatório de Estado do projecto
Uma vez que tem de enviar o relatório semanalmente/quinzenalmente/mensal, deseja obviamente um modelo de relatório de Estado do projecto para facilitar as coisas.,
Aqui estão algumas dicas que você deve seguir ao criar o seu modelo:
crie uma visão geral detalhada do Executivo
as suas partes interessadas estão ocupadas. Enquanto alguns deles irão vasculhar todo o relatório, a maioria prefere obter uma rápida visão geral das principais preocupações em um piscar de olhos.assim, Inicie o seu relatório com uma visão geral detalhada.
Aqui está o que deverá incluir nesta visão geral:
- identificadores de Projecto: coloque a informação mais óbvia – o nome do projecto, a data e o nome do Gestor de projecto – no topo do relatório., resumo do Projecto: um breve resumo das principais questões, riscos e Marcos. Incluir tudo o que exija a atenção urgente das partes interessadas. saúde do projecto: a saúde actual de diferentes partes das componentes do projecto (progresso da tarefa, etapas, riscos, etc.).).
usar a visualização sempre que possível
a visualização torna os relatórios complexos muito mais fáceis de ler para executivos com tempo limitado. Sempre que possível, use uma estrutura visual para compartilhar informações, especialmente na seção Visão geral executiva.,
Por exemplo, você pode usar a cor verde para mostrar que um componente está de boa saúde, vermelho para algo que precisa de atenção.se vai adoptar esta abordagem, certifique-se de estabelecer convenções para os dados visuais. Deve ser claro para todos o que as cores “amarelo” ou “vermelho” implicam. As partes interessadas devem saber que tipo de dados serão representados em que formato (gráfico Gantt para o progresso das tarefas, gráficos percentuais para etapas, etc.).
alguns destes podem ser óbvios para você (como códigos de cor para a saúde do projeto), mas é sempre melhor ser óbvio do que assumir qualquer coisa.,
utilizar o mesmo modelo
a coerência é a chave para a clareza ao comunicar a informação. Use o mesmo modelo em todos os relatórios de Estado para garantir que as partes interessadas não se confundem.
tenha em mente que isso irá limitar a sua flexibilidade. Você não será capaz de fazer alterações no momento se você quiser relatar novas informações.
assim, certifique-se de que o seu primeiro modelo tem espaço para todas as informações que você pode querer relatar no futuro. É melhor exagerar do que sub-relatar.,
Use Software de Gerenciamento de projetos
Projecto de relatório de status na Workamajig
a Creative software de gerenciamento de projetos como Workamajig faz relatórios muito mais fácil. O software PM pode acompanhar o estado de diferentes etapas e progresso da tarefa automaticamente. Ferramentas como Workamajig também se alinham com o seu programa de projeto e orçamento para lhe dar (e aos seus stakeholders) uma visão clara sobre a saúde financeira do projeto.
A maioria das ferramentas de PM também têm ferramentas de relatórios embutidas para ajudá-lo a criar relatórios de Estado do projeto e de atividade rapidamente., Você pode exportar estes relatórios como PDFs para compartilhar com clientes.
Conclusion
the creative project status report is one of the most vital communication tools at your disposal. Enviarás relatórios semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Compreender o propósito de um relatório de estado e todos os componentes nele incluídos tornará a comunicação muito mais fácil.
Agora que você leu isso, como isso difere de suas práticas padrão de relatórios de projetos? Que itens que listei acima não considera vitais?, E que itens você inclui semanalmente que eu omiti ou não mencionei?