um pedido de informações (RFI) é um documento incrivelmente útil.quando correctamente trabalhadas, as RFIs permitem às empresas recolher informações facilmente digeríveis sobre potenciais fornecedores. Eles também promovem a concorrência entre os fornecedores, clarificam potenciais novas soluções, e permitem que as empresas tomem medidas significativas para alcançar a solução mais rentável e de mais alta qualidade disponível.
mas a maioria das empresas erram no processo., Quer seja pesquisa pobre, documentação mal escrita, ou acompanhamento ineficaz, erros simples muitas vezes levam a resultados menos do que o ideal.
Tip: Read up on RFP response.então, se você está se preparando para enviar um RFI, ou se você está ansioso para agilizar os processos atuais da sua empresa, Nós temos você coberto.
vamos delinear os passos mais importantes para a criação de RFIs poderosos, definir termos chave, e dizer-lhe exatamente como tornar seus processos formais existentes o mais eficiente possível.,um pedido de informação é um documento que pede informações aos fornecedores sobre os seus produtos e/ou serviços. É um documento preliminar, geralmente enviado no início do processo de compra, com o objetivo de recolher informações gerais sobre a capacidade de um fornecedor para atender às necessidades de uma empresa e resolver problemas únicos.de um modo geral, um RFI é usado para filtrar potenciais candidatos (especialmente nas áreas de construção, TI e publicidade) antes de enviar um pedido mais específico de proposta (RFP) ou pedido de cotação (RFQ).
A RFI geralmente segue um formato padrão., O objectivo do remetente é avaliar quais os potenciais fornecedores viáveis. Como tal, é necessário um certo grau de especificidade nas respostas dos vendedores. No entanto, nesta fase não são apresentadas propostas ou ofertas de preços pormenorizadas.
enviar um RFI tem uma série de benefícios.em primeiro lugar, permite que as empresas reduzam significativamente o conjunto de potenciais fornecedores – o que conduzirá a poupanças tanto a tempo como a dinheiro em fases posteriores, quando for necessário avaliar propostas pormenorizadas.,
Em segundo lugar, porque as respostas são enviadas em um formato padrão, as respostas a um RFI são extremamente úteis para a comparação.finalmente, um RFI pode incentivar a concorrência entre fornecedores, especialmente quando é compartilhado em uma plataforma pública que convida um grande número de respostas.
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RFI vs. RFQ vs. RFP
a diferença fundamental entre um RFI, um RFQ, e um RFP é o nível de detalhe que cada um inclui., Além disso, RFIs, RFQs e RFPs são enviados em diferentes fases do processo de compra, com RFQs ou RFPs enviados quando uma empresa tem uma lista verificada de potenciais fornecedores e está pronto para comprar.um RFI representa a primeira fase do processo de compra. O seu principal objectivo é recolher informações. Em mais casos do que não, um RFI constitui um passo preliminar dado antes do envio de um pedido de proposta ou cotação e do início do processo de licitação.por exemplo, um organismo que concede subvenções pode enviar um RFI para filtrar uma lista de beneficiários que tenciona solicitar propostas de subvenções.,
Aqui está um resumo rápido das principais diferenças:
pedido de informações (RFI)
um pedido de informações gerais sobre a capacidade de um fornecedor fornecer um produto ou serviço – com quaisquer necessidades únicas da empresa requerente tomadas em consideração.
pedido de cotação (RFQ)
solicitação de uma cotação específica para um conjunto normalizado de produtos. Em um pedido de Cotação, uma empresa irá fornecer uma discriminação item-a-item dos serviços ou produtos exatos que exige, juntamente com prazos de entrega., Um pedido de cotação é semelhante a um pedido de proposta (TFR), que convida a apresentar propostas sobre um projecto.
Request for proposal (RFP)
Solicitation for an in-depth proposal for a particular project. Uma RFP é diferente de um RFQ, no sentido de que procura soluções específicas para um não-problema-padrão, muitas vezes, um projeto amplo, em vez de um orçamento para um conjunto definido de produtos que terão as mesmas especificações (ou muito semelhante), independentemente do fornecedor. Neste caso, os fornecedores podem ser grandes empresas ou particulares, como no caso de um pedido de propostas freelance.,
um RFQ, por exemplo, pode ser usado para solicitar uma citação para um número específico de servidores e desktops como parte de um sistema de TI. Um PFR, por outro lado, seria usado para um projeto mais geral, como uma solução terceirizada para o serviço ao cliente.
relacionado: RFI, RFP e RFQ…o que é um TFR? Saiba mais sobre um pedido de concurso!
como é um bom RFI?
so, what does a good RFI look like?
Quando uma empresa envia um RFI, é com um objetivo muito específico em mente: avaliar os fornecedores tão rápida e eficientemente quanto possível.,
para este fim, um RFI sólido terá quase sempre as seguintes seis qualidades:
pede que as informações sejam dadas em um formato padrão
um RFI bem trabalhado irá fornecer detalhes claros sobre como as respostas devem ser formatadas. De preferência, será incluído um modelo que corresponda às especificidades das informações solicitadas.
fornece orientações claras para as respostas
juntamente com um formato claro para as respostas, mais detalhes também são fornecidos sobre como responder., Essas diretrizes incluem um calendário ou prazo para a apresentação, orientações sobre como os fornecedores podem buscar mais esclarecimentos, e detalhes sobre como incluir qualquer informação não essencial-como quando um fornecedor pode ter uma nova solução que pode ser mais adequada para as necessidades da empresa.
não inclui pedidos excessivamente detalhados de produtos/serviços
lembre-se que um RFI é usado para adquirir informações gerais. Se uma empresa pedir preços específicos do produto sem usar o modelo RFQ correto, ele levará a tempo desperdiçado tanto para o remetente quanto para o destinatário.,
não tente mesclar propósitos separados nesta fase. É essencial lembrar que RFIs são destinados para fins comparativos, não para tomar uma decisão final de compra.
considera o receptor
tenha em mente que um fornecedor tem que esgotar recursos para preparar uma resposta. Facilitar o mais possível a recolha e o envio das informações necessárias por parte dos destinatários aumentará a qualidade e a quantidade das respostas.
baseado em um modelo comprovado
RFIs deve ser baseado em modelos que funcionaram bem no passado.,
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(fonte: PandaDoc)
alavancagens seguem as melhores práticas
a pesquisa mostra que os e-mails são enviados mais tarde na manhã dos dias da semana e os e-mails de acompanhamento devem ser enviados com regularidade quase imediatamente após o primeiro e-mail. Siga as melhores práticas para garantir respostas rápidas.
como escrever um RFI
RFIs tendem a ter uma estrutura semelhante, intimamente relacionada com um formato de proposta., Enquanto cada RFI é único-com base nas necessidades únicas do remetente – compreender este formato básico irá dar-lhe uma boa base no crafting RFIs eficaz.
inclua os seguintes quatro elementos no seu RFI:
visão geral
Aqui, descreva o que está a procurar em termos gerais, juntamente com algumas informações introdutórias sobre a sua empresa.
a visão geral não deve ser maior do que alguns parágrafos. Depois de lê-lo, os fornecedores devem entender que o documento é um RFI, saber quem você é, e ser claro sobre quais deliverables você precisa.,
detalhes dos serviços necessários
nesta secção, você deve elaborar com mais detalhes sobre os produtos e / ou serviços que você necessita. Indicar explicitamente quaisquer especificações exatas – tais como preços gerais, prazos de entrega, requisitos de pessoal, etc. – que são apropriadas nesta fase.
Você não quer ser excessivamente detalhado, mas você deve dar informações suficientes para que o fornecedor forneça uma resposta abrangente de acordo com seus requisitos informativos, permitindo que você faça uma comparação robusta.,
orientação sobre como responder
é importante incluir detalhes sobre como um destinatário deve responder.
incluem orientações sobre o formato que os destinatários devem usar ou, melhor ainda, um modelo pré-fabricado. Além disso, inclua aqui o prazo para as respostas.
pontos de clarificação
quaisquer outros detalhes que não se encaixem noutras secções devem ser colocados aqui.
pode incluir informações sobre soluções que não procura – tais como alternativas semelhantes, mas não desejadas, preferências para o pessoal, provas de experiências passadas (estudos de caso), etc., Você também pode incluir informações sobre o seu processo de avaliação.
RFIs na indústria da construção
RFIs na indústria da construção servem duas funções.por um lado, múltiplas RFIs – para trabalho, materiais de construção, serviços de arquiteto, etc. – são enviados antes do início do trabalho, a fim de avaliar os custos estimados do projecto e escolher fornecedores.por outro lado, é comum que as RFIs sejam utilizadas durante toda a construção, à medida que surgem novos requisitos e surgem ambiguidades nos planos existentes.
RFIs são documentos de construção cruciais., Por exemplo, eles são muitas vezes enviados a empreiteiros existentes para procurar esclarecimentos sobre materiais, desenhos, especificações, etc. Existem formatos padronizados para solicitar este tipo de informação, que permitem que todas as partes se coordenem facilmente.
RFIs na publicidade
selecionar um serviço de publicidade, especialmente para um projeto maior, pode ser assustador. Há muitas agências, cada uma com o seu próprio ethos e pontos fortes de design. Além disso, as propostas de publicidade completa geralmente levam muito tempo para avaliar. Isso torna os candidatos filtrantes nas fases iniciais muito importantes.,dado que as agências de publicidade estão estreitamente alinhadas com as marcas dos seus clientes, o RFIs para publicidade deve incluir mais detalhes sobre o remetente do que outras indústrias.da mesma forma, como os Serviços de publicidade tendem a ser bastante “abertos”, é frequentemente apropriado fazer perguntas mais gerais – sobre cultura, experiências passadas, abordagem geral, etc. – e procurar estudos de casos de projectos recentes. Rich media-como vídeos e imagens – também têm um lugar na publicidade RFIs.,
RFIs no sector das TI
RFIs são particularmente úteis para o sector das TI, uma vez que as empresas necessitam frequentemente de soluções diferenciadas e adaptadas por longos períodos de tempo. Estas soluções são fundamentais para o funcionamento de uma empresa e representam invariavelmente um investimento considerável, pelo que o processo de seleção é crucial.
RFIs são excelentes formas de iniciar contato com novos fornecedores., O processo de avaliação envolverá, provavelmente, numerosas fases posteriores – envolvendo demonstrações pessoais e desagregações detalhadas, ponto a ponto -, pelo que estes requisitos de negócio devem ser clarificados no Fi.
além do mais, porque as soluções estão subjacentes são inúmeras inter-departamental processos, um RFI para o setor de TI deve ser clara sobre os vários resultados necessários – como a execução de folha de pagamento, gestão de RH, integração com a tecnologia existente, etc. – para garantir que um fornecedor possa atendê-los.,
reunindo tudo
usado corretamente, RFIs são imensamente benéficos na economia de tempo e dinheiro. Eles permitem que você avalie rapidamente dezenas-se não centenas – de fornecedores, ganhar o melhor preço possível, e formar novos relacionamentos win-win.o foco nos processos subjacentes é a verdadeira chave para o sucesso com RFIs. A implementação de estratégias de escrita comprovadas é essencial. O uso de tecnologia que permite rastrear, testar e melhorar seus processos RFI é absolutamente crítico.
mas não acredite na nossa palavra, deixe que os resultados falem por si!,
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