dokumenty! Zdają się mnożyć tworząc stosy wszędzie. Jeśli mam być szczery, papiery są jedną z najtrudniejszych rzeczy dla mnie, aby pozostać na szczycie. Jest ich tak wiele i próba znalezienia czasu na uporządkowanie wszystkiego, zanim staną się zagraconym stertą, może być męcząca. Jednak posiadanie odpowiednio zorganizowanego systemu archiwizacji może zrobić ogromną różnicę.
myślę, że papier jest walką dla większości ludzi, aby utrzymać porządek., To była jedna z najtrudniejszych rzeczy do zorganizowania. Przyczyniam się to do słabego systemu organizacyjnego. Jeśli nie masz systemu, który działa dla Ciebie, zmień go. Przeszedłem przez kilka systemów, zanim przyszedłem do tego i każdy z nich miał swoje plusy i minusy.
system, którego obecnie używam, to system samooczyszczający. Jest bardzo mało konserwacji (wygraj!) i bardzo łatwo jest przejść do nowego roku. Z powodzeniem używam tego systemu od około 4 lat i nie mam planów, aby go zmienić w najbliższym czasie, ponieważ po prostu działa tak dobrze!,
Ten system plików opiera się na tych samych zasadach, które są używane w systemie plików Freedom. Kiedy to skonfigurowałem, czytałem o systemie Freedom Filer i podobały mi się koncepcje, ale nie Cena. Więc poprawiłem kilka rzeczy i stworzyłem system DIY, który działa dla mnie i mojej rodziny.
Jeśli chcesz skonfigurować swój własny prosty system zgłoszeń, aby utrzymać porządek na nowy rok, po prostu wykonaj poniższe kroki!
ten post zawiera linki partnerskie dla Twojej wygody. Kliknij tutaj, aby przeczytać moją pełną politykę ujawniania informacji.,
czy jesteś przytłoczony bałaganem papierowym? Chwyć prosty przewodnik po systemie archiwizacji, klikając tutaj i w końcu zorganizuj się raz na zawsze!
czego potrzebujesz:
- Skrzynka lub szafka na dokumenty
- kilka różnych kolorowych wiszących plików
- label maker
Jak utworzyć zorganizowany system archiwizacji
#1 Znajdź miejsce przechowywania
powinieneś spróbować przechowywać pliki tak blisko miejsca sortowania dokumentów, jak to możliwe. Dla nas jest blisko naszego biurka., Możesz użyć plastikowej wanny, skrzyni na mleko, małej szafki na dokumenty lub fantazyjnej, która pasuje do Twoich mebli! Cokolwiek ci pasuje. Po prostu upewnij się, że jest we właściwym miejscu lub będzie mniej prawdopodobne, aby faktycznie go używać.
#2 Wyczyść swoje papiery
Zbierz wszystkie papiery, które chcesz zorganizować i zacznij czyścić. (Uwaga: nie jestem doradcą finansowym, księgowym ani żadnym innym Guru finansowym. Po prostu dzielę się tym, co działa na mnie i moją rodzinę.)
prowadzimy do 2 lat rachunki, 7 lat ewidencji podatkowej i ewidencji pojazdów tak długo, jak długo mamy samochód., Informacje o ubezpieczeniach są usuwane, gdy nowe polisy przychodzą pocztą i przechowujemy dokumentację medyczną tylko przez okres do dwóch lat.
sortowanie dokumentów może zająć trochę czasu. Pamiętaj, aby zablokować co najmniej kilka godzin dnia i znaleźć program, który chcesz oglądać na Netflix lub Amazon Prime
tak wiele z tego, co przechowujemy można znaleźć w internecie, jeśli jest to naprawdę potrzebne. Więc moje motto z papierkowej jest najczęściej, jeśli masz wątpliwości wyrzucić go!
#3 organizuj
Po oczyszczeniu nadszedł czas na sortowanie i umieszczanie ich w podobnych kategoriach., Poniżej znajdziesz Kategorie, których używam. Jeśli chcesz jeszcze więcej pomocy, możesz znaleźć wszystkie poszczególne foldery, których używam na ściągawce, którą możesz złapać na dole tego postu!
będziesz chciał pobrać foldery i dodać etykiety przed naprawdę sortowaniem. Twórz etykiety dla plików, o których wiesz, że będziesz musiał zacząć. Najprawdopodobniej dodasz więcej w trakcie całego procesu, ale posiadanie przynajmniej punktu początkowego będzie bardzo pomocne.
Jeśli znajdziesz się w jednym folderze, możesz potrzebować ponownej oceny. Za dużo trzymasz?, Czy możesz rozdzielić ten folder na wiele folderów? Im mniej masz w każdym folderze, tym łatwiej będzie Ci znaleźć dokumenty, gdy ich potrzebujesz.
jak działa ten System
Ten system działa, ponieważ zmusza cię do przeglądania dokumentów, które przechowujesz przynajmniej raz w roku. Trzymasz niepotrzebne dokumenty przez lata.
utworzyłem 7 kategorii i rozdzieliłem je na 7 kolorów. Możesz potrzebować mniej więcej w zależności od dokumentów, które planujesz przechowywać.,nansowy
- wyciągi bankowe
- Informacje o karcie kredytowej
- Informacje o koncie emerytalnym
#5 Jasnoniebieski – różne
- pay Stubs
- dokumenty związane z pracą
- plik dla każdego członka rodziny
#6 pomarańczowy – Miesięczne wyciągi z rachunku (rok nieparzysty)
- rachunek za prąd
- rachunek satelitarny
- rachunek za wodę
#7 Fioletowy – informacje podatkowe
- folder dla każdego z ostatnich 7 lat informacji podatkowych
każda kategoria jest inna i używana w inny sposób., Nigdy nie powinieneś siedzieć i „sprzątać” swojej szafki na dokumenty od przodu do tyłu! Oto, co robisz w każdej kategorii:
- RED – ponieważ ta kategoria jest wypełniona ważnymi dokumentami, większość z nich zostanie. Generalnie przechodzę przez tę jedną kategorię na początku roku i niszczę wszystko, co jest starsze niż rok. Tak więc w styczniu 2017 r. zniszczę wszystko z 2015 r. Oczywiście wszystkie akty urodzenia, małżeństwa i tym podobne pozostaną na miejscu., Przechowuję wszystkie rejestry pojazdów, dopóki ten pojazd nie będzie już w naszym posiadaniu, więc akta zmieniają się tylko wtedy, gdy zmienią się nasze pojazdy.
- Ciemny niebieski – Ta kategoria jest uważana za kategorię wewnętrzną i zewnętrzną. Powinien trzymać Twoje polisy ubezpieczeniowe i to wszystko! Jeśli otrzymasz nową polisę, po prostu poddasz ją recyklingowi.
- żółty & pomarańczowy – w tej kategorii znajdują się deklaracje rachunków z roku parzystego. Więc teraz trzyma wszystkie rachunki z 2016 roku. Rachunki przechowuję do 2 lat na wypadek jakichkolwiek rozbieżności., W styczniu, gdy rok zamieni się w nieparzysty, zamienię żółte, parzyste foldery roku na pomarańczowe, nieparzyste foldery roku. Wszystko w pomarańczowych folderach jest obecnie z 2015 roku. Zostanie natychmiast usunięty i rozdrobniony podczas przełączania.
- zielony – ten folder zawiera wszelkie informacje o kartach kredytowych, dokumentach emerytalnych, rachunkach inwestycyjnych. Jesteśmy bez papieru dla większości rzeczy, więc te naprawdę po prostu przechowują główne informacje o koncie dla każdego. Jeśli kiedykolwiek otrzymam coś nowego, po prostu wyciągam odpowiedni folder i upewniam się, że zniszczę wszelkie stare, nieaktualne informacje.,
- Jasnoniebieski – szczerze mówiąc, nie lubię mieć sekcji różnej. Jednak było to konieczne z lewej strony folderu musiałem utworzyć. Ta sekcja nie zawiera mnóstwa przydatnych rzeczy i muszę je przeglądać co roku, aby upewnić się, że nie wymkną się spod kontroli. Nie składamy Papierów w tym folderze zbyt często, więc zwykle pozostaje dość schludny.
– ul >
papiery przychodzące do naszego domu
dość szybko wyrzucamy wszystko, co jest potrzebne., W naszej spiżarni znajduje się wieszak ścienny na 2 pilniki. Najlepsze akta to wszystko, co może być potrzebne do odniesienia się do szkoły naszego syna. Obejmuje to takie rzeczy, jak menu lunchowe lub wszelkie ważne notatki. Zazwyczaj wyciągam i czyszczę ten folder raz w miesiącu. Drugi folder zawiera kupony do różnych sklepów w naszej okolicy, które otrzymujemy pocztą (np. Kohls, Bath & Body Works, itp.).
Jeśli kiedykolwiek otrzymamy rachunek, który trzeba zapłacić, albo zapłacimy go od razu, albo ustawimy go na naszym biurku, aby zapłacić później tego wieczoru., Staramy się również złożyć wszelkie dokumenty, które należą do naszego systemu plików, jak tylko pojawią się. Mam małe papierowe pudełko na drukarce, w którym umieszczam przedmioty, które „wymagają uwagi.”Staram się zajmować wszystkimi dokumentami przynajmniej raz w tygodniu, aby nie wymknęły się spod kontroli.
naprawdę mam nadzieję, że znalazłeś inspirację i zachętę, aby zapanować nad swoim papierowym bałaganem! Bałagan papierowy może być przytłaczający czasami. Jeśli jednak możesz uzyskać dobry system, który działa dla Ciebie, w mgnieniu oka będziesz na drodze do bardziej organizującego się systemu archiwizacji!,
możesz pobrać darmowy arkusz do druku, który pokaże Ci wszystkie różne pliki, których używamy w naszej rodzinie poniżej!
jaki system jest dla Ciebie najlepszy?
chociaż uwielbiamy używać tego systemu do składania dokumentów, nie jest on dla wszystkich. Jeśli jesteś po prostu zmęczony bałaganem papieru i chaosem w domu, Gorąco polecam rozważenie przejścia na papier. Możesz dowiedzieć się wszystkiego o tej metodzie składania w książce Donnie Lawson the Paperless Home.
jak utrzymać porządek w papierach?,
Ściągawka systemu plików
wystarczy wpisać swoje imię i nazwisko oraz adres e-mail, a zostanie on dostarczony do twojej skrzynki odbiorczej!