Maak een georganiseerd bestandssysteem

Papers! Ze lijken overal stapels te creëren. Als ik eerlijk ben, papieren zijn een van de moeilijkste dingen voor mij om op de hoogte te blijven. Er zijn er zo veel en proberen om de tijd te vinden om alles te sorteren voordat ze een rommelige stapel worden kan vermoeiend zijn. Het hebben van een goed georganiseerd archiefsysteem kan echter een enorm verschil maken.

Ik denk dat papier een strijd is voor de meeste mensen om georganiseerd te blijven., Het was een van de moeilijkste dingen voor mij om te organiseren. Ik draag dit bij aan een slecht organisatorisch systeem. Als je geen systeem hebt dat voor je werkt, verander het dan. Ik ging door verschillende systemen voordat ik naar deze kwam en elk had zijn voor-en nadelen.

het systeem dat ik momenteel gebruik is een zelfreinigend systeem. Er is zeer weinig onderhoud (WIN!) en het is super makkelijk om over te stappen naar een nieuw jaar. Ik heb met succes met behulp van dit systeem voor ongeveer 4 jaar en ik heb geen plannen om het te veranderen op elk gewenst moment snel, want het werkt gewoon zo goed!,

dit bestandssysteem is gebaseerd op dezelfde principes die worden gebruikt in het Freedom Filer systeem. Toen ik dit opzetten, ik lees over de Vrijheid Filer systeem en vond de concepten gewoon niet de prijs. Dus ik tweak een paar dingen en creëerde een doe-het-zelf systeem dat werkt voor mij en mijn familie.

Als u uw eigen eenvoudige archiefsysteem wilt opzetten om u georganiseerd te houden voor het nieuwe jaar, volg dan de onderstaande stappen!

dit bericht bevat affiliate links voor uw gemak. Klik hier om mijn volledige disclosure policy te lezen.,

bent u overweldigd door papier rommel? Pak de eenvoudige archivering gids door hier te klikken en eindelijk georganiseerd voor eens en voor altijd!

wat u nodig hebt:

• archiefdoos of kast
• verschillende gekleurde ophangbestanden
• label maker

Hoe maak je een georganiseerd archiefsysteem

#1 een opslaglocatie

zoeken u moet proberen uw bestanden zo dicht mogelijk op te slaan waar u papier sorteert. Voor ons is het vlakbij ons bureau., U kunt gebruik maken van een plastic kuip, melk krat, een kleine archiefkast of een mooie die past bij uw meubels! Wat voor jou werkt. Zorg ervoor dat het op de juiste locatie is of u zult minder kans hebben om het daadwerkelijk te gebruiken.

#2 Verwijder uw Papers

Verzamel alle papers die u wilt organiseren en begin met het zuiveren. (Opmerking: Ik ben geen financieel adviseur, accountant, of een andere financiële goeroe. Ik deel gewoon wat werkt voor mij en mijn familie.)

We houden tot 2 jaar aan rekeningen bij, 7 jaar oude belastinggegevens en voertuiggegevens zolang we de auto hebben., Verzekeringsinformatie wordt gewist wanneer nieuwe polissen komen in de post en we houden alleen medische dossiers voor maximaal twee jaar ook.

Sorteren door uw papers kan enige tijd duren. Zorg ervoor dat u ten minste een paar uur van uw dag blokkeert en vind een show die u wilt bekijken op Netflix of Amazon Prime! 🙂

zo veel van wat we opslaan kan online worden gevonden Als het echt nodig is. Dus mijn motto met papierwerk is meestal, bij twijfel gooi het eruit!

#3 organiseer

als je eenmaal voor purged hebt, is het tijd om door te sorteren en ze in soortgelijke categorieën te plaatsen., Hieronder vind je de categorieën die ik gebruik. Als u nog meer hulp wilt, kunt u alle van de afzonderlijke mappen die ik gebruik op het spiekbriefje kunt u addertje onder aan dit bericht!

u wilt de mappen pakken en labels toevoegen voordat u echt sorteert. Maak labels voor bestanden waarvan je weet dat je moet beginnen. U zult waarschijnlijk meer toe te voegen als je gaat door het hele proces, maar het hebben van ten minste een startpunt zal zeer nuttig zijn.

Als u merkt dat u een aantal papers in één map propt, moet u mogelijk opnieuw evalueren. Bewaar je te veel?, Kun je die map scheiden in meerdere mappen? Hoe minder je in elke map hebt, hoe gemakkelijker het voor u zal zijn om daadwerkelijk het papierwerk te vinden wanneer u het nodig hebt.

Hoe werkt dit systeem

Dit systeem werkt omdat het je dwingt om minstens één keer per jaar naar de papieren te kijken die je opslaat. Je houdt jarenlang onnodig papierwerk bij.

Ik heb 7 categorieën gemaakt en ze gescheiden in 7 kleuren. Het kan zijn dat u meer of minder nodig heeft, afhankelijk van het papierwerk dat u van plan bent op te slaan.,de nanciële

• bankafschriften
• Credit Card Informatie
• pensioenrekening Informatie

#5 LICHT BLAUW – Diversen

• loonstrookje
• Werk Gerelateerde Papierwerk
• Een Bestand voor Elk gezinslid

#6 ORANJE – Maandelijkse Factuur Jaarrekening (Oneven Jaar)

• energierekening
• Satelliet-Bill
• waterrekening

#7 PAARS – Fiscale Informatie

• Een Map voor Elk van de Afgelopen 7 Jaar van Fiscale Informatie

Elke categorie is anders en gebruikt op een andere manier., Je zou nooit meer moeten gaan zitten en je archiefkast van voor naar achter” schoonmaken”! Dit is wat je doet in elke categorie:

• rood-omdat deze categorie gevuld is met belangrijke papierwerk, zal het grootste deel ervan blijven. Ik ga over het algemeen door deze ene categorie Aan het begin van het jaar en versnipperen alles wat ouder is dan een jaar. Dus in januari 2017 zal ik alles uit 2015 versnipperen. Natuurlijk zullen alle geboorteakten, huwelijksakten en dergelijke blijven zitten., Ik bewaar alle voertuiggegevens tot dat voertuig niet meer in ons bezit is, zodat het bestand alleen verandert als onze voertuigen veranderen.

• donkerblauw-deze categorie wordt beschouwd als een in-en uitcategorie. Het moet houden uw verzekeringspolissen en dat is het! Als je een nieuw beleid krijgt, recycle je gewoon het oude beleid.

• geel & Oranje – deze categorie bevat de bill statements van het even jaar. Op dit moment staan er alle rekeningen van 2016 in. Ik bewaar rekeningen tot 2 jaar voor het geval er verschillen zijn., In januari, als het jaar omslaat naar een oneven jaar, zal ik de gele, even jaarmappen omwisselen met de oranje, oneven jaarmappen. Alles in de oranje mappen is momenteel uit 2015. Het zal onmiddellijk worden verwijderd en versnipperd tijdens de schakelaar.

• groen-Deze map bevat alle creditcardgegevens, pensioenpapieren, informatie over beleggingsrekeningen. We zijn papierloos voor de meeste dingen, dus deze bevatten echt alleen de belangrijkste accountinformatie voor elk. Als ik ooit iets nieuws Ontvang, trek ik gewoon de juiste map en zorg ervoor dat alle oude, verouderde informatie versnipperen.,

• Lichtblauw-om eerlijk te zijn, Ik vind het echt niet leuk om een Diversen sectie te hebben. Echter, het was nodig met de map links die ik nodig had om te maken. Deze sectie bevat niet een ton van nuttige dingen en ik moet sorteren door het elk jaar of zo gewoon om ervoor te zorgen dat het niet uit de hand loopt. We archiveren niet vaak papieren in deze map, dus het blijft meestal behoorlijk netjes.

• PURPLE-onze belastinginformatie is eenvoudig of staats-en federale belastingen, W – 2-formulieren, en alle belastbare recht offs die we de afgelopen 7 jaar hadden., Ik houd 8 mappen, zodat ik een map voor het huidige jaar als papierwerk komt in evenals 7 jaar ter waarde van fiscale informatie. Dus in januari 2017 haal ik het papierwerk uit de map 2009 en versnipper ik het. Dan zal ik die map om te zetten in de 2017 map, zodat we een plek om fiscale informatie te zetten het hele jaar door als het komt in. Ik heb ook jaren 2010-2016 als records gehouden voor het geval we ze ooit nodig hadden voor IRS doeleinden.

Papers die ons huis binnenkomen

we gooien al snel alles weg wat nodig is., Er is een 2-file wandhanger die in onze bijkeuken is opgeslagen. Het bovenste dossier is voor alles wat belangrijk is dat we moeten verwijzen met betrekking tot de school van onze zoon. Dit omvat dingen zoals het lunchmenu of belangrijke notities. Ik over het algemeen trek en purge door deze map een keer per maand. De tweede map bevat coupons voor verschillende winkels in ons gebied die we in de mail ontvangen (bijvoorbeeld Kohls, Bath & Body Works, etc).

als we ooit een factuur ontvangen die betaald moet worden, betalen we deze meteen of zetten we deze op ons bureau om later die avond betaald te worden., We proberen ook al het papierwerk dat hoort in ons archiefsysteem op te bergen zodra het binnenkomt. Ik heb een kleine papieren doos op mijn printer waar ik items die “aandacht nodig.”Ik probeer om te gaan met al het papierwerk ten minste een keer per week, zodat het niet uit de hand loopt.

Ik hoop echt dat je wat inspiratie en aanmoediging hebt gevonden om je papier rommel onder controle te krijgen! Papier rommel kan soms overweldigend zijn. Echter, als je een goed systeem op zijn plaats dat werkt voor u kunt krijgen, dan bent u op uw weg naar een meer organiseren archiefsysteem in een mum van tijd!,

u kunt een gratis afdrukbare spiekbriefje dat u alle van de verschillende bestanden die we gebruiken in onze familie hieronder zal tonen!

dus welk systeem is het beste voor u?

hoewel we dit systeem graag gebruiken voor het archiveren, is het niet voor iedereen. Als je gewoon moe bent van de papier rommel en chaos in uw huis, raad ik ten zeerste aan om te overwegen papierloos te gaan. Je kunt alles leren over deze manier van archiveren in Donnie Lawson ‘ s boek The Paperless Home.

hoe houdt u uw papers georganiseerd?,