En virtuell assistent er en person som gir administrative tjenester til klienter mens du arbeider fra en ekstern plassering. Virtual assistenter er ofte uavhengig, selvstendig næringsdrivende entreprenører, men du kan også jobbe med en virtuell assistent byrå., I tillegg er det mange kandidater har noen års erfaring som en administrativ assistent eller office manager på en profesjonell office-innstillingen.
Hvis du vurderer å ansette en virtuell assistent, her er alt du trenger å vite:
Virtuell assistent ansvar
En av de store fordelene med å ansette en virtuell assistent er små bedrifter kan velge og betale for de tjenestene de trenger., Denne graden av fleksibilitet kan lagre bedriftseiere tusenvis av dollar hvert år, mens det også gir dem mulighet til å utvide sin kontrakt som virksomheten vokser og krever mer tjenester.,
Noen av de mest vanlige oppgaver og ansvar i en virtuell assistent inkluderer:
- Kalender/timeplan ledelsen
- reiseplaner
- Filen organisasjonen
- E-post overvåking
- Anrop management
- Bokføring og regnskap – >
- Sosiale medier management
- Klarering potensielle kunder og partnerskap
- Kundeservice oppgaver
Avhengig av behovene til virksomheten, en virtuell assistent kan fungere som en executive assistant, administrative assistant eller personlig assistent.
har du behov for en virtuell assistent?,
- For mange små bedrifter, tanken på å ansette og overlate bestemte oppgaver til en virtuell assistent er skremmende. Noen bedriftseiere kan føle at de ikke har økonomiske eller tid til å introdusere en virtuell assistent for deres selskap. Men, akkurat som du ikke kan bygge et imperium alene, kan du ikke håndtere alle aspekter av din bedrift alene.
Her er noen tegn på at det er på tide å ansette en virtuell assistent:
- Du tilbringer for mye tid på repetitive eller menial oppgaver., Hvis du vurderer å ansette en virtuell assistent, men du er ikke sikker på at du er klar, kan du begynne å spore hvor mye tid du bruker håndtering av små, menial oppgaver. Disse oppgavene kan omfatte å svare på e-post, administrere kalenderen eller booking avtaler. Hvis du bruker flere timer hver uke på repetitive oppgaver, kan det være på tide å outsource dem til en virtuell assistent.
- Du trenger ikke full-time hjelpe, bare mer hjelp. Hvis bedriften din krever en full-time-assistant som administrerer flere involvert oppgaver, ikke ansette en virtuell assistent., Snarere, virtuelle assistenter er ideell for bedrifter som trenger å avlaste en eller to bestemte oppgaver eller prosjekter som ikke rettferdiggjøre å ansette en full-time lønnede ansatte.
- har Du budsjett for det. Før ansette en virtuell assistent, utarbeide en kost-nytte-analyse for å fastslå verdien av tid sammenlignet med kostnaden for tiden arbeider på bestemte oppgaver. Hvis du har budsjett til å leie en del tid leverandøren og kost-nytte-analyse angir at du vil få verdifull tid tilbake, se for en virtuell assistent.,
Ansette virtual assistance på en prøveordning er et godt første steg til å finne en arbeidstaker som passer din small business kultur.
Hvordan å ansette en virtuell assistent
Trinn 1: Dokumentere prosesser
Før du begynner å lete etter en virtuell assistent, dokumentere hver oppgave, et prosjekt og prosess du ønsker å videreføre til en assistent. Der det er mulig, lage trening eller standard operating procedure dokumenter som nye ansatte eller underleverandører kan bruke til å få opp til hastighet., Være grundig og sørg for å inkludere alle ønskede resultatene du ønsker å oppnå.
Trinn 2: Legge inn en jobb beskrivelse
Neste, lage en stillingsbeskrivelse som er klart, konsist og beskriver bestemte oppgaver du ønsker å delegere. Du bør også inneholde en liste over ferdigheter og verktøy kandidater bør ha eller være dyktig i, for eksempel Excel, G Suite, Zendesk, etc. Når du har en utarbeidet stillingsbeskrivelse, kan du legge den på et nettsted eller i en mappe., Populære steder for å finne en virtuell assistent inkluderer:
- Upwork
- Virtual Assistant Assistent
- QuickMonday
- Guru
Trinn 3: Gjennomgå søknader og gjennomføre intervjuer
Avhengig område(r) som du legger ut på jobb beskrivelse på, kan du raskt begynne sifting gjennom hundrevis av programmer. For å filtrere ut lav-innsats søkere raskt, bør du vurdere å legge til et uvanlig spørsmål, eller «Easter egg» i din jobb å poste. For eksempel, på bunnen av beskrivelsen, kan du be søkere til å inkludere navnet på deres favoritt bok.,
Når du begynner å intervjue, sørg for at du spør grundig intervju spørsmål for å fastslå hvorvidt de er i stand til å håndtere de oppgavene du ønsker å delegere.
Trinn 4: Leie en prøveordning
Når du har funnet en sterk kandidat, kan du leie dem på en prøveordning, hvis det er mulig. Dette vil gi deg tid til å se hvordan de opererer, og hvorvidt de er en god passform med din bedrift. Hvis du begynner å arbeide med en virtuell assistent som ikke fungerer, er det best å kutte båndene raskt og flytte på., Hvis du finner noen som forstår dine behov og er en god passform med din bedrift, kan du få dem mer inn i folden.
CO— har som mål å gi deg inspirasjon fra ledende respekterte eksperter. Men før du gjør noen forretningsmessig beslutning, bør du oppsøke en fagperson som kan gi deg råd basert på din situasjon.
Vil du lese mer? Sørg for at du følger oss på LinkedIn!