– Saken for å Administrere MRO Inventar

Ved MMH Ansatte · April 1, 2013

I en tidligere jobb, jeg var materialer som manager i en fabrikk. Et «verktøy for barneseng» var depotet for kontorrekvisita og sikkerhet-rekvisita; mesteparten av vedlikehold, reparasjon og drift (MRO) beholdningen var kontrollert av vedlikeholdsavdelingen og var i ekstase over hele anlegget. Min gruppe satt ut for å bringe beste praksis i lagerstyring til MRO verdikjeden.,

Festene var de første MRO komponent kategori som det har vi gjort. Vi har valgt en leverandør for å komme inn og regelmessig fylle festene i en sentral strømpe området. Leverandøren inventoried og lager hyllene og fakturert oss månedlig. Denne enkle prosessen endring eliminert mange av innkjøpsordrer og de tilknyttede kostnadene som hadde vært typisk for den tidligere ordning, og det var også utformet for å sikre at vedlikehold personalet visste alltid hvor du skal få festene de trengte for å løse sine oppgaver.,

Men det var fortsatt motstand mot ideen om materialstyring-funksjonen tar kontroll over alle MRO forsyning. Vendepunktet kom da lager av foundry å trykke kjegler—brukes til å kontrollere flyten av smeltet metall fra en ovn øse—fikk lov til å løpe ut og kjøpe team måtte kilde og fremskynde påfyll på en søndag. Det ble klart for alle at det er gjort mer forretningsmessig fornuftig å lager foundry rekvisita i verktøyet sengen. Snart etter, ekstra forsyninger for å tappe kjegler ble flyttet inn i sengen., Ikke bare var MRO sentralt vedlikeholdt og er sortert etter det, men foundry vedlikehold området rengjøring bedre fordi det ikke lenger var trinser av materialer som sitter rundt som «vedlikehold ting.»
Som dette scenariet viser at det er mulig å effektivisere MRO inventory management praksis og produsere betydelige fordeler for organisasjonen som et resultat. Denne artikkelen vil ta flere av de grunnleggende trinnene for at organisasjoner kan ta for å forbedre sin MRO supply chain aktiviteter.,

MRO Lager: Mulighet

Først av alt, la oss være tydelige på hva vi mener med «MRO rekvisita.»Vi snakker om rekvisita som forbrukes i produksjonsprosessen, men som ikke er blitt en del av sluttproduktet, eller ikke er sentrale for organisasjonens salgbar produksjon.,1 denne definisjonen inkluderer elementer slik som reparasjon av komponenter, skjæring væsker, smøremidler og verktøy, samt kontor-rekvisita, renhold og andre vaktmestertjenester produkter, møbler, lysarmatur, byggevarer, sikkerhet rekvisita, og andre forbruksvarer som ikke er direkte knyttet til organisasjonens kjerne produkter eller tjenester.

bruke på MRO lager kan være meget betydelig. Bare to eksempler: Helikopteret Foreningen International sin årlige undersøkelse av driftsmessige resultater viser at 40 prosent til 45 prosent av utgiftene er vedlikehold-relatert.,2, Og på en Tier En automotive leverandør, ca 40 prosent av den årlige innkjøp utgifter er fortært av MRO materialer. Som selskapene fortsetter å kjempe på kostnadene foran, få se sannsynligheten for MRO tilbringe fallende. En fersk undersøkelse viste at nesten 60 prosent av industrien ledere i undersøkelsen forventer å opprettholde deres nivåer av MRO tilbringe i 2013.

Dessverre, skjønt, MRO tilbudet er ofte oversett som en «inventar» ansvar, og som en konsekvens, det er sjelden behandlet med den grundighet og oppmerksomhet som den bør være., Det er desto mer beklagelig i 2013, og alle de mer avgjørende for organisasjoner med å forstå og håndtere sine kostnader, gitt de mange usikkerheter og volatiliteten i den globale økonomien. Men i min erfaring, MRO tilførsel aktiviteter har lite direkte ansvarlighet, og er drevet for ofte av stockouts snarere enn til noen overordnet supply chain plan. Ofte har jeg sett situasjoner der MRO lageret er kostnadsført og ligger i et område uten noen identifiserbar locator system, ID, eller en brukshistorie., Selv om flere bedrifter kommer rundt til den oppfatning at MRO rekvisita er sanne kostnader som kan spores og kontrollert, klart det er rom for systematisk kontroll og mer effektive metoder for håndtering.

MRO vs. «Ekte» Inventory Management

Tradisjonell inventory management dekker råstoff, deler, arbeid i prosessen (VIA), og
ferdig varer er kontrollert og administrert til optimale nivåer, og gir nok tilførsel til å dekke dagens produksjon behov og mulighet for den mest sannsynlige situasjoner., Lageret er vanligvis kontrolleres gjennom en prosess kjent som syklus teller, ved hjelp av ABC-analyser koster. Lageret er mottatt og ligger i et lager eller VIA beliggenhet og decremented som det er brukt. Når en enterprise resource planning (ERP) – systemet er utnyttet, beholdningen kan bli oppfylt gjennom en omorganisere etterretning gjennom MRP eller gjennom en kanban type system hvor leverandøren eller som leverandøren er varslet og lageret er oppfylt. Stykklister er holdt for slutten produkter; de detalj beløp og kostnader av beholdningen., Det er aldri et spørsmål om ledelse, for å gjøre en slutt løpe rundt i systemet for å fremskynde prosessen, som ville skade alt fra tilbake flushing til varelageret, og mange andre nøkkeltall.

Imidlertid MRO inventar ofte mangler de fleste av disse kontrollene eller praksis. Det er svært sjelden målt i form av inventar på hånd, slår, foreldelse, eller bruk. Det generelt blir mindre enn en gang i året; be om å fylle priser er vanligvis mindre enn 80 prosent.3 Ofte, mange av forsyninger som kreves for MRO oppgaver er faktisk på lager, men de bare ikke kan være plassert., En annen ytelse underskudd: mange av de elementer som kreves for vedlikehold eller reparasjoner som er oppnådd med spot kjøper som ignorerer pris i favør av tilgjengelighet. Enda verre: rask frakt blir en faktor i tillegg. Det er også kostnaden av ikke-planlagt nedetid, venter på reparasjon av komponenter som allerede måtte være et sted i anlegget.

På samme tid, det er spørsmålet avlede svært betalt vedlikehold personell fra reparasjoner og planlagte vedlikeholdsaktiviteter. La dem gjennomføre materialstyring arbeid er ikke den beste bruken av sin kompetanse og tid., Jeg har hørt mer enn en fabrikksjef klager om vedlikehold ansatte som sitter på et kontor snakke med leverandører, og i samme åndedrag, stønnet om utstyr nedetid.

Det er også store forskjeller i forvaltningen av kontantstrømmen når vi sammenligner tradisjonell inventory management praksis med hva det er fremdeles typisk med MRO. Det er ikke uvanlig for en maintenance manager for å forsøke å «spare penger» ved å kjøpe større mengder av, si, maskiner komponenter for å få en pris pause., Men det betyr som regel at en stor kontant utlegg for inventar som er kostnadsført når det er mottatt, snarere enn å være på bøker—og som kan gå tapt eller bli foreldet. På produksjon side, supply chain fagfolk overfor lignende volum problemer vil håndtere forhandlinger tillatt for mottak av volumet rabatter, men vil vanligvis delt leveransene i flere datoer, og dermed minske bekostning innvirkning, å redusere mengden av hylleplass nødvendig for bestanden, og dermed for avbestilling i tilfelle at elementene er ikke lenger nødvendig.,

Rooting Ut den «Skjulte» Inventar

en Annen vanlig MRO praksis er bruken av «skjult» eller «privat» beholdninger av materiale som enkeltpersoner holde i for å sikre at de har elementer når de trenger dem. Materialet kan være i verktøyet bokser, hyller, eller skjult i arbeid skap. Dette squirreled unna inventory kommer på noen betydelige kostnader for organisasjonen—alt fra den åpenbare overflødig inventar til rask frakt avgifter.,4

jeg har deltatt på flere anlegg ren-ups hvor store områder har blitt omorganisert og materialet har blitt kastet av fordi utstyret var kjøpt for ikke lenger eksisterer eller mer vanlig, ingen husker hvorfor materialet ble kjøpt i første omgang. I de samme lokalene, jeg har sett deler rask for en nødsituasjon, reparasjon jobb, bare for å ha det andre-shift vedlikehold person utføre reparasjonen med deler allerede i sin verktøykasse. Et annet eksempel: i en Tier En automotive anlegget, vi hadde maskinering biter som var lagret på en ære systemet., En dag, det var ingen biter på hånden og ingenting på bestilling. Mens kjøpere laget hektiske samtaler, drift folk planer om å utvide bruken av de resterende biter. Det ble antatt at virksomheten ville lide innen 12 timer. Det viste seg at det var nok lager i operatørenes verktøyet boksene for å kjøre drift i mer enn 48 timer uten å gjøre noen av de gymnastikk som kreves for å forlenge levetid på hver bit.

Det er litt av en «Supermann kompleks» på displayet i slike situasjoner; den ansatte sparer dagen fordi han har rett deler akkurat det.,

Fem Beste Praksis i MRO Management

Så hva er kjennetegnene på god MRO inventory management? I min erfaring, det er fem aspektene som utgjør beste praksis:

1. Sentral beliggenhet MRO inventar. Det er alltid mer effektiv til å lagre MRO rekvisita på ett sentralt sted per innretning snarere enn å holde dem i ulike ukjente steder. Det er avgjørende å få datasystemer til å spore, administrere og kontrollere inventar., Bevæpnet med bruk av data og transaksjonskostnader, en organisasjon kan «høyre-størrelse» sin MRO beholdningen i samsvar med verdikjeden standarder for ytelse.5In en Tier En automotive leverandør, vi flyttet alt av vedlikehold elementer til en kontrollert område. Beholdningen ble katalogisert, er tilordnet en del tall, og ligger på hyller det ble også identifisert med en steds-ID. Beholdningen var så stor, øke balansen og slik at kostnader til rutinemessig vedlikehold av utstyret spores riktig., Den nye «lager, samt» da var bemannet med erfarne supply chain personell som hadde etablert relasjoner med leverandører, og som har forstått konseptet av å samarbeide med leverandører for å bidra til å drive ned kostnadene. Hvor praktisk, leverandører oppfordres til å eie og ha kontroll over lageret og å sende minimale mengder for å dekke «etter behov» inventar krav. Det ble også arbeidet med å kontrollere kostnadene ved å bruke lavere kostnader, men fullt kompatible komponenter snarere enn «vedlikehold foretrukket» deler., Kollektivt, disse initiativene grunnlaget for et forebyggende vedlikeholdsprogram; programmet involvert i planlegging av utstyr nedetid og etablere en plukkliste for reparasjon artikler og utstyr for å sikre at reparasjonskostnader ville bli tatt opp nøyaktig og økonomiske prognoser vil bedre seg markant.
2. Leverandør-kontrollerte forsendelse på lager. Mange organisasjoner har brukt tredjeparter til å administrere MRO inventar.,6 Leverandør-managed inventory (VMI) tilnærminger er godt utprøvd i mainstream-supply chain management—ofte innebærer leverandørens personell være på stedet for å administrere inventar. Dette gjør at kunden ansatte til å fokusere på sin kjernevirksomhet funksjoner, med visshet om at det MRO beholdning er administrert riktig av en pålitelig partner. Og det betyr at leverandøren har fått større synlighet av etterspørsel nedstrøms, kan være i stand til å tilby volumrabatter som vedlikehold representant på kunden ikke ville ha tilgang til.,Den VMI tilnærming kan også bidra til å redusere papirarbeid og redusere antall inventar transaksjoner på kundens side, siden kunden betaler for materiale som det er brukt. Faktureringen kan være planlagt på en ukentlig eller månedlig basis for å effektivisere gjeld prosessen, trimming antall bestillinger som er opprettet og dermed redusere transaksjonskostnader. Disse besparelsene kan være imponerende i seg selv: Tall for kostnader til å behandle en bestilling (PO) i området fra $60 til $300, medregnet utgifter til alt fra lønn til personale som er involvert i å betalbare kostnader og kommunikasjon kostnader.,7 La oss anta at en figur av $150; en reduksjon på 50 prosent på årlig volum på 5.000 MRO bestillinger ville være $375,000 i PO kostnadene alene.
3. En nøyaktig, up-to-date faktum base. Dette er et annet viktig element, sammen med standardisere prosesser for strømpe, forbruk og analyse for bedre ledelse. Når det er standard forretningsprosesser, det gjør det lettere å utvikle en nøyaktig, rettidig base av data, noe som i sin tur muliggjør vedlikehold/fasiliteter lagene til å planlegge bedre planlagte vedlikeholdsaktiviteter og gjør dem i stand til å forutsi koster mye mer nøyaktig., Også, tidslinjene som kreves for at en planlagt vedlikehold vil bli mer nøyaktig, slik at operativt personell til å bedre planlegge rundt en nedetid og ikke beredskapslager materiale fordi nedetid har alltid vært lengre enn lovet i det siste. Festene er en av de MRO deler kategorier som en nøyaktig database kan bli utviklet seg svært raskt. Mange festet leverandører skal levere utstyr lagring (hyller, skuffer eller brett), etikett steder, og teller og lager steder. Kunden så trekker alle elementer som er påkrevd., Det er ingen transaksjoner, og du trenger ingen rekvisisjon eller bestilling. Leverandøren restocks på et avtalt tidsplan og fakturaer hver måned eller to ganger i måneden basert på forbruk. Dette reduserer antall bestillinger betydelig og betydelig reduserer risikoen forbundet tid og arbeid som går inn i lageret prosessen.
4. Et sett med nøkkeltall. Som i ethvert prosjekt eller ledelse av en operasjon, key performance indicators (Kpi) som må etableres for å måle faktorer som sparing, kostnader og foreldelse i en MRO prosjektet., Hvis noe er viktig nok til å spore, det skal måles, slik at øverste ledelse kan ikke bare bli holdt underrettet om prosjektets fremgang, men det faktisk å se sin målbare fordeler. Noen tiltak for å vurdere kan ta dager eller måneder på-hånd inventar, antall stockouts, forholdet mellom rush av bestillinger til påfyll bestillinger, og priser for deler foreldelse. Tiltak som disse skal spores og lagt ut slik at de ansvarlige kan se hvordan de gjør det, og er i en posisjon til å handle for å forbedre ytelsen., I eksemplet foundry elementer nevnt tidligere, vi var i stand til å redusere antall $500-og-opp bestillinger fra 10 -12 per uke til null ved prognoser om bruk og bestilling i mindre mengder med mer hyppige leveranser.Data bør være inkludert i den månedlige eller kvartalsvise rapportering til ledelsen. Hvis MRO inventar ytelse er reflektert i dets implementering og styring av forsyningskjeden fagfolk, deretter sin Resultatindikatorer vil trolig være positiv poeng i en rapport. Til å begynne med, selvfølgelig, det kan være data som er mindre enn smigrende til enkelte avdelinger., Imidlertid åpne for rapportering av data vil bringe riktig oppmerksomhet til problemene, og over tid, forbedringer i data vil bli positiv for hele organisasjonen. Den alternative egentlig ikke er levedyktig: når en sak er gjemt bort eller ignoreres, det vil snart bli enda mer alvorlige, potensielt avsporing karrierer.
5. Supply chain utdanning for MRO ansatte. Ofte, vidareutdanning for eksempel et seminar series på inventory management vil tillate de som er involvert i MRO til å forstå viktigheten av å følge beste praksis., Eksponering for supply chain fagfolk’ organisasjoner som APICS eller ISM kan være til stor hjelp; kjøpere, planleggere, og mange andre kategorier av forsyningskjeden fagfolk regelmessig dra nytte av pågående utdannelse programmer som tilbys av slike organisasjoner og fra kurs-og sertifiseringsprogram som de kjører. Det er andre fordeler av slike programmer: supply chain ledere har oppgitt at de så treningsprogrammer som tegn på selskapenes forpliktelse til deres karrierer.,8

Komme i Gang

jeg ikke late som om omorganisering av MRO inventar aktiviteter er en snapin-of-the-fingre øvelse—noe som er «en og» ferdig » med en enkel e-post fra øverste ledelse. Det er mange kulturelle imperativer som opprettholde status quo, ikke minst som er forsvaret av torv av ledere og hæl-å dra av mange som frykter tap av kontroll og mange flere som er mistenksom av noen forskjellige måter å gjøre ting fordi de vil ha bevis for at den nye veien vil bli så mye bedre.

Endring må starte et sted., Det beste stedet å begynne er med data som viser hvordan subpar MRO aktiviteter faktisk er sammenlignet med lagerstyring normer. Det kan bli en ekte eye-opener for ledelse, for å gjennomgå den årlige utgifter til vedlikehald på deler eller å se kostnadene for rask frakt belastes vedlikehold. Disse to elementene alene kan være nok for den øverste ledelsen til å begynne å stille spørsmål. Og med ledende ansatte som er engasjert, reell endring kan begynne å skje.,

Som nevnt tidligere, er en av de enkleste områder for å begynne en MRO inventar overhaling er med festene—allestedsnærværende, lave kostnader komponenter som mainstream supply chain prosesser er svært moden. Mange ledende leverandører av festene tilbyr svært fordelaktige VMI-programmer. Når slike prosesser er på plass for festene, det er en ganske enkel trinn for å starte flyttingen av andre enkle vedlikeholds rekvisita til et verktøy sengen, eller noen annen metode for inventory control. En annen enkel og praktisk metode er bruk av salgsautomater for å dispensere grunnleggende forsyninger., Maskinene har en kode som er skrevet i arbeidet for antall ansatte eller antall, for eksempel—eller de aksepterer de ansattes ID-en når de stryker sitt ID-kort.

MRO effektivitet er innen synsvidde. Faktisk, de har vært det i flere tiår. Ingen møter på høyt nivå, ikke i stor skala, rådgivning programmer, og ingen management task forces er nødvendig for å rettferdiggjøre de besparelser som kan bli realisert. Jeg håper at denne artikkelen gir deg noen av de impulser som organisasjonen kan ha behov for å få sine MRO
supply chain drift til sitt fulle potensial.,

Sluttnoter:

November 20, 2019