Dette innlegget ble orignally publisert 12. Mai 2015 og ble oppdatert med ny informasjon på September 12, 2017.
Som ukentlig prosjekt statusrapport er livsnerven i kommunikasjon flyt av et kreativt prosjekt.
Dette er hvor du setter forventninger, tildele oppgaver, rapportere fremdrift, erkjenner problemene og bli enige om tidsrammer. Uavhengig av bransje eller omfang av prosjektet, bør du ha dette viktige ukentlig kommunikasjon på alle kreative prosjekt. Gjør dette, og lite – om noe – kan falle gjennom sprekkene.,
Men ikke alle status-rapporter er skapt like. Det gjør heller ikke alle organisasjoner har samme prosjekt statusrapport «mal». Videre er ikke alle kundene ønsker å se – og ønsker sine lag til å se – den samme status informasjon.
Hvordan vil du takle disse komplekse krav og fremdeles kommunisere effektivt? Hva som går inn i å skape et spennende prosjekt statusrapport?
jeg skal dele mine meninger på å skape effektive kreative prosjekt rapporter i denne artikkelen.,
Formålet med et Prosjekt statusrapport
I sitt hjerte, et prosjekt statusrapport er en kommunikasjonsenhet.
Og som vi har sagt tidligere, kommunikasjon er det viktigste kravet for prosjektledelse.
formålet med et prosjekt statusrapport, derfor, er å kommunisere prosjektets gjeldende status for alle aktører (kunder, sponsorer, ditt eget lag). Dette er hvor du forteller alle interesserte parter hvordan prosjektet er å holde opp, hva milepæler har blitt oppnådd og hvilke problemer du står overfor.,
Hvis ditt mål er å være effektiv og transparent, en detaljert statusrapport er en av de mektigste våpen i arsenalet ditt.
Mens fordelene av prosjektet, status-rapporter er mange, de du skal vite er:
- Åpenhet: Prosjekt status-rapporter inkluderer detaljerte oppdateringer på dyktig og forestående milepæler. Det varsler også dem til noen nåværende eller kommende saker. Dette forbedrer åpenhet og skaper tillit.
- Identifisere og Unngå Risiko risikostyring er en viktig del av integrert prosjektledelse., En statusrapport vanligvis inneholder en detaljert oversikt over åpne spørsmål og risiko. Dette kan hjelpe deg med å identifisere og unngå risiko for tidlig.
- Bedre ressursforvaltning: status rapport hjelper deg med å spore fremdriften av ulike ressurser. Dette kan bidra til at du kan skifte ressurser i/ut av prosjektet etter behov. For eksempel, hvis fremgang er treg på grunn av design team er undermanned, kan du ta med flere designere til å forbedre tempoet.
- Prosjekt helse: status rapporten gir en oversikt på høyt nivå av helse i prosjektet., Det vil fortelle deg (og interessenter) hvis det er for mange åpne spørsmål, eller for mange ubesvarte milepæler. Hvis helsen er dårlig, kan du iverksette tiltak for å rette på kurs tidlig.
- Ansvar: status rapport forteller alle nøyaktig som en del av prosjektet er mangler og hva som må gjøres i fremtiden. Dette bidrar til å holde teamet som er ansvarlig.
- Budsjett/Scope creep: Denne rapporten vil gjøre det klart dersom prosjektet er av-budsjett, eller hvis det er for mange åpne endre forespørsler fører til scope creep – avgjørende for effektiv PM.,
Utover disse, prosjektet statusrapport skaper også et paper trail av åpne spørsmål og bekymringer. Dette kan komme i svært nyttig i tilfelle av eventuelle fremtidige konflikter.
for Å oppsummere det, et prosjekt statusrapport gir deg større klarhet, bedre sporing, og oppretter en oppføring av prosjektet pågår. Som en av de mest viktige verktøy, bør du ta all den tid og innsats som er nødvendig for å gjøre det så nyttig som mulig.,
Komponentene i et Kreativt Prosjekt statusrapport
formålet med et prosjekt status rapporten er å spore fremgang og gir klarhet om potensielle problemer. Det skal derfor ha følgende komponenter:
I. Oppgave Fremgang
Denne delen av rapporten er ment å gi interessenter en oversikt over prosjektets fremdrift ved å spore ferdig, åpne og fremtidige oppgaver.
Det bør ha tre komponenter:
Hva som er blitt oppnådd
Dette er ganske grunnleggende, det spor ferdig oppgaver, dvs., hva som er blitt oppnådd på prosjektet så langt.
Vanligvis vil dette bare dekker den siste rapporteringsperioden. Men, jeg har sett situasjoner der ansatte eller kunder ønsket at dette skal bli en løpende rapportering av-tasten store bedriftene med datoer.
på den måten fullført prosjekt milepæler er alltid tilgjengelig for alle å se, selv om du ikke ser på en master prosjektet tidsplan (noe som, overraskende mange kunder hater å se på fordi de enten synes det er vanskelig å følge eller ikke forstår det).,
Hva som skjer akkurat nå
Denne delen av rapporten omhandler hvilke aktiviteter som pågår akkurat nå. Dette er vanligvis et sammendrag av alle aktive viktige oppgaver på tidsplanen for prosjektet. Sammendraget bør være på et høyt nivå, ikke detaljert oppgave nivå som rapportert på master-prosjektet tidsplan.
Ofte dette er grunnlaget for det meste av den diskusjon som vil skje på den ukentlige status samtale eller et møte med prosjektgruppen og kunden.
Hva som kommer opp
Dette avsnittet gir interessenter en oversikt over kommende oppgaver., Det er spesielt nyttig fordi den bidrar til å sikre at ingen blir overrasket når en aktivitet er i ferd med å starte.
jeg liker å se på hva som kommer opp, ikke bare i den neste uken, men i løpet av de neste to ukene. Folk trenger tid til å mentalt forberede seg. Gi dem bare en ukes vindu av hvilke oppgaver er i ferd med å starte er ikke nok tid for dem å bli klar til å lede sine kommende oppgaver.
En to-ukers heads-up vanligvis bidrar betydelig. Tross alt, mitt mål er å gjøre dem produktiv og vellykket, ikke overrumple dem og bidra til deres feil.
II., Problemer, Risikoer og Endre Forespørsler
Som jeg sa tidligere, en av de største ansvaret for prosjektet status rapporten er å holde styr på åpne spørsmål, mulig risiko og endre forespørsler. Å ha en egen seksjon for å spore disse hjelper en god del.
Her er hva du bør inkludere i dette avsnittet:
Aktuelle saker status
Hvert prosjekt har noen problemer. En liste over disse spørsmålene, hva gjeldende status eller handling element for hver utgave, og som hver utgave er tilordnet er en stor ting å ta med på status rapport.,
det holder Det foran alle, og gjør det enkelt å ta det som en viktig diskusjon tidspunkt i løpet av din ukentlige status anrop.
Åpne risiko
Denne delen har to komponenter:
- Varsling interessenter om eventuelle gjeldende åpne risiko og styring plan for å håndtere dem.
- Gi interessenter en oversikt over risk management plan for å oppdage og håndtere risiko generelt.
Endre forespørsler
Administrere endre forespørsler er en viktig del av en PM med sitt ansvar., Bruk denne delen til å holde styr på gjeldende åpne endre forespørsler. Også markere hvilke tiltak interessenter må ta for å håndtere hver forespørsel.
For eksempel, hvis det er en endring i omfang av prosjektet, ønsker du kanskje en interessenter til å øke prosjektets budsjett.
Husk: din jobb er ikke bare å catalog bekymringer, men også for å gi interessenter veiledning på hvordan man skal håndtere dem.
Endre bestillinger historie
endre rekkefølgen informasjonen er virkelig bare for informasjonsformål., Det er en god idé om å inkludere et sammendrag av disse på ukentlig statusrapport slik at kunden er klar over hvordan og hvorfor omfanget (og økonomiske) har endret seg så langt over levetiden til prosjektet.
III. Milepæler & Leveransen
Gantt-diagrammer i Workamajig for sporing ulike milepæler
Dette er hvor du spor hva som prosentandel av prosjektet har vært gjennomført og hvilke milepæler du har oppnådd så langt., Sammen med oppgaven fremgang delen, dette vil gi interessenter en oversikt over hvordan prosjektet er å komme sammen.
Her er hva du bør inkludere i dette avsnittet:
Milepæler ferdig
Bruk denne delen til å vise interessenter:
- Hvor mye (i prosent) for hver milepæl har blitt gjennomført så langt
- Gjeldende milepæler
- Ferdig med milepæler
- Kommende milepæler
Prøv å bruke et visuelt format (for eksempel et Gantt-diagram) for å bedre forståelsen.,
Start/finish datoer
For hver store milepæl, inkluderer:
- Planlagt start/finish datoer
- Faktiske start/finish datoer
Dette vil fortelle folk hvor fort (eller sakte) du har vært med prosjektet fremgangen så langt.
IV. Finansielle Helse
I denne delen, må du rapportere på den finansielle helsen til prosjektet, det vil si hvor mye av budsjettet som har blitt konsumert og om du er på rett spor for å holde tritt med den økonomiske forventninger.
Denne delen er ikke obligatorisk, selvfølgelig., Noen kunder foretrekker ikke å røpe prosjektets økonomiske og finansielle helsen til alle. I dette tilfellet, du kan enten fjerne denne delen helt eller tilbyr en oversikt på høyt nivå med minimal detaljer. La detaljert rapportering for økonomisk analyse vil vise.
Hvordan å Lage et Prosjekt statusrapport Mal
Siden du er nødt til å sende ut rapporten, ukentlig eller bi-ukentlig/månedlig, du åpenbart vil et prosjekt statusrapport mal for å gjøre ting enklere.,
Her er noen tips du bør følge når du oppretter en mal:
Opprette en Detaljert Executive Oversikt
Dine interessenter er opptatt. Mens noen av dem vil grave seg gjennom hele rapporten, de fleste foretrekker å få en rask oversikt over store bekymringer på et øyeblikk.
Dermed starter rapporten med en detaljert executive oversikt.
Her er hva du bør ta med i denne oversikten:
- Prosjekt identifikatorer: Plasser den mest åpenbare informasjon – prosjektet (navn, dato og prosjektleder navn – på toppen av rapporten.,
- Project summary: Et kort sammendrag av de største problemene, risiko og milepæler. Ta med noe som krever at interessenter er umiddelbar oppmerksomhet.
- Prosjekt helse: dagens helse i ulike deler av prosjektet komponenter (oppgave fremgang, milepæler, risiko, osv.).
Bruk Effekt Der det er Mulig
Visualisering gjør komplekse rapporter mye lettere å lese for tiden-strapped ledere. Der det er mulig, bruk en visuell struktur for å dele informasjon, spesielt i den utøvende delen oversikt over.,
For eksempel, du kan bruke grønn farge for å vise at en komponent er i god helse, rød for noe som trenger oppmerksomhet.
Hvis du kommer til å vedta denne tilnærmingen, sørg for å etablere konvensjoner for visuelle data. Det bør være klart for alle hva som «gule» eller «rød» farger innebære. Interessenter bør vite hvilke typer data som vil bli representert i det format (Gantt-diagram for oppgaven fremgang, prosentandel diagrammer for milepæler, etc.).
Noen av dette kan være innlysende for deg (for eksempel farge koder for prosjektet helse), men det er alltid bedre å være tydelig enn å anta noe.,
Bruke Samme Mal
Konsistens er nøkkelen for klarhet når rapportering av informasjon. Bruk samme mal i alle status-rapporter for å sikre at aktører ikke blir forvirret.
husk at dette vil begrense din fleksibilitet. Du vil ikke være i stand til å gjøre endringer på fly hvis du ønsker å rapportere ny informasjon.
Derfor, sørg for at din første malen har rom for alle opplysninger som du kanskje ønsker å rapportere i fremtiden. Det er bedre å over-rapporten enn å under-rapporten.,
Bruke Project Management Software
Prosjekt status rapportering i Workamajig
Creative project management software som Workamajig gjør rapportering mye lettere. PM programvare kan spore status på ulike milepæler og oppgave fremgang automatisk. Verktøy som Workamajig også justere med prosjektet tidsplan og budsjett for å gi deg (og dine interessenter) god innsikt på prosjektets økonomiske helse.
de Fleste PM verktøy har også innebygd rapportering verktøy for å hjelpe deg med å opprette prosjektet status og aktivitet rapporter raskt., Du kan eksportere disse rapportene som Pdf-filer for deling med klienter.
Konklusjon
Den kreative prosjekt status report er en av de mest vitale kommunikasjon verktøy til din disposisjon. Vil du sende rapporter på en ukentlig, bi-ukentlig eller månedlig basis. Forstå hensikten med en statusrapport og alle komponenter som inngår i det vil gjøre rapporteringen enklere.
Nå som du har lest gjennom dette, hvordan skiller denne fra standard prosjekt rapportering praksis? Hvilke elementer som jeg har nevnt ovenfor, har du ikke vurdere viktig?, Og hvilke elementer som gjør at du inkluderer ukentlige at jeg har utelatt eller unnlatt å nevne?