En av de største bekymringene for små bedriftseiere er å sørge for at de får betalt i tide, hver eneste gang. Til slutt, det er ikke overraskende at en av de raskeste og enkleste måtene å motta betaling er ved å sende dine fakturaer via e-post.
Den gode nyheten er at du kan sende en faktura ved hjelp av noen e-post program eller plattform. Så, hvis du har en tjeneste som du vil, du er velkommen til å bruke det. Fakturaer som er sendt via e-post har flere fordeler over tradisjonelle fakturaer som er sendt via e-post., For en, fakturaer sendes med e-post kan bli borte eller forsinket. Pluss, de kan ta flere dager eller uker å komme frem til riktig kontakt. E-fakturaer er umiddelbar og praktisk.
Abonner for å motta rettidig oppdateringer om moderne arbeidsplassen trender fra våre eksperter i bransjen
Hvordan å skrive en e-post faktura
til å begynne Å lage din e-faktura, kan du bare skrive noe sånt som:
Hei (fornavn)!
jeg håper du gjør det bra., Vennligst finn vedlagt denne måneds faktura (nummer) for (beløp). La meg vet hvis du har noen spørsmål. Takk for din bedrift! Det er en glede å jobbe med dere!
Vennlig Hilsen
Navn
Hvor skal fakturaen gå?
sørg for at din klient har angitt hvor de ønsker fakturaer som sendes. Mindre bedrifter har vanligvis sine regnskap håndteres av én person, men større selskaper kan ha hele regnskap avdelinger som er ansvarlig for behandlingen av utbetalinger.,
Sende fakturaer via e-post trenger ikke å være en langtekkelig eller tidkrevende prosess.
ta med fakturaen som vedlegg
Det er også viktig at du sender fakturaen som en faktisk vedlegg snarere enn limer det inn i kroppen av e-posten. Det er fordi forskjellige e-postprogrammer kan gjengi bilder og tabeller annerledes, og noen kan til og med blokkere e-post fra noen gang kommer fordi det ser mistenkelig ut.,
tidsbesparende programvare plattformer kan hjelpe
Hvis du sender fakturaer ofte, det er verdt å investere i en god programvare plattform for å hjelpe deg bedre administrere fakturaer. På denne måten kan du ganske enkelt bruke en faktura mal hver måned, og du kan bruke de lagrede tid til å holde oversikt over hva som har blitt betalt, og det er fortsatt utestående.
Pluss, bør en faktura en gang trenger å bli sendt til et inkassobyrå, har du nødvendig informasjon lett tilgjengelig., Denne informasjonen kan omfatte dato som du opprinnelig sendt e-post (som bevis på at du har sendt det) sammen med et paper trail som viser at du har bedt om betaling av faktura på en bestemt dato.
innsjekking
Siste, men absolutt ikke minst, hvis du har sendt en faktura via e-post og du ikke har hørt noe på en stund, er det en god idé å følge opp med en annen e-post og telefon. Dette sikrer at din e-post er faktisk kommer til rett person, og at de blir mottatt.
Sender fakturaer via e-post trenger ikke å være en langtekkelig eller tidkrevende prosess., Om det er en one-off faktura som sendes via e-post eller du har en mal der du bare fylle ut feltene, sende fakturaer med din foretrukket e-post program eller en tjeneste er en surefire måte å bidra til å øke oddsen for å få betalt i tide!